E-Rechnung-Software im Vergleich
E-Rechnung-Software-Vergleich: was die fünf Programme kosten und können
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 meist auch selbst ausstellen. Welche Software dir dabei am meisten Arbeit abnimmt, hängt davon ab, wie du arbeitest. Hier findest du fünf Programme mit Preisen, Mengengrenzen und Funktionen im direkten Vergleich.
Die kurze Antwort
Welche E-Rechnung-Software passt zu dir?
Alle fünf Programme in diesem E-Rechnung-Software-Vergleich erstellen und empfangen E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD. Für deine Wahl zählen deshalb drei andere Fragen:
- Rechnungen oder Buchhaltung? Mit easybill schreibst du Rechnungen, mit FastBill zusätzlich deine Umsatzsteuervoranmeldung. Die komplette Buchhaltung bis zur EÜR machst du mit Lexware Office, sevdesk oder Papierkram.
- Wie viele Rechnungen im Monat? Die kostenlosen Tarife reichen unterschiedlich weit, bei sevdesk für drei Rechnungen, bei easybill für 50 Dokumente.
- Wie viele Leute arbeiten mit? In Lexware Office legst du beliebig viele Benutzer ohne Aufpreis an. Bei den anderen kostet jeder weitere Nutzer 2,32 € bis 5,90 € im Monat.
Lexware Office passt zu dir, wenn du Rechnungen und Buchhaltung in einem Programm haben willst und dein Betrieb wächst.
Ein kostenloser Tarif von easybill oder Papierkram reicht dir, wenn du wenige Rechnungen schreibst und die Buchhaltung abgibst.
Worauf kommt es beim Vergleich verschiedener E-Rechnungssoftware an?
E-Rechnung steht inzwischen auf fast jeder Funktionsliste. Ob ein Programm im Alltag wirklich trägt, zeigt sich an vier Stellen.
Empfangen ist genauso wichtig wie Schreiben.
E-Rechnungen empfangen müssen alle Unternehmen schon jetzt. Sie kommen als XML-Datei, die du ohne passende Software kaum lesen kannst. Achte darauf, dass das Programm eingehende Rechnungen lesbar anzeigt und direkt weiterverarbeitet.
Ein PDF im Ordner ist kein Archiv.
E-Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf, unverändert und jederzeit auffindbar. Informiere dich, ob die Software das GoBD-konform übernimmt oder ob du dich selbst darum kümmern musst.
Der Tarif muss mit deinem Geschäft mitwachsen.
Manche Programme begrenzen je Tarif die Zahl der Rechnungen oder Belege. Plane deshalb mit dem Volumen, das du erwartest, wenn dein Geschäft wächst.
Info
Diese Frage stellst du dir am besten zuerst
Machst du deine Buchhaltung selbst oder übernimmt das deine Kanzlei? Davon hängt ab, ob ein reines Rechnungsprogramm reicht oder ob du eine E-Rechnungssoftware mit Buchhaltung brauchst. Mit dieser Antwort hast du die halbe Auswahl schon getroffen.
Wie unterscheiden sich die fünf Anbieter?
In diesem Rechnungsprogramm-Vergleich stehen reine Rechnungsprogramme neben Lösungen mit kompletter Buchhaltung. Die Tabelle zeigt, was dich jede Software im Monat kostet und wie viel Arbeit sie dir abnimmt, wenn du Rechnungen schreibst und empfängst. Ganz oben stehen die Punkte, an denen ein Anbieter für dich schnell ausscheidet, etwa eine fehlende Buchhaltung oder enge Mengengrenzen.
