Wie mache ich eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Aktualisiert am: 02.09.2015

Die meisten Unternehmer müssen monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Im stressigen Berufsalltag kann das zum echten Problem werden, denn wer sich nicht an die vorgegebenen Fristen hält, riskiert Verspätungszuschläge. Als Unternehmer haben Sie aber auch zahlreiche Rechte. Zunächst einmal müssen Sie klären, in welchen Abständen das Finanzamt Umsatzsteuervoranmeldungen von Ihnen erwartet. Unternehmer, die im Jahr 2014 erstmals eine Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch ans Finanzamt übermitteln, sollten wissen, dass eine Authentifizierung für die Datenübertragung erforderlich ist.

Umsatzsteuer-voranmeldung: Übermittlung und Abgabe

So übermitteln Sie die Umsatzsteuervoranmeldung

Grundsätzlich müssen Sie die Voranmeldungen elektronisch an das für Sie zuständige Finanzamt übermitteln. Lexware-Kunden nutzen dafür die Schnittstelle Ihrer Software. Auch bei der Beantragung des Zertifikats für die authentifizierte Datenübermittlung unterstützt Sie Ihre Software. In den Lexware buchhalter-Versionen können Sie das Zertifikat beispielsweise ganz einfach über die Funktion ELSTER-Konfiguration beantragen. Das Zertifikat wird als Datei auf Ihrem PC hinterlegt und bei jeder ELSTER-Übertragung automatisch vom Programm eingelesen. Den Antrag auf Dauerfristverlängerung können Sie ebenfalls in elektronischer Form über Ihre Software stellen.

Wie oft Sie die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen

Hierfür müssen Sie einen Blick in die Umsatzsteuererklärung des Vorjahres werfen. Denn die Häufigkeit der Voranmeldungen hängt von der im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