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Geringwertige Wirtschaftsgüter: So schreiben Sie GWG betriebsprüfungssicher ab

Für geringwertige Wirtschaftsgüter gibt es mehrere Abschreibungsmethoden - die günstigste finden Sie hier.

Von Ottfried Weiss
Aktualisiert am: 29.01.2019

Sollen sich Investitionen in das Anlagevermögen höchstmöglich gewinnmindernd im Jahr der Ausgabe auswirken, müssen Unternehmer „geringwertige Wirtschaftsgüter“ (kurz GWG) kaufen. Seit 2018 winken bei GWG wegen der Anhebung der Höchstgrenzen erhebliche Steuervorteile.

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?

In die Kategorie "geringwertige Wirtschaftsgüter" (GWG) fallen in einem Betrieb alle beweglichen Gegenstände des Anlagevermögens, die

  • selbstständig nutzbar sind und
  • bestimmte Preisgrenzen nicht überschreiten.

Unter dem Anlagevermögen versteht das Finanzamt alle Güter, die Sie in Ihrem Betrieb längerfristig einsetzen, um Ihr Unternehmen "am Laufen" zu halten. Um Anlagevermögen handelt es sich also, wenn Gegenstände nicht zum Verkauf bestimmt sind.

Beispiele dafür sind Werkzeuge, Bürostühle, Büromöbel, Multifunktionsgeräte mit Kopierfunktion oder auch die Kaffeemaschine.

So können Sie GWG seit 2018 abschreiben

Je nach Höhe des Kaufpreises stehen Ihnen 3 Varianten zur vereinfachten Abschreibung solcher Gegenstände zur Verfügung. Für die Einordnung der Gegenstände in die einzelnen Preisspannen gelten die Nettoanschaffungskosten. Seit 2018 gelten für getätigte Investitionen neue GWG-Höchstgrenzen.

Für alle Investitionen ins bewegliche Anlagevermögen, die ab dem 1.1.2018 getätigt wurden, gelten diese drei Neuregelungen:

  • Anhebung GWG-Grenze: Die Höchstgrenze für GWG beträgt ab 1.1.2018 statt wie zuvor 410 Euro netto 800 Euro.
  • Sammelposten: Die untere Wertgrenze bei der Poolabschreibung (Sammelposten) erhöht sich um 100 Euro. Die Abschreibung des Sammelpostens ist danach ab 2018 für GWG im Preissegment von netto mehr als 250 Euro bis 1.000 Euro möglich.
  • Besondere Aufzeichnungspflichten: Ab 2018 bestehen erst für GWG im Wert von netto mehr als 250 Euro (bisher 150 Euro) besondere Aufzeichnungspflichten. Solche GWG müssen in ein fortlaufend zu führendes Verzeichnis aufgenommen werden. Es muss nur dann nicht geführt werden, wenn sich die Angaben wie Tag der Anschaffung aus der Buchführung ableiten lassen.

Damit ergeben sich für Investitionen ab 1.1.2018 folgende Netto-Wertgrenzen bei GWG.

Steuerregeln für GWG bei Anschaffungen ab dem 1.1.2018:

Kaufpreis netto
Kaufpreis netto Bis 250 EUR 250,01 EUR bis 800 EUR 250,01 EUR bis 1.000 EUR
Kaufpreis Sofortabzug als Betriebsausgaben Sofortabzug als Betriebsausgaben oder Bildung eines Sammelpostens Bildung eines Sammelpostens, der gleichmäßig auf 5 Jahre abgeschrieben wird
Aufzeichnungen Keinerlei Aufzeichnungspflichten Aufzeichnung in einem Verzeichnis (Tag des Kaufs, Kaufpreis, Bezeichnung) Keinerlei Aufzeichnungspflichten

GWG-Steuerspielregeln für Investitionen

So einfach sich die Regeln zum GWG anhören, so kompliziert ist leider die Umsetzung in der Praxis. Denn bei Anschaffungskosten zwischen 250 EUR und 1.000 EUR müssen Sie sich entweder für den Sofortabzug oder für die Bildung eines Sammelpostens für die Abschreibung entscheiden. Beide Methoden nebeneinander sind nicht erlaubt.

