Vorsteuerabzug: Das sollten Unternehmer wissen!

Alle Tipps zum Vorsteuerabzug
Aktualisiert am: 08.11.2017

Auch als Unternehmer zahlen Sie beim Kauf von Gütern und Dienstleistungen eine Umsatzsteuer. Dieses Geld können Sie aber im Rahmen des Vorsteuerabzugs von Ihrem Finanzamt zurückverlangen. Beim Vorsteuerabzug sind Sie erfolgreich, wenn Sie einige Regeln beachten. Hier erfahren Sie, welche Besonderheiten für Gründer und Kleinunternehmer beim Thema Vorsteuerabzug und Rechnung gelten und wie Freiberufler, Einzelhändler und die meisten Handwerker ihre Vorsteuer ausnahmsweise pauschal berechnen können.

Was ist der Vorsteuerabzug?

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer einem anderen Unternehmer im Rahmen seiner Leistungen in Rechnung stellt. Da aber nur der Endverbraucher mit Umsatzsteuer belastet wird, kann sich der Geschäftspartner die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer von seinem Finanzamt erstatten lassen, vorausgesetzt er ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Hierfür sind einige Bedingungen zu erfüllen.

Vorsteuer darf ein Unternehmer beim Finanzamt geltend machen, wenn er beim Verkauf seiner Güter oder Dienstleistungen selbst Umsatzsteuer erheben muss. Sie sehen: Die Themen Vorsteuerabzug und Rechnungen gehören zusammen. In der Praxis wirft der Vorsteuerabzug allerdings häufig Fragen auf. Deswegen beantwortet das Lexware eBook Umsatzsteuer & Vorsteuer die häufigsten Praxisfragen, weist auf Besonderheiten hin und zeigt wie Sachbearbeiter und Prüfer der Finanzämter ticken.

Der Vorsteuerabzug und die Berechtigung

Ausgeschlossen ist der Vorsteuerabzug dagegen in folgenden Fällen:

  • Ein Unternehmer erwirbt einen Gegenstand nicht für seinen Betrieb, sondern für den privaten Gebrauch.
  • Er erbringt nur Umsätze, die umsatzsteuerfrei sind (z. B. Einnahmen aus Vermietung an Privatpersonen).
  • Er weist in seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, weil ihn das Finanzamt als Kleinunternehmer führt (nach § 19 UStG).
  • Die Rechnung enthält nicht alle geforderten Angaben.

Beispiel: Aus gezahlter Umsatzsteuer wird Vorsteuer

Einzelunternehmer Huber ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Beim Kauf eines Regals für sein Unternehmen erhält er vom Möbelhaus folgende Rechnung: 

Regal1.000 EUR
Umsatzsteuer 19 %   190 EUR
Gesamtbetrag                 1.190 EUR

Folge: Er kann in seiner Umsatzsteuervoranmeldung oder in seiner Umsatzsteuerjahreserklärung den Vorsteuerabzug beantragen und bekommt 190 EUR erstattet.

Umsatzsteuer und Vorsteuer richtig verstehen

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Vorsteuerabzug Rechnung: Diese Regeln gelten für Gründer und Kleinunternehmer

Da ein Unternehmen von der Gründung an verschiedene Entwicklungsphasen durchläuft, gibt es beim Vorsteuerabzug verschiedene Regelungen, die Unternehmer beachten sollten.

Die Gründungsphase. Selbst Existenzgründer, die ihr Gewerbe noch nicht bei der Gemeinde angemeldet haben, können bereits in der Vorbereitungsphase beim Finanzamt einen Vorsteuerabzug für alle Ausgaben im Zusammenhang mit der künftigen Betätigung beantragen.

Vor allem für folgende Kosten während der Vorbereitung der Existenzgründung gewährt das Finanzamt meist problemlos einen Vorsteuerabzug: Ausgaben für Fachliteratur zur Gründung, Eintrittspreise für Gründermessen, Honorare für Unternehmens- oder Steuerberater, Telefon- und Portokosten, Ausgaben für Büromaterial und den Kauf eines Computers.

