Mindestlohn: An diese Vorgaben müssen Sie sich halten

Vorgaben zur Vergütung Ihrer Mitarbeiter
Aktualisiert am: 15.03.2016

Seit dem 1.1.2015 gilt in Deutschland der flächendeckende Mindestlohn von 8,50 EUR pro Stunde. Die weitere Entwicklung sollten Sie als Arbeitgeber aber trotzdem genau beobachten, denn wenn Sie gegen Mindestlohn-Vorschriften verstoßen, wird das teuer. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über die Rechtslage, die für Ihren Betrieb gilt und finden Sie die wichtigsten Antworten zum Thema Mindestlohn.

Mindestlohn: die Grundregeln

Welche Vergütung Sie Ihrem Mitarbeiter zahlen, handeln Sie grundsätzlich frei aus und halten die Vereinbarungen in der Regel im schriftlichen Arbeitsvertrag fest.

Ihre Vertragsfreiheit hat jedoch Grenzen durch in Tarifverträgen oder im Gesetz geregelte Mindestlöhne. Der neue Mindestlohn von 8,50 EUR brutto ist der erste Versuch einer flächendeckenden Lohnuntergrenze in Deutschland. Sie dürfen dem Mitarbeiter mehr zahlen als den Mindestlohn, aber auf keinen Fall weniger. Haben Sie eine unter dem Mindestlohn liegende Vergütung im Arbeitsvertrag vereinbart, kann Ihr Mitarbeiter trotzdem den Mindestlohn verlangen. Das geht auch rückwirkend, z. B. wenn er aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden ist. Dann drohen Ihnen Nachzahlungen.

Nicht unter das Mindestlohngesetz fallen aber:

  • Auszubildende – unabhängig davon, ob sie jünger oder älter als 18 Jahre sind.
  • Ehrenamtlich Beschäftigte
  • Minderjährige Arbeitnehmer ohne Berufsabschluss
  • Praktikanten in betrieblicher Einstiegsqualifizierung oder Berufsausbildungsvorbereitung
  • Praktikanten bei Praktika, die im Rahmen einer verpflichtenden Schul-, Ausbildungs- oder Studienordnung geleistet werden müssen.
  • Praktikanten bei Praktika bis zu 3 Monaten zum Zweck der Orientierung im Rahmen der Berufs- oder Studienwahl
  • Praktikanten bei berufs- oder hochschulbegleitenden Praktika bis zu 3 Monaten, sofern nicht mit demselben Arbeitgeber zuvor schon ein Praktikumsverhältnis bestanden hat.
  • Langzeitarbeitslose in den ersten 6 Monaten der Beschäftigung. Ab dem 7. Monat des Beschäftigungsverhältnisses besteht Anspruch auf den Mindestlohn.

Sonderfall: Saisonarbeiter
Der Mindestlohn gilt grundsätzlich auch für Saisonarbeiter, u. a. in der Landwirtschaft. Für diese hat man (allerdings befristet für 4 Jahre) die Möglichkeit der kurzfristigen, sozialabgabenfreien geringfügigen Beschäftigung von 50 Tagen auf 70 Tage ausgedehnt.

Erhöhung des Mindestlohns

Eine Erhöhung des Mindestlohns kommt frühestens zum 1.1.2017. Die Erhöhung setzt die Bundesregierung durch Rechtsverordnung auf der Basis eines Vorschlags einer ehrenamtlichen Mindestlohnkommission fest. Ab 2017 folgen Erhöhungen dann auf demselben Weg alle 2 Jahre.

Mindestlohn und Tarifvertrag

Mindestlohn aufgrund eines Tarifvertrags

Tarifverträge haben einen räumlich begrenzten Geltungsbereich. Sie gelten nicht bundesweit, sondern für bestimmte Regionen oder Bundesländer. Es ist also zunächst zu prüfen, ob – falls der Tarifvertrag grundsätzlich für Ihre Branche gilt – Ihr Unternehmen unter den räumlichen Geltungsbereich des Tarifvertrags fällt. Tarifverträge werden zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften geschlossen. Sie gelten unmittelbar auf Arbeitgeberseite nur für Mitglieder des am Abschluss beteiligten Arbeitgeberverbandes. Auf Arbeitnehmerseite gelten sie unmittelbar nur für Mitglieder der am Abschluss des Tarifvertrags beteiligten Gewerkschaften. Auch nicht tarifgebundene Arbeitgeber können in Arbeitsverträgen auf einen bestimmten Tarifvertrag Bezug nehmen. Dann ist der tariflich geregelte Lohn der zu zahlende Mindestlohn.