Hierzu ein Beispiel: Unternehmerin Maier erwirbt für ihr Ladenlokal 10 Stehtische zu je 80 EUR, 5 massive Sessel für je 350 EUR und 3 Regale für je 1.000 EUR. Nun möchte sie wissen, wie sie den Kauf dieser Gegenstände buchhalterisch so erfassen kann, dass möglichst hohe Betriebsausgaben anfallen - die auch bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt nicht in Frage gestellt werden.

Für die 10 Stehtische ist ein Sofortabzug von 800 EUR Betriebsausgaben möglich, weil sie jeweils nicht mehr als 250 EUR kosten. Aufzeichnungen sind keine zu führen. Bei den Sesseln kann Frau Maier ebenfalls den Sofortabzug wählen, da die Anschaffungskosten zwischen 250,01 EUR und 800 EUR liegen. Das ergäbe einen Betriebsausgabenabzug von 1.750 EUR. Die Sessel müsste sie in einem Verzeichnis erfassen. Alternativ könnte sie die Sessel auch in einem Sammelposten führen. Schreibt sie die Sessel sofort ab, müssen allein die Regale über die reguläre Dauer abgeschrieben werden.

Frau Maier könnte die 5 Sessel und 3 Regale aber auch als Sammelposten in einer Poolabschreibung zusammenfassen, weil sie jeweils mehr als 250 EUR kosten. Den Gesamtbetrag von 4.750 EUR kann Frau Maier über 5 Jahre abschreiben, jeweils 950 EUR pro Jahr. Da Unternehmerin Maier nun entscheiden muss, ob sie bei den Sesseln den Sofortabzug oder doch lieber die Sammelpostenmethode wählt, muss sie die Varianten der Abschreibung in einer Rechnung vergleichen.

Variante 1:
Variante 1: Betrag
Sofortabzug Stehtische 800 EUR
Sofortabzug Sessel 1.750 EUR
Reguläre Abschreibung Regale 230 EUR (3.000 EUR auf 13 Jahre abgeschrieben)
Betriebsausgaben im Jahr des Kaufs bei Variante 1 gesamt 2.780 EUR
Variante 2: Betrag
Sofortabzug Stehtische 800 EUR
Sammelposten Sessel/Regale 950 EUR
Betriebsausgaben im Jahr des Kaufs gesamt 1.750 EUR

Fazit: Mit Variante 1 würde Frau Maier ihren Gewinn des laufenden Jahres deutlich stärker senken als mit Variante 2, weil der Betriebsausgabenabzug deutlich höher ist.

Tipp: Der Idealfall wie bei Frau Maier ist wohl die Ausnahme. Denn sicherlich werden über das Jahr verteilt deutlich mehr GWG in den verschiedenen Preisklassen gekauft. Um am Jahresende eine Vergleichsrechnung aufstellen zu können, sollten Unternehmer bereits während des Jahres 3 Konten für die verschiedenen Preissegmente anlegen und die jeweiligen GWG auf diesen Konten verbuchen. Dann lässt sich die beste Variante schnell errechnen.

GWG-Rechner für die günstigste Abschreibung

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre GWG am günstigsten abschreiben können? Nutzen Sie einfach unseren GWG-Rechner, um die bestmögliche Abschreibung zu berechnen. So vermeiden Sie, dem Finanzamt Geld zu schenken.

Steuertipps für Unternehmer im Jahresabschluss

Nützliche Steuertipps für Unternehmer finden Sie auch auf steuern.de - von GWG-Abschreibungen über Ehegattenarbeitsverträge bis zu den Steuersparmöglichkeiten bei der Gewerbesteuer.

Regulär oder Sammelposten: Wählt ein Unternehmer für Gegenstände im Preissegment zwischen 250,01 EUR und 800 EUR die reguläre Abschreibung (vom Jahr 2011 an nur noch lineare Abschreibung möglich), kann er für Gegenstände im Preissegment von 250,01 EUR bis 1.000 EUR in diesem Jahr keinen Sammelposten bilden.

Ausnahme: In einem Sonderfall kann es doch einen Sammelposten und die Sofortabschreibung für GWG bis 800 EUR nebeneinander geben: wenn im Vorjahr ein Gegenstand im Sammelposten erfasst worden wäre und es im neuen Jahr zu nachträglichen Anschaffungskosten käme. Dann würden diese nachträglichen Anschaffungskosten ausnahmsweise neben dem Sofortabzug bis 800 EUR in einem Sammelposten des laufenden Jahres erfasst.

