Die wichtigsten Regeln für die Verhandlung von Geschäftsführer-Gehalt in der GmbH
1. Beachten Sie unbedingt das Nachzahlungs- und Rückwirkungsverbot für Gehaltsvereinbarungen: Der Inhalt der abgeschlossenen Verträge muss im Voraus zivilrechtlich wirksam, klar und eindeutig festgelegt werden. Änderungen des Verdienstes von Geschäftsführern mit Auswirkungen auf die Vergangenheit können gegen das steuerliche Nachzahlungs- und Rückwirkungsverbot verstoßen und die steuerliche Nichtanerkennung der Vereinbarungen zur Folge haben.
2. Sollen die Gehaltszahlungen an den Geschäftsführer als Betriebsausgaben den Gewinn der GmbH mindern, muss ein Anstellungsvertragsverhältnisvorliegen.
3. Für den Anstellungsvertrag und auch für die Gehaltsvereinbarung mit dem Gesellschafter-Geschäftsführer ist die Schriftform zwar nicht zwingend erforderlich. Zum besseren Nachvollziehen und zur Dokumentation empfiehlt sich aber ein schriftlicher Vertrag, um das Risiko einer steuerlichen Nichtanerkennung auszuschließen.
4. Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH darf nur dann mit sich selbst Verträge, also auch hinsichtlich eines Geschäftsführergehalts, abschließen, wenn ihm durch eine auch im Handelsregister eingetragene Satzungsregelung Befreiung vom sogenannten Selbstkontrahierungsverbot erteilt wurde. Wurde bisher keine Handelsregister-Eintragung vorgenommen, sind die vom Allein-Gesellschafter mit sich selbst geschlossenen Verträge zwar zunächst schwebend unwirksam. Dieser Schwebezustand wird allerdings durch eine nachfolgende Eintragung im Handelsregister aufgehoben. Dann ergeben sich für die Beurteilung des Geschäftsführer-Gehalts mit Blick auf die Steuer keine nachteiligen Auswirkungen.
Bestätigung in der GmbH-Gesellschafterversammlung
Für den erstmaligen Abschluss, eine spätere Änderung oder die Auflösung des Anstellungsvertrags oder einer separaten Gehaltsvereinbarung mit dem GmbH-Geschäftsführer ist die Gesellschafterversammlung zuständig. Diese darf sich aber vom Geschäftsführer bei der Unterschriftsleistung vertreten lassen.
Werden Leistungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer auf Grund eines unwirksamen Vertragsabschlusses vereinbart, führen diese grundsätzlich zu einer sogenannten verdeckten Gewinnausschüttung (vGA). Auch die folgenden Regelwerke sollten Sie als Unternehmer beachten:
- Sagt die GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer eine variable Gewinntantieme zu, ist für die steuerliche Anerkennung im ersten Schritt wichtig, dass die getroffene Vereinbarung klare und eindeutige Regeln vorgibt, wie die Berechnungsformel für die Höhe der Auszahlung erfolgen soll.
- Anschließend müssen Sie kontrollieren, ob die gefundene Regelung für das Geschäftsführer-Gehalt angemessen ist und einem Fremdvergleich standhält.
- Nicht vergessen werden sollten die Verluste aus Vorjahren, für die der Gesellschafter-Geschäftsführer mit verantwortlich war. Die müssen zunächst ausgeglichen werden, bevor es zu einem Geldfluss kommt.
- Abschließend ist noch darauf zu achten, dass die Tantiemen-Vereinbarung zugunsten des Geschäftsführers auch wie vereinbart durchgeführt wird.
Achtung
Tantiemen richtig vereinbaren
Die Vereinbarung einer Umsatz-Tantiemen ist steuerlich nicht unbedenklich, da sie laut Rechtsprechung nur in wenigen Ausnahmefällen zulässig sind. Auch die Vereinbarung, dass eine Tantieme unter dem Vorbehalt der Freiwilligkeit gewährt wird, ist nicht zulässig bzw. verstößt rechtlich gegen § 307 BGB. Sie ist wirkungslos, wenn sie auf der Grundlage allgemeiner betrieblicher Regelungen berechnet und gezahlt werden soll. Wird einer Führungskraft nämlich die Teilnahme an einem Unternehmenserfolg zugesagt, verhält sich die Firma widersprüchlich, wenn sie gleichzeitig einen Anspruch auf die Leistung ausschließt oder unter den Vorbehalt der Freiwilligkeit stellt. Es ist somit essenziell, dass Sie auch die Tantiemen des GmbH-Geschäftsführers richtig vereinbaren.
Vereinbarungen über Sondervergütungen richtig formulieren
Vereinbarungen über Sondervergütungen, wie beispielsweise die Zahlung von Urlaubs- und Weihnachtsgeld müssen so formuliert werden, dass ihre Betragshöhe sich dem Finanzamt durch nachvollziehbare Rechenvorgänge erschließen.
