Eine Weihnachtsfeier, ein Sommerfest oder ein Betriebsausflug sind ein tolles Dankeschön für die erbrachten Leistungen und geben einen Motivationsanreiz. Unternehmer müssen diese Betriebsfeiern jedoch gut vorbereiten, wenn die Veranstaltungen für die Mitarbeiter steuerfrei sein sollen. Denn hier gilt derzeit ein Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer.
Die Ermittlung der Kosten pro Person, um die Betriebsfeier richtig steuerlich abzusetzen, bei Sommerfesten, Weihnachtsfeiern und Betriebsfeiern erfolgt in 3 Schritten:
- Zunächst werden die Gesamtkosten für die Betriebsveranstaltung ermittelt.
- Anschließend müssen Sie den Pro-Kopf-Aufwand je Teilnehmer für das Sommer- oder Weihnachtsfest ermitteln.
- Und zuletzt muss geprüft werden, ob der teilnehmende Arbeitnehmer allein auf der Betriebsfeier war. Denn Kosten für die Begleitung werden ihm zugerechnet!
Wichtig: Sie fragen sich, ob es sich bei dem Freibetrag von Betriebsfeiern um einen Brutto- oder Netto-Betrag handelt? Mit dem 110 Euro-Steuerfreibetrag bei Betriebsfesten ist der Bruttobetrag gemeint - also die Kosten der Betriebsausgaben, einschließlich Umsatzsteuer.
Achtung
Kein höherer Freibetrag ab 1. Januar 2024
Der Entwurf des Wachstumschancengesetz sah eine Erhöhung des ertragsteuerlichen Freibetrags von bislang 110 Euro auf 150 Euro vor. Dieser Vorschlag hat es jedoch nicht in die endgültige Fassung geschafft.
Bei Betriebsveranstaltungen bleibt es auch im Jahr 2024 deshalb beim 110-Euro-Freibetrag.
Schritt 1: Ermittlung der Gesamtkosten der Betriebsfeier
Bei der Ermittlung der Gesamtkosten zur Ermittlung des 110 Euro-Freibetrags (ab 2024: 150 Euro) und um die Betriebsfeier steuerlich korrekt abzusetzen, gilt laut Gesetz (§ 19 Abs. 1a EStG) seit dem Veranlagungszeitraum 2015 Folgendes:
Es werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer addiert - unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsfeier handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen des Betriebsfests aufwendet. Dazu gehören alle Ausgaben auf der Betriebsfeier für Verpflegung, Musikdarbietungen oder Kosten für Künstler, für einen Eventmanager, die Raummiete und Raumdekoration, Planungskosten etc.
Ebenfalls in die 110 Euro-Berechnung (ab 2024: 150 Euro) zur steuerlichen Absetzung der Betriebsfeier gehören Fahrtkosten. Steuerfreie Leistungen für Reisekosten sind dagegen nicht in die Zuwendungen einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen, ebenso rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers, wenn z. B. eigene Mitarbeiter die Feier vorbereiten.
Wann bleibt die Betriebsveranstaltung steuerfrei?
Soweit diese Kosten den Betrag von 110 Euro (ab 2024: 150 Euro) je Betriebsfeier und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nicht selbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an dem Betriebsfest allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Liegen die Kosten pro Mitarbeiter auf der Betriebsfeier unter 110 Euro (ab 2024: 150 Euro), ist der Vorsteuerabzug unter den allgemeinen Voraussetzungen zulässig. Bei höheren Aufwendungen ist der Abzug der Vorsteuer aber ausgeschlossen!
Schritt 2: Die Kosten je Teilnehmer an der Betriebsfeier ermitteln
Im zweiten Schritt muss der Arbeitgeber, um die Betriebsfeier steuerlich abzusetzen, die Pro-Kopf-Kosten je Teilnehmer ermitteln, indem er die in Schritt 1 ermittelten Gesamtkosten durch die Zahl der Teilnehmer teilt.
Schritt 3: Ermittlung der Kosten je teilnehmendem Arbeitnehmer
Wichtig: Hat ein Arbeitnehmer seinen Ehegatten oder eine andere Begleitperson bei der Betriebsfeier dabei, ordnet das Finanzamt die Kosten des Begleiters auch dem Arbeitnehmer zu. Dadurch wird der 110 Euro-Freibetrag (ab 2024: 150 Euro) pro teilnehmendem Arbeitnehmer unter Umständen bei der Betriebsfeier überschritten, was steuerlich berücksichtigt werden muss.
Der Freibetrag hat aber gegenüber der früheren Freigrenze den großen Vorteil, dass selbst bei höheren Aufwendungen immer 110 Euro (ab 2024: 150 Euro) pro Arbeitnehmer für 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr steuerfrei bleiben.