Poolabschreibung: Die gleichmäßige Abschreibung des Sammelpostens über 5 Jahre müssen Sie ohne Wenn und Aber leisten. Es bleibt sogar dabei, wenn ein Gegenstand des Sammelpostens verkauft, gestohlen oder beschädigt wird.

Ausnahme: Eine einzige Ausnahme zur strengen Abschreibung des Sammelpostens über 5 Jahre gibt es, wenn Sie ein GWG bereits im Jahr des Kaufs wieder verkaufen oder entnehmen. Dann darf der Abgang vom Sammelposten abgezogen und als GWG-Sofortaufwand bei den Betriebsausgaben verbucht werden.

Jahresabschluss: So sparen Sie Steuern

Benötigen Sie möglichst hohe Betriebsausgaben, um Steuernachzahlungen zu vermeiden, setzen Sie bei GWG auf den Sofortabzug in den Preissegmenten bis 250 EUR und bis 800 EUR. Grundsätzlich bieten sich folgende Möglichkeiten:

Option 1: Die Grenze von 800 EUR durch Preisnachlass unterschreiten

Liegen die Nettoanschaffungskosten für GWG knapp über 800 EUR, bitten Sie den Verkäufer um einen Rabatt, um diese Höchstgrenzen nicht zu überschreiten.

Option 2: Rechnung aufschlüsseln lassen

Lautet eine Rechnung über den Kauf einer Büroausstattung „Büromöbel pauschal 5.000 EUR“ ist für das Finanzamt nicht erkennbar, welche Gegenstände wie teuer waren. Es kommt daher nur eine Abschreibung über 13 Jahre in Betracht. Wer die Rechnung jedoch auf die einzelnen Gegenstände aufschlüsseln lässt, kommt in den Genuss der Wahlrechte zu den GWG und kann die Büroausstattung so deutlich schneller steuerlich geltend machen.

Investitionsabzugsbetrag bilden und so GWG kreieren

Der Investitionsabzugsbetrag ist eines der beliebtesten Modelle für Unternehmer, um Steuern zu sparen. Und das unabhängig davon, ob Sie geringwertige Wirtschaftsgüter kaufen oder größere Anschaffungen tätigen wollen. Was viele Unternehmer aber nicht wissen: Sie können ihn dazu nutzen, für das Folgejahr GWG zu bilden! Wie das geht, zeigt dieses Rechenbeispiel:

Planen Sie den Kauf von Gegenständen im Preissegment von bis zu 1.333 Euro netto und erfüllen Sie die Voraussetzungen für den Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG, können Sie solche Gegenstände als GWG bis 800 Euro kreieren.

Beispiel: Sie planen den Kauf von 20 Smartphones für Ihre Mitarbeiter im Wert von jeweils 1.200 Euro zzgl. 228 Euro Umsatzsteuer. Eigentlich wäre hier kein Sofortabzug als GWG möglich, da die Kosten 800 Euro überschreiten.

Gewinnermittlung Jahr X: Bildung Investitionsabzugsbetrag

Investitionsabzugsbetrag für Smartphones: (40% von 24.000 Euro)
Investitionsabzugsbetrag für Smartphones: (40% von 24.000 Euro) Gewinnminderung: -9.600 Euro

Gewinnermittlung Jahr X+1: Schritt 1 - Auflösung des Investitionsabzugsbetrags

Auflösung des Investitionsabzugsbetrags aus Jahr X
Auflösung des Investitionsabzugsbetrags aus Jahr X Gewinnerhöhung Jahr X+1: 9.600 Euro
Kompensation des Auflösungsbetrags durch Reduzierung der Anschaffungskosten um den Investitionsabzugsbetrag Gewinnminderung Jahr X+1: -9.600 Euro
Auswirkung der Auflösung des Investitionsabzugsbetrags in Jahr X+1 0 Euro

Gewinnermittlung Jahr X+1: Schritt 2 – Ermittlung Abschreibung

Reduzierung des Kaufpreises um den Investitionsabzugsbetrag (24.000 Euro abzgl. 9.600 Euro)
Reduzierung des Kaufpreises um den Investitionsabzugsbetrag (24.000 Euro abzgl. 9.600 Euro) 14.400 Euro (Kaufpreis je Handy 720 Euro)
Sofortabzug für GWG möglich Ja, da Anschaffungskosten nicht mehr als 800 Euro betragen
Sofortabzug in Jahr X+1 Gewinnminderung 14.400 Euro

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