Info
Das Wichtigste in Kürze: Beitragsverfahrensverordnung (BVV)
- Die BVV regelt, wie du den Gesamtsozialversicherungsbeitrag berechnest, zahlst und nachweist.
- § 8 BVV beschreibt die aufzunehmenden Entgeltunterlagen. Diese sind prüfungsrelevant.
- Seit dem 1. Januar 2022 musst du bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen, sofern du dich nicht von der Pflicht hast befreien lassen. Die Befreiung endet am 31. Dezember 2026, ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für alle.
- Du bewahrst die Unterlagen bis zum Ende des Jahres auf, das auf die letzte Prüfung folgt.
- Fehlen Unterlagen, schätzt die Rentenversicherung ggf. deine Beiträge.
Was ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV)?
Die Beitragsverfahrensverordnung regelt, wie du als Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbeitrag berechnest, zahlst und nachweist. Ihr voller Name sagt genau das: „Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages“. In der Praxis sagen alle nur BVV.
Die Verordnung stammt aus dem Jahr 2006.. Die Ermächtigung dafür gibt § 28n des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV). Zuletzt geändert hat der Gesetzgeber die BVV im Jahr 2025. Das Sozialgesetzbuch nennt deine Pflichten, die BVV beschreibt den Weg dorthin.
Info
Was ist der Gesamtsozialversicherungsbeitrag?
Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag fasst die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zusammen. Du führst ihn an die Einzugsstelle ab, meist an die Krankenkasse deiner Mitarbeiter.
Für wen gilt die BVV?
Sobald du eine einzige Person sozialversicherungspflichtig beschäftigst, gilt die Beitragsverfahrensverordnung für dich. Branche und Betriebsgröße spielen keine Rolle. Minijobs zählen genauso dazu. Und selbst wenn dein Steuerbüro die Entgeltabrechnung erledigt: Für die Entgeltunterlagen bleibst du als Arbeitgeber verantwortlich.
Was steht in der Verordnung?
Die BVV hat sechs Abschnitte. Wenn es um die Betriebsprüfung geht ist der vierte für dich der wichtigste.
| Abschnitt | Paragrafen | Inhalt |
|---|---|---|
| Erster | §§ 1–2 | Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags |
| Zweiter | §§ 3–4 | Zahlungen des Arbeitgebers |
| Dritter | §§ 5–6a | Weiterleitung und Abrechnung durch die Einzugsstelle |
| Vierter | §§ 7–13a | Prüfung beim Arbeitgeber |
| Fünfter | § 14 | Dateisystem der Arbeitgeber |
| Sechster | § 15 | Schlussvorschriften |
§ 1 und § 2 BVV: So entsteht der Beitrag
§ 1 BVV legt die Grundsätze für die Berechnung fest, § 2 BVV beschreibt den Rechenweg. Tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Beitrag je zur Hälfte, wendest du den halben Beitragssatz auf das Arbeitsentgelt an und rundest das Ergebnis auf den nächsten Cent. Diesen Arbeitnehmeranteil verdoppelst du dann zum Gesamtbeitrag. Tragen beide Seiten unterschiedliche Anteile, rechnest du sie getrennt und rundest jeden für sich.
§ 3 und § 4 BVV: Zahltag und Reihenfolge
§ 3 BVV bestimmt, welcher Tag als Tag der Zahlung gilt und welche Zahlungsmittel erlaubt sind. § 4 BVV regelt, welche Forderung zuerst getilgt wird, wenn dein Betrag nicht alles abdeckt. Die Fälligkeit selbst steht dagegen im Gesetz, nämlich in § 23 SGB IV, und ist im Beitrag zur Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge erklärt.
§§ 5 bis 6a BVV: die Rolle der Einzugsstelle
Deine Beiträge gehen nicht direkt an Rentenversicherung oder Pflegekasse. Die Einzugsstelle nimmt sie entgegen, leitet sie weiter und rechnet ab. Sichtbar wird das für dich über die Beitragsnachweise, die du jeden Monat elektronisch übermittelst.
§§ 7 bis 13a BVV: die Betriebsprüfung
Der vierte Abschnitt beschreibt, was die Prüfer sehen wollen und wie du mitwirkst. Hier stehen die Entgeltunterlagen (§ 8 BVV), die Beitragsabrechnung (§ 9 BVV), die Gemeinsamen Grundsätze (§ 9a BVV), deine Mitwirkung (§ 10 BVV) und der Umfang der Prüfung (§ 11 BVV). § 12 BVV klärt außerdem, wie eine Prüfung beim Steuerberater abläuft.
Was besagt § 8 BVV?
§ 8 BVV ist von zentraler Bedeutung für die Betriebsprüfung. Der Paragraf beschreibt die Entgeltunterlagen: welche Angaben hineingehören, welche Belege dazugehören und in welcher Form du sie führst.
