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Gehaltsabrechnung: So rechnen Sie Praktikanten richtig ab

korrekte Lohn-Abrechnung bei Praktikanten
Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 13.02.2019

Viele Unternehmer möchten potenzielle Mitarbeiter durch Praktika für ihren Betrieb interessieren. Doch Vorsicht bei der Abrechnung des Praktikanten-Gehalts: Hier kommt es darauf an, ob es sich um ein freiwilliges oder um ein vorgeschriebenes Praktikum handelt. Denn bei der Sozialversicherung gelten für Praktika unterschiedliche Regeln.

Abrechnung von Praktikanten: die Grundregeln

Manche Praktikanten müssen den Mindestlohn bekommen

Kein Mindestlohn ist zu zahlen, bei

  • Pflichtpraktika
  • einer Einstiegsqualifizierung nach SozialgesetzbuchGB II oder eine Berufsausbildungsvorbereitung nach dem Berufsbildungsgesetz
  • freiwilligen Praktika bis zu 3 Monaten, die zur Orientierung bei der Berufs-/Studienwahl erfolgen
  • berufs- oder studienbegleitenden Praktika von höchstens 3 Monaten, wenn nicht bereits ein Praktikumsverhältnis mit demselben Auszubildenden bestanden hat
  • Jugendlichen unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung

Allen anderen Praktikanten ist der gesetzliche Mindestlohn von derzeit 9,19 EUR pro Stunde zu zahlen.

Bei der Lohnsteuer bestehen für Praktikanten keine Besonderheiten

Wenn Sie Ihrem Praktikanten eine Vergütung zahlen, gelten grundsätzlich die normalen Lohnsteuerregeln. Sie gehen beim Praktikanten genauso vor wie bei der Gehaltsabrechnung Ihrer anderen Mitarbeiter. Ist keine Abrechnung als Minijob möglich, muss der Lohnsteuerabzug nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen erfolgen. Anders ist es bei der Sozialversicherung.

Bei der Sozialversicherung wird es komplizierter

Ob und in welcher Höhe Sie für Ihren Praktikanten Sozialversicherungsbeiträge abführen müssen, hängt laut Sozialgesetzbuch von der Art des Praktikums ab. Zu unterscheiden sind Praktika

  • vor dem Studium, sogenanntes Vorpraktikum,
  • nach dem Studium, sogenanntes Nachpraktikum,
  • während des Studiums, sogenanntes Zwischenpraktikum.

Zudem kommt es darauf an, ob es sich um ein freiwilliges oder um ein für den Studiengang vorgeschriebenes Praktikum handelt. Das ist im Sozialversicherungsrecht ein entscheidender Unterschied.

Meldungen: Für Praktikanten sind die üblichen Meldungen an die Sozialversicherung zu erstellen.

Es muss wirklich ein Praktikant sein

Wichtig ist, dass es sich bei dem Mitarbeiter tatsächlich um einen Praktikanten handelt. D. h. das Praktikum muss der Vorbereitung, Unterstützung oder Vervollständigung der Ausbildung für einen späteren Beruf dienen. Ist das nicht der Fall, kann der "Praktikant" ein normales Arbeitsverhältnis einklagen, mit teuren Folgen für den Arbeitgeber. Dieser muss den normalen Arbeitslohn, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen. 

Die Sozialversicherung unterscheidet vorgeschriebene, freiwillige und Schülerpraktika.

Praktikanten im vorgeschriebenen Praktikum

Bei manchen Studiengängen ist ein Praktikum vor oder nach dem Studium zwingend vorgeschrieben. Ob und in welchem Umfang Sie als Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge für den Mitarbeiter abziehen und abführen müssen, hängt dann von der Höhe des Entgelts ab:

  • Kein Entgelt

    Kranken- und Pflegeversicherung: Damit haben Sie nichts zu tun. Der Praktikant ist über ein Elternteil familienversichert oder zahlt seine Beiträge selbst.

    Arbeitslosen- und Rentenversicherung: Der Arbeitgeber muss fixe Beiträge zahlen, die aus einem fiktiven Entgelt berechnet werden. 2017 zahlen Sie

    • in den alten Bundesländern:
      Beitrag zur Arbeitslosenversicherung 0,89 EUR,
      Beitrag zur Rentenversicherung 5,56 EUR
    • in den neuen Bundesländern:
      Beitrag zur Arbeitslosenversicherung 0,80 EUR,
      Beitrag zur Rentenversicherung  4,97 EUR.

  • Entgelt bis 325 EUR

    Das ist die sozialversicherungsrechtliche Geringverdienergrenze, d. h. für Sie: In allen Versicherungsarten (Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung) fallen ganz normale Beiträge an. Bis zu dieser sozialversicherungsrechtlichen Geringverdienergrenze für „Auszubildende“ müssen Sie als Arbeitgeber den ganzen Beitrag (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) allein tragen.

