Kostenvoranschlag-Muster

Die Bezeichnung „einfacher Kostenvoranschlag“ meint eine unverbindliche Kostenaufstellung. Sie sollte alle erforderlichen Aufwendungen enthalten. Da du keine Verbindlichkeit auszeichnest, handelt es sich um eine Schätzung, die auch überschritten werden darf. Er ist eine Geschäftsgrundlage, aber kein Vertragsbestandteil.

Hier kannst du einen Kostenvoranschlag als Muster im Open-Office-Format (odt) downloaden.

Wenn du einen garantierten Kostenvoranschlag, zum Beispiel für eine handwerkliche Leistung oder eine andere Dienstleistung, erstellst, so musst du dies explizit ausweisen. Im Kostenvoranschlag-Muster sollte im Text oder in der Überschrift ausgewiesen werden, dass eine Verbindlichkeit vorliegt. Der garantierte Kostenvoranschlag ist in der Folge Vertragsbestandteil.

Wie erstellt man einen Kostenvoranschlag und was muss er beinhalten? 
Unser Kostenvoranschlag-Muster ist kostenloszum Download verfügbar. Es enthält alle wichtigen Punkte und ist zusätzlich individualisierbar. Folgende Informationen müssen in jedem Kostenanschlag enthalten sein:

• Nennung der zu erbringenden Leistung
• Umfang der Leistung
• Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wird
• Benötigtes Material/Materialbeschreibung
• Materialkosten
• Kosten für alle weiteren Leistungen
• Gesamtkosten
• ZusätzlicheVereinbarungen und Zusatzoptionen

Wenn der Kostenvoranschlag nur für einen bestimmten Zeitraum gültig ist, so ist das Datum anzugeben, bis wann er gilt.

Damit deine Kunden Vertrauen zu dir aufbauen, solltest du bei einem Kostenvoranschlag größtmögliche Transparenz an den Tag legen. Das heißt nicht, dass du deine Einkaufpreise, Lohnkosten und Margen offenlegst, sondern dass du die zu erwartenden Leistungen möglichst genau und auch verständlich beschreibst. Je nachvollziehbarer die Beschreibung der erwartbaren Kosten und der einzelnen Leistungen für deine Kunden ist, desto seriöser und vertrauensbildender wirkt dein Kostenvoranschlag und desto höher sind deine Chancen, den Auftrag zu erhalten.

Nicht nur der Leistungsumfang oder zu erbringende Dienstleistungen gehören zwingend in den Kostenvoranschlag. Auch die Formalitäten spielen eine Rolle. Eine vorformatierte Kostenvoranschlag-Vorlage für Word vereinfacht dir das Schreiben, denn sie enthält übersichtlich aufgegliedert alle wichtigen Punkte als Felder zum Ausfüllen:

• Firmenadresse
• Nummer des Kostenanschlags
• Empfänger
• Datum

Dazu solltest du unbedingt einen Betreff formulieren, in dem zu lesen ist, für welche Leistung der Kostenvoranschlag ist. Außerdem solltest du einen Ansprechpartner nennen. Deine Kontodaten sollten ebenfalls enthalten sein.

Am komfortabelsten ist ein Kostenvoranschlag-Muster mit allen Formulierungen, Briefkopf und Tabelle, in die du  folgende Punkte eintragen kannst:

• Position in Nummern
• Bezeichnung von Produkt oder Leistung
• Mengenangabe
• Einzelpreis
• Gesamtpreis
• Nettobetrag
• Bruttobetrag inklusive USt

Wenn du einen Voranschlag für bestimmte Artikel oder Produkte machst, solltest du auch die Artikelnummer, sofern vorhanden, aufführen. Ein Kostenvoranschlag-Muster für Handwerker oder andere Kleinunternehmer sollte so angepasst sein, dass sowohl benötigte Materialien als auch Werkumfang und Zeitrahmen angegeben werden können.

Wichtig: Verweise eindeutig darauf, dass es sich um einen Kostenvoranschlag und nicht um eine Rechnung handelt.

