So erstellen Sie als Unternehmen digitale Unterschriften und Signaturen

Die Welt wird zunehmend digitaler und immer mehr funktioniert papierlos, so auch Geschäftsprozesse wie die Erstellung von Angeboten, Rechnungen und anderen Dokumenten, die Sie unterzeichnen müssen. Mit einer digitalen Signatur können Sie viel Arbeit erleichtern und einen wichtigen Schritt der digitalen Transformation Ihres Unternehmens gehen. Wir zeigen Ihnen, was Sie wissen müssen, wenn Sie als Unternehmer eine digitale Unterschrift erstellen.

Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

Eine Person unterschreibt auf dem Smartphone
© ronstik - stock.adobe.com

Definition

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist nicht einfach nur eine digitalisierte Unterschrift, indem Sie beispielsweise Ihre handgeschriebene Unterschrift einscannen. Eine digitale Signatur ist eine speziell definierte elektronische Unterschrift. Und ist dementsprechend rechtskräftig und rechtssicher.

Funktionsweise von digitalen Unterschriften und Signaturen

Um dies auch in der digitalen Welt zu garantieren, werden spezielle Technologien wie das akzeptierte Standardformat Public Key Infrastructure (PKI) verwendet. Dieses verbindet Ihre digitale Unterschrift mit einem Dokument (bspw. einem Vertrag, den Sie unterzeichnen möchten) als kodierte Nachricht. Das Dokument wird im Rahmen einer Transaktion gespeichert.

Eine zertifikatbasierte ID dient dabei der Authentifizierung Ihrer Identität als Unterzeichner. Ihre Unterschrift ist verschlüsselt mit dem Dokument verknüpft.

Gültigkeit und Merkmale einer digitalen Unterschrift

Wenn Sie digitale Unterschriften erstellen, kommen zertifizierte Stellen zum Einsatz, die Ihre Identität als Unterzeichner der Datei durch ein entsprechendes Zertifikat bestätigen. Wenn Sie eine Online-Unterschrift auf einem Dokument eingefügt haben, werden im nächsten Schritt die digital signierten Daten mit dem digitalen Zertifikat durch einen kryptografischen Algorithmus sicher verknüpft.

Durch die elektronische Unterschrift weist das Dokument die folgenden Merkmale auf:

  • Es stammt von einer geprüften Quelle.
  • Die Identität wurde von einer Zertifizierungsstelle überprüft.
  • Es wurde seit der digitalen Signatur nicht mehr verändert (sobald Veränderungen durchgeführt werden, wird die Signatur als ungültig angezeigt).

Info

Unterschied elektronische Signatur vs. digitale Signatur

Jede digitale Signatur ist auch eine elektronische, jedoch ist nicht jede elektronische Unterschrift eine digitale im Sinne der obigen Definition. Denn nur Letztere ist von einer dazu ermächtigten Stelle verifiziert. Sie ist damit das Äquivalent zur händischen Unterschrift unter einem Dokument. Mit der elektronischen Signatur lassen sich zwar Verträge digital unterschreiben, für die rechtliche Sicherheit empfiehlt es sich aber, die digitale, also verifizierte, Signatur zu wählen. Die digitale Signatur ist dann ein elektronisches, verschlüsseltes Authentifizierungszeichen, das Sie für digitale Informationen wie E-Mail-Nachrichten, Makros oder elektronische Dokumente verwenden können. Sie bestätigt, dass die Informationen von Ihnen als Unterzeichner stammen und nachträglich nicht verändert wurden.

Wie lässt sich die digitale Unterschrift erstellen?

Wenn Sie ein Dokument verifiziert online unterschreiben bzw. unterschreiben lassen möchten, benötigen Sie dafür einen entsprechenden Anbieter wie beispielsweise DocuSign, Adobe Sign (Adobe digitale Unterschrift) oder SignRequest.

Zwar ist eine einzelne digitale Unterschrift zu erstellen kostenlos, doch die meisten Anbieter verlangen für die Nutzung ihrer Dienste eine monatliche Gebühr. Die Preise richten sich dabei vor allem nach der Anzahl der Nutzer und der erforderlichen Signaturen.

Tipp

Digitale Unterschriften sollten auch rechtlich bindend sein

Um dies zu erfüllen, muss eine digitale Unterschrift in der EU der „Verordnung der Europäischen Union über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste“ (eIDAS) entsprechen. Dies ist beispielsweise bei DocuSign und Adobe Sign der Fall.

Welche Möglichkeiten gibt es, ein Dokument elektronisch zu signieren (E-Unterschrift)?

Wenn Sie Dokumente elektronisch unterzeichnen, kommen Sie dem papierlosen Büro immer näher. Mit Ihrem Windows-PC beziehungsweise einem Laptop ist es in der Regel einfach, eine digitale Signatur zu erstellen. Als erstes benötigen Sie jedoch immer ein Signaturzertifikat, das Ihre Identität bestätigt.

Anleitung zur Erstellung einer digitalen Unterschrift in verschiedenen Anwendungen

Digitale Unterschrift in Word & Excel

Sie können in einem Word-Dokument eine Signaturzeile einfügen, um dort eine digitale Unterschrift zu erstellen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

  • Dort im Dokument, wo unterzeichnet werden soll, platzieren Sie Ihren Mauszeiger und machen dann einen rechtsklick.
  • Wählen Sie bei der Registerkarte „Einfügen“ dann die Microsoft Office-Signaturzeile.
  • Im Dialogfeld „Signatureinrichtung“ tippen Sie die Informationen ein, die unterhalb der Signaturzeile angezeigt werden sollen, wie dessen Name und Position im Unternehmen (bspw. „Geschäftsführer“). Zudem können Sie hier noch eine Anweisung wie „Bitte das Dokument prüfen, bevor Sie unterzeichnen“ eingeben.

Wenn der Signierer dann unterzeichnet, geht er folgendermaßen vor:

  • Er klickt mit der rechten Maustaste auf die Signierzeile, dann hat er 3 Möglichkeiten.
  • 1. Er klickt auf das Feld neben dem X und gibt seinen Namen ein, der dann nur gedruckt erscheint.
  • 2. Er wählt „Bild einfügen“ aus und fügt eine digitalisierte Version seiner Unterschrift ein.
  • 3. Er signiert mit dem Freihandfeature eines Tablet-PCs oder dem Trackpad eines Apple Laptops.
Digitale Unterschrift in einem PDF

Folgende Schritte müssen Sie befolgen, wenn Sie ein PDF digital unterschreiben möchten:

  • Beim ersten Mal richten Sie zunächst die Zertifikatsdatei ein. Da diese nicht automatisch vom Adobe Reader erkannt wird.
  • In der Kategorie "Unterschriften" im Abschnitt "Identitäten und vertrauenswürdige Zertifikate" wählen Sie "Weitere..." aus.
  • Importieren Sie dann die abgespeicherte Zertifikatsdatei.
  • Markieren Sie dann im Adobe Reader die Datei und klicken Sie auf das Stiftsymbol.
  • Bei "Dieses Zertifikat als vertrauenswürdigen Stamm verwenden" setzen Sie einen Haken und ebenso bei "Zertifizierte Dokumente".
  • Zum Unterschreiben öffnen Sie das PDF im Adobe Reader.
  • Klicken Sie auf „Werkzeuge“ und wählen Sie dann „Zertifikate“.
  • Jetzt klicken Sie auf „digital unterschreiben“.
  • Ziehen Sie dort ein Rechteck, wo Ihre Unterschrift erscheinen soll.
  • Wählen Sie dann Ihr digitales Zertifikat aus, mit dem Sie unterschreiben möchten.
Digitale Unterschrift in einer E-Mail

Die Schritte, um eine E-Mail mit einer digitalen Signatur zur versehen, hängen von Ihrem verwendeten E-Mail-Programm ab. Bei Outlook können Sie beispielsweise, wenn Sie ein Touchpad für Ihren PC haben, einfach mit einem speziellen Stift oder Ihrem Finger digital unterschreiben. Ansonsten können Sie genau wie bei Word, Excel oder PDF eine digitale Unterschrift in den Einstellungen einfügen.

Info

Digitale Unterschriften mit Mac, Smartphone & Tablet

Für die digitale Unterschrift ist nicht zwingend ein Windows-PC erforderlich. Wenn Sie auf Ihrem Mac Microsoft Office oder eine entsprechende Adobe-Anwendung installiert haben, ist die digitale Unterschrift ebenso einfach zu erstellen wie mit Windows.

Nutzen Sie ein Android-Smartphone oder ein Tablet, können Sie für die digitale Unterschrift eine App aus dem Google Play Store downloaden, wie z. B. die kostenlose App „Adobe Sign“. Für die digitale Unterschrift mit dem iPhone steht diese Anwendung ebenfalls zur Verfügung.

Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur

Wer Verträge digital unterschreiben möchte, kann zwischen drei unterschiedlichen Möglichkeiten wählen:

1. Einfache elektronische Signatur

Diese Art ist gedacht für Transaktionen mit geringem rechtlichem Risiko. Zum Beispiel für die digitale Unterschrift beim Arbeitsvertrag.

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur

Diese Signatur ist durch spezielle Normen geregelt, die die Prüfung, ob die digitale Unterschrift gültig ist, im Streitfall erleichtern sollen. Zu verwenden bei Transaktionen mit mittelhohem Risiko wie beispielsweise Handelsverträge im B2B-Bereich.

3. Qualifizierte elektronische Signatur

Diese digitale Unterschrift ist rechtssicher, weil sie der eigenen händischen Unterschrift entspricht. Sie ist in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben und erfordert im Vorfeld die Identifikation des Unterzeichners (meistens durch Video-Identifikationsverfahren).

Info

Gilt auch eine eingescannte Unterschrift?

Sie fragen sich, ob es auch ohne Scanner möglich ist, eine digitale Unterschrift zu erstellen? Dann unterliegen Sie dabei dem grundsätzlichen Missverständnis, dass es sich bei der digitalen Signatur um die gescannte Version der händischen Unterschrift handelt.

Wer möchte, kann zwar seine eigene Unterschrift scannen oder abfotografieren und sie danach in ein Dokument einfügen. Doch dieser Vorgang hat keinerlei rechtliche Relevanz.