Was sind Entgeltunterlagen im Sinne der BVV?
Entgeltunterlagen sind alle Angaben und Belege zu einem Mitarbeiter. § 8 Absatz 1 BVV zählt 20 Angaben auf. Dazu gehören unter anderem:
- Familien- und Vorname sowie das betriebliche Ordnungsmerkmal
- Geburtsdatum und Anschrift
- bei Mitarbeitern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums: Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel
- Beginn und Ende der Beschäftigung
- Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle
- das Arbeitsentgelt und das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze
- Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit samt Nachweis zum Insolvenzschutz
- Angaben zur Versicherungsfreiheit oder zur Befreiung von der Versicherungspflicht
§ 8 Absatz 2 BVV nennt zusätzlich die Belege, die elektronisch zu den Entgeltunterlagen gehören. Dazu zählen Nachweise zum Aufenthaltstitel, die Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit, Bescheinigungen der Sozialversicherungsträger, der Nachweis der Elternschaft, Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden und Bescheide der Krankenkasse über die Feststellung der Versicherungspflicht.
Achtung
Nicht einmal, sondern jeden Monat
Einen Teil der Angaben brauchst du für jeden Abrechnungszeitraum, nicht nur einmal beim Eintritt. Korrekturen und Stornierungen kennzeichnest du gesondert. Bestehen die Unterlagen aus mehreren Teilen, verbindest du sie über ein betriebliches Ordnungsmerkmal.
Elektronische Entgeltunterlagen: ab 2027 ohne Ausnahme
Die Regelung zu den elektronischen Entgeltunterlagen gibt es schon seit dem 1. Januar 2022. Auf formlosen Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung konntest du dich jedoch übergangsweise befreien lassen. Diese Befreiung endet am 31. Dezember 2026.
Wie die elektronische Führung technisch aussieht, regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV. Sie gelten seit dem 1. April 2022 bundeseinheitlich und beschreiben Art, Umfang und Format der Speicherung. Diese Änderung war die größte an der Verordnung seit ihrem Inkrafttreten. Weitere Änderungen betrafen vor allem die Meldeverfahren.
Digital allein genügt nicht. Die Unterlagen müssen maschinell auswertbar sein, jederzeit verfügbar,sofort lesbar und somit GoBD-konform sein.
Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung
Mindestens alle vier Jahre findet die Betriebsprüfung der Rentenversicherung, auch Sozialversicherungsprüfung genannt, statt.
Der Prüfer kündigt sich schriftlich an, in der Regel mehrere Wochen vorher. Er will wissen, ob du die Beiträge richtig berechnet und abgeführt hast. Dafür stellst du ihm die Unterlagen zur Verfügung. Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung erfasst alle Beschäftigten. Also auch Minijobs, Aushilfen und Verträge mit freien Mitarbeitern.
Nach der Sozialversicherungsprüfung erhältst du einen Bescheid. Fällt eine Nachforderung an, zahlst du sie samt Säumniszuschlägen.
Die euBP: Wenn der Prüfer nur noch Daten anfordert
euBP steht für elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. Statt Aktenordnern übermittelst du einen standardisierten Datensatz aus deinem geprüften Abrechnungsprogramm. Die Grundlage steht in § 28p Absatz 6a SGB IV.
Der Beitragsnachweis: Fälligkeit und Einzugsstelle
Mit dem Beitragsnachweis meldest du der Einzugsstelle, wie hoch dein Gesamtsozialversicherungsbeitrag im laufenden Monat ausfällt. Einzugsstelle ist die Krankenkasse deiner Beschäftigten, bei Minijobs die Minijob-Zentrale. Die Beitragsnachweise gehören anschließend zu den Unterlagen, die der Prüfer sehen will.
Die Fälligkeit ist einheitlich geregelt: Der Beitrag ist am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig. Den Beitragsnachweis übermittelst du der Krankenkasse elektronisch, spätestens zwei Arbeitstage davor. Kommt kein Beitragsnachweis an, schätzt die Krankenkasse den Betrag anhand des Vormonats.
Hat ein Beschäftigter die Krankenkasse gewechselt, geht der Beitragsnachweis ab dem Wechselmonat an die neue Kasse. Die Beitragsnachweise gehören anschließend zu den Unterlagen, die der Prüfer sehen will.
Wie lange musst du Lohnunterlagen aufbewahren?
Laut § 28f SGB IV müssen die Unterlagen geordnet bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Prüfung folgt, aufbewahrt werden. Doch nicht alle Lohnunterlagen haben dieselben Fristen.
| Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Entgeltunterlagen | bis zum Ende des Jahres, das auf die letzte Prüfung folgt (§ 28f SGB IV) |
| Beitragsnachweise | wie die Entgeltunterlagen |
| Lohnkonto | sechs Jahre nach der letzten Eintragung (§ 41 EStG) |
| Buchungsbelege mit Lohnbezug | acht Jahre (§ 147 AO) |
| Aufzeichnungen zur Arbeitszeit | mind. zwei Jahre (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG) |
Die Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen enden also nicht an einem festen Stichtag, sondern hängen an der letzten Prüfung. Wer früher aussortiert, steht bei der nächsten Betriebsprüfung ohne Nachweis da.
