Tipp
Einzelfallüberprüfung nicht immer nötig
Unternehmer, deren Beschäftigte eine Grundvergütung pro Stunde erhalten, die mehrere Euro über dem gesetzlichen Mindestlohn liegt, können sich eine aufwändige Einzelfallüberprüfung sparen und sich auf die Überprüfung „besonderer Beschäftigter“ wie Praktikanten, Aushilfen u. ä. beschränken.
Flexible Arbeitszeit und Mindestlohn im Minijob
Minijobber genießen bei Prüfungen durch die Zollverwaltung oder die Betriebsprüfer der Rentenversicherung gern große Aufmerksamkeit. Insbesondere ist mit einer genauen Prüfung der Arbeitszeitaufzeichnungen zu rechnen. Wird ein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz festgestellt, drohen Nachzahlungen und im schlimmsten Fall ein empfindliches Bußgeld.
Wurde mit dem Minijobber die zu erbringende Arbeitszeit exakt festgelegt, werden diese Vereinbarungen eingehalten und kann dies den Aufzeichnungen entnommen werden, ist leicht nachzurechnen, ob der gesetzliche Mindestlohn gezahlt wurde. Arbeitet der Mitarbeiter unregelmäßig, ist immer darauf zu achten, dass die Einkommensgrenze für Minijobber eingehalten wird. Gut zu wissen ist, dass die Verdienstgrenze im Minijob seit Oktober 2022 dynamisch ist, d. h. sie erhöht sich automatisch mit jeder zukünftigen Erhöhung des Mindestlohns.
Info
Entwicklung des Mindestlohns
Bisher hat sich der Mindestlohn wie folgt entwickelt:
- 9,50 EUR ab dem 1.1.2021
- 9,60 EUR ab dem 1.7.2021
- 9,82 EUR ab dem 1.1.2022
- 10,45 EUR ab dem 1.7.2022
- 12,00 EUR ab dem 1.10.2022
Ursprünglich war eine Anpassung des Mindestlohns im Rhythmus von zwei Jahren vorgesehen. Dann wurde eine Anpassung des Mindestlohns in vier Stufen bis 2022 beschlossen. Hierdurch sollten die Lohnkostensteigerungen für die betroffenen Betriebe tragfähig verteilt werden.
Mit unserem Mindestlohn-Rechner von Lexware können Sie den Mindestlohn mit wenigen Eingaben und Klicks selbst berechnen.
Mindestlohn: Arbeitszeit und Überstunden
Auch mit Minijobbern können Arbeitszeitkonten vereinbart werden. D. h. vertraglich wird festgelegt, dass der Minijobber ein festes monatliches Entgelt erhält und dafür eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden leisten muss. Arbeitet er dann mehr als vereinbart, sind die Überstunden auf dem Arbeitszeitkonto festzuhalten. Und es muss die Möglichkeit bestehen, das Zeitguthaben innerhalb eines Jahres durch Freizeit auszugleichen oder die Überstunden auszuzahlen.
Achtung
Dokumentieren Sie alle Stunden
Setzen Sie Ihre Minijobber nach Bedarf ein, ist es besonders wichtig, dass Sie alle geleisteten Stunden sorgfältig dokumentieren. Auch eventuelle Auszahlungen und den fristgerechten Überstundenabbau müssen Sie ständig im Auge behalten, um den Minijob nicht zu gefährden. Für den Minijob ist in diesem Fall zum einen entscheidend, dass trotz Überstunden die
jeweilige Jahresverdienstgrenze für Minijobber eingehalten wird. Denn wird diese überschritten, endet der Minijob und zwar schon dann, wenn der Arbeitgeber die Überschreitung absehen kann, z. B. weil der Minijobber die Überstunden nicht mehr rechtzeitig abbauen kann. Zum anderen ist zu beachten, dass auch erhebliche Schwankungen der Einsatzzeiten unzulässig und schädlich für den Minijob sind.
Reisezeiten: Mindestlohn ist fraglich
Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst und Reisezeiten werden den meisten Beschäftigten vergütet, auch wenn in diesen Zeiten die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung nicht erbracht wird. Während beim Bereitschaftsdienst, bei dem der Arbeitgeber den Aufenthaltsort des Beschäftigten bestimmt, der Mindestlohn zu zahlen ist, gilt dies nicht für die Rufbereitschaft, bei der der Arbeitnehmer selbst entscheidet, wo er sich aufhält.