| Kriterium | Lexware Office | sevdesk | Papierkram | easybill | FastBill |
|---|---|---|---|---|---|
| Für wen gemacht | Rechnungen und Buchhaltung in einem | Rechnungen und Buchhaltung in einem | Buchhaltung mit Projekt- und Zeiterfassung | Rechnungsstellung, auch für Onlinehandel | Rechnungsstellung für Solo-Selbstständige |
| Buchhaltung enthalten | EÜR und Umsatzsteuer ab Version L | EÜR und GuV im Tarif Buchhaltung, einfache und doppelte Buchführung | erstellt EÜR, UStVA und BWA automatisch | vorbereitende Buchhaltung, keine eigene EÜR | Rechnungsstellung und Belegverwaltung mit Umsatzsteuervoranmeldung, eine EÜR führt die Tarifübersicht nicht |
| E-Rechnung erstellen und empfangen | Empfang ab Version S, Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen ab Version M | ZUGFeRD und XRechnung schon im kostenlosen Tarif | Empfang, Ablage und Verbuchung im XML-Format in allen Paketen | Erstellen und Empfangen in allen kostenpflichtigen Tarifen, im Free-Tarif enthalten | Erstellen, Versenden und Empfangen in allen Tarifen |
| Kostenloser Tarif | – | 0,00 €, 3 Rechnungen im Monat | Free 0,00 €, 100 MB Speicher | Free dauerhaft kostenlos, 50 Dokumente im Monat inklusive E-Rechnung | – |
| Mengengrenze im Einstiegstarif | keine Mengengrenze ausgewiesen | 3 Rechnungen im kostenlosen Tarif, darüber unbegrenzt | nach Speicherplatz gestaffelt | Starter bis 250 Dokumente, darüber 0,29 € je Dokument | keine Mengengrenze ausgewiesen |
| Einstiegspreis pro Monat | 7,90 € (S), Rechnungen ab 12,90 € (M) | 11,90 € (Rechnung), 25,90 € (Buchhaltung) bei monatlicher Laufzeit, bei 24 Monaten Laufzeit 8,90 € bzw. 19,90 € pro Monat | 15,90 €, bei jährlicher Zahlung 12,90 € pro Monat | 12 €, bei jährlicher Zahlung 9 € pro Monat | 10 €, bei jährlicher Zahlung 9 € pro Monat |
| Weitere Nutzer | beliebig viele Nutzer im Account, ohne Aufpreis | 1 Nutzer je Tarif, jeder weitere 5,90 € | 2,90 € monatlich, 2,32 € bei Jahrespaket | ab Premium 5 € je zusätzlichen Nutzer | 1 Nutzer im Tarif Solo und Plus, 3 im Tarif Pro, 5 im Tarif Premium, weitere 5 € je Nutzer |
| Belegerkennung | Belegerfassung und Archiv ab Version S | KI-gestützte Belegerfassung per App oder Drag-and-drop | Belegarchiv mit Banksynchronisation | Belegerfassung mit KI ab Starter | digitale Belegverwaltung ab Solo, Mail-Eingang ab Pro, automatische Belegerfassung ab Premium |
| Umsatzsteuervoranmeldung | ab Version L, Versand über ELSTER | im Tarif Buchhaltung, direkt ans Finanzamt über ELSTER | erstellt sie automatisch | – | ab Tarif Solo |
| Steuerberatung und DATEV | Freier Zugang für Steuerberater, DATEV-Export | DATEV- und ADDISON-konforme Exporte | DATEV-Datenservices, Steuerberater-Zugang | DATEV-Anbindung, ein Steuerberater-Zugang schon im Free-Tarif | DATEV-Export und Steuerberater-Zugang ab Solo, Rechnungsdatenservice ab Pro |
| GoBD-Archivierung | GoBD-testiert | enthalten | GoBD-Zertifizierung | enthalten, die Archivierung kostet extra | GoBD-konforme Aufbewahrung |
| Testphase | 30 Tage mit dem Umfang von XL | 14 Tage, danach der kostenlose Tarif | Free-Tarif dauerhaft nutzbar | 7 Tage mit dem Premium-Paket | 14 Tage |
Stand der Angaben: Oktober 2026, laut den Preis- und Tarifseiten der Anbieter.
Wo die einzelnen Anbieter ihre Stärken haben
- Lexware Office bündelt Rechnungen, Buchhaltung und auf Wunsch die Lohnabrechnung in einem Programm und ist monatlich kündbar.
- sevdesk hat mit drei Rechnungen im Monat den engsten kostenlosen Tarif und wird mit 12 oder 24 Monaten Laufzeit günstiger.