Findet auf Ihr Unternehmen weder unmittelbar noch mittelbar ein Tarifvertrag Anwendung, müssen Sie prüfen, ob es für Ihre Branche einen für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag nach dem Tarifvertragsgesetz (TVG) gibt. Denn: Hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales auf Antrag einer der Tarifvertragsparteien einen Tarifvertrag für allgemein verbindlich erklärt, gilt dieser Tarifvertrag auch für alle nicht tarifgebundenen Arbeitgeber und Arbeitnehmer der betreffenden Branche. Der Tariflohn wird dann zum Mindestlohn für die gesamte Branche.

Bestehende tarifliche Regelungen, die einen Stundenlohn von weniger als 8,50 EUR brutto pro Stunde vorsehen, haben bis zum 31.12.2016 Vorrang vor dem Mindestlohngesetz. Ab 1.1.2017 müssen aber auch diese tarifvertraglichen Regelungen einen Mindeststundenlohn von 8,50 EUR brutto vorsehen.

Mindestlohn nach Arbeitnehmerentsendegesetz

Entgegen seiner Bezeichnung regelt das Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) nicht nur die Arbeitsbedingungen, wenn ein ausländischer Arbeitgeber seine Mitarbeiter nach Deutschland entsendet. Es bestimmt auch, dass sich einige Tarifverträge für bestimmte Branchen auf alle Unternehmen in ganz Deutschland erstrecken, die in deren Geltungsbereich fallen, aber nicht kraft Tarifbindung daran gebunden sind. Die nach dem AEntG für allgemein verbindlich erklärten Tarifverträge gelten bundesweit. Somit müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen der im AEntG genannten Branchen den Tariflohn als Mindestlohn zahlen.

>> Hier finden Sie eine Übersicht über die aktuell geltenden Mindestlöhne nach Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG).

Zeitlicher Geltungsbereich

Die gesetzlichen Mindestlöhne sind zeitlich befristet. D. h., die Rechtsverordnung, mit der der entsprechende Tarifvertrag für allgemein verbindlich erklärt wurde, läuft zu einem bestimmten Stichtag (meist das Ende eines Kalenderjahres) aus. Bis zum Auslaufen der Rechtsverordnung müssen Sie den gesetzlichen Mindestlohn auf jeden Fall zahlen.

Achtung: Mindestlohn über den Zeitraum hinaus
Aber auch nach Auslaufen der Rechtsverordnung ist Vorsicht geboten: Zum einen können die Tarifvertragsparteien einen Verlängerungsantrag stellen. Zum anderen ist damit zu rechnen, dass – falls Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich über den Lohn streiten – die Arbeitsgerichte sich auf den Standpunkt stellen, dass der im ausgelaufenen allgemein verbindlichen Tarifvertrag geregelte Mindestlohn auch weiterhin als Mindestlohn anzusehen ist. Ein geringerer Lohn kann dann gegen die guten Sitten verstoßen und deswegen gesetzeswidrig sein. An seine Stelle tritt dann die "übliche Vergütung". Als übliche Vergütung kann ein tarifvertraglich vereinbarter oder der gesetzliche Mindestlohn gelten – auch dann, wenn der entsprechende Tarifvertrag nicht (mehr) allgemein verbindlich ist.