Es ist nicht unüblich, dass die tatsächlichen Kosten höher ausfallen, als im Kostenanschlag kalkuliert. Ein einfacher Kostenvoranschlag ist unverbindlich, stellt also keinen Vertrag dar. Überschreitungen von ca. 20 % gelten als legitim, müssen aber vorab mit dem Kunden abgesprochen werden. Bei einem garantierten Kostenvoranschlag bist du an einen Festpreis gebunden.

Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden. Es handelt sich entweder um eine unwesentliche oder eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags.

1. Bei einer unwesentlichen Überschreitung kannst du im Prinzip einfach weitermachen, lediglich aus vertrauensbildenden Gründen solltest du deine Kunden informieren. Das ist umso mehr angeraten, als die Grenze zwischen einer unwesentlichen und einer wesentlichen Überschreitung nicht klar definiert ist. Es existiert lediglich die schon angesprochene 15 %-Faustregel.
2. Bei Vorliegen einer wesentlichen Kostenüberschreitung können Kunden im schlimmsten Fall vom außerordentlichen Kündigungsrecht Gebrauch machen und den Auftrag sofort beenden. Dabei müssen schon geleistete Arbeiten natürlich bezahlt werden. Wenn die Zusammenarbeit im Vorfeld aber gut und vertrauensvoll gelaufen ist, besteht immer die Möglichkeit einer Einigung. Dabei ist auch immer zu klären, ob du als Auftragnehmer schuldhaft einen Schaden verursacht hast, beispielsweise durch den Einsatz minderwertigen Materials.

In einem solchen Fall stellt sich natürlich die Frage, ob du eine gewisse Kulanz walten lässt. Wenn die Zusatzkosten ohne dein Verschulden entstanden sind, hilft nur eine gute und nachvollziehbare Kommunikation. Dieses Thema macht daher auch deutlich, wie wichtig ein möglichst genauer Kostenvoranschlag ist. Wenn du beispielsweise ein bestimmtes Risiko im Vorfeld schon benannt hast und es nun eingetreten ist, so stärkt das deine Position.

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Ein umfangreicheres Projekt wie die Sanierung eines Hauses oder die Implementierung einer neuen Software in einem Unternehmen erfordert, dass du dich als Auftragnehmer meistens erst ein genaueres Bild vor Ort machen musst. Daher fallen bei dir allein selbst für das Erstellen eines Kostenvoranschlags auch Arbeitsstunden und Fahrtkosten an.

Es gibt branchenspezifische Unterschiede, ob und wie Kostenvoranschläge berechnet werden. Gerade als kleines Unternehmen oder als Freiberufler solltest du jedoch genau überlegen, ob du dir Kostenvoranschläge auch bezahlen lassen willst. Psychologisch gesehen schreckt es Kunden eher ab und so können Konkurrenten von dir zum Zug kommen, die eigentlich teurer sind. In manchen Branchen, wie etwa bei Marketing- und PR-Agenturen, sind ohne vorherige Konzeption und einen Pitch häufig gar keine Kostenvoranschläge möglich, weshalb hier Kostenvoranschläge selbst schon eine Investition für den Kunden bedeuten. Wenn du einen Kostenvoranschlag in Rechnung stellen möchtest, solltest du das aber auf jeden Fall im Vorfeld ankündigen.

Auch bei der Gültigkeit eines Kostenvoranschlags gibt es keine Vorgaben. Üblich sind 14 Tage, aber die genaue Festlegung der Gültigkeitsdauer solltest du von deiner Branche abhängig machen. Wenn du beispielsweise als Inhaber eines Handwerksbetriebs mit stetig schwankenden Preisen beim Materialeinkauf zu kämpfen hast, solltest du die Gültigkeitsdauer deines Kostenvoranschlags eher kurz halten. Wenn du dagegen als Grafikdesigner stabile und niedrige Fixkosten hast, kannst du die Gültigkeitsdauer auch länger gestalten. Du solltest jedoch immer deine eigene Verfügbarkeit im Blick haben, falls der Auftrag erst sehr spät erteilt wird. Setze deine Kunden aber auch nicht mit einer zu kurzen Frist von nur wenigen Tagen unnötig unter Druck. Es gilt, die goldene Mitte zu finden.