Bei Reisezeiten dagegen kann nicht pauschal gesagt werden, ob der Mindestlohn zu zahlen ist. Hier kommt es auf den Einzelfall an. Ist die Reisetätigkeit – beispielsweise bei Außendienstmitarbeitern – Hauptleistungspflicht und entsprechend als Arbeitszeit im Vertrag vereinbart, so ist dafür auch der Mindestlohn zu zahlen. Anders kann es z. B. bei Beschäftigten aussehen, die nur einmal im Jahr für 3 Tage zur Branchenmesse fahren.
Achtung: In der Pflegebranche gelten besondere, zwingende Vorgaben.
Freiwilliges Praktikum und Mindestlohn
Grundsätzlich gilt: Bei einem „echten“ Praktikum steht die Vermittlung von Kenntnissen und Fähigkeiten im Vordergrund, nicht die Arbeitsleistung. Übt ein Praktikant im Wesentlichen die gleichen Tätigkeiten wie ein Arbeitnehmer aus (was der Fall bei einem länger dauernden Praktikum sein kann), steigt das Risiko, dass der Praktikant bei einer Überprüfung als Arbeitnehmer eingestuft wird. Die Folge, er hat dann Anspruch auf den Mindestlohn.
Von der Mindestlohnpflicht ausgenommen sind alle Pflichtpraktika. Maßgebend für die Entscheidung, ob es sich um ein Pflichtpraktikum oder ein freiwilliges Praktikum im Rahmen einer Schul- oder Hochschulausbildung handelt, ist allein die Schul-/Prüfungs- oder Hochschulordnung. Soll das Praktikum ohne Vergütung erfolgen oder unter dem Mindestlohn bezahlt werden, empfiehlt es sich, um für Streitfälle gewappnet zu sein, sich vor der Einstellung der Praktikanten die für sie geltende Schul-/Prüfungs- oder Hochschulordnung vorlegen lassen. Die Schul-/Prüfungs- oder Hochschulordnung sollten auch zum Bestandteil des Praktikanten-Vertrags gemacht werden.
Kein Anspruch auf Mindestlohn besteht auch bei:
- freiwilligen Praktika, die nicht länger als 3 Monate dauern und der Orientierung für die Ausbildung oder das Studium dienen oder ausbildungs- bzw. studienbegleitend geleistet werden.
- Praktika im Rahmen einer Einstiegsqualifizierung nach Sozialgesetzbuch III und der Ausbildungsvorbereitung nach dem Berufsbildungsgesetz.
Tipp
Einstellung von Praktikanten
- Schreiben Sie in den Praktikumsvertrag detailliert, um welche Art Praktikum es sich handelt.
- Nehmen Sie Nachweise (z. B. Schul-/Prüfungs- oder Hochschulordnung) zur Personalakte.
- Lassen Sie sich schon vorhandene Praktika-Nachweise vorlegen oder – falls keine vorhanden sind – schriftlich von den Praktikanten bestätigen, dass sie die notwendigen Praktika noch nicht oder noch nicht vollständig erbracht haben.
Mindestlohn für Auszubildende und Langzeitarbeitslose
In Unternehmen ohne Tarifbindung gilt schon seit Januar 2020 eine Mindestvergütung für Auszubildende. Aber: Praktika, die praktische Erfahrungen zur Abrundung eines bereits erlernten Berufes vermitteln sollen (z. B. Nachpraktika), sind keine Ausbildung in diesem Sinn. Für ein Nachpraktikum ist folglich der gesetzliche Mindestlohn zu zahlen.
Langzeitarbeitslose, die ohne Unterbrechung mindestens ein Jahr bei der Agentur für Arbeit gemeldet sind, haben in den ersten sechs Monaten keinen Anspruch auf den Mindestlohn.
Bei der Einstellung von Langzeitarbeitslosen empfiehlt es sich, einen Nachweis der Bundesagentur für Arbeit zu verlangen, sofern kein Eingliederungszuschuss beantragt oder gewährt wurde.
Übrigens: Bei einer Prüfung durch die Zollverwaltung ist der Arbeitgeber in jedem Fall darlegungs- und ggf. beweispflichtig für alle Tatsachen, die Ausnahmen vom Mindestlohngesetz begründen. Darum sollten in jedem Fall von Anfang an alle erforderlichen Unterlagen/Nachweise zur Personalakte genommen werden.
Achtung
Mindestvergütung für Auszubildende
Seit Januar 2020 gilt in Unternehmen ohne Tarifbindung eine Mindestvergütung für Auszubildende. Bei Ausbildungsbeginn im Jahr 2022 beträgt die Mindestvergütung im ersten Lehrjahr 585 Euro. Sie erhöht sich 2023 auf 620 Euro. Ab 2024 soll der Mindestlohn für Azubis automatisch an die durchschnittliche Entwicklung aller Ausbildungsvergütungen angepasst werden.