So setzt sich der Mindestlohn zusammen

Wenn Sie berechnen wollen, ob ein Mitarbeiter den gesetzlichen Mindeststundenlohn von 8,50 EUR brutto pro Stunde erreicht, dürfen Sie Vergütungsbestandteile und zusätzliche Vergütungen – wie z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld – zum Grundlohn hinzurechnen, wenn Sie diese nach Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag bezahlen müssen und sie nicht in einem Einmalbetrag gezahlt werden. Das bedeutet: Alle Zahlungen, die Sie als Gegenleistung für die normale Arbeitsleistung gewähren, gehören zum Stundenlohn, selbst dann, wenn sie diese nur einmal jährlich zahlen. Nicht zum Mindeststundenlohn zählen dagegen die Vergütung von Überstunden, Schichtzulagen, Schmutzzulagen, Nachtarbeits-, Sonn- und Feiertagszuschläge, Gefahrenzulage, etc. Kurz: alle Zahlungen, die nicht Gegenleistung für die „Normalarbeitsleistung“ sind, sondern zusätzliche Arbeit oder besondere Arbeitsbedingungen entlohnen sollen. Behalten Sie den Überblick über die geleisteten Schichten Ihrer Mitarbeiter mit der Online-Lösung easyPEP. Damit ist die Berechnung des Mindestlohns ein Kinderspiel. 

Ihre Berechnung, wie hoch der derzeit gezahlte Stundenlohn (brutto) ist, enthält daher folgende Positionen:

  • Vereinbarter Grundstundenlohn/vereinbarte Monatsvergütung, umgerechnet auf 1 Arbeitsstunde
  • Vereinbarte Zulagen, die die normale Arbeitsleistung abgelten (z. B. Gruppenleiterzulage u. Ä.)
  • Vertraglich vereinbarte Sonderzahlungen, auf die ein Rechtsanspruch besteht (z. B. Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld) und die anteilig jeden Monat ausgezahlt werden.
  • Vermögenswirksame Leistungen und Sachbezüge, soweit sie monatlich gewährt werden und Gegenleistung zur Arbeitsleistung sind.

Achtung: Sonderzahlungen, die nur einmal jährlich gezahlt werden, dürfen nicht auf die übrigen Monate umgelegt werden!  

Wenn der so errechnete Grundlohn aktuell unter 8,50 EUR brutto pro Zeitstunde liegt, müssen Sie ab 1.1.2015 mehr zahlen. Wenn Ihre Arbeitnehmer derzeit schon einen höheren Grundlohn als 8,50 EUR brutto pro Stunde beziehen, besteht kein Handlungsbedarf.

Stück- und Akkordlohn sind weiterhin erlaubt. Sie müssen aber sicherstellen, dass der Mitarbeiter im Ergebnis den gesetzlichen Mindestlohn erhält. Ausnahmen gibt es hier nur für Zeitungszusteller: Diese haben ab 1.1.2015 Anspruch auf mindestens 75 Prozent des Mindestlohns je Zeitstunde, ab 1.1.2016 auf 85 Prozent und ab 1.1.2017 auf den vollen Mindestlohn von 8,50 EUR brutto pro Stunde.

Risiken, wenn Sie den Mindestlohn nicht zahlen

Wenn Sie den Mindestlohn nicht zahlen, gehen Sie folgende Risiken ein:

  • Sie erfüllen den Tatbestand des Lohnwuchers und begehen damit eine Straftat. Sie können also durch einen Strafrichter bestraft werden.
  • Ihre Mitarbeiter können die Differenz zwischen dem tatsächlich gezahlten und dem Mindestlohn einklagen. Dies geht auch rückwirkend, z. B. wenn ein Mitarbeiter aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden ist. Das bedeutet Nachzahlungen für Sie.
  • Falls Ihr Unternehmen vom Rentenversicherungsträger oder von einem anderen Sozialversicherungsträger – z. B. Krankenkasse – geprüft wird und der Prüfer feststellt, dass Ihre Mitarbeiter trotz eines gesetzlichen oder tarifvertraglichen Mindestlohns tatsächlich ein geringeres Bruttoarbeitsentgelt erhalten, drohen Ihnen Nachforderungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen: Denn die Differenz zwischen dem tatsächlich gezahlten Bruttoarbeitsentgelt und dem Mindestlohn ist – auch wenn Sie den Mindestlohn tatsächlich nicht gezahlt haben – beitragspflichtig zur Sozialversicherung. D. h., Sie zahlen für die (nicht ausgezahlte) Differenz Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung.

