Voraussetzungen

Für den Export von Buchungsdaten in eine andere Firma müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Voraussetzung	Beschreibung
Kontenplan stimmt überein.	Alle bebuchten Konten müssen in der Importfirma vorhanden sein.
Buchungsjahr stimmt überein.	Wählen Sie deshalb vor dem Import in der Importfirma das richtige Buchungsjahr.
DATEV-Steuerschlüssel sind korrekt hinterlegt.	Prüfen Sie vor dem Export in beiden Firmen die DATEV-Steuerschlüssel. Die Vorgehensweise zur Prüfung finden Sie unter folgendem Link: DATEV-Steuerschlüssel hinterlegen.
Einstellung zur DATEV-Automatik ist korrekt hinterlegt.	Im Menü 'Verwaltung - Kontenaktualisierung' können Sie die Einstellung für alle Standardkonten aktualisieren.
Warnhinweise sind deaktiviert.	Prüfen Sie vor dem Import, bei welchen Konten Sie Warnhinweise aktiviert haben. Warnhinweise sind im Kontenassistenten auf der Seite 'Eigenschaften' hinterlegt. Beispiel Kassenkonto, Auszug aus dem Kontenassistenten: Entfernen Sie für den Import den Haken bei den Warnhinweisen.

Buchungsdaten exportieren

1. Starten Sie den Export-Assistenten über das Menü 'Datei - Export - Text/ASCII'.
2. Markieren Sie 'Buchungsdaten' und klicken Sie auf 'Weiter'.
   
3. Gehen Sie auf 'Durchsuchen'.
   
4. Wählen Sie ein Verzeichnis und hinterlegen Sie einen Dateinamen.
5. Bestimmen Sie den Zeitraum, den Sie exportieren wollen. 
   
6. Als 'maßgebendes Datum' wählen Sie das Belegdatum oder das Buchungsdatum. Das Buchungsdatum ist das Tagesdatum, an dem Sie die Buchungen erfasst haben.
   
7. Klicken Sie zweimal auf 'Weiter'.
8. Prüfen Sie die Vorschlagswerte für das Feld-Trennzeichen und den Text-Kennzeichner.
   Wichtig: Wenn Ihre Buchungssätze die vorgeschlagenen Zeichen enthalten, wählen Sie andere Zeichen.
   
9. Setzen Sie das Häkchen bei 'Feldnamen in den ersten Datensatz'. Diese Einstellung erleichtert den Import der Buchungsdaten.
   
10. Klicken Sie auf 'Fertig stellen'.
11. Bestätigen Sie die Meldung 'Der Daten-Export wurde erfolgreich durchgeführt'.

Export-Profil speichern

Wenn Sie regelmäßig mit den gewählten Einstellungen exportieren wollen, speichern Sie die Einstellungen in einem Profil.

1. Bejahen Sie folgende Abfrage: 'Wollen Sie die Einstellungen in einem Profil speichern?'
2. Geben Sie einen Titel für das Profil ein.
3. Optional können Sie einen Kommentar hinterlegen.
4. Klicken Sie auf 'Speichern'.

Buchungsdaten importieren

1. Starten Sie den Assistenten über das Menü 'Datei - Import - Text/ASCII'.
2. Markieren Sie Buchungsdaten und klicken Sie auf 'Weiter'.
   
3. Gehen Sie auf 'Durchsuchen'.
4. Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdatei gespeichert haben.
5. Öffnen Sie die Datei durch Doppelklick.
6. Klicken Sie auf 'Weiter'.
7. Wählen Sie den das Feld-Trennzeichen und den Text-Kennzeichner entsprechend den Angaben beim Export.
   
8. Aktivieren Sie die Einstellung 'Erster Datensatz enthält Feldnamen'.
   
9. Klicken Sie zweimal auf 'Weiter'.
10. Hinterlegen Sie die Angaben zur Belegnummer und die weiteren Angaben.

    Angaben zur Belegnummer
    Nummern automatisch generieren	Mit dieser Wahl aktivieren Sie die Funktion 'Nicht vorhandene Nummernkreise anlegen'. Wenn Sie mit unterschiedlichen Belegkreisen arbeiten, werden fehlende Belegkreise automatisch angelegt.
    Nummernkreis	Um einen Nummernkreis zuzuordnen, aktivieren Sie diese Option.

    Weitere Angaben
    Steuer bei Automatikkonten berechnen	Dieses Häkchen kann aktiv gesetzt bzw. entfernt werden, wenn auf der Seite 'Feldwahl' die Zuordnung 'Steuerschlüssel' aufgehoben ist. Das Setzen des Hakens bewirkt die automatische Buchung der Umsatz- und Vorsteuer. Wichtig: Wenn Ihre Firma nicht steuerpflichtig ist, darf der Haken nicht gesetzt sein.
    Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen	Buchungen auf Personenkonten werden in der Offene-Posten-Liste (OP-Liste) verwaltet. Beim Import findet kein Abgleich von offenen unbezahlten Posten zu bereits bezahlten Posten statt. Sie entscheiden durch Setzen/Entfernen des Hakens, ob offene Posten erzeugt werden sollen: Wenn keine offenen Posten erzeugt werden sollen, setzen Sie den Haken. Um offene Posten zu erzeugen sollen, setzen Sie keinen Haken.
    Nicht vorhandene Kostenstellen neu anlegen	Diese Option ermöglicht die Übernahme von Kostenstellen in die Stammdaten.

     
11. Klicken Sie auf 'Weiter'.
12. Starten Sie den Datenimport durch Klick auf 'Fertig stellen'.

Nach dem Import

Wenn Daten nicht importiert werden, wird dies im Import-Assistenten durch ein Ausrufezeichen in der ersten Spalte angezeigt.
Um weitere Informationen zu erhalten, klicken Sie auf das Ausrufezeichen.

Prüfen Sie die importierten Datensätze im Menü 'Ansicht - Buchungsstapel'.

Wichtig: Bei einem erneuten Import der Datensätze findet kein Abgleich mit den schon importierten Datensätzen statt.
Es werden immer alle Datensätze importiert.