Buchhaltung digitalisieren: So gehst du vor

Die digitale Buchhaltung bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

1. Automatisierung: Durch die Automatisierung der Prozesse in der Buchhaltung haben Beschäftigte mehr Zeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
2. Platz schaffen: Archivräume, die bis zur Decke mit Papierbelegen gefüllt sind, gehören für künftige Buchhaltungsunterlagen der Vergangenheit an. Zur Archivierung der digitalen Belege benötigst du lediglich einen digitalen Speicher bzw. einen Server. Beides kann auch in der Cloud betrieben werden, sodass du hierfür überhaupt keinen Platz benötigst.
3. Kostensenkung: Indem du deine Buchhaltung digitalisierst, kannst du zum einen Fixkosten z. B. für Drucker und Räumlichkeiten senken. Zum anderen sparst du auch Beschaffungskosten wie beispielsweise für Papier oder Aktenordner und -schränke.
4. Verfügbarkeit: Wenn du deine Buchhaltung digitalisierst, kannst du jederzeit und an jedem Ort auf deine Buchhaltungsdaten und -dokumente zugreifen. Bei Rückfragen oder Analysen verlierst du also keine Zeit. Deine Beschäftigten finden benötigte Unterlagen mit wenigen Klicks und müssen sich nicht erst umständlich auf die Suche machen.
5. Rechtssicherheit: Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten in aller Regel den Service an, dich technisch und (steuer-)rechtlich stets auf dem Laufenden zu halten. Die Software wird laufend automatisch aktualisiert. Das bietet Rechtssicherheit.
6. Vorteil gegenüber dem Wettbewerb: Durch die Digitalisierung deiner Buchhaltung bleibst du wettbewerbsfähig. Denn nichts wäre schlimmer, als wenn deine Geschäftspartner beispielsweise auf EDI (Electronic Data Interchange) umstellen würden und du mit deren Anwendungssystem nicht digital kommunizieren könntest.
7. Analysen: Da alle Unternehmensbereiche im Rahmen der digitalen Buchhaltung vernetzt sind, bieten sich dir, deiner Steuerberatung und deinem Personal eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten. Auch die Erstellung und der Versand der E-Bilanz sind möglich.
8. Kommunikation: Die Digitalisierung der Buchhaltung vereinfacht auch die Kommunikation mit dem Steuerberater. Digitale Buchhaltungsdaten können über digitale Schnittstellen ausgetauscht werden. Das spart Zeit und eventuell auch Steuerberaterhonorar.
9. Schutz: Da digitale Unterlagen gespeichert werden und zusätzlich meist eine Sicherheitsarchivierung erfolgt, kommt es zu keinem Datenverlust mehr. Dadurch wird vermieden, dass bei Betriebsprüfungen, die Jahre später stattfindenden, die Buchhaltungsunterlagen nicht mehr auffindbar sind.

Es gibt jedoch auch einige Nachteile, die die digitale Buchführung mit sich bringen kann:

• Anfangsinvestition: Zu Beginn bedingt der Wechsel zur digitalen Buchführung eine Investition in die notwendige Technik, adäquate Softwarelösungen sowie die Weiterbildung von Angestellten.
• Sicherheitsrisiken: Der Einsatz von IT-gestützten Buchführungssystemen kann Angriffspunkte für Datenverluste oder unbefugte Zugriffe schaffen. Es ist deshalb entscheidend, dass Betriebe angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um ihre kritischen Finanzinformationen zu schützen.
• Zeitaufwand: Die Implementierung digitaler Buchführung kann bedeutenden Zeitaufwand für das Einscannen bestehender Belege sowie die Einarbeitung der Angestellten nach sich ziehen. Abhängig von der bestehenden Qualifikation und Erfahrung des Teams kann der Einarbeitungsprozess einige Zeit in Anspruch nehmen und könnte kurzfristig die Betriebsabläufe stören.

Die frühzeitige Einschaltung deiner Steuerberatung beim Wechsel von der Papierbuchhaltung hin zur digitalen Buchhaltung ist ein enorm wichtiger Schritt. Denn schließlich verfügt deine Steuerberatung über die notwendige Expertise, um den Umstieg erfolgreich zu gestalten. Sie weiß u. a., welche Vorgaben der GoBD (ehemals GDPdU) du beachten musst und welche Buchhaltungssoftware für dein Unternehmen am besten geeignet ist. So vermeidest du, dass du eine Software erwirbst, die vielleicht nicht den steuerlichen Standards entspricht oder deine Anforderungen nicht abdeckt. Ein weiterer Vorteil: dein Berater kann das von dir ausgewählte Personal bei Anwendungsproblemen mit der Buchhaltungssoftware schulen und betreuen.

Klar solltest du als Unternehmer die Zügel bei der Digitalisierung deiner Prozesse in der Hand halten. Doch bei der Digitalisierung der Buchhaltung solltest du geeignetes Personal aussuchen oder einstellen, das den Prozess weg von der Papierbuchhaltung hin zur digitalen Buchhaltung verantwortlich betreut. Die Aufgaben sollten mindestens an zwei Beschäftigte, bestenfalls sogar an drei verantwortliche Beschäftigte delegiert werden. 

Auf die Beschäftigten, die sich um deine Buchhaltung und das Rechnungswesen kümmern, kommen einige Veränderungen zu. Hol diese Beschäftigten frühzeitig mit ins Boot und bezieh sie in deine Pläne zur Digitalisierung der Buchhaltung mit ein. So wird es einerseits einfacher für dich, diese Mitarbeiter von den Vorteilen der Digitalisierung in KMU zu überzeugen und du kannst eventuell vorhandene Bedenken zeitnah ausräumen. Andererseits kannst du so auch von der Expertise deiner Beschäftigten für das Digitalisierungsprojekt profitieren.

Verfügen deine Beschäftigten noch nicht über die benötigten Kenntnisse, solltest du sie entsprechend schulen lassen. Die hierfür aufzuwendenden Kosten amortisieren sich durch die zügige Umsetzung des Projekts und die Einsparungen durch die digitalisierten Buchhaltungsabläufe sehr schnell.

Wenn du deine bisherige papierbasierte Buchhaltung digitalisieren möchtest, benötigst du natürlich auch entsprechende Hardware. Neben PCs bzw. Laptops für die entsprechenden Beschäftigten brauchst du vor allem auch einen Dokumentenscanner, mit dem die Papierbelege wie Rechnungen und andere Dokumente der Buchhaltung digitalisiert werden.

Um deine Buchhaltung digitalisieren zu können, benötigst du eine geeignete Buchhaltungssoftware. Achte auf Empfehlungen deines Steuerberaters oder auf Empfehlungen von Verbänden deiner Branche. Hake noch vor dem Kauf beim Hersteller der Software nach, ob die Software GoBD-zertifiziert ist und welche Folgekosten bei Umstellung auf eine neue Buchhaltungssoftware für Wartung, Anpassungen, Schulungen oder Hotline zu erwartet sind. Nur so vermeidest du böse Überraschungen beim Kauf einer scheinbar kostengünstigen Software.

Ist die Buchhaltungssoftware installiert und sämtliche Geschäftsvorfälle in der digitalen Buchhaltung erfasst, ist erneut dein Steuerberater an der Reihe. Er sollte eine Tax-Compliance-Prüfung durchführen. Dabei prüft er, ob die Vorgaben der Finanzverwaltung zur Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung (GoBD) erfüllt sind. Falls nicht, werden Anpassungen vorgenommen.