Tipp: Nachweispflicht trägt der Unternehmer. Den Vorsteuerabzug für Betriebsausgaben vor dem eigentlichen Start in die Selbstständigkeit erhalten Gründer nur dann, wenn sie zu jeder Rechnung detailliert notieren, warum diese Kosten für die künftige selbstständige Tätigkeit angefallen sind. Weitere Voraussetzung: Der Unternehmer muss später zum Vorsteuerabzug berechtigt sein. Der Vorsteuerabzug geht übrigens nicht verloren, wenn es doch nicht zur geplanten Existenzgründung kommt. Noch mehr hilfreiche Tipps und Praxiswissen finden Sie im eBook Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Kleinunternehmerregelung. Startet ein Unternehmer seine Aktivitäten, schickt ihm das Finanzamt einen Gründer-Fragebogen. Darin gibt er an, ob er als sogenannter Kleinunternehmer im Sinne der entsprechenden Regelung im Umsatzsteuergesetz gelten möchte (das ist möglich, wenn sein Umsatz im laufenden Jahr 17.500 EUR nicht übersteigt).

Besonderheit im Gründungsjahr. Im Gründungsjahr rechnet das Finanzamt die Umsatzsteuer immer auf 12 Monate hoch. Konkret: Gründen Sie Ihr Unternehmern im Juli 2018 und kalkulieren Ihre Umsätze 2018 von Juli bis Dezember 2018 im Gründer-Fragebogen mit 15.000 Euro, profitieren Sie 2018 nicht von der Kleinunternehmerregelung. Denn der auf 12 Monate hochgerechnete Umsatz beträgt 25.714 Euro (15.000 Euro : 7 Monate x 12 Monate) und liegt damit über dem Höchstbetrag von 17.500 Euro.

Die Entscheidung für diese Einstufung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG hat folgende Konsequenzen:

  • Der Unternehmer muss für eigentlich steuerpflichtige Umsätze in seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.
  • Das erspart ihm viel Bürokratie, denn er muss keine Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen.
  • Er kann privaten Kunden seine Leistungen billiger anbieten als ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer.
  • Nachteil: Als Kleinunternehmer kann er den Vorsteuerabzug nicht nutzen.

Im Zusammenhang mit der Kleinunternehmerregelung sollten Sie außerdem Folgendes beachten:

 

  • Hohe Anfangsinvestitionen sprechen gegen die Kleinunternehmerreglung. Die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmereigenschaft sollten Sie gegeneinander abwägen. Bei hohen Anfangsinvestitionen ist es besser, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, um die Vorteile des Vorsteuerabzugs zu nutzen.
  • Umsatzhöchstgrenzen beachten: Die Kleinunternehmerregelung greift im Folgejahr nur dann, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro betragen hat und im Folgejahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird.
  • Umsatzsteuerjahreserklärungen verpflichtend: Obwohl Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen und keine Vorsteuer geltend machen können, erwartet das Finanzamt eine Umsatzsteuerjahreserklärung von Ihnen. Hintergrund: Das Finanzamt möchte wissen, wie hoch die Umsätze im Erklärungsjahr waren und wie hoch die Umsätze im Folgejahr voraussichtlich sein werden. So ist das Finanzamt sofort im Bild, wenn die Kleinunternehmerregelung wegen Überschreitung der Umsatzgrenzen nicht mehr möglich ist.

Bei hohen Rechnungsbeträgen den Erstattungsantrag beifügen. Entscheiden Sie sich gegen die Kleinunternehmerregelung und beantragen eine Vorsteuererstattung, empfiehlt sich Folgendes: Bei Einzelrechnungen ab 5.000 EUR sollten Sie Kopien dieser Rechnungen mit der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. mit der Umsatzsteuer-Jahreserklärung ans Finanzamt schicken. Denn bei einem hohen Vorsteuerabzug fordert das Finanzamt oft die Rechnung in Kopie an oder schickt einen Umsatzsteuerprüfer, der den Vorsteuerabzug vor Ort prüft. Werden also höhere Rechnungen vorab ans Finanzamt übermittelt, wird die Vorsteuer häufig eher erstattet.

