Geschäftsführer-Gehalt: Verdienst von GmbH-Geschäftsführern und rechtssichere Vergütungsvereinbarungen

Als Unternehmer mit einem Kleingewerbe spricht man vom Auszahlen von Lohn, wenn du dir Geld aus den Gewinnen des Unternehmens nimmst.  Einen genauen Zeitraum für das erste „Gehalt“ gibt es nicht. Gerade zu Beginn sollten diese Entnahmen jedoch möglichst gering bleiben, bis das Gewerbe stabil genug ist, um regelmäßige und höhere Beträge zu ermöglichen.

Wie viel Umsatz du als selbstständiger Unternehmer machst, kann stets variieren. Du fühlst dich nicht gerecht entlohnt? Als Einzelunternehmer hast du die Entscheidung über dein Gehalt vollständig in deiner Hand und musst nicht auf die Erlaubnis einer dritten Partei warten, um dir mehr Lohn deines Einzelunternehmens auszuzahlen. In einer GmbH hingegen kannst du dir per Beschluss durch die GmbH-Gesellschafter ein höheres Grundgehalt auszahlen! Mit folgenden Argumenten kannst du die GmbH-Gesellschafter überzeugen, für ein höheres Geschäftsführer-Gehalt zu stimmen:

Als selbstständiger Geschäftsführer hast du kein festes Gehalt. Das Einkommen wird aus Privatentnahmen aus dem Gewinn deines Unternehmens bezogen. Dennoch ist es wichtig, dass diese angemessen sind. Das gilt auch, wenn du dir aus deinem Kleingewerbe, wie als Freiberufler, Gehalt auszahlen lässt.

Kriterien für ein angemessenes Gehalt sind neben der Deckung der Lebenskosten auch die finanzielle Stabilität deines Unternehmens. Nach der Entnahme sollte genug Geld im Unternehmen bleiben, um Laufende Kosten, Investitionen und Steuerrücklagen zu decken. Auch sollte stets Raum für Wachstum bleiben. 

Eine geeignete Voraussetzung, um deinen Geschäftsführer-Gehalt festzulegen, ist der Haushaltsplan. Richtungsgebend ist hierbei eine Liste mit regelmäßigen Ausgaben von deinen Konten. Dazu zählen monatliche Abbuchungen wie Miete, Nebenkosten, Kreditraten, Haushaltskosten oder Versicherungen. Beim Auszahlen des Gehalts als Selbstständiger sollten stets die Steuerrücklagen beachtet werden.

Idealerweise solltest du Rücklagen haben, um drei bis vier Monate ohne Einnahmen überstehen zu können. Besonders wichtig: Plane ausreichend für die Steuern ein, da ab dem dritten Jahr oft höhere Vorauszahlungen und Nachforderungen zu erwarten sind.

Eine Privatentnahme ist keine klassische Gehaltszahlung an sich, sondern ein Abheben von Gewinnen oder Kapital aus deinem Unternehmen. Wenn du dir als Einzelunternehmer Gehalt oder eine Privatentnahme auszahlen, orientiert sich der Betrag an deinem Lebensunterhalt und lässt gleichzeitig genug Spielraum für finanzielle Stabilität. Auch solltest du stets unvorhergesehene Ausgaben und schwache Monate im Unternehmen im Auge behalten und Rücklagen anlegen.

In einer GmbH läuft das Prinzip ein wenig anders ab, als wenn sich ein Kleinunternehmer Gehalt auszahlen lassen möchte. Denn hier kannst du das Gehalt prüfen lassen. Die meisten Berater empfehlen Unternehmen, das GmbH-Geschäftsführer-Gehalt bis zur steuerlichen Angemessenheitsgrenze anzusetzen.

Liegen aber deutliche Abweichungen nach oben vor und gab es in den letzten Jahren keine Betriebsprüfung der Gesellschaft, in der das Gehalt des Geschäftsführers bereits kontrolliert wurde, solltest du es im Hinblick auf Höhe und Zusammensetzung zusammen mit dem Steuerberater überprüfen. Denn ist das Gehalt zu hoch angesetzt, kann das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung ansetzen.