- Papierkram bringt die komplette Buchhaltung ab 12,90 € im Jahrespaket mit. Außerdem verbindet die Software Buchhaltung mit Projekt- und Zeiterfassung. So hast du Zeiten und Rechnungen in einem Programm.
- easybill lässt dich im Free-Tarif 50 Dokumente im Monat kostenlos schreiben, berechnet aber Dokumente über dem Kontingent und die Archivierung extra.
- FastBill konzentriert sich auf Rechnungen und übermittelt zusätzlich die Umsatzsteuervoranmeldung, eine EÜR führt die Tarifübersicht nicht.
Tipp
Am schnellsten merkst du es durch Ausprobieren
Leg dir einen Testzugang bei Lexware Office an und schreib deine nächste echte Rechnung damit. Nach 30 Tagen endet der Test automatisch.
Welche E-Rechnung-Software passt zu deinem Betrieb?
| Deine Situation | Was du brauchst | Empfehlung |
|---|---|---|
| Nebenberuflich, wenige Rechnungen | möglichst geringe laufende Kosten | Kostenlose Tarife von easybill oder Papierkram |
| Selbstständig mit EÜR-Pflicht | Rechnung und Buchhaltung in einem | Lexware Office ab Version L |
| Betrieb mit Mitarbeitenden | mehrere Nutzer, später Lohnabrechnung | Lexware Office Lohn & Gehalt zubuchbar |
| Viele Rechnungen im Eingang | eingehende E-Rechnungen automatisch verarbeiten | Lexware Office oder sevdesk, beide mit Belegerkennung |
| Abrechnung nach Projekten und Stunden | Zeiterfassung und Buchhaltung zusammen | Papierkram |
| Rechnungen bisher in Word oder Excel | E-Rechnungen im richtigen Format, Nummern und Pflichtangaben automatisch | Lexware Office als Rechnungssoftware ab Version M |
Einfach wechseln
Von Excel zur E-Rechnung: ganz einfach mit Lexware Office
Mit Word oder Excel kannst du keine E-Rechnung erstellen, weil das strukturierte Format fehlt.
- Mit Lexware Office entsteht genau dieses Format automatisch beim Schreiben.
- Du versendest die E-Rechnung per Klick.
- Eingehende E-Rechnungen zeigt dir die Software lesbar an und legt sie revisionssicher ab.
Häufige Fragen zum E-Rechnung-Software-Vergleich
Was ist die beste Software für E-Rechnungen?
Die eine beste Software gibt es nicht, es kommt auf deine Arbeitsweise an. Schreibst du nur Rechnungen und gibst die Buchhaltung ab, reichen easybill oder FastBill. Machst du die EÜR selbst, passen Lexware Office, sevdesk oder Papierkram. Arbeiten mehrere Leute mit, spricht viel für Lexware Office, weil du dort beliebig viele Benutzer ohne Aufpreis anlegen kannst. Deshalb ordnet dieser Rechnungssoftware-Vergleich die Programme nach Einsatzzweck und vergibt keine Punkte.
Welche E-Rechnung-Software ist die günstigste?
Auch hier kommt es auf deine Bedürfnisse an. Bei monatlicher Zahlung kostet der Einstieg zwischen 7,90 € und 15,90 € im Monat. Lexware Office startet bei 7,90 €, FastBill bei 10 €, sevdesk bei 11,90 €, easybill bei 12 € und Papierkram bei 15,90 €. Eigene E-Rechnungen schreibst du bei Lexware Office ab Version M für 12,90 €. Die anderen vier werden günstiger, wenn du jährlich zahlst oder dich länger bindest. Sevdesk, easybill und Papierkram haben außerdem kostenlose Tarife mit Mengengrenzen. Plane auch weitere Nutzer ein: In Lexware Office kosten sie nichts extra, bei den anderen 2,32 € bis 5,90 € im Monat.
Worauf sollte ich bei einer E-Rechnung-Software achten?