Die Folgen: Erhält ein Unternehmer die Vorsteuer vom Finanzamt zurück, kann er gezahlte Umsatzsteuern nicht mehr als Betriebsausgabe absetzen. Damit wirkt sich die Vorsteuer nicht auf den Gewinn aus. Beim Kauf von Anlagevermögen führt der Vorsteuerabzug dazu, dass die Umsatzsteuer aus dem Kaufpreis nicht als Anschaffungsnebenkosten gewinnmindernd abgeschrieben werden kann.

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Besonderheiten beim Thema Vorsteuerabzug Rechnung

Beim Vorsteuerabzug und Rechnung sollten Unternehmer mehrere Besonderheiten kennen:

Zeitpunkt: Vorsteuer darf ein Unternehmer abziehen, sobald er eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhalten hat. Der Zeitpunkt der Bezahlung spielt keine Rolle.

Begrenzung: Ist die Umsatzsteuer in einer Rechnung zu hoch ausgewiesen (falsch berechnet oder 19 % Umsatzsteuer anstatt 7 %), gibt es den Vorsteuerabzug nur in der gesetzlich vorgesehenen Höhe.

Rechnung ohne Umsatzsteuer: In einigen Branchen muss der Aussteller der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Dann führt der Empfänger die Umsatzsteuer direkt ans Finanzamt ab. Im Gegenzug darf er in gleicher Höhe einen Vorsteuerabzug beantragen. Gemeint sind Rechnungen nach § 13b UStG (z.B. bei Bauleistungen oder bei Gebäudereinigungsleistungen).

Ausland: Zahlt ein in Deutschland ansässiger und steuerlich erfasster Unternehmer im EU-/EWR-Ausland Umsatzsteuer, kann er sich diese vom ausländischen Finanzamt erstatten lassen. Der Antrag dafür muss bis spätestens 30.9. des Folgejahres in elektronischer Form beim Bundeszentralamt für Steuern gestellt werden (www.bzst.de, Rubrik Umsatzsteuervergütung).

Ausnahme: Pauschaler Vorsteuerabzug

Eigentlich benötigt ein Unternehmer zum Vorsteuerabzug eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Doch eine kaum bekannte Ausnahme erlaubt den pauschalen Vorsteuerabzug ohne Nachweise. Die Pauschalierung der Vorsteuer bedarf folgender Voraussetzungen:

  • Es besteht keine Verpflichtung zur Buchführung; der Gewinn wird also nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt.
  • Der Umsatz im Vorjahr lag nicht über 61.356 EUR.
  • Der Unternehmer gehört einer bestimmten Berufsgruppe an.

Beispiel: Die selbstständige Friseurin Verena Becker erzielte in den Jahren 2016 und 2017 jeweils 50.000 EUR Nettoumsatz. Im Jahr 2017 fielen nur 300 EUR Vorsteuern an, weil sie kaum Ausgaben tätigen musste. Da Frau Becker ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, ihr Umsatz im Jahr 2016 nicht mehr als 61.356 EUR betrug und ihre Branche Branche hinsichtlich der Vorsteuerpauschalierung begünstigt ist, kann sie beim Vorsteuerabzug die Pauschalierung für 2017 beantragen.

Ermittlung der pauschalen Vorsteuererstattung im Jahr 2017:

Umsatz des laufenden Jahres
Umsatz des laufenden Jahres Prozentsatz für Friseure Pauschaler Vorsteuerabzug
50.000 EUR 4,5 % 2.250 EUR (50.000 EUR x 4,5 %)

Das Finanzamt erstattet Frau Becker im Umsatzsteuerbescheid 2017 also 2.250 EUR Vorsteuern, obwohl ihre tatsächliche Vorsteuer nur 300 EUR betragen hat. In diesem Fall gibt es jedoch einen kleinen Wermutstropfen. Die pauschal erstattete Vorsteuer führt zu Betriebseinnahmen, die den zu versteuernden Gewinn erhöhen.

Achtung: Nicht alle Berufsgruppen dürfen ihre Vorsteuer pauschalieren. Ob Sie davon profitieren, besagt eine Anlage im Umsatzsteuergesetz zu den §§ 69 und 70 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Eine Branchenübersicht aller Berufsgruppen, die ggfs. von der Vorsteuerpauschalierung profitieren, finden Sie hier.

Noch Fragen zum Vorsteuerabzug?

Das eBook Vorsteuer & Umsatzsteuer beantwortet die häufigsten Praxisfragen


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