Der beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer (Beteiligung > 50 %) ist in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig. Wenn die GmbH die Arbeitgeberanteile zur freiwilligen Sozialversicherung des beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführers tragen soll, muss dazu im vorab eine klare Regelung vereinbart sein.
Für den nicht-beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer (Beteiligung < 50 %) kann der Arbeitgeberanteil wie bei allen angestellten Mitarbeitern steuerfrei gezahlt werden. Achten Sie also darauf, dass der Sozialversicherungsrechtliche Status des GmbH-Geschäftsführers vorab rechtsverbindlich geklärt ist.
Info
Unterscheidung beherrschender und nicht beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer
Ein Geschäftsführer einer GmbH ist per Definition dann ein beherrschender Gesellschafter, wenn er durch sein Amt eigene Entscheidungen alleine im Unternehmen durchsetzen kann. Beispiele: Er hat mehr als 50 Prozent der Stimmrechte in der Gesellschafterversammlung. Oder er kann seine Rechte mit den Stimmen eines anderen Gesellschafters (zum Beispiel der an der GmbH beteiligten Ehefrau) durchsetzen.
Gehaltsextras führen zu einer verdeckten Gewinnausschüttung
Die Zahlung von Gehaltsextras (zum Beispiel Überstundenvergütungen) zusätzlich zum Geschäftsführer-Gehalt wirken sich auch netto aus und führen grundsätzlich zu einer verdeckten Gewinnausschüttung. Das bei Überstundenvergütungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt, liegt daran, dass er kein arbeitsrechtlicher Arbeitnehmer ist. Diese strenge Auffassung betrifft auch Regeln für Sonn- und Feiertagsarbeit bzw. Nachtarbeit. Auch hier würde bei einer Zusatzvergütung an den Gesellschafter-Geschäftsführer eine verdeckte Gewinnausschüttung unterstellt werden.
Achtung
Vorsicht bei privater Nutzung des Firmenwagens
Darf der Gesellschafter-Geschäftsführer den Firmenwagen der GmbH auch privat nutzen, stellt das wie bei fremden Arbeitnehmern einen geldwerten Vorteil dar. Im Gegensatz hierzu führt jedoch die Privatnutzung des Firmenwagens ohne klare Vereinbarung zu einer verdeckten Gewinnausschüttung. Dazu sollte auch vereinbart werden, wie der private Nutzungsanteil versteuert wird. Das geht nach der 1 % - Methode (0,25 % für E-Fahrzeuge) oder mit dem Fahrtenbuch-Nachweis.
Erstattung von Aufwendungen
Lässt sich ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer entstandene Aufwendungen, die im Rahmen seiner Tätigkeit für die GmbH angefallen sind, erstatten, darf er das nur mit vorher getroffenen klaren und eindeutigen Vereinbarungen zum Kostenersatz. Anderenfalls liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Für die Reisekostenabrechnung gibt es jedoch Ausnahmeregeln.
Vertragliche Regelungen einer Pensionszusage
GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer sind oft kein Mitglied der gesetzlichen Rentenversicherung. Deshalb müssen sie sich selbst um ihre Altersvorsorge kümmern. Mit einer Pensionszusage sichert ihn die GmbH ab. Allerdings muss die Pensionszusage für GmbH-Geschäftsführer vertraglich korrekt formuliert sein und alle Erfordernissen für die steuerliche Anerkennung berücksichtigen. Weil sich damit ein Unternehmen auch nach dem Ausscheiden des Geschäftsführers verpflichtet, eine Vergütung zu zahlen, sollten Pensionen erst nach sorgfältiger Prüfung zugesagt und regelmäßig überprüft werden.
Checkliste zum Geschäftsführer-Gehalt
Geht es um die Höhe eines monatlichen Geschäftsführer-Gehalts, so findet sich quer durch alle Branchen und Unternehmensgrößeneine große Spannweite. Zusätzlich zum Grundgehalt sind auch variable Vergütungsbestandteile (Tantieme) üblich. In diesem Zusammenhang ist die steuerliche Einordnung derselben von großer Wichtigkeit. Damit Sie das Risiko einer vGA vermeiden, sollten Sie ein Geschäftsführer-Gehalt in 3 Schritten überprüfen:
- Berechnen und bewerten Sie alle Vergütungsbestandteile eines Geschäftsführer-Gehalts einzeln entsprechend ihrer Angemessenheit.
- Beurteilen Sie die einzelnen Gehaltsbestandteile ihrer Höhe nach.
- Überprüfen Sie zum Schluss die Summen der Vergütungen im Ganzen: Die Gesamtvergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers, bestehend aus Festgehalt, jährlichen Einmalzahlungen, variablen Gehaltsbestandteilen wie Tantiemen, Sachbezügen und Zusagen über Leistungen der betrieblichen Altersversorgung, müssen dabei angemessen sein und einem Fremdvergleich standhalten. Damit lässt sich die verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vermeiden.
