Erhöhte Produktivität mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, spielt die Automatisierung eine große Rolle. Klassische Arbeitsabläufe führen Mitarbeiter entweder manuell aus oder bearbeiten diese papierbasiert. Das Bestreben der Prozessdigitalisierung besteht laut Definition darin, herkömmliche bzw. analoge Vorgehensweisen in digitale Abläufe umzuwandeln. Hierfür kommen häufig elektronische Anwendungen oder Softwarelösungen zum Einsatz.

Gerade in kleinen oder mittelständischen Betrieben wägen Führungskräfte genau ab, ob sie von den herkömmlichen Arbeitsabläufen hin zu digitalen Workflows übergehen sollen. Folgende Aspekte verdeutlichen, warum sich die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen auch für dein Unternehmen lohnt:

• Schnellere Arbeitsweise: Durch digitale Prozesse kannst du Aufträge schneller bearbeiten und den Arbeitsaufwand und Bearbeitungszeiten verringern.
• Höhere Produktivität: Eine schnellere Auftragsabwicklung sorgt dafür, dass du mehrere Aufgaben in derselben Zeit erledigst und so deine Effizienz steigerst.
• Bessere Datenverfügbarkeit: Indem du deine Unterlagen digital bereitstellst, kannst du für eine höhere und schnellere Dokumentenverfügbarkeit und Archivierung sorgen. Du kannst deinen Mitarbeitern die digitalen Dokumente auch mobil verfügbar machen. So können diese auch unterwegs beim Kunden darauf zugreifen.
• Übersichtliche Ablage: Mithilfe von digitalen Tools kannst du deine geschäftlichen Unterlagen zentral und transparent ablegen. Dies sorgt für einen besseren Überblick über alle Dokumente.
• Umfassender Zugriff: Durch die gebündelte Ablage können essenzielle Dokumente für mehrere Abteilungen gleichzeitig verfügbar gemacht werden. Somit optimierst du die Kommunikation zwischen Abteilungen.

Letztlich ist die Transformation zur digitalen Arbeitswelt mit dem Wandel der Zeit verbunden. Die Wirtschafts- und Medienwelt verändert sich so rasant, dass du den Einsatz von Technologien nicht mehr umgehen kannst.

Die oben aufgeführten Gründe zeigen, warum die Umsetzung von digitalen Unternehmensabläufen sinnvoll ist. Wenn du dich dazu entschließt, in deinem Betrieb Geschäftsprozesse zu digitalisieren, profitierst du von vielen Vorteilen. Du kannst…

… deine Flexibilität erhöhen.
… deine Prozesse beschleunigen.
… deinen Zeitaufwand verringern.
… deine Ausgaben senken.
… deinen Arbeitsaufwand reduzieren.

Mithilfe digitaler Tools vereinfachst du Arbeitsabläufe und automatisierst standardisierte Aufgaben. So können auch neue Mitarbeiter flexibel und ohne umfassende Vorkenntnisse bestimmte Aufträge bearbeiten. Zudem kannst du dich mit deinem Betrieb besser an Marktveränderungen anpassen.

Indem du zu zentralen Softwarelösungen übergehst und digitale Workflows integrierst, lassen sich viele Aufgaben mit wenigen Klicks erledigen. Mithilfe einer Digitalisierungsstrategie wandelst du manuelle Arbeitsabläufe zudem in schnellere, automatische Workflows um. Durch diese Prozessoptimierungen sparst du sowohl Zeit als auch Geld. Die eingesparte Zeit und Energie können deine Mitarbeiter in komplexere Aufgaben investieren.

Für dich als Unternehmer sollen getroffene Maßnahmen natürlich immer den besten Effekt auf deine Firma haben. Daher sind die Ziele der Automatisierung von Betriebsabläufen von großer Bedeutung. Folgende Ziele kannst du durch die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse erreichen:

• Zusammenarbeit festigen: Indem du übergreifende Softwareanwendungen einsetzt, sorgst du für eine effizientere Kooperation deiner Mitarbeiter. Außerdem sind die Arbeitsabläufe für alle Teammitglieder schlüssig und nachvollziehbar. Mit digitalen Möglichkeiten für Benachrichtigungen oder Dokumentenaustausch arbeiten deine Beschäftigten effektiver. Dies gilt gerade auch bei unterschiedlichen Standorten.
• Wettbewerbsfähigkeit steigern: Aufgrund der verkürzten Prozesse kannst du mehr Zeit in die Markt- und Wettbewerbsanalyse investieren. Ein regelmäßiger Blick auf deine Mitbewerber zeigt dir Verbesserungsmöglichkeiten für dein Unternehmen auf.
• Kundenbetreuung stärken: Die Zeit, die deine Mitarbeiter bisher in manuelle Arbeitsabläufe aufwenden mussten, können sie nun in eine umfassendere Kundenbetreuung investieren. Auf diese Weise stellst du eine hohe Kundenzufriedenheit bzw. Kundenbindung sicher.
• Produkt oder Dienstleistung verbessern: Deine hergestellten Produkte bzw. deine angebotene Dienstleistung stellen das Herz deines Unternehmens dar. Für jedes Unternehmen ist es wichtig, das Angebot immer wieder zu verbessern und den aktuellen Trends anzupassen. Durch digitalisierte und optimierte Geschäftsprozesse hast du künftig mehr Zeit, um dich auf dein Warensortiment bzw. Leistungs-Portfolio zu konzentrieren. 

