Einkauf: So führen Sie Preisverhandlungen mit Lieferanten erfolgreich

Erfolgreiche Preisverhandlungen mit dem Lieferanten in 4 Schritten
Aktualisiert am: 28.08.2015

Im Einkauf liegt der Gewinn. Diese alte Kaufmannsweisheit gilt in vielen Branchen immer noch. Aber nur, wenn Sie gut verhandeln! Vor allem kleinere Betriebe nehmen Preiserhöhungen von Lieferanten oft als unveränderbar hin. Doch es lohnt sich immer, mit wichtigen Lieferanten über Preise und Konditionen zu verhandeln. Dieser Beitrag zeigt Ihnen in 4 Schritten, wie Sie vor allem durch konsequente Verhandlungen Ihre Kosten im Einkauf reduzieren oder zumindest stabil halten können.

Schritt 1: Beschaffungsteile und -volumina für den Einkauf ermitteln

Grundvoraussetzung für Ihren Verhandlungserfolg ist, dass Sie sich vor allen Dingen um die Preisverhandlung der Einkaufsteile kümmern, die für Sie von besonderem Wert sind. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Güter das sind oder nur einen Teil Ihrer aktuellen Einkaufsliste genau kennen, sollten Sie zunächst eine einfache ABC-Analyse durchführen, um eine Rangfolge Ihrer Beschaffungsgüter zu erhalten.

Wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass nur wenige Materialien (etwa 5 bis 10 % aller Teile) bereits rund 70 bis 80 % des gesamten jährlichen Einkaufswerts ausmachen. Es lohnt sich also für Sie, vor allem bei diesen Teilen intensiv über Preise und Konditionen zu verhandeln – mindestens mit dem aktuellen Lieferanten, wo immer möglich auch mit weiteren Anbietern.

Schritt 2: Volumenbündelung bei einzelnen Lieferanten prüfen

Prüfen Sie jetzt, ob Sie gleich mehrere Beschaffungsgüter bei einem einzelnen Anbieter beziehen. Verhandeln Sie dann nicht über jedes Material einzeln, sondern über das gesamte Einkaufsvolumen. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass gerade in Kleinbetrieben dieser Punkt nicht immer beachtet wird.

Wenn überhaupt, werden nur Verhandlungen für den Einkaufsgegenstand geführt, der gerade benötigt wird oder bei dem Verträge auslaufen. Sie werden mehr erreichen, wenn Sie bei Einkaufspreisverhandlungen das gesamte Einkaufsvolumen in die Waagschale werfen.

Schritt 3: Einkaufspreisverhandlungen vorbereiten und erfolgreich führen

Um erfolgreich agieren zu können, sollten Sie sich für  jede Verhandlung sorgfältig vorbereiten. Diese Punkte sind dabei wichtig:

Vorbereitung auf den Verhandlungspartner: Kennen Sie Ihren Verhandlungspartner aus früheren Verhandlungen? Wissen Sie, wie er/sie reagiert? Auf welche Besonderheiten müssen Sie achten, können Sie Druck ausüben oder müssen sie argumentieren?

Wenn nicht: Haben Sie die Möglichkeit, mehr über den Anbieter in Erfahrung zu bringen, z. B. zur Auftragslage, zur Preispolitik? Können Ihre Mitarbeiter aus dem Einkauf oder Geschäftspartner Informationen liefern, die Sie in den Verhandlungen verwenden können?

Konkretes Verhandlungsziel: Formulieren Sie für sich konkrete Ziele, die Sie persönlich in der Preisverhandlung erreichen möchten, z. B. Einsparungen bei einem bestimmten Beschaffungsgut von 5 % oder 5.000 EUR pro Jahr oder Abschluss eines lang laufenden Vertrags.

Produktmerkmale und Alternativen: Ein weiterer wichtiger Aspekt bei Einkaufspreisverhandlungen ist, dass Sie sich sehr gut mit dem Einkaufsprodukt und möglichen Alternativen auskennen sollten. Der Anbieter wird in der Regel versuchen, sein Produkt als das Beste herauszustellen. Wenn Sie jetzt mögliche Alternativen oder Konkurrenzprodukte nennen, wird er wahrscheinlich versuchen, einen unmittelbaren Vergleich zu erschweren. Beispielsweise kann er anführen, dass Sie ein Material nicht durch ein anderes ersetzen können, weil es nicht die gleichen Leistungsmerkmale erfüllt. Darauf sollten Sie sich vorbereiten und prüfen, ob das tatsächlich der Fall ist.

