110-EUR-Grenze bei Betriebsfeiern: So bleiben Weihnachtsfeier und Sommerfest steuerfrei

Richtige Kostenermittlung im Rahmen der 110-Euro-Grenze bei Betriebsfeiern: So geht's
Aktualisiert am: 20.11.2018

Die meisten Betriebe planen ihr Sommerfest oder ihre Weihnachtsfeier heutzutage genau durch – auch aus steuerlicher Sicht. Der Grund: Wenn die Kosten einer Betriebsveranstaltung pro Teilnehmer den Freibetrag von 110 EUR überschreiten, wird Lohnsteuer fällig und der Vorsteuerabzug kippt. Dies besagen seit 2015 die Regeln für "Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter". Dazu gehört auch die anstehende Weihnachtsfeier. Ein interessantes neues Urteil des Bundesfinanzhofs könnte die Problematik jedoch künftig ein wenig entschärfen.

Unternehmer, die sich bei ihren Mitarbeitern durch ein großes Sommerfest oder eine teure Weihnachtsfeier für die erbrachten Leistungen bedanken und einen Motivationsanreiz für das neue Jahr geben möchten, müssen die Betriebsfeier besonders gut vorbereiten, wenn für die Mitarbeiter die Betriebsveranstaltung steuerfrei sein soll.

Aber der Reihe nach: Die Kostenermittlung pro Teilnehmer bei Sommer-, Weihnachts- und Betriebsfeiern (110-EUR-Freibetrag) erfolgt in 3 Schritten. Zunächst werden die Gesamtkosten für die Betriebsveranstaltung ermittelt. Anschließend müssen Sie den Pro-Kopf-Aufwand je Teilnehmer für das Sommer- oder Weihnachtsfest ermitteln. Und zuletzt muss geprüft werden, ob der teilnehmende Arbeitnehmer allein auf der Betriebsfeier war. Denn Kosten für die Begleitung werden ihm zugerechnet!

Tipp: Bei der 110-EUR-Grenze handelt es sich um einen Bruttobetrag - also um die Kosten einschließlich Umsatzsteuer.

Schritt 1: Ermittlung der Gesamtkosten der Betriebsfeier

Bei der Ermittlung der Gesamtkosten zur Ermittlung der 110-EUR-Grenze gilt laut Gesetz (§ 19 Abs. 1a EStG) seit dem Veranlagungszeitraum 2015 Folgendes:

Es werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer addiert - unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsfeier handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Dazu gehören Ausgaben für Speisen, Getränke, Musikdarbietungen oder Kosten für Künstler, für einen Eventmanager, die Raummiete und Raumdekoration, Planungskosten etc.

Ebenfalls in die 110-EUR-Berechnung gehören Fahrtkosten. Steuerfreie Leistungen für Reisekosten sind dagegen nicht in die Zuwendungen einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen, ebenso rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers, wenn z. B. eigene Mitarbeiter die Betriebsfeier vorbereiten.

Wann bleibt die Betriebsveranstaltung steuerfrei? Soweit diese Kosten den Betrag von 110 EUR je Betriebsfeier und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Liegen die Bruttoaufwendungen unter 110 EUR je teilnehmenden Arbeitnehmer, ist der Vorsteuerabzug unter den allgemeinen Voraussetzungen zulässig. Bei höheren Aufwendungen ist der Vorsteuerabzug aber insgesamt ausgeschlossen!

Mehr zum Thema Vorsteuerabzug lesen Sie in unserem Beitrag Vorsteuerabzug: Das sollten Unternehmer wissen!

Schritt 2: Ermittlung der Kosten je Teilnehmer an der Betriebsfeier

Im zweiten Schritt muss der Arbeitgeber die Pro-Kopf-Kosten je Teilnehmer ermitteln, indem er die in Schritt 1 ermittelten Gesamtkosten durch die Zahl der Teilnehmer teilt.

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Schritt 3: Ermittlung der Kosten je teilnehmenden Arbeitnehmer

Wichtig: Hat ein Arbeitnehmer seinen Ehegatten oder einen anderen Begleiter beim Sommerfest oder bei der Weihnachtsfeier dabei, ordnet das Finanzamt die Kosten des Ehegatten/Begleiters auch dem Arbeitnehmer zu. Dadurch wird die 110-EUR-Grenze pro teilnehmenden Arbeitnehmer unter Umständen überschritten.

Der Freibetrag hat aber gegenüber der früheren Freigrenze den großen Vorteil, dass selbst bei höheren Aufwendungen immer 110 EUR pro Arbeitnehmer für 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr steuerfrei bleiben.

Achtung: Handelt es sich bei der Betriebs- oder Weihnachtsfeier um die dritte Betriebsveranstaltung im Jahr, wird selbst dann Lohnsteuer fällig, wenn der 110-EUR-Freibetrag je Arbeitnehmer unterschritten wird. Aber: Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht. D.h. bei der dritten Betriebsfeier- oder Weihnachtsfeier im Jahr, müssen also nicht zwingend die Kosten für diese Betriebsfeier der Lohnsteuer unterworfen werden. Der Arbeitgeber kann entscheiden, für welche der 3 Veranstaltungen er Lohnsteuer abführt. Vorteil: Er kann sich für die Veranstaltung mit den geringsten Kosten entscheiden.

Wird der Freibetrag von 110 EUR überschritten, kann der Arbeitgeber den entstehenden steuerpflichtigen Lohnanteil pauschal mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer versteuern. Die Pauschalierung hat aber die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung zur Folge.

Gut zu wissen: Der Vorteil der Freibetragsregelung: Liegen die Kosten je Arbeitnehmer über 110 EUR, fällt Lohnsteuer nur für den übersteigenden Betrag an.

Musterprozess zu Pro-Kopf-Kosten beim Bundesfinanzhof

Nach Auffassung der Finanzverwaltung dürfen die Kosten je Teilnehmer an einer Betriebsveranstaltung nur anhand der „tatsächlich anwesenden“ Gäste ermittelt werden. Dieser Grundsatz kann natürlich zu unerwünschten Steuernachteilen führen. Denn sagen 10 Mitarbeiter ab und die Pro-Kopf-Kosten erhöhen sich dadurch auf mehr als 110 Euro, drohen Lohnsteuerzahlungen und der Vorsteuerabzug kippt.

Doch hier kommt Schützenhilfe vom Finanzgericht Köln. Die Richter haben entschieden, dass bei Ermittlung der 110-Euro-Grenze immer von den eingeladenen Gästen ausgegangen werden muss. Wie viele Gäste tatsächlich kommen, spielt keine Rolle (FG Köln, Urteil v. 27.6.2018, Az. 3 K 870/17).

Praxis-Tipp: Einen kleinen Wermutstropfen gibt es allerdings. Die Finanzämter und speziell die Lohnsteuerprüfer wenden dieses unternehmerfreundliche Urteil noch nicht an. Denn jetzt hat der Bundesfinanzhof in einem Revisionsverfahren das letzte Wort. Bis zu einer Entscheidung sollten sich Unternehmer gegen nachteilige Steuer- und Haftungsbescheide im Zuge einer Lohnsteuerprüfung mit einem Einspruch und einem Antrag auf Ruhen des Einspruchsverfahrens wehren.

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