Tipp: Keine Nachzahlungen bei der Lohnsteuer
Für die Lohnsteuer wird immer nur der tatsächlich gezahlte Arbeitslohn zugrunde gelegt. Auch bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt müssen Sie also nicht damit rechnen, dass die Differenz zwischen dem tatsächlich gezahlten Bruttoarbeitsentgelt und dem Mindestlohn noch mit Lohnsteuer belegt wird.

Mindestlohn Kontrollen

Die Zollverwaltung kontrolliert, ob der Mindestlohn in den Unternehmen tatsächlich gezahlt wird. Dazu darf die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) branchenunabhängig Unternehmen überprüfen und Einsicht in die Lohn- und Meldeunterlagen nehmen.

Stellt die Behörde einen Verstoß gegen das Mindestlohngesetz fest, drohen dem Arbeitgeber Geldbußen bis zu 500.000 EUR. Auftraggebern bei Werk- oder Dienstleistungsverträgen sowie Nachunternehmern droht eine zusätzliche Haftung: Der Auftraggeber haftet wie ein Bürge für die Zahlung des Mindestlohns durch den Auftragnehmer, Nachunternehmer oder Verleiher – unabhängig von einem Verschulden. Zusätzlich droht Unternehmen oder Unternehmern der Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge, wenn gegen ihn oder das Unternehmen eine Geldbuße von 2.500 EUR oder mehr verhängt wurde.

Tipp:  Um der zusätzlichen Auftraggeberhaftung zu entgehen, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, zu kontrollieren, ob der Auftragnehmer sich an das Mindestlohngesetz hält. Oder Sie lassen sich das vom Auftragnehmer am besten schriftlich bestätigen.

easyPEP - Der Online-Dienstplan, der Ihre Zeit und Nerven schont

So nervenschonend war die Dienstplan-Abstimmung mit den Mitarbeitern noch nie. Bei der Dienstplanung kostet die Abstimmung mit den Mitarbeitern und die Frage danach, wer wann wo arbeitet, die meiste Arbeitszeit. Mit easyPEP drehen Sie den Spieß einfach um. Ihre Mitarbeiter bewerben sich auf die Schichten, die Sie vorgeben. Sie werden sehen, Ihre Mitarbeiter werden es lieben. Und Ihr Dienstplan füllt sich wie von selbst.

Aufzeichnungspflichten beim Mindestlohn

Alle Unternehmen müssen – branchenunabhängig – alle geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse dokumentieren und die Unterlagen mindestens 2 Jahre aufbewahren. Verleiher müssen die Unterlagen zu allen bei ihnen beschäftigten und entliehenen Arbeitnehmer ebenfalls mindestens 2 Jahre aufbewahren. Mit der Online-Lösung von easyPEP sind alle Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter mit wenigen Klicks im System und rechtssicher dokumentiert. 

Zusätzliche, besondere Aufzeichnungspflichten bestehen für Unternehmen folgender Branchen:

  • Baugewerbe
  • Fleischwirtschaft
  • Forstwirtschaft
  • Gaststätten und Beherbergungsgewerbe
  • Gebäudereinigung
  • Logistikgewerbe
  • Personalbeförderungsgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Speditions- und Transportgewerbe
  • Unternehmen im Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen

Diese Unternehmen müssen spätestens am 7. Tag nach der Arbeitsleistung Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren.

Zum 01.08.2015 wurden die Aufzeichnungspflichten gelockert: Eine Aufzeichnungspflicht für im Betrieb arbeitende nahe Angehörige besteht nicht mehr. Außerdem ist die Aufzeichnungspflicht entfallen für Arbeitnehmer, die ein verstetigtes regelmäßiges Monatseinkommen von mehr als 2.985 EUR brutto erhalten bzw. die mehr als 2.000 EUR brutto erhalten und der Arbeitgeber dieses Entgelt für die letzten 12 Monate nachweislich gezahlt hat.