Tipp
Steuerliche Besonderheit zur Weihnachtsfeier
Achtung: Handelt es sich bei der Betriebsfeier oder Weihnachtsfeier um die dritte Betriebsveranstaltung im Jahr, wird selbst dann Lohnsteuer fällig, wenn der 110 Euro-Freibetrag (ab 2024: 150 Euro) je Arbeitnehmer unterschritten wird und muss steuerlich abgesetzt werden.
Aber: Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht. D. h. bei der dritten Betriebsfeier- oder Weihnachtsfeier im Jahr, müssen also nicht zwingend die Kosten für dieses Betriebsfeier fest der Lohnsteuer unterworfen werden. Der Arbeitgeber kann entscheiden, für welche der 3 Veranstaltungen er Lohnsteuer abführt.
Vorteil: Er kann sich für die Betriebsfeier mit den geringsten Kosten entscheiden und diese steuerlich absetzen.
Doch wie erfolgt die steuerliche Behandlung der Betriebsfeier, wenn der Freibetrag überschritten wurde?
Wird der Freibetrag von 110 Euro (ab 2024: 150 Euro) überschritten, kann der Arbeitgeber den entstehenden steuerpflichtigen Lohnanteil pauschal mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer versteuern. Die Pauschalierung hat aber die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung zur Folge.
Tipp
Lohnsteuer fällt bei Überschreiten nur anteilig an
Der Vorteil der Freibetragsregelung: Liegen die Kosten je Arbeitnehmer über 110 Euro (ab 2024: 150 Euro), gilt nur der übersteigende Betrag als Arbeitslohn. Lohnsteuer fällt also nur auf diesen Anteil an.
Pro-Kopf-Kosten: Diese Regeln gibt der Bundesfinanzhof vor
Nach Auffassung der Finanzverwaltung dürfen die Kosten je Teilnehmer an einer Betriebsveranstaltung nur anhand der „tatsächlich anwesenden“ Gäste ermittelt werden. Dieser Grundsatz kann natürlich zu unerwünschten Steuernachteilen beim steuerlichen Absetzen der Betriebsfeier führen. Denn sagen 10 Mitarbeiter ab und die Pro-Kopf-Kosten erhöhen sich dadurch auf mehr als 110 Euro (ab 2024: 150 Euro), drohen Lohnsteuerzahlungen und der Vorsteuerabzug kippt.
Leider hat der Bundesfinanzhof (BFH) diese Auffassung der Finanzverwaltung mittlerweile bestätigt. Nach dem Urteil des BFH sind die zu berücksichtigenden Aufwendungen des Arbeitgebers zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmenden aufzuteilen. Eine Aufteilung der Gesamtkosten auf die angemeldeten beziehungsweise eingeladenen Teilnehmenden entspricht nach Auffassung des BFH nicht dem Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung (BFH Urteil vom 29. April 2021 - VI R 31/18G). Sie würde im Übrigen dazu führen, dass nicht alle Aufwendungen des Arbeitgebers als Arbeitslohn angesetzt würden.
Achtung bei der Umsatzsteuer: Bezieht ein Unternehmer Leistungen für Betriebsveranstaltungen (wie z.B. eine Weihnachtsfeier), ist er nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn diese nicht ausschließlich dem privaten Bedarf der Betriebsangehörigen dienen, sondern durch die besonderen Umstände seiner wirtschaftlichen Tätigkeit bedingt sind (BFH-Urteil vom 10. Mai 2023 - V R 16/21). Das ist aber regelmäßig nicht der Fall.
Für sog. Aufmerksamkeiten machen Rechtsprechung und Verwaltung jedoch eine Ausnahme und lassen den Vorsteuerabzug zu. Allerdings nur, solange die Grenze von 110 Euro (ab 2024: 150 Euro) nicht überschritten ist. Der BFH hält zwar an dem lohnsteuerlichen Betrag von 110 Euro (ab 2024: 150 Euro) fest, hier allerdings als Freigrenze. Bis zu dieser Grenze ist ein Vorsteuerabzug möglich, darüber hinaus entfällt er, anders als bei der Lohnsteuer, vollumfänglich.
Auch der Vorsteuerabzug für sog. "No-Shows" ist nicht zulässig. Hier schließen sich die Umsatzsteuerrichter der vorstehenden Entscheidung ihrer Lohnsteuerkollegen vollumfänglich an: Die Gesamtkosten des Arbeitgebers sind auf die bei der Veranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Insoweit besteht also Gleichlauf zwischen beiden Steuerarten.
Tipp
Führen Sie eine Teilnehmerliste
Als Arbeitgeber sollten Sie unbedingt eine Teilnehmerliste führen und diese von allen Gästen unterzeichnen lassen. Damit dokumentieren Sie den Status jedes Gastes. Das Finanzamt kann die Aufteilung der Teilnehmer dann nachvollziehen und sie können der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegenblicken. Das ist vor allem wichtig, wenn nicht nur Mitarbeiter an der Feier teilnehmen, sondern auch Begleitpersonen oder Kunden!
