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Das Vorstellungsgespräch: Tipps zur Vorbereitung und Durchführung für Arbeitgeber

Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 13.02.2019

Im Vorstellungsgespräch können Sie sich ein umfassendes Bild von einem Kandidaten machen. Sie sehen, wie er die Stresssituation des Bewerbungsgesprächs meistert, klären offene Fragen und erhalten einen Einblick in seine Persönlichkeit. Wie Sie sich so auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten, dass Sie wirklich erfahren, was Sie wissen wollen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Planung und Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs

Sie möchten neue Mitarbeiter finden, haben eine Stelle ausgeschrieben und aus den eingegangenen Bewerbungen bereits Ihre Favoriten gewählt? Dann kommt nun der nächste Schritt: das Vorstellungsgespräch. Wenn Sie sich als Arbeitgeber im Vorfeld auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten, gibt es einige Punkte, über die Sie sich Gedanken machen sollten. Unter anderem gehören hierzu die Dauer und der Teilnehmerkreis des Vorstellungsgesprächs:

Dauer des Gesprächs

Wie viel Zeit Sie für ein Vorstellungsgespräch einplanen sollten, hängt dabei von der Stelle ab, die Sie zu besetzen haben. Für ein Bewerbungsgespräch mit einem Sachbearbeiter sollten Sie eine Dauer von 45 bis 60 Minuten einplanen, für einen Termin mit einer Aushilfe mögen 30 Minuten reichen. Setzen Sie mehrere Vorstellungsgespräche hintereinander an, sollten Sie diese so vorbereiten und ansetzen, dass es dazwischen Pausen gibt. Sie können dann das vergangene Gespräch gedanklich noch einmal Revue passieren lassen und Abstand gewinnen, bevor Sie sich auf den nächsten Kandidaten konzentrieren. Denken Sie daran, wenn Sie die Einladung und den Terminvorschlag zum Vorstellungsgespräch an die Bewerber versenden.

Teilnehmerkreis des Gesprächs

Auch über den Teilnehmerkreis des Vorstellungsgesprächs sollten Sie bei der Vorbereitung Überlegungen anstellen. In einem Kleinunternehmen wird es häufig der Fall sein, dass Sie als Arbeitgeber das Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber allein führen. Suchen Sie aber z. B. einen Nachfolger für einen bewährten Mitarbeiter, kann es sinnvoll sein, dass dieser ebenfalls am Vorstellungsgespräch teilnimmt. Er kann am besten Auskunft darüber geben, welche Aufgaben die Stelle beinhaltet, und Sie erhalten eine zweite Meinung zum Kandidaten. Auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter in die Entscheidung über eine Neubesetzung einbinden möchten – z.B. um auszuloten, ob die Chemie zwischen dem Bewerber und den aktuellen Mitarbeitern stimmt – oder wenn Sie selbst nicht über das nötige fachspezifische Wissen der ausgeschriebenen Stelle verfügen, empfiehlt es sich, den Teilnehmerkreis des Bewerbungsgesprächs entsprechend zu erweitern. Dies sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie das Vorstellungsgespräch vorbereiten, da es sich auch auf die Dauer des Vorstellungsgesprächs auswirken kann.

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Die richtigen Fragen an den Bewerber beim Vorstellungsgespräch

Im Vorstellungsgespräch geht es für den zukünftigen Arbeitgeber darum, die richtigen Fragen an den Bewerber zu stellen. Machen Sie sich nach Durchsicht der Bewerbungsunterlagen zu jedem Kandidaten Notizen zu den Punkten, die Sie als potenziellen Arbeitgeber interessieren. Vielleicht sind Ihnen Lücken im Lebenslauf aufgefallen, die Sie gerne im Vorstellungsgespräch klären möchten. Oder Sie haben auch nach dem Lesen der Bewerbung noch kein genaues Bild davon, welche Aufgaben der Kandidat im Moment wahrnimmt. Haben Sie diese Fragen an den Bewerber herausgearbeitet, sollten Sie sie noch um eine Reihe von Standardfragen ergänzen, die Ihnen im Vorstellungsgespräch ein möglichst vollständiges und vergleichbares Bild über die Fähigkeiten, Erfahrungen und die Persönlichkeit der Kandidaten vermitteln.

Tipp: Notieren Sie sich die wichtigsten Antworten des Bewerbers während des Bewerbungsgesprächs. Aussagekräftige Notizen im Nachhinein zu erstellen, wird Ihnen wegen der vielen Informationen und Eindrücke schwerfallen.

Zulässige und unzulässige Fragen

Sie dürfen den Kandidaten im Vorstellungsgespräch nicht alle Fragen stellen. Zulässig sind nur Fragen, an denen der zukünftige Arbeitgeber im Hinblick auf das angestrebte Arbeitsverhältnis ein berechtigtes Interesse hat.