Was passiert, wenn Unterlagen fehlen
Fehlende oder unvollständige Entgeltunterlagen kosten dich Geld und Zeit:
- Summenbeitragsbescheid und Schätzung: Sind wegen fehlender/nicht ausreichender Unterlagen Versicherungs- oder Beitragspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellbar, kann der Rentenversicherungsträger:
- den Sozialversicherungsbeitrag aus der Summe der gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen (Summenbeitragsbescheid),
- wenn auch diese Summe nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand ermittelbar ist, die Höhe der Arbeitsentgelte schätzen.
- Wird später die tatsächliche Versicherungs-/Beitragspflicht oder die Höhe des Arbeitsentgelts nachgewiesen, ist ein auf Schätzung beruhender Bescheid zu widerrufen.
- Beitragsnachforderungen und Säumniszuschläge: Stellt die DRV wegen der fehlenden Unterlagen höhere Beiträge fest, kommt es zu Nachforderungen der Beiträge (über die Einzugsstellen) und Säumniszuschlägen, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass Beiträge rückwirkend verspätet gezahlt wurden.
- Bußgeld, je nach Verstoß bis zu 50.000 Euro (§ 111 SGB IV).
- eine längere Prüfung, weil der Prüfer nachfassen muss.
So wirst du prüfungsfest
Zuerst prüfst du, welche Unterlagen aus § 8 BVV dir heute schon elektronisch vorliegen. Den Rest der Dokumente kannst du Schritt für Schritt in deine Software für digitale Personalakten übertragen. Zwei Schritte bleiben danach:
- Programm prüfen: Erzeugt deine Software einen geprüften euBP-Datensatz?
- Probelauf machen: Zieh einen Testexport, bevor die Ankündigung des Prüfers eintrifft.
Tipp
Entgeltunterlagen entstehen in der Abrechnung
Die Umstellung gelingt am einfachsten, wenn die Unterlagen dort entstehen, wo du ohnehin abrechnest. In einer Lohnsoftware führst du Stammdaten, Abrechnungen und Bescheinigungen elektronisch, sieliefert den euBP-Datensatz auf Knopfdruck. So musst du nicht kurz vor der Prüfung einsammeln, was über vier Jahre verstreut liegt.
In der Beitragsverfahrensverordnung liest du, wie du den Gesamtsozialversicherungsbeitrag berechnest, zahlst und dokumentierst. Behalte den 1. Januar 2027 fest im Blick, denn ab da gilt die Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen für alle Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen. Wer seine Ablage jetzt sortiert und digitalisiert, geht entspannt in die nächste Prüfung.
Häufige Fragen zur Beitragsverfahrensverordnung
Gilt die BVV auch für Minijobs?
Ja. Auch für geringfügig Beschäftigte führst du Entgeltunterlagen nach § 8 BVV. Einzugsstelle ist hier die Minijob-Zentrale.
Worin unterscheiden sich BVV und SGB IV?
Das Sozialgesetzbuch legt die Pflichten fest, zum Beispiel das Aufzeichnen und Aufbewahren nach § 28f SGB IV. Die BVV füllt diese Pflichten mit konkreten Vorgaben zu Inhalt, Form und Ablauf. Ohne das Gesetz gäbe es die Verordnung nicht.
Muss ich alte Papierunterlagen nachträglich digitalisieren?
Nein. Für Zeiträume vor Beginn der elektronischen Pflicht bleibt dein Bestand, wie er ist. Denk aber daran: Ab 2027 erfasst jede Prüfung auch Jahre, für die die Pflicht bereits gilt.
Wer haftet, wenn mein Steuerbüro die Entgeltabrechnung übernimmt?
Die Verantwortung für vollständige Entgeltunterlagen bleibt bei dir als Arbeitgeber. § 12 BVV regelt nur, dass die Prüfung beim Steuerberater stattfindet.
Wo finde ich den aktuellen Text der BVV?
Den aktuellen Text stellt das Bundesministerium der Justiz kostenlos online bereit. Weil es immer wieder Änderungen gibt, prüfst du vor wichtigen Entscheidungen die geltende Fassung.
Rechtsstand: September 2026. Wichtige Vorschriften: §§ 1 bis 15 BVV, besonders § 8 BVV und § 9a BVV, § 23, § 28f, § 28n, § 28p und § 111 SGB IV, § 41 EStG. Die letzte Änderung der Beitragsverfahrensverordnung stammt aus dem Jahr 2025, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt (BGBl.). Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