Unterdessen ist es Praxis der Finanzgerichte, sich bei der Einschätzung der angemessenen Gehaltshöhe an den Vergleichszahlen anerkannter Vergütungsstudien zu orientieren. Dazu gehören auch die BBE-Studien "GmbH-Geschäftsführer-Vergütungen". du kannst davon ausgehen, dass die danach ermittelten Vergleichswerte zum Geschäftsführer-Gehalt „gerichtsfest“ sind und von den Finanzbehörden in dieser Höhe akzeptiert werden. du sparst dir, deinem Unternehmen und den Gesellschaftern damit in der Praxis jede Menge Ärger und ggf. Steuernachzahlungen. 

So etwas wie ein allgemeines Minimum-Gehalt für Geschäftsführer gibt es nicht – grundsätzlich kann eine entsprechende Tätigkeit sogar unentgeltlich ausgeübt werden. Geschäftsführer müssen teilweise ohne Gehalt auskommen, wenn sie in der Frühphase einer Unternehmensgründung nicht den nötigen Gewinn erwirtschaften. Das gilt oft vor allem, wenn du dir aus einem Kleingewerbe Geld auszahlen möchtest. Die ersten Monate gelten als kritisch und du wirst häufig deutlich mehr arbeiten, als du dir als Gehalt zurücklegen kannst.

Der gesetzliche Mindestlohn für einen Geschäftsführer in einer GmbH muss nur gezahlt werden, wenn die Tätigkeit genau so gestaltet ist wie ein Arbeitsverhältnis.

Grundsätzlich ist das Gehaltsspektrum bei Geschäftsführern nach unten und oben hin – je nach Branche und Unternehmensmodell – offen.

Quelle: Studie „GmbH-Geschäftsführer-Vergütungen 2024“ BBE media GmbH & Co. KG, Neuwied 2024.

1. Beachte unbedingt das Nachzahlungs- und Rückwirkungsverbot für Gehaltsvereinbarungen: Der Inhalt der abgeschlossenen Verträge muss im Voraus zivilrechtlich wirksam, klar und eindeutig festgelegt werden. Änderungen des Verdienstes von Geschäftsführern mit Auswirkungen auf die Vergangenheit können gegen das steuerliche Nachzahlungs- und Rückwirkungsverbot verstoßen und die steuerliche Nichtanerkennung der Vereinbarungen zur Folge haben.

2. Sollen die Gehaltszahlungen an den Geschäftsführer als Betriebsausgaben den Gewinn der GmbH mindern, muss ein Anstellungsvertragsverhältnis vorliegen.

3. Für den Anstellungsvertrag und auch für die Gehaltsvereinbarung mit dem Gesellschafter-Geschäftsführer ist die Schriftform zwar nicht zwingend erforderlich. Zum besseren Nachvollziehen und zur Dokumentation empfiehlt sich aber ein schriftlicher Vertrag, um das Risiko einer steuerlichen Nichtanerkennung auszuschließen.

4. Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH darf nur dann mit sich selbst Verträge, also auch hinsichtlich eines Geschäftsführergehalts, abschließen, wenn ihm durch eine auch im Handelsregister eingetragene Satzungsregelung Befreiung vom sogenannten Selbstkontrahierungsverbot erteilt wurde. Wurde bisher keine Handelsregister-Eintragung vorgenommen, sind die vom Allein-Gesellschafter mit sich selbst geschlossenen Verträge zwar zunächst schwebend unwirksam. Dieser Schwebezustand wird allerdings durch eine nachfolgende Eintragung im Handelsregister aufgehoben. Dann ergeben sich für die Beurteilung des Geschäftsführer-Gehalts mit Blick auf die Steuer keine nachteiligen Auswirkungen.

Für den erstmaligen Abschluss, eine spätere Änderung oder die Auflösung des Anstellungsvertrags oder einer separaten Gehaltsvereinbarung mit dem GmbH-Geschäftsführer ist die Gesellschafterversammlung zuständig. Diese darf sich aber vom Geschäftsführer bei der Unterschriftsleistung vertreten lassen.