Preise, Konditionen und sonstige Bedingungen: So wichtig der Preis für ein Material, eine Dienstleistung oder eine Komponente auch ist, Sie sollten es unbedingt vermeiden, sich auf eine reine Preisdiskussion einzulassen. Denn häufig ist nicht der Anbieter mit dem niedrigsten Preis der absolut günstigste, sondern derjenige Lieferant, der Ihnen das „beste Gesamtpaket“ bietet.

Machen Sie sich klar, welche weiteren qualitativen Faktoren Ihnen wichtig sind. Würde z. B. eine verbesserte Liefertermintreue oder eine Just-in-time-Lieferung mit entsprechend angepassten Zahlungsterminen dazu beitragen, dass Sie weiter mit einem  teuren Lieferanten zusammenarbeiten?

Um den wirklich besten Lieferanten für sich zu finden, sollten Sie sich zumindest bei wichtigen Gütern bzw. Stoffen mit einem für Sie hohen Volumen die Mühe machen, möglichst viele Lieferanten ausführlich miteinander zu vergleichen.

Auf Einwände und Druckmittel vorbereiten: In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Sie es mit gewieften Verkäufern zu tun haben, die versuchen, Sie mit allen möglichen Tricks und Einwänden zu beeinflussen. Dabei werden auch sofort kaum überprüfbare Sachverhalte genannt und oft versucht Ihr Gegenüber, Sie zu provozieren, damit Sie, wenn Sie weniger objektiv oder konzentriert sind, eventuell  doch einen für Sie weniger günstigen Kontrakt unterschreiben. Daher gilt auch bei schwierigen und für Sie wichtigen Verhandlungen: Ruhig bleiben bzw. sich nicht provozieren lassen! Versuchen Sie, mit kritischem Hinterfragen Licht ins Dunkel zu bringen. Im Extremfall sollten Sie eine Verhandlungsrunde unterbrechen, um Dinge überprüfen zu können. Dann können Sie später mit dem neuen Wissen die nächste Runde starten.

Bereiten Sie sich auch auf mögliche Killerargumente vor. Beispiel: „Wenn Sie sich nicht sofort entscheiden, können wir Ihnen auch diesen Preis ab nächster Woche nicht mehr garantieren.“

Grenzen und Ausstiegsszenarien: Überlegen Sie im Vorfeld, ob es einen Grenzpreis gibt, den Sie gerade nicht mehr bereit sind zu zahlen. Welche kurzfristigen Alternativen bieten sich hier an? Haben Sie bereits einen anderen Lieferanten angesprochen?

Wie ist Ihr Plan bei Misserfolg, falls Minimalbedingungen nicht erreicht werden, wenn Verhandlungen unterbrochen oder beendet werden?

Auch über mögliche Ausstiegsszenarien sollten Sie sich Gedanken machen und festlegen, ab wann Sie ggf. aus einer Verhandlung aussteigen und sich nach Alternativen umsehen möchten. Klären Sie für sich: Sind Sie notfalls bereit, tatsächlich einen Lieferantenwechsel vorzunehmen? Auf welche Vorteile verzichten Sie? Wissen Sie, was Sie im Gegenzug erhalten? Könnte es Probleme mit Qualität oder Zuverlässigkeit geben?

Tipp: Die Vorbereitung sollten Sie stets aufs Neue durchführen. Denn jeder Lieferant ist anders und hat eine andere Verhandlungsstrategie.

Schritt 4: Einkaufspreisverhandlungen nachbereiten

Auch wenn Sie Ihre Preisverhandlungen noch so gut vorbereiten, wird es immer wieder vorkommen, dass Sie Ihre Ziele nicht oder nur in Teilen erreichen konnten. Damit Sie künftig noch erfolgreicher agieren können, sollten Sie möglichst jede Verhandlung nachbereiten und kontinuierlich Argumente und erfolgreich umgesetzte Maßnahmen festhalten.