  • Entgelt über 325 EUR

    Sie führen ganz normale Beiträge ab, die der Praktikant und Sie je zur Hälfte tragen.

Achtung:  Da es sich bei diesem Praktikum um eine Beschäftigung zur Berufsausbildung handelt, kann ein vorgeschriebenes Vor- oder Nachpraktikum nicht als Minijob abgerechnet werden. Auch die sogenannte Gleitzonenregelung für die Abrechnung geringer Verdienste über der Minijobgrenze gilt für diese Praktikanten nicht.

Sonderfall: Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum
Das ist die einfachste Konstellation. Beim vorgeschriebenen Zwischenpraktikum sind keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Ob Sie ein Entgelt zahlen und in welcher Höhe, spielt bei der Abrechnung des Pflicht-Praktikanten keine Rolle.

Achtung: Umlagen trotz Versicherungsfreiheit
Wenn Sie beim vorgeschriebenen Zwischenpraktikum ein Entgelt zahlen, müssen Sie, obwohl keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind, Umlagen für die Erstattung von Aufwendungen bei Krankheit und Mutterschaft und Insolvenzgeldumlage abführen.

Diese Regelungen gelten auch für Studenten, die an einer ausländischen Hochschule studieren.

Übrigens: Viele Tipps zum Thema finden Sie auch auf unserer Seite Gehaltsabrechnungen korrekt erstellen. Hier haben wir alles zusammengestellt, was Sie zur Gehaltsabrechnung wissen müssen – übersichtlich und einfach erklärt.

Praktikanten im freiwilligen Praktikum

Zahlen Sie bei einem freiwilligen Praktikum kein Entgelt, sind keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Zahlen Sie ein Entgelt, gelten folgende Regeln:

Freiwilliges Vor- oder Nachpraktikum
Beim freiwilligen Vor- oder Nachpraktikum handelt es sich um ein ganz normales Beschäftigungsverhältnis. Für Ihre Entgeldabrechnung heißt das:

  • Ist die Beschäftigung auf 3 Monate bzw. 70 Arbeitstage (früher 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage) begrenzt, ist bei dem Praktikanten eine Abrechnung als kurzfristige Beschäftigung möglich. Die höheren Grenzen - 3 Monate bzw. 70 Arbeitstage - gelten seit 1.1.2015 und bis 31.12.2018.
  • Zahlen Sie bis 450 EUR pro Monat, können Sie das Praktikum als Minijob abrechnen.
  • Beträgt der Verdienst mehr als 450 EUR, rechnen Sie wie bei jedem anderen Mitarbeiter ab. Bei einem Verdienst bis zu 850 EUR gilt die sog. Gleitzonenregelung. Liegt er darüber, tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge je zur Hälfte.

Freiwilliges Zwischenpraktikum
Beim freiwilligen Zwischenpraktikum gelten die Vorschriften für die Beschäftigung von Studenten. In der Regel sind nur Beiträge zur Rentenversicherung abzuführen. Voraussetzung ist, dass das Studium im Vordergrund steht.

Praktikanten im Schülerpraktikum

Schüler, die im Rahmen des Unterrichts ein Praktikum als Orientierungshilfe machen, erhalten in der Regel kein Entgelt. Für eine eventuelle Aufwandsentschädigung fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Beispiel zur Abrechnung von Praktikanten

Vorgeschriebenes Vorpraktikum ohne Bezahlung

Ein Maschinenbau-Student absolviert ein vorgeschriebenes Vorpraktikum in Ihrem Betrieb. Eine Bezahlung wurde nicht vereinbart. Bei der Abrechnung des Praktikanten gehen Sie wie folgt vor:

Lohnsteuer: Da der Praktikant kein Entgelt erhält, fällt keine Lohnsteuer an.

Kranken- und Pflegeversicherung: Mit seinen Beiträgen zur Kranken- und Pflegeversicherung haben Sie nichts zu tun. Er ist und bleibt entweder familienversichert oder als Student versichert. Anfallende Beiträge zahlt er wie bisher selbst an die Krankenkasse.

Arbeitslosen- und Rentenversicherung: Obwohl der Praktikant von Ihnen kein Entgelt erhält, müssen Sie als Arbeitgeber Beiträge abführen, die aus einem fixen, fiktiven Entgelt berechnet werden.
2017 zahlen Sie 

  • in den alten Bundesländern:Beitrag zur Arbeitslosenversicherung 0,89 EUR, Beitrag zur Rentenversicherung 5,56 EUR.
  • in den neuen Bundesländern:Beitrag zur Arbeitslosenversicherung 0,80 EUR,Beitrag zur Rentenversicherung 4,97 EUR.
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