Deine erste E-Rechnung? Dann bist du hier richtig.
Ein Geschäftskunde verlangt plötzlich eine elektronische Rechnung und du merkst: Dein gewohntes Word-Dokument oder die PDF-Rechnung zählen dafür nicht mehr. Du brauchst dafür aber nichts umzubauen. Eine E-Rechnung ist kein Hexenwerk, sondern nur ein anderes Dateiformat. Genau das erzeugt der Generator für dich. In wenigen Minuten hast du eine gültige ZUGFeRD-Rechnung, die sofort bereit ist zum Versenden.
In 3 Schritten zur E-Rechnung
Rechnungsdaten eingeben, E-Rechnung per Mail erhalten und im Anschluss an den Kunden versenden, fertig. Alle Pflichtangaben für die elektronische Rechnungsstellung sind bereits vorgegeben. So einfach geht's:
- Daten eingeben: Trage alle nötigen Angaben zu deinem Unternehmen ein.
- Empfänger und Leistung: Gib die Daten deines Kunden, Rechnungsnummer, Lieferdatum, Zahlungsziel und die Leistungen oder Produkte mit Preisen ein, die du in Rechnung stellen möchtest. Fertig. Die hinterlegten Mustertexte kannst du nach deinen Wünschen anpassen.
- E-Rechnung erhalten: Du erhältst die fertige E-Rechnung per E-Mail und kannst sie direkt an deinen Kunden weiterschicken.
Info
Du schreibst regelmäßig Rechnungen?
Spar dir das Eintippen: Lexware Office übernimmt Kundendaten, Nummernkreise und die GoBD-sichere Ablage automatisch. E-Rechnungen erstellst und versendest du ab Version M. Sobald die E-Rechnungspflicht für dich greift, willst du vorbereitet sein – damit deine Buchhaltung reibungslos läuft und Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung sitzen.
Wo der Generator an seine Grenzen stößt
Ehrlich gesagt: Für die einzelne E-Rechnung zwischendurch ist der Generator perfekt. Drei Dinge übernimmt er bewusst nicht:
- Keine fortlaufende Rechnungsnummer: Die vergibst du selbst, denn der Generator kennt deine bisherigen Rechnungen nicht.
- Keine GoBD-konforme Aufbewahrung: Deine Rechnung wird nicht gespeichert. Für die revisionssichere Ablage bist du selbst verantwortlich. Oder du lässt Lexware Office das automatisch erledigen.
- Rechnungen an Behörden kann der Generator nicht. Dafür wird das Format XRechnung verlangt. Der Generator erzeugt ZUGFeRD für Geschäftskunden.
Generator oder Lexware Office: der ehrliche Vergleich
Für die eine E-Rechnung zwischendurch reicht der Generator völlig. Sobald Rechnungen zu deinem Alltag gehören, nimmt dir Lexware Office mit vielen Vorteilen den kompletten Rechnungs- und Buchhaltungskram ab.
| E-Rechnungsgenerator (kostenlos, ohne Anmeldung) | Lexware Office (30 Tage kostenlos testen) | |
|---|---|---|
| Zulässige Formate für Geschäftskunden und Behörden | ✗ nur ZUGFeRD, nicht für Behörden | ✓ ZUGFeRD & XRechnung |
| Rechnungsdesign | ✗ Gleiches Layout für alle | ✓ Rechnungen im Look deines Unternehmens |
| Fortlaufende, rechtskonforme Rechnungsnummern | ✗ manuell | ✓ automatisch |
| GoBD-konforme Speicherung & Archivierung | ✗ selbst organisieren | ✓ automatisch, revisionssicher |
| Kundendaten & Artikel gespeichert | ✗ jedes Mal neu eintippen | ✓ einmal anlegen, immer wieder nutzen |
| Entwürfe speichern & Rechnungen wiederverwenden | ✗ Eingaben gehen beim Schließen verloren | ✓ jederzeit weiterbearbeiten |
| E-Rechnungen empfangen & auslesen | ✗ | ✓ inkl. automatischer Verbuchung |
| Zahlungsabgleich, Mahnungen, Buchhaltung, EÜR & Umsatzsteuervoranmeldung, Steuerberater-Zugang | ✗ | ✓ |
| Ideal für | Die erste oder gelegentliche E-Rechnung | Alle, die regelmäßig Rechnungen schreiben |
Warum jetzt?