So gehen Sie vor, wenn Sie den Mindestlohn nachzahlen

Da Sie sich selbst alle Informationen darüber besorgen müssen, ob und welcher Mindestlohn für Ihr Unternehmen gilt, kann es schnell passieren, dass Sie zu spät davon erfahren und zu spät mit der "richtigen" Bezahlung beginnen. Dann können Sie wie folgt vorgehen:

  • Sie zahlen rückwirkend bis zum Stichtag, ab dem der Mindestlohn gilt, den Mindestlohn. Der Mitarbeiter erhält eine Nachzahlung in voller Höhe, unabhängig davon, wie lange der Beginn des Mindestlohns zurückliegt.
  • Sie prüfen, ob der Arbeitsvertrag Ausschlussfristen enthält. Wenn ja, dann berechnen Sie eine Nachzahlung unter Berücksichtigung der Ausschlussfrist. Der Mitarbeiter erhält auch eine Nachzahlung, allerdings z. B. nur für die vergangenen 3 Monate, wenn die vertraglich vereinbarte Ausschlussfrist 3 Monate beträgt.
  • Sie zahlen ab Kenntnis vom Mindestlohn für die Zukunft den Mindestlohn und warten für die Vergangenheit ab, ob der Mitarbeiter den Mindestlohn einfordert und ab welchem Stichtag.
Checkliste: Prüfen Sie hier, ob Ihr Unternehmen vom Mindestlohn betroffen ist

Ob und in welcher Höhe ein Mindestlohn für Ihr Unternehmen gilt, aufgrund eines Tarifvertrags oder nach dem AEntG, müssen Sie grundsätzlich selbst in Erfahrung bringen. Informationen bekommen Sie bei der für Sie zuständigen IHK oder Handwerkskammer, auf der Homepage des Bundesministeriums (Übersicht mit den geltenden Mindestlöhnen nach AEntG) oder des Statistischen Bundesamtes (www.destatis.de) oder in Fachpublikationen, manchmal auch über die Tageszeitungen. Sie können sich auch beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Einzelfall eine Auskunft erteilen lassen, ob ein bestimmter Tarifvertrag für allgemein verbindlich erklärt wurde.

Tipp: Gehen Sie auf Nummer sicher
Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihr Unternehmen nun einen Mindestlohn zahlen muss, holen Sie am besten Rechtsrat bei einem Anwalt ein, der für Sie prüft, ob und wie weit Sie an Mindestlöhne gebunden sind.

Die aktuell geltenden branchenbezogende Mindestlöhne nach dem AEntG, AÜG und TVG entnehmen Sie der Checkliste.

Branche
Branche Mindestlohn
- Arbeitnehmerüberlassung (2. RVO*)
- Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen nach SGBII oder SGBIII (2. RVO)
- Baugewerbe (9. RVO)
- Dachdeckerhandwerk (7. RVO)
- Fleischwirtschaft (1. RVO)
- Gebäudereinigung (5. RVO)
- Gerüstbauerhandwerk (2. RVO)
- Land- und Forstwirtschaft sowie Gartenbau (1. RVO)
- Maler- und Lackiererhandwerk (8. RVO)
- Pflegebranche (2. RVO)
- Textil- und Bekleidungsindustrie (1. RVO)
- Wäschereidienstleistungen im Objektkundengeschäft (2. RVO)
Sie müssen Mindelohn nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) zahlen.
Ihr Unternehmen gehört zu einer Branche, für die ein Tarifvertrag für bundesweit allgemein verbindlich erklärt wurde.
- Elektrohandwerk (Allgemeinverbindlichkeitserklärung)
Sie müssen Mindestlohn nach einem Tarifvertrag zahlen.
Für Ihr Unternehmen treffen diese beiden Punkte nicht zu. Ihr Unternehmen gehört keinem Arbeitgeberverband an und es gibt für Ihre Branche in Ihrem Bundesland/Ihrer Region keinen für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag. Sie müssen Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz in Höhe von 8,50 EUR/Stunde zahlen.

*RVO = Rechtsverordnung

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