E-Mail-Archivierung: Das muss rechtssicher aufbewahrt werden

So kommen Sie Ihrer Pflicht zur rechtssicheren Aufbewahrung von E-Mails nach
Aktualisiert am: 11.08.2015

E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken: Einfach in der Handhabung und kein Papier mehr, das abgeheftet werden muss. Was so einfach und praktikabel ist, kann jedoch böse Überraschungen bereithalten, wenn die E-Mails nicht rechtskonform archiviert wurden. Je nach Inhalt der E-Mail können vertragliche oder gesetzliche Vorschriften die Art und Dauer der Aufbewahrung bestimmen.

Eine gesetzliche Pflicht, E-Mails zu archivieren, kann sich aus verschiedenen Vorschriften ergeben. Diese gelten nicht alternativ, sondern kumulativ. Je nach Fall, können daher mehrere Vorschriften einschlägig sein. Die Fälle unterschieden sich nach

  • der Rechtsform der Unternehmung,
  • dem Tätigkeitsbereich,
  • dem Inhalt der E-Mail und
  • den anzuwendenden Vorschriften (diese ergeben sich aus den vorgenannten Fallunterscheidungen).

Steuerrechtliche Vorschriften

Immer zu beachten ist das deutsche Steuerrecht. Es beinhaltet wichtige Vorschriften über die Archivierung von E-Mails. Im Vergleich zum HGB sind die Vorschriften aus dem Steuerrecht die Archivierung betreffend umfangreicher und erfassen mehr Unternehmen (z. B. auch Freiberufler). Daher sollten die engeren Anforderungen aus dem Steuerrecht die Maßgabe bei der Frage sein, ob und wie eine Archivierung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen vorzunehmen ist.

Einschlägig ist hier insbesondere die Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Jeweils aktuelle Informationen zur GDPdU und AO finden sich z. B. auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen (www.bundesfinanzministerium.de).

Nach § 147 AO müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,
  • sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Hinweis: E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte brauchen nach den steuerrechtlichen Vorschriften weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten zu werden. Allerdings ist nicht klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind. Dies ist einzelfallabhängig. Daher im Zweifelsfalle besser mehr archivieren als zu wenig.

Form und Dauer der Aufbewahrung

Im Rahmen der Archivierung müssen die E-Mails einschließlich der angehängten Dateien

  • vollständig,
  • manipulationssicher,
  • jederzeit verfügbar und
  • maschinell lesbar

über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in digitaler Form abgelegt werden.

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail und folgt den üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.  Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z. B. für Buchungsbelege. Unabhängig davon gilt nach § 14b Abs. 1 UStG  für Rechnungen eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. 6 Jahre müssen z. B. empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe aufbewahrt werden. Die Fristen laufen jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Achtung: Hard- und Software
Neben den E-Mails an sich muss auch die Hard- und Software bereitgehalten werden, um die E-Mails und deren Anhänge wiederherzustellen und lesbar zu machen, etwa dann, wenn die E-Mails in komprimierter Form archiviert werden. Dabei sollte beachtet werden, dass nicht jede Person Zugriff auf die Daten hat, um den betrieblichen Datenschutz zu gewährleisten und die Daten vor Manipulationen zu schützen.

HGB-Vorschriften

Auch das HGB enthält Vorschriften zur Archivierung. In § 238 HGB heißt es: "Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten." § 257 HGB bestimmt, dass ein Kaufmann empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe aufzubewahren hat. Handelsbriefe sind hier nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

Dabei ist "Schriftstück" nicht allzu wörtlich zu nehmen, denn hierunter fallen auch elektronische Dokumente wie E-Mails. Ob ein Dokument (so auch ein elektronisch übermitteltes) einen "Handelsbrief" darstellt, hängt im Wesentlichen von dessen Inhalt ab.

Handelsbriefe sind Schriftstücke (Geschäftsbriefe), die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften beziehen. Hierzu gehören z. B. Angebotsschreiben, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, nicht aber bloße Werbe-E-Mails – vergleichbar mit Werbeaussendungen per Briefpost – oder Newsletter.

Hinweis: Nicht eindeutig geregelt ist, ob die E-Mails als digitale Daten oder auch in ausgedruckter Form archiviert werden müssen. Da das Steuerrecht jedoch eine Archivierung auf digitalen Datenträgern vorschreibt, ist es in der Regel sinnvoll, die E-Mails wenigstens in digitaler Form zu archivieren. Ein zusätzlicher Ausdruck steht dem nicht entgegen, ist aber auch nicht unbedingt notwendig.

Vertragliche Verpflichtung zur Aufbewahrung

Neben den vorgenannten gesetzlichen Archivierungspflichten können sich Archivierungspflichten auch aus einer vertraglichen Verpflichtung ergeben. Aufgrund der Vertragsfreiheit können in Verträgen Archivierungspflichten in unterschiedlicher Art und Weise geregelt sein. Oft werden dabei solche Fälle geregelt, für die es keine unmittelbare gesetzliche Pflicht gibt.

Zum Beispiel kann zwischen 2 Unternehmen geregelt sein, dass eine Vertragspartei den gesamten E-Mail-Verkehr für einen Zeitraum X aufzubewahren hat, etwa für den Zeitraum, in dem ein bestimmtes Projekt läuft. Inhalte und Zeitraum der Archivierungspflicht können vollkommen unabhängig von gesetzlichen Vorschriften sein.

Freiwillige Aufbewahrung

Eine Archivierung von E-Mails kann auch auf freiwilliger Basis ohne rechtliche oder vertragliche Verpflichtung erfolgen und je nach Fall durchaus sinnvoll sein. Nützlich ist eine freiwillige Archivierung zum Beispiel, um später bei (rechtlichen) Streitigkeiten die Beweisführung zu erleichtern, um das Know-how im Unternehmen zu steigern (z. B. durch die Archivierung von themenspezifischen E-Mail Newslettern), zur Wettbewerbsbeobachtung (Sammlung von Wettbewerber-Newslettern) etc.

Betrieblich und privat genutzte E-Mail-Accounts

Bei E-Mail-Accounts, die sowohl für betriebliche als auch private Zwecke genutzt werden dürfen, besteht für die E-Mail-Archivierung ein besonderes Hindernis: der Schutz der Privatsphäre der einzelnen Mitarbeiter etwa durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder das Telekommunikationsgesetz (TKG). So dürfen beispielsweise nicht ohne Weiteres private E-Mails vom Arbeitgeber gelesen, gespeichert oder gelöscht werden. Daher ist eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails nicht ohne rechtliche Risiken.

Eine Lösung wäre hier, dass Arbeitgeber die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts ausdrücklich untersagen. Eine andere Lösung ist der Verzicht auf die automatische Archivierung aller E-Mails. Dann müssen die Mitarbeiter ihre E-Mails eigenständig nach „betrieblich“ und „privat“ ablegen, sodass die Ordner mit betrieblichen E-Mails entsprechend archiviert werden können.

Häufig kennen Mitarbeiter jedoch nicht die Pflicht, E-Mails zu archivieren. Da dies schnell negative rechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber nach sich ziehen kann, sollten die Mitarbeiter im Umgang mit betrieblichen E-Mails geschult und daraufhin gewiesen werden, ob und wo wann welche E-Mails abgelegt und archiviert werden müssen.

Wichtig: Bei der E-Mail-Archivierung sollten auch mobile Endgeräte nicht vergessen werden, sofern nicht alle E-Mails im Unternehmen serverseitig gespeichert werden.

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