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Jahresabschluss der GmbH: Die 7 häufigsten Fallen

Diese Fallen lauern beim Jahresabschluss
Von Thomas Mertes
Aktualisiert am: 04.04.2019

Der Geschäftsführer ist für die korrekte Erstellung, Feststellung und Offenlegung des Jahresabschlusses verantwortlich. Der Jahresabschluss setzt sich aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zusammen und ist um einen Anhang zu ergänzen. Mittelgroße und große GmbHs müssen darüber hinaus einen Lagebericht anfertigen. Der Beitrag zeigt, welche Fallen beim Jahresabschluss lauern.

1. Keine bzw. nur oberflächliche Inventur

Die GmbH muss zum Ende des Wirtschaftsjahrs eine Inventur durchführen und ihr Vermögen in einem Inventar festhalten. Eine ordentliche Inventur ­verursacht erheblichen Organisations- und Perso­nalaufwand. Deshalb begnügt sich mancher Geschäftsführer mit einer mehr oder minder zutreffenden Schätzung der Bestände, statt diese tatsächlich erfassen zu lassen. Gehen die Bestände mit zu niedrigen oder zu hohen Werten in die Bilanz ein, kann dies für den Geschäftsführer strafrechtlich relevant werden. Außerdem sind Auseinandersetzungen bei Betriebsprüfungen vorprogrammiert. Schließlich wird der Steuerberater wahrscheinlich eine einschränkende Bescheinigung erstellen, was unangenehme Rückfragen der Hausbank auslösen kann.

2. Verzicht auf Bilanzplanung

Zugegeben, eine nicht prüfungspflichtige GmbH braucht keine Bilanzplanung wie ein börsennotiertes Unternehmen. Dennoch sollte sich der Geschäftsführer nicht erst dann mit der Bilanz auseinandersetzen, wenn wieder einmal ein Jahresabschluss fällig ist. Denn wenn das Geschäftsjahr abgelaufen ist, gibt es meist kaum noch Gestaltungsspielraum, um z. B. den Aufstieg einer kleinen zur mittelgroßen prüfungspflichtigen GmbH zu verhindern. Zudem können Sie aus der Bilanz aus wichtige unternehmerische Entscheidungen ableiten.

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Praxis-Tipp: Spätestens im November sollte der Geschäftsführer das Gespräch mit dem Steuerberater über den kommenden Jahresabschluss suchen, sofern wenn das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr entspricht.

3. Jahresabschluss in letzter Minute

Große und mittelgroße GmbH müssen ihren Jahresabschluss innerhalb von 3 Monaten nach Geschäftsjahresende ¬erstellen (Kleine und Kleinst-GmbH innerhalb von 6 Monaten gemäß § 264 HGB). Bei vielen dieser GmbHs liegt der Jahresabschluss aber erst zum Ende des Folgegeschäftsjahres vor. Z. B., weil die Erstellung einfach zu aufwändig ist, der Steuerberater nicht rechtzeitig liefert. In der Praxis hat das aber meist keine rechtlichen Folgen. Nachteil: Damit ist der Jahresabschluss als aktuelles Informationsinstrument kaum noch brauchbar. Andererseits -vermittelt die GmbH wichtigen Geschäftspartnern nicht das beste Bild. Insbesondere Banken legen zunehmend Wert darauf, dass der Jahresabschluss entsprechend den gesetzlichen Fristen vorgelegt wird.

4. Beharren auf Einheitsbilanz

GmbHs, die den Jahresabschluss veröffentlichen müssen, sollten nicht mehr an der Einheitsbilanz festhalten, die handels- und steuerrechtlichen Ansprüchen genügt. Wer sich für eine gesonderte Handelsbilanz und eine gesonderte Steuerbilanz entscheidet, kann einerseits für handelsrechtliche Zwecke alle Gewinn mindernden Wahlrechte ausschöpfen, andererseits "unter Ausschluss der Öffentlichkeit" eine den im Regelfall höheren Gewinn ausweisende Steuerbilanz beim Finanzamt einreichen. Seit der Aufgabe der umgekehrten Maßgeblichkeit kann ohnehin nur noch im Ausnahmefall eine Einheitsbilanz erstellt werden. Einen Ausweg bietet die Erstellung einer Handelsbilanz, aus der das zu versteuernde Einkommen der GmbH in Form einer Nebenrechnung abgeleitet wird.

5. Jahresabschluss auf Sparflamme

Viele GmbHs nutzen die Möglichkeiten, die der Jahresabschluss bietet, nicht. Gerade kleinere GmbHs können einen über die Mindestangaben hinausgehenden Anhang und einen auf freiwilliger Basis erstellten Lagebericht zur Präsentation nutzen. Selbstverständlich sind diese Rechnungsle­gungsinstrumente nicht für die breite Öffentlichkeit bestimmt. Sie sollten zielgerichtet, insbesondere gegenüber nicht geschäftsführenden Gesellschaftern sowie Kreditgebern und wichtigen Kunden eingesetzt werden.

Praxis-Tipp: Für den (elektronischen) Bundesanzeiger genügt immer noch ein abgespeckter Jahresab­schluss.

6. Verletzung der Prüfungspflicht

Gerade Gesellschafter-Geschäftsführer mittelgroßer GmbHs verzichten immer wieder auf die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung des Jahresab­schlusses durch einen vereidigten Buchprüfer oder Wirtschaftsprüfer.

Achtung: Sie müssen sich vor Augen halten, dass ein ungeprüfter Abschluss weder wirksam festgestellt noch wirksam offengelegt werden kann.

7. Missachtung der Offenlegungspflicht

Jahresabschlüsse von GmbHs müssen im elektronischen Bundesanzeiger hinterlegt bzw. veröffentlicht werden. Wird der Jahresabschluss nicht bzw. nicht rechtzeitig offengelegt, werden Ordnungsgelder von bis zu 25.000 EUR festgesetzt.

Kleinst-GmbHs, die gegenüber dem Bundesanzeiger versichern, die Kriterien für diese Größenklasse einzuhalten, können der Offenlegungspflicht auch dadurch nachkommen, dass sie die Bilanz elektronisch beim Bundesanzeiger zur dauerhaften Hinterlegung einreichen und einen Hinterlegungsauftrag erteilen. Vorteil: Die Bilanz wird dann nicht in das öffentliche elektronische Unternehmensregister eingestellt, sondern kann von Interessenten nur kostenpflichtig vom Bundesanzeiger angefordert werden.


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