Einkauf: Weitere Möglichkeiten

Einkaufskooperationen mit anderen Unternehmen: Prüfen Sie auch unkonventionelle Möglichkeiten, um Preissenkungen zu erzielen. Vereinbaren Sie z. B. Kooperationen mit anderen Betrieben. Fragen Sie bei Ihrer Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer nach, welche Unternehmen in Ihrer Branche aktiv sind. Durch die Bündelung der Bestellungen erreichen Sie ein höheres Volumen und können häufig signifikante Preisvorteile (Nachlässe) erreichen.

Natürlich müssen Sie sich auch hier gut informieren und sich überlegen, welche Regelungen gelten sollen, welche Materialien in Betracht kommen und wie der Vertrag gestaltet werden soll (Wer ist Ansprechpartner? Wer haftet? Wie sind die Zahlungsmodalitäten geregelt?). In jedem Fall benötigen Sie einen guten Anwalt, der die vertraglichen Bedingungen aushandelt. Prüfen Sie auch, ob Sie sich einer Einkaufskooperation anschließen können.

Setzen Sie Ihre Lieferanten von sich aus unter Druck: Eine andere Möglichkeit, Preissenkungen zu erreichen oder zumindest um Preissteigerungen herumzukommen, ist das Verfassen eines Schreibens an einen oder mehrere Lieferanten. In diesem Anschreiben kehren Sie die typische Preiserhöhungsankündigung Ihrer Lieferanten einfach um. Schreiben Sie dem jeweiligen Anbieter, dass sich die Umsatzzahlen und die Geschäftstätigkeit mit ihm gut entwickeln und Sie sich freuen, weiter mit ihm zusammenzuarbeiten. Im nächsten Absatz führen Sie an, dass Sie sich auf Grund des anhaltenden Preisdrucks Ihrer eigenen Kunden leider gezwungen sehen, diesen Druck (ganz oder teilweise) auf den Lieferanten weiterzugeben. Fordern Sie ihn auf, die Beschaffungspreise z. B. um 3 oder 4 % zu einem bestimmten Termin zu senken.

Mit dieser Vorgehensweise überraschen Sie Ihre Lieferanten nicht nur, Sie zwingen sie auch, aktiv zu werden und sich mit einer für sie oft ungewohnten Situation zu befassen. Gleichzeitig signalisieren Sie Selbstbewusstsein und zeigen, dass Sie nicht bereit sind, Preissteigerungen hinzunehmen.

Wichtig bei dieser Vorgehensweise: Sie müssen sich wirklich gut vorbereiten und im Markt auskennen, um die zu erwartenden Argumente (z. B. allgemeine Preisentwicklung, langjährige Geschäftsbeziehung, tendenziell stabile Preise über einen längeren Zeitraum u. ä.) gezielt kontern zu können.

Einkauf: Beispiel aus der Praxis

Ausgangsdaten:

  • Umsatz: 1,6 Mio. EUR
  • Einkaufsvolumen aktuell: 500.000 EUR
  • Sonstige Kosten: 900.00 EUR
  • Betriebsergebnis: 200.000 EUR
  • Umsatzrendite: 12,50 %

Fallbeispiel 1: Ihnen gelingt es, die Beschaffungskosten zu reduzieren

Können Sie die Einkaufskosten um nur 3 % bzw. 15.000 EUR senken, steigen das Betriebsergebnis auf 215.000 EUR und die Umsatzrendite auf immerhin 13,44 %. Das ist eine Zunahme des Gewinns um stattliche 7,50 %. Unterstellt wird, dass sich die anderen Einflussfaktoren im Betrachtungszeitraum nicht ändern.

Fallbeispiel 2: Ihnen gelingt es, den Anstieg der Beschaffungskosten zu begrenzen

Steigen die Beschaffungskosten, etwa weil wichtige Rohstoffe knapp werden, um 5,0 %, würde das Einkaufsvolumen auf 525.000 EUR steigen. Das Betriebsergebnis ginge auf 175.000 EUR oder um 12,50 % zurück. Gelingt es, den Preisanstieg durch intensive Verhandlungen auf 3,0 % zu begrenzen, so beträgt der Rückgang des Betriebsergebnisses „nur“ noch 15.000 EUR bzw. 7,5 %.

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