Wichtig: Der Bewerber muss nur zulässige Fragen wahrheitsgemäß beantworten. Stellen Sie ihm im Bewerbungsgespräch eine unzulässige Frage, etwa nach seiner Familienplanung, darf er die Antwort verweigern oder sogar lügen, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.

Hat ein Bewerber dagegen im Vorstellungsgespräch eine zulässige Frage bewusst falsch oder unvollständig beantwortet, und gab die verschwiegene Tatsache den Ausschlag für die Einstellung, können Sie den Arbeitsvertrag wegen arglistiger Täuschung anfechten. Er endet dann ohne Kündigungsfrist.

Das Thema der zulässigen und unzulässigen Fragen im Bewerbungsgespräch wird auch im eBook Mitarbeiter einstellen behandelt. Im eBook finden Sie zudem viele weitere hilfreiche Informationen – von der Kostenkalkulation bis zur Einarbeitung.

So führen Arbeitgeber durch das Vorstellungsgespräch

Wenn Sie das Vorstellungsgespräch führen, sollten Sie für einen geordneten, zielgerichteten und für beide Seiten positiven Gesprächsverlauf sorgen. Dies gilt auch schon für die Begrüßung. Sie sollte so ausfallen, dass sich der Bewerber wohl fühlt. Dies sorgt von Beginn an für eine angenehme Atmosphäre und lässt positive Rückschlüsse auf das Betriebsklima zu. Stellen Sie bei der Begrüßung auch alle beim Vorstellungsgespräch anwesenden Personen mit ihrer Funktion vor.

Tipps, wie Sie das Vorstellungsgespräch richtig führen:

  • Konzentrieren Sie sich vollständig auf den Bewerber.
  • Ermuntern Sie den Bewerber zum Weiterreden, indem Sie weiterführende Fragen stellen.
  • Fragen Sie nach, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie den Bewerber richtig verstanden haben.
  • Überlassen Sie dem Bewerber den Hauptteil der Redezeit. Nur so erhalten Sie die  Informationen, die Sie haben möchten.
  • Lassen Sie Gesprächspausen zu, auch wenn Sie ungeduldig werden. Sie zeigen Ihr Interesse und geben dem Bewerber Zeit, sich zu sammeln.
  • Vermeiden Sie Suggestivfragen, die der Bewerber nur mit „ja“ oder „nein“ beantworten kann. Solche Fragen bringen das Gespräch schnell ins Stocken.
  • Hören Sie geduldig zu. Lassen Sie den Bewerber ausreden, aber behalten Sie auch Ihren Leitfaden im Auge.
  • Gehen Sie offen auf Fragen des Bewerbers ein.

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Was kommt nach dem Vorstellungsgespräch?

Nach dem Vorstellungsgespräch kommt die Bewerberauswahl: Welcher Kandidat hat Sie fachlich überzeugt? Mit wem hat die Chemie gestimmt? Und wer passt menschlich gut in Ihr Unternehmen? Gehen Sie hierzu auch Ihre Notizen durch, denn sie helfen Ihnen dabei, sich an wichtige Punkte aus den Vorstellungsgesprächen wieder zu erinnern und erleichtern Ihnen so die Nachbereitung. Machen Sie sich am besten auch Gedanken darüber, ob es Alternativkandidaten gibt, bei denen Sie sich eine Einstellung ebenfalls vorstellen könnten, falls es mit Ihrem Wunschkandidaten doch nicht klappt.

Wichtig: Sie erleichtern sich die Bewerberauswahl, indem Sie den Auswahlprozess und das Bewerbungsgespräch sorgfältig dokumentieren. Gleichzeitig sichern Sie sich ab für den Fall, dass ein abgewiesener Bewerber Sie wegen einer Benachteiligung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verklagt.

Haben Sie sich schließlich für einen Bewerber entschieden, geht es an das Versenden der Zusage und des Vertragsangebots. Dies sollte möglichst zeitnah geschehen. Schicken Sie den anderen Bewerbern auf jeden Fall eine Absage, denn schließlich möchte jeder Kandidat wissen, woran er ist. Alles andere wirkt unprofessionell und kann im schlimmsten Fall Ihrer Reputation schaden.

Die Bewerbungsunterlagen des eingestellten Kandidaten - wie Anschreiben und Lebenslauf - werden in die Personalakte aufgenommen. Steht fest, dass kein Arbeitsverhältnis zustande kommt, müssen Sie postalisch empfangene Bewerbungen der betreffenden Kandidaten unverzüglich auf Ihre Kosten zurückschicken. Bewerberdaten, die Sie in eine Datei aufgenommen haben, müssen Sie löschen. Sie dürfen Bewerbungsunterlagen ausnahmsweise aufbewahren, wenn der Bewerber einverstanden ist, weil er die Bewerbung für zukünftige Ausschreibungen aufrechterhalten möchte oder Sie einen Rechtsstreit wegen der erfolglosen Bewerbung erwarten.

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