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Abrechnung ohne ELStAM

Unter welchen Voraussetzungen können Sie in den Mitarbeiterstammdaten die Lohnsteuermerkmale selbst erfassen und damit mit nach persönlichen Daten selbst gebildeten Steuerabzugsmerkmalen abrechnen?

Hintergrund

Die Teilnahme am ELStAM Verfahren ist verpflichtend. Für die Abrechnung müssen die gültigen ELStAM verwendet werden.

Sie müssen mit Steuerklasse 6 abrechnen, wenn der Arbeitnehmer:

  • Ihnen die steuerliche Identifikationsnummer und das Geburtsdatum schuldhaft nicht mitteilt.
  • Die Übermittlung der ELStAM an den Arbeitgeber gesperrt hat oder
  • beim Wohnsitzfinanzamt die Bildung oder Bereitstellung der ELStAM allgemein hat sperren lassen.

Unter den in § 39c Absatz 1 und 2 EStG genannten Voraussetzungen können Sie jedoch die Abrechnung mit 'nach persönlichen Daten selbst gebildeten Steuerabzugsmerkmalen' erstellen.

Voraussetzungen:

  • Eine Anmeldung und damit ein Abruf der ELStAM ist nicht möglich, weil die ID-Nr. ohne Verschulden des Arbeitnehmers noch nicht vorliegt.
  • Der Mitarbeiter wurde im ELStAM Verfahren angemeldet. Die ELStAM stehen zum Abrechnungsstichtag nicht zur Verfügung (z. B. aufgrund technischer Probleme).

Vorgehen

  1. Prüfen Sie die oben genannten Voraussetzungen. 
  2. Aktivieren Sie die abgebildete Check-Box auf der Seite 'Steuerdaten' in den Mitarbeiterstammdaten.
  3. Erfassen Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Mitarbeiters manuell. 
    Wichtig: Die Abrechnung mit nachpersönlichenDatenselbstgebildetenSteuerabzugsmerkmalen ist maximal für 3 Abrechnungsmonate zulässig (§ 39c Absatz1 Satz 2,3).

    Wenn der Mitarbeiter nach Ablauf der drei Kalendermonate die Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt nicht mitgeteilt hat, müssen Sie rückwirkend mit Steuerklasse 6 abrechnen. Nach Ablauf dieser Frist erhalten Sie im 'Lexware scout' folgende Meldung:

    Stimmen Sie mit dem Mitarbeiter die zu berücksichtigenden Steuerabzugsmerkmale sorgfältig ab. Wenn die selbst gebildeten Steuerabzugsmerkmale von künftig zu übernehmenden ELStAM abweichen, führt dies automatisch zu Korrekturabrechnungen.
  4. Sobald Ihnen die ELStAM vorliegen, sind Sie gem. § 39c Absatz 1 Satz 4 verpflichtet den Lohnsteuerabzug zu prüfen. "Die zu wenig oder zu viel einbehaltene Lohnsteuer ist jeweils bei der nächsten Lohnabrechnung auszugleichen." 
    Wenn die ELStAM aus technischen Gründen nicht gültig ab dem ersten Abrechnungsmonat geliefert werden, können Sie innerhalb der 3-Monatsfrist die Lohnsteuerabzugsmerkmale über den Korrekturmodus berichtigen.
     

Hinweise:
Auf der Seite 'Steuerdaten' sind keine Eingabefelder sichtbar? Das kann folgende Gründe haben:

  • Wenn nach Eintritt des Mitarbeiters 3 Abrechnungsmonate vergangen sind, entfällt die Möglichkeit, mit selbst gebildeten Steuerabzugsmerkmalen abzurechnen.
  • Sie haben bereits Lohnsteuerabzugsmerkmale vom ELStAM Server erhalten.
    Weil Sie verpflichtet sind bereits abgerufene ELStAM in die Mitarbeiterstammdaten zu übernehmen, entfällt die Möglichkeit/Notwendigkeit, die Steuerdaten der Mitarbeiter manuell zu erfassen.