Die E-Rechnungspflicht auf einen Blick
Alle Unternehmen und Selbstständige müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Auch du.
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen im B2B-Bereich nur noch verschickt werden, wenn der Vorjahresumsatz unter 800.000 € lag.
Im B2B gilt die E-Rechnung für alle Unternehmen und Selbstständige. Papier und PDF sind dann Geschichte. Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Definition
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. Anders als ein Word-Dokument oder eine einfache PDF kann sie von Software automatisch eingelesen und verarbeitet werden. In Deutschland sind die beiden gängigen Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD.
Keine Sorge: Diesen Code musst du nie selbst schreiben. Genau das übernimmt der Generator für dich.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauchst du?
Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nach EN 16931. Solange der Empfängertyp passt, machst du mit keinem etwas falsch.
Umgekehrt: Du hast selbst eine XRechnung erhalten und siehst nur kryptisches XML? Auch das löst Lexware Office: Es liest eingehende E-Rechnungen automatisch aus, zeigt sie lesbar an und verbucht sie gleich mit.
Die Kurzfassung: Rechnung an eine Behörde → XRechnung. Rechnung an Geschäftskunden → ZUGFeRD ist meist die bequemste Wahl, XRechnung geht aber auch. Im Detail:
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reines XML, nur maschinenlesbar | PDF/A-3 mit eingebettetem XML, für Mensch und Maschine lesbar |
| Lesbarkeit für deinen Kunden | ✗ Nicht ohne Viewer-Software lesbar | ✓ Sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung |
| Behörden & öffentliche Auftraggeber (B2G) | ✓ Standard und meist vorgeschrieben (Leitweg-ID nötig) | Teilweise akzeptiert (Profil XRechnung), vorher klären |
| Geschäftskunden (B2B) | ✓ Zulässig und EN-16931-konform | ✓ Zulässig, in der Praxis oft die angenehmere Wahl |
| Konformität EN 16931 | ✓ Ja | ✓ Ja (ab Profil EN 16931 / Comfort) |
| Typischer Einsatz | Aufträge von Bund, Ländern, Kommunen | Laufende Rechnungen zwischen Unternehmen |
Tipp
Teste den Unterschied einfach selbst.
30 Tage Lexware Office kostenlos testen: kein Abo, endet automatisch. Deine erste E-Rechnung ist damit in wenigen Minuten geschrieben, gespeichert und sauber abgelegt.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung eine gültige E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF ist seit der Neuregelung keine E-Rechnung mehr, sondern gilt als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung braucht strukturierte XML-Daten nach EN 16931, wie bei XRechnung oder ZUGFeRD. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht zwar aus wie eine PDF, enthält aber das nötige XML gleich mit.
Kann ich eine E-Rechnung kostenlos und ohne Software erstellen?
Ja, genau dafür ist der Generator auf dieser Seite da. Du brauchst keine Installation und keine Anmeldung. Denk nur daran, die Rechnung selbst aufzubewahren und deine Rechnungsnummern im Blick zu behalten.
Welches Format brauche ich: XRechnung oder ZUGFeRD?
Als Faustregel: Für Behörden und öffentliche Auftraggeber XRechnung (mit Leitweg-ID), für Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die bequemste Wahl, weil dein Kunde die Rechnung wie eine normale PDF öffnen kann. Die Entscheidungshilfe weiter oben zeigt den Vergleich im Detail.
Wann lohnt sich statt des Generators eine Software?
Sobald Rechnungen bei dir regelmäßig anfallen, etwa jeden Monat. Dann brauchst du fortlaufende Rechnungsnummern, eine GoBD-konforme Ablage und willst Kundendaten nicht jedes Mal neu eintippen. Genau das übernimmt Lexware Office automatisch, inklusive Empfang und Verbuchung eingehender E-Rechnungen.
Werden meine Daten im Generator gespeichert?
Nein, deine Daten werden nicht gespeichert.
Bin ich zur E-Rechnung verpflichtet und ab wann?
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand im B2B-Bereich kommt stufenweise bis 2028.
Was muss ich bei Aufbewahrung und GoBD beachten?
E-Rechnungen musst du elektronisch und unveränderbar aufbewahren, ein Ausdruck reicht nicht. Alle Details und was GoBD-konform konkret heißt, erklärt unser Artikel zu GoBD.