Die Automatisierung der Abläufe in deinem Unternehmen bringt dir zwar viele Vorteile und amortisiert die zu leistenden Investitionen innerhalb kurzer Zeit. Jedoch bedeutet diese Umstellung auch eine zusätzliche Herausforderung für deinen Betrieb, denn dein tägliches Geschäft läuft weiter. Daher ist es wichtig, dass du die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse im Voraus genau planst und nach einem Konzept strukturierst.

Diese einzelnen Schritte könnten folgendermaßen aussehen:

1. Mitarbeiter einbinden: Zuerst geht es darum, dein Vorhaben an deine Beschäftigten zu kommunizieren. So wissen alle Angestellten, womit sie rechnen müssen und können sich schon im Vorfeld darauf einstellen.
2. Übersicht der zu optimierenden Prozesse anfertigen: Erstelle eine Liste von Prozessen, bei denen Optimierungsbedarf besteht und bei denen eine Digitalisierung möglich ist. Beziehe hier deine Mitarbeiter ein, denn diese wissen meist am besten, wo im Arbeitsalltag der Schuh drückt.
3. Kosten-Nutzen-Analyse durchführen und priorisieren: Bewerte die in Schritt 2 festgestellten Abläufe. Stelle dazu die gewünschten Verbesserungen den zu erwartenden Kosten für die Umstellung gegenüber (z.B. für Software und Schulungen). Anhand der so gewonnen Erkenntnisse kannst du die Abläufe, die du digitalisieren möchtest, entsprechend priorisieren.
4. Vorgehen planen: Bringe die Abläufe in eine Reihenfolge, nach der du die Digitalisierung durchführen möchtest. Es empfiehlt sich, mit denjenigen Prozessen anzufangen, die dir einen möglichst großen Nutzen bringen und einen überschaubaren Aufwand verursachen. So erleben deine Mitarbeiter direkt die Vorteile der Digitalisierung, wodurch die Unterstützung im Betrieb wächst. Zerlege die Gesamtprozesse in kleinere Prozessschritte und plane die zeitlichen Abläufe der einzelnen Schritte.
5. Umsetzung angehen: Lass dich von externen Partnern bei der Auswahl der Softwarelösungen und der digitalen Transformation unterstützen. Arbeite eine Abteilung nach der anderen ab und erledige nicht zu viel auf einmal. Entscheide dich für Lösungen, die deinen individuellen betrieblichen Gegebenheiten entsprechen.
6. Evaluation einkalkulieren: Nach den ersten Wochen der aktiven Anwendung geht es darum, den Erfolg deiner Prozessautomatisierung zu messen: Hat die digitale Umwandlung die geplanten Ziele erreicht? Welche Vorgänge sollten weiter optimiert werden?
7. Softwarelösung anwenden und pflegen: Das beste System bringt nichts, wenn du es nicht nutzt und kontinuierlich mit allen notwendigen Daten befüllst. Du solltest darauf achten, dass die digitalen Prozesse „gelebt“ werden und die entsprechenden Unterlagen auch wirklich digital bearbeitet und gespeichert werden.

Viele Unternehmer stellen sich die Frage, für welche Abteilungen denn eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen überhaupt infrage kommt - hier sind einige Beispiele: 

• Rechnungswesen: Sowohl für das betriebseigene Controlling als auch für die Finanzbuchhaltung ist es notwendig, dass deine Mitarbeiter alle finanziellen Abläufe während des Geschäftsjahres korrekt und vollständig dokumentieren. Eine übersichtliche und gesetzeskonforme Datenhaltung ist hier unerlässlich. Aus diesem Grund ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gerade im Rechnungswesen von Vorteil. Indem du Dokumente digitalisierst, können diese zentral gespeichert werden und stehen den entsprechenden Mitarbeitern auf Knopfdruck zur Verfügung.
• Buchhaltung: Mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware kannst du deine gesamten Buchhaltungsprozesse automatisiert anstoßen und abwickeln. Wenn du auf diese Weise deine Buchhaltung digitalisierst, profitierst du nicht nur von einer erhöhten Rechtssicherheit, sondern auch von einer höheren Verfügbarkeit der Daten und deutlichen Kostensenkungen. Im Bereich der Rechnungsstellung und -verarbeitung sind digitale Prozesse ab dem 1. Januar 2025 mit der E-Rechnungspflicht sogar vorgeschrieben.
• Logistik: Für die Herstellung von Produkten benötigst du in der Fertigung ganz unterschiedliche Bestandteile. Damit der Bestand hinsichtlich aufgebrauchter Baukomponenten und neuen Bestellungen jederzeit korrekt ist, lohnt es sich, mit einer digitalen Eingangs- und Ausgangslogistik zu arbeiten. Damit sorgst du für eine effiziente Lagerverwaltung.

Die aufgeführten Bereiche zeigen dir eine Auswahl an möglichen Unternehmensbereichen auf, in denen eine Automatisierung stattfinden kann. Berücksichtige bei der digitalen Prozessoptimierung auch immer das Profil deines Unternehmens. Wenn du deine individuellen Geschäftsprozesse so digitalisierst, dass sie weiterhin zu deiner Firma, deinen Mitarbeitern und deren Arbeitsabläufen passen, wirst du die maximalen Vorteile für deinen Betrieb daraus ziehen.