Ein Sommerfest, ein Betriebsausflug oder eine Weihnachtsfeier sind ein tolles Dankeschön für die erbrachten Leistungen und geben einen Motivationsanreiz. Unternehmer müssen diese Betriebsfeiern jedoch gut vorbereiten, wenn die Veranstaltungen für die Mitarbeiter steuerfrei sein sollen.
Die Ermittlung der Kosten pro Person, um die Betriebsfeier richtig steuerlich abzusetzen, bei Sommerfesten, Weihnachtsfeiern und Betriebsfeiern (110-EUR-Freibetrag) erfolgt in 3 Schritten:
- Zunächst werden die Gesamtkosten für die Betriebsveranstaltung ermittelt.
- Anschließend müssen Sie den Pro-Kopf-Aufwand je Teilnehmer für das Sommer- oder Weihnachtsfest ermitteln.
- Und zuletzt muss geprüft werden, ob der teilnehmende Arbeitnehmer allein auf der Betriebsfeier war. Denn Kosten für die Begleitung werden ihm zugerechnet!
Wichtig: Sie fragen sich, ob es sich bei dem Freibetrag von Betriebsfeiern um einen Brutto- oder Netto-Betrag handelt? Mit dem 110-EUR-Steuerfreibetrag bei Betriebsfesten ist der Bruttobetrag gemeint - also die Kosten der Betriebsausgaben, einschließlich Umsatzsteuer.
Schritt 1: Ermittlung der Gesamtkosten der Betriebsfeier
Bei der Ermittlung der Gesamtkosten zur Ermittlung der 110-EUR-Grenze und um die Betriebsfeier steuerlich korrekt abzusetzen, gilt laut Gesetz (§ 19 Abs. 1a EStG) seit dem Veranlagungszeitraum 2015 Folgendes:
Es werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer addiert - unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsfeier handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen des Betriebsfests aufwendet. Dazu gehören alle Ausgaben auf der Betriebsfeier für Verpflegung, Musikdarbietungen oder Kosten für Künstler, für einen Eventmanager, die Raummiete und Raumdekoration, Planungskosten etc.
Ebenfalls in die 110-EUR-Berechnung zur steuerlichen Absetzung der Betriebsfeier gehören Fahrtkosten. Steuerfreie Leistungen für Reisekosten sind dagegen nicht in die Zuwendungen einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen, ebenso rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers, wenn z. B. eigene Mitarbeiter die Feier vorbereiten.
Wann bleibt die Betriebsveranstaltung steuerfrei? Soweit diese Kosten den Betrag von 110 EUR je Betriebsfeier und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nicht selbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an dem Betriebsfest allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Liegen die Kosten pro Mitarbeiter auf der Betriebsfeier unter 110 EUR, ist der Vorsteuerabzug unter den allgemeinen Voraussetzungen zulässig. Bei höheren Aufwendungen ist der Abzug der Vorsteuer aber ausgeschlossen!
Schritt 2: Die Kosten je Teilnehmer an der Betriebsfeier ermitteln
Im zweiten Schritt muss der Arbeitgeber, um die Betriebsfeier steuerlich abzusetzen, die Pro-Kopf-Kosten je Teilnehmer ermitteln, indem er die in Schritt 1 ermittelten Gesamtkosten durch die Zahl der Teilnehmer teilt.
Schritt 3: Ermittlung der Kosten je teilnehmendem Arbeitnehmer
Wichtig: Hat ein Arbeitnehmer seinen Ehegatten oder eine andere Begleitperson bei der Betriebsfeier dabei, ordnet das Finanzamt die Kosten des Begleiters auch dem Arbeitnehmer zu. Dadurch wird die 110-EUR-Grenze pro teilnehmendem Arbeitnehmer unter Umständen bei der Betriebsfeier überschritten, was steuerlich abgesetzt werden muss.
Der Freibetrag hat aber gegenüber der früheren Freigrenze den großen Vorteil, dass selbst bei höheren Aufwendungen immer 110 EUR pro Arbeitnehmer für 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr steuerfrei bleiben.
Tipp
Steuerliche Besonderheit zur Weihnachtsfeier
Achtung: Handelt es sich bei der Betriebsfeier oder Weihnachtsfeier um die dritte Betriebsveranstaltung im Jahr, wird selbst dann Lohnsteuer fällig, wenn der 110-EUR-Freibetrag je Arbeitnehmer unterschritten wird und muss steuerlich abgesetzt werden.
Aber: Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht. D. h. bei der dritten Betriebsfeier- oder Weihnachtsfeier im Jahr, müssen also nicht zwingend die Kosten für dieses Betriebsfeier fest der Lohnsteuer unterworfen werden. Der Arbeitgeber kann entscheiden, für welche der 3 Veranstaltungen er Lohnsteuer abführt.
Vorteil: Er kann sich für die Betriebsfeier mit den geringsten Kosten entscheiden und diese steuerlich absetzen.
Doch wie erfolgt die steuerliche Behandlung der Betriebsfeier, wenn der Freibetrag überschritten wurde?
Wird der Freibetrag von 110 EUR überschritten, kann der Arbeitgeber den entstehenden steuerpflichtigen Lohnanteil pauschal mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer versteuern. Die Pauschalierung hat aber die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung zur Folge.
Tipp
Lohnsteuer fällt bei Überschreiten nur anteilig an
Der Vorteil der Freibetragsregelung: Liegen die Kosten je Arbeitnehmer über 110 EUR, gilt nur der übersteigende Betrag als Arbeitslohn. Lohnsteuer fällt also nur auf diesen Anteil an.
Musterprozess zu Pro-Kopf-Kosten beim Bundesfinanzhof
Nach Auffassung der Finanzverwaltung dürfen die Kosten je Teilnehmer an einer Betriebsveranstaltung nur anhand der „tatsächlich anwesenden“ Gäste ermittelt werden. Dieser Grundsatz kann natürlich zu unerwünschten Steuernachteilen beim steuerlichen Absetzen der Betriebsfeier führen. Denn sagen 10 Mitarbeiter ab und die Pro-Kopf-Kosten erhöhen sich dadurch auf mehr als 110 Euro, drohen Lohnsteuerzahlungen und der Vorsteuerabzug kippt.
Doch hier kommt Schützenhilfe vom Finanzgericht Köln. Die Richter haben entschieden, dass bei Ermittlung der 110-Euro-Grenze immer von den eingeladenen Gästen ausgegangen werden muss. Wie viele Gäste tatsächlich kommen, spielt keine Rolle (FG Köln, Urteil v. 27.6.2018, Az. 3 K 870/17).
Praxis-Tipp: Einen kleinen Wermutstropfen gibt es allerdings. Die Finanzämter und speziell die Lohnsteuerprüfer wenden dieses unternehmerfreundliche Urteil noch nicht an. Denn jetzt hat der Bundesfinanzhof in einem Revisionsverfahren das letzte Wort. Bis zu einer Entscheidung sollten sich Unternehmer gegen nachteilige Steuer- und Haftungsbescheide im Zuge einer Lohnsteuerprüfung mit einem Einspruch und einem Antrag auf Ruhen des Einspruchsverfahrens wehren.
Tipp
Lohnsteuer fällt bei Überschreiten nur anteilig an
Als Arbeitgeber sollten Sie unbedingt eine Teilnehmerliste führen und diese von allen Gästen unterzeichnen lassen. Damit dokumentieren Sie den Status jedes Gastes. Das Finanzamt kann die Aufteilung der Teilnehmer dann nachvollziehen und sie können der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegenblicken. Das ist vor allem wichtig, wenn nicht nur Mitarbeiter an der Feier teilnehmen, sondern auch Begleitpersonen oder Kunden!