Diese vier Funktionen brauchst du in jedem Fall:
- E-Rechnungen im richtigen Format erstellen
- eingehende E-Rechnungen empfangen und lesbar anzeigen
- Rechnungen GoBD-konform aufbewahren
- Daten an deine Steuerberatung übergeben
Prüfe außerdem, ob die Aufbewahrung im Preis enthalten ist. easybill berechnet die Archivierung zum Beispiel extra.
Welche E-Rechnung-Software unterstützt XRechnung und ZUGFeRD?
Alle fünf. Unterschiedlich ist, ab welchem Tarif du die Formate nutzen kannst und wie viele Dokumente im Monat enthalten sind. Bei Lexware Office empfängst du E-Rechnungen ab Version S und schreibst Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen ab Version M. sevdesk hat beide Formate schon im kostenlosen Tarif, dort aber nur für drei Rechnungen im Monat.
Mit welcher Software kann ich E-Rechnungen empfangen?
E-Rechnungen empfangen kannst du mit allen fünf Programmen. Bei Lexware Office klappt das ab Version S, bei sevdesk und easybill schon im kostenlosen Tarif, bei FastBill in allen kostenpflichtigen Tarifen und bei Papierkram in jedem Paket.
Wie unterscheiden sich die Anbieter bei der Belegerfassung?
Die Programme unterscheiden sich vor allem darin, wie stark die Belegerfassung automatisiert ist und ab welchem Tarif sie enthalten ist. sevdesk erfasst Belege mit KI per App oder Drag and Drop. easybill bietet die KI-Belegerfassung ab dem Starter-Tarif, FastBill die automatische Belegerfassung ab Premium. Papierkram verknüpft sein Belegarchiv mit deinem Bankkonto. In Lexware Office gehört die Belegerfassung samt Archiv schon zur kleinsten Version.
Wichtig ist das, weil du neben E-Rechnungen weiterhin Papier- und PDF-Belege bekommst, etwa Quittungen oder Kleinbetragsrechnungen. Eine Belegerkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus und schlägt dir die Buchung vor, du prüfst nur noch. Wie zuverlässig das bei deinen Belegen klappt, merkst du erst nach ein paar Wochen.
Wie unterscheiden sich die Anbieter bei der Datensicherheit?
Die Unterschiede zeigen sich vor allem darin, wo die Server stehen und ob eine unabhängige Stelle die Software geprüft hat. Lexware Office speichert deine Daten in deutschen Rechenzentren, ist GoBD-testiert und TÜV-geprüft. Papierkram weist eine GoBD-Zertifizierung aus, FastBill eine GoBD-konforme Aufbewahrung.
Alle Nachweise für Lexware findest du gesammelt auf der Seite zu den Auszeichnungen.
Welche E-Rechnung-Software hat einen Zugang für die Steuerberatung?
Alle fünf Programme geben deine Daten im DATEV-Format an die Kanzlei weiter. Unterschiedlich gelöst ist der direkte Zugang. In Lexware Office arbeitet deine Kanzlei kostenlos im System mit oder bekommt die Buchungen per Datenexport. easybill bietet einen Steuerberater-Zugang schon im Free-Tarif, Papierkram hat ebenfalls einen, FastBill ab dem Tarif Solo.
Frag am besten vorher in deiner Kanzlei nach, in welcher Form sie die Daten am liebsten bekommt. Dann müsst ihr später weniger abstimmen.
Zusammenfassung
So findest du die passende E-Rechnung-Software
Alle fünf Programme in diesem E-Rechnung-Software-Vergleich können XRechnung und ZUGFeRD. Entscheidend ist, ob du selbst buchst oder nur Rechnungen schreibst, wie viele Belege im Monat zusammenkommen und wie viele Leute mitarbeiten. Lexware Office passt, wenn du Rechnungen und Buchhaltung in einem Programm haben willst und dein Betrieb wächst. Bleibt es bei wenigen Rechnungen ohne eigene Buchhaltung, kommst du mit den kostenlosen Tarifen von easybill oder Papierkram günstiger weg. Am besten testest du vorher einen Monat lang mit deinen eigenen Belegen.