Werden Leistungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer aufgrund eines unwirksamen Vertragsabschlusses vereinbart, führen diese grundsätzlich zu einer sogenannten verdeckten Gewinnausschüttung (vGA). Auch die folgenden Regelwerke solltest du als Unternehmer beachten:

• Sagt die GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer eine variable Gewinntantieme zu, ist für die steuerliche Anerkennung im ersten Schritt wichtig, dass die getroffene Vereinbarung klare und eindeutige Regeln vorgibt, wie die Berechnungsformel für die Höhe der Auszahlung erfolgen soll.
• Anschließend musst du kontrollieren, ob die gefundene Regelung für das Geschäftsführer-Gehalt angemessen ist und einem Fremdvergleich standhält.
• Nicht vergessen werden sollten die Verluste aus Vorjahren, für die der Gesellschafter-Geschäftsführer mit verantwortlich war. Die müssen zunächst ausgeglichen werden, bevor es zu einem Geldfluss kommt.
• Abschließend ist noch darauf zu achten, dass die Tantiemen-Vereinbarung zugunsten des Geschäftsführers auch wie vereinbart durchgeführt wird.

Die Zahlung von Gehaltsextras (zum Beispiel Überstundenvergütungen) zusätzlich zum Geschäftsführer-Gehalt wirkt sich auch netto aus und führen grundsätzlich zu einer verdeckten Gewinnausschüttung. Das bei Überstundenvergütungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt, liegt daran, dass er kein arbeitsrechtlicher Arbeitnehmer ist. Diese strenge Auffassung betrifft auch Regeln für Sonn- und Feiertagsarbeit bzw. Nachtarbeit. Auch hier würde bei einer Zusatzvergütung an den Gesellschafter-Geschäftsführer eine verdeckte Gewinnausschüttung unterstellt werden.

Lässt sich ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer entstandene Aufwendungen, die im Rahmen seiner Tätigkeit für die GmbH angefallen sind, erstatten, darf er das nur mit vorher getroffenen klaren und eindeutigen Vereinbarungen zum Kostenersatz. Anderenfalls liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Für die Reisekostenabrechnung gibt es jedoch Ausnahmeregeln.

GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer sind oft kein Mitglied der gesetzlichen Rentenversicherung. Deshalb müssen sie sich selbst um ihre Altersvorsorge kümmern. Mit einer Pensionszusage sichert ihn die GmbH ab. Allerdings muss die Pensionszusage für GmbH-Geschäftsführer vertraglich korrekt formuliert sein und alle Erfordernissen für die steuerliche Anerkennung berücksichtigen. Weil sich damit ein Unternehmen auch nach dem Ausscheiden des Geschäftsführers verpflichtet, eine Vergütung zu zahlen, sollten Pensionen erst nach sorgfältiger Prüfung zugesagt und regelmäßig überprüft werden.

Geht es um die Höhe eines monatlichen Geschäftsführer-Gehalts, so findet sich quer durch alle Branchen und Unternehmensgrößeneine große Spannweite. Zusätzlich zum Grundgehalt sind auch variable Vergütungsbestandteile (Tantieme) üblich. In diesem Zusammenhang ist die steuerliche Einordnung derselben von großer Wichtigkeit. Damit du das Risiko einer vGA vermeidest, solltest du ein Geschäftsführer-Gehalt in 3 Schritten überprüfen:

1. Berechne und bewerte alle Vergütungsbestandteile eines Geschäftsführer-Gehalts einzeln entsprechend ihrer Angemessenheit.
2. Beurteile die einzelnen Gehaltsbestandteile ihrer Höhe nach.
3. Überprüfe zum Schluss die Summen der Vergütungen im Ganzen: Die Gesamtvergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers, bestehend aus Festgehalt, jährlichen Einmalzahlungen, variablen Gehaltsbestandteilen wie Tantiemen, Sachbezügen und Zusagen über Leistungen der betrieblichen Altersversorgung, müssen dabei angemessen sein und einem Fremdvergleich standhalten. Damit lässt sich die verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vermeiden.