Mobiles Arbeiten: So machen Sie es richtig

Immer mehr Firmen etablieren das mobile Arbeiten im Unternehmen, denn es hat einige Vorteile für den Betrieb und gilt als beliebter Bonus für die Arbeitnehmer. Für Arbeitgeber bietet es die Möglichkeit auch international Mitarbeiter zu suchen. Mit der richtigen Vorgehensweise lässt sich das mobile Arbeiten unter Einhaltung aller vorgeschriebenen Regelungen problemlos einhalten. Welche das sind und was Sie als Arbeitgeber beachten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Frau sitzt an einem Straßencafé und arbeitet an einem Laptop
© Andrea Piacquadio - pexels.com

Was bedeutet mobiles Arbeiten?

Beim mobilen Arbeiten handelt es sich um ein ortsunabhängiges Arbeitsmodell. Das bedeutet, dass mobile Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz besitzen, weder zu Hause noch im Büro. Dementsprechend können sie beim mobilen Arbeiten ihre Leistung überall erbringen, ob im Café, in einem Co-Working-Space oder Park, daheim oder im Ausland. Es ist damit eine noch freiere Arbeitsform als das Homeoffice, denn es ist im Gegensatz zu diesem nicht an das Zuhause als Arbeitsort gebunden. Dementsprechend schwierig kann es sich aber auch gestalten, die rechtlichen Regelungen einzuhalten.

Der Arbeitnehmer hat keinen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten. Es ist hingegen eine Zusatzmöglichkeit, die Arbeitgeber anbieten und vertraglich festhalten können.

Arbeitsrechtliche Regelungen, die bei der mobilen Arbeit gelten

Bei der Gesetzgebung treten beim mobilen Arbeiten dieselben Regelungen in Kraft wie beim Homeoffice: Das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz. Ansonsten gibt es bisher kaum feste Regelungen beim mobilen Arbeiten. Umso wichtiger ist es für Arbeitgeber, sich in folgenden Bereichen schriftlich abzusichern:

  • Arbeitsschutz: Auch beim mobilen Arbeiten muss der Arbeitgeber Arbeitsschutz am Arbeitsplatz gewährleisten. Dies gestaltet sich beim mobilen Arbeiten mit u. U. häufig wechselnden Arbeitsplätzen als äußerst schwierig. Als Arbeitgeber können Sie hier mit Checklisten arbeiten, die gewisse Vorgaben an den Arbeitsplatz beinhalten, die der mobil Arbeitende einhalten muss, egal wo er die Leistung erbringt. Diese können Sie sich vom Arbeitnehmer vor Antritt des mobilen Arbeitens unterschreiben lassen.
  • Versicherung: Der Versicherungsschutz im Homeoffice gilt seit Juni 2021 in demselben Umfang wie am Arbeitsplatz im Betrieb. Beim mobilen Arbeiten ist dies bisher noch nicht klar festgelegt. Dementsprechend können sich Arbeitgeber bis dato an den für das Homeoffice geltenden Regelungen halten.
  • Arbeitszeit: Mobiles Arbeiten darf nicht mit flexiblen Arbeitsmodellen verwechselt werden.Auch beim mobilen Arbeiten müssen Arbeitnehmer das Arbeitszeitgesetz einhalten. Das heißt, dass Arbeitnehmer an Werktagen nicht mehr als acht Stunden arbeiten dürfen. Dazwischen muss eine Ruhezeit von elf Stunden strikt eingehalten werden. Bei den Anwesenheitszeiten sollten demnach für das mobile Arbeiten dieselben Arbeitszeiten wie im Betrieb eingehalten und im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Ist flexibles Arbeiten gewünscht, können Sie als Arbeitgeber entsprechende Modelle wie etwa ein Arbeitszeitkonto einrichten.

Tipp

Arbeitszeiten aufzeichnen

Arbeitgeber sollten Arbeitnehmer, die mobil arbeiten, dazu verpflichten Arbeitszeiten aufzuzeichnen auch um mögliche Überstunden, die nach Paragraf 16 Absatz 2 des ArbZG notiert werden müssen, festzuhalten. Arbeitgeber sollten die verzeichneten Arbeitszeiten zumindest stichprobenartig nachkontrollieren.

  • Equipment: Da es keinen festen Arbeitsplatz beim mobilen Arbeiten gibt, sind Sie als Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Kosten für die Ausrüstung der Büroausstattung bzw. des Arbeitszimmers zu übernehmen. Um ein gutes Arbeiten zu gewährleisten, ist es jedoch empfehlenswert zumindest die notwendige Grundausstattung wie Laptop, Bildschirm oder Tastatur bereitzustellen, damit Arbeitnehmer ihre Arbeit bestmöglich ausführen können.
  • Datenschutz: Natürlich muss der Datenschutz auch beim mobilen Arbeiten eingehalten werden. Dies bezieht sich auf das Sammeln und Speichern der persönlichen Daten des Arbeitnehmers sowie alle Computer-Systeme, die verwendet werden. Sie müssen Datenschutz-Anforderungen gewährleisten können. Als Arbeitgeber können Sie die Zustimmung zu einem Betretungsrecht beantragen. Dies bedeutet, dass Sie zu jedem Zeitpunkt während der Arbeitszeiten zum Arbeitnehmer kommen können, um nachzuprüfen, ob Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Das Betretungsrecht müssen Sie vertraglich festlegen.

Vor- und Nachteile des mobilen Arbeitens

Für den Arbeitgeber ergeben sich aus dem mobilen Arbeiten einige Vorteile, denn es ist ein begehrter Bonus, erhöht Ihre Employer Brand und macht Ihr Unternehmen begehrt für Arbeitnehmer. Dadurch steigen Mitarbeitermotivation, Verantwortungsbewusstsein und Leistungsbereitschaft sowie Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, was diese wiederum enger an Ihr Unternehmen bindet. Außerdem können Sie Ihren Mitarbeiter-Pool erweitern und auch international Mitarbeiter finden. Das macht sich besonders bezahlt, wenn in Ihrem Unternehmen Fremdsprachen zum Einsatz kommen.

Für Arbeitnehmer bietet das mobile Arbeiten aber auch einige Tücken. Neben erhöhter Flexibilität bei der Gestaltung des Arbeitsalltages und mehr Abwechslung führt mobiles Arbeiten oft zu einer Störung der Work-Life-Balance, gerade dann, wenn kein abgrenzender Arbeitsraum zur Verfügung steht. Tatsächlich führt das mobile Arbeiten häufig zu längerem Arbeiten, auch bei Krankheitsfall. Dieses Phänomen wird Präsentismus genannt und wirkt sich negativ auf die Arbeitsqualität aus. Es sollte dementsprechend durch feste Anwesenheitszeiten unterbunden werden. Diese müssen klar zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommuniziert werden.

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Vorteile
VorteileNachteile
  • Erhöhte Flexibilität
  • Arbeitsalltag kann beim mobilen Arbeiten an Bedürfnisse angepasst werden
  • Erhöhung von Mitarbeitermotivation und Verantwortungsbewusstsein des Arbeitnehmers
  • Bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Erhöhte Unternehmensbindung durch gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
  • Höhere Abwechslung im Arbeitsalltag
  • Länderübergreifender Pool für potenzielle Arbeitnehmer
  • Gefahr der Überlastung durch zu langes mobiles Arbeiten
  • Vermischung von Berufs- und Privatleben und dadurch Störung der Work-Life-Balance
  • Mangelhafter regelmäßiger Austausch unter Kollegen kann die Team-Bindung schwächen
  • Erschwerung der internen Kommunikation
  • Mehr Ablenkungsmöglichkeiten

Tipps für mobiles Arbeiten

Kommunikation mit Datenschutz

Um die Zusammenarbeit trotz verschiedener Arbeitsorte zu verbessern, sind digitale Kommunikationsprogramme geeignet, die zusätzlich Datenschutz gewährleisten. Nutzen Sie beim mobilen Arbeiten interne Chats, Video-Meetings sowie Planungsplattformen für interaktives Brainstorming. Informieren Sie sich über möglichst umfassende und reibungslos funktionierende Software-Programme.

Kommunikationsfluss verbessern

Für einen verbesserten Kommunikationsfluss beim mobilen Arbeiten können Sie einen Newsletter ins Leben rufen und ein firmeninternes Wiki erstellen. Ein leicht zugreifbarer Speicherort für wichtige Dokumente ist ebenfalls empfehlenswert. So gewährleisten Sie, dass alle Mitarbeiter informiert bleiben.

Kann ich das mobile Arbeiten von der Steuer absetzen?

Da Arbeitgeber nicht die Kosten für die Büroausstattung übernehmen müssen, gibt es hier auch nicht die Möglichkeit sie steuerlich geltend zu machen.

Arbeitnehmer hingegen können zumindest einen Teil der Kostenversteuern.   Allerdings nur, wenn für den Arbeitsraum ein separates Zimmer eingerichtet wird.  Eine Nische in der Küche oder im Wohnzimmer haben also als Arbeitsplatz keine Gültigkeit.  Arbeiten Arbeitnehmer während des mobilen Arbeitens also auch zum Teil von zu Hause aus, dürfen sie maximal 1.250 Euro der Kosten für Equipment, Internet und Strom jährlich von der Steuer absetzen.  

Arbeitsschutz im Homeoffice, bei mobiler Arbeit und bei Telearbeit: Was gilt im welchem Fall?

Die Unterschiede zwischen Homeoffice, mobilem Arbeiten und Telearbeit sind sehr fein und fließend und oft werden besonders Telearbeit und Homeoffice als ein und dasselbe angesehen. Dennoch gibt es Unterschiede, die besonders bei der Gewährleistung von Arbeitsschutz zur Geltung kommen.

Info

Prüfen Sie die elektronischen Betriebsmittel

Nach der Deutschen Unfallversicherungsverordnung (Vorschrift 3) sind Arbeitgeber verpflichtet, die elektronischen Arbeitsmittel, die dem Arbeitnehmer beim mobilen Arbeiten zur Verfügung gestellt werden, mit einer Höchstfrist von 24 Monaten zu überprüfen. Dies gilt für alle drei Arbeitsmodelle.

Telearbeit ist dann gewährleistet, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen festen Arbeitsplatz im Zuhause des Arbeitnehmers zur Verfügung stellt. Dieser Bildschirmplatz im privaten Bereich wird hierbei nicht nur wie etwa beim mobilen Arbeiten mit einem Laptop oder Arbeitscomputer ausgestattet, sondern mit sämtlichem notwendigem Mobiliar von einem entsprechenden Schreibtischstuhl aus bis hin zum Drucker oder Scanner. Der Telearbeitsplatz fällt unter die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Arbeitszeiten und Dauer der Telearbeit werden genau arbeitsvertraglich festgelegt. Die Arbeitsstättenverordnung hat dabei konkrete Anforderungen:

  • Nach Paragraf 3 muss der Arbeitgeber vor der Einrichtung des Telearbeitsplatzes eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Dies erfolgt bei einem Telearbeitsplatz meistens nur einmalig und wird nicht regelmäßig wiederholt, wie es bei Arbeitsplätzen innerhalb des Betriebes der Fall ist.
  • Nach Paragraf 6 muss aufgrund der Gefahrenbeurteilung auch eine Unterweisung des Arbeitnehmers stattfinden, der auf denselben Grundsätzen für Arbeitsschutz basiert wie jenen des Betriebes.
  • Auch die Vorgaben zur Bildschirmarbeit sind zu beachten. Darunter fällt beispielswiese ein Neigungswinkel des Bildschirmes von 35° oder die Vorgabe zur minimalen Beinfreiheit.

Homeoffice erfolgt im Gegensatz zum mobilen Arbeiten von zu Hause aus. Der Arbeitgeber stellt zumeist einen Laptop mit Zubehör wie Maus und Tastatur und eventuell noch ein Smartphone zur Verfügung. Der Arbeitnehmer kann hier von einem separaten Arbeitszimmer aus oder auch am Küchen- oder Wohnzimmertisch arbeiten. Wichtig ist, dass die Arbeit hier vom Zuhause des Arbeitnehmers ausgehend stattfindet. Ist der Arbeitsplatz nicht als Telearbeitsplatz qualifiziert, findet die Arbeitsstättenverordnung als rechtliche Grundlage für den Arbeitsschutz keine Anwendung. Dennoch muss nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes und auch eine Unterweisung des Arbeitnehmers stattfinden. Auch dann, wenn das Unternehmen kaum noch oder gar keine Arbeitsplätze im Betrieb zur Verfügung stellt. Jedoch sind die Vorgaben zur Bildschirmarbeit nicht zwingend vom Arbeitnehmer einzuhalten.

Das mobile Arbeiten kann von überall aus geleistet werden, egal ob Flughafen oder Café. Meistens arbeiten die Arbeitnehmer über das Smartphone oder einen portablen, leichten Laptop. Der Arbeitnehmer ist selbst für die Einrichtung seines jeweiligen Arbeitsplatzes verantwortlich. Natürlich ist in diesem Fall nur ein geringes Arbeitsschutzniveau möglich, da der Arbeitsplatz wechselt und kaum vom Arbeitgeber auf Arbeitssicherheitskriterien überprüfbar ist. Damit gehen weniger Verpflichtungen vonseiten des Arbeitgebers einher. Die Arbeitsstättenverordnung greift hier nicht. Die Gefährdungsbeurteilung und Einweisung des Arbeitnehmers nach dem Arbeitsschutzgesetz ist im Falle des mobilen Arbeitens von allgemeinem Charakter und befasst sich zum Beispiel mit den psychischen Belastungen durch das Arbeiten an wechselnden Arbeitsplätzen oder physischen Belastungen durch mangelhafte Ergonomie, störende Nebengeräusche oder dem Ausfall der Technik. 

So können Sie das mobile Arbeiten in Ihrem Betrieb erfolgreich etablieren

Mobiles Arbeiten verlangt einiges an Verwaltungsaufwand, denn Sie benötigen schriftlich definierte Richtlinien. Außerdem sollten Sie Checklisten erstellen und gegebenenfalls die Arbeitsverträge erneuern oder erweitern. Die folgenden vier Schritte helfen Ihnen dabei, das mobile Arbeiten in Ihrem Betrieb zu realisieren: 

  1. Informieren Sie sich über alle rechtlichen Grundlagen. Darunter fallen z. B. die Vorgaben für den Datenschutz, die Zeiterfassung, das Betretungsrecht und eine Widerrufsklausel zum mobilen Arbeiten, wenn dies aus betrieblichen Gründen notwendig wird.
  2. Die verschiedenen Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und -nehmer sollten Sie unbedingt vollständig schriftlich festlegen und den Mitarbeitern einfach zugänglich machen.
  3. Dabei müssen Sie insbesondere festhalten, wann und wie der Arbeitnehmer erreichbar sein muss und ob er z. B. ein Diensthandy erhält oder nicht.
  4. Legen Sie schriftlich fest und planen Sie frühzeitig ein, wie oft Sie als Führungskraft mit den Arbeitnehmern persönliche Gespräche führen. Dies ist notwendig, um den aktuellen Stand von Stimmung, Motivation und Ergebnissen des mobilen Arbeitens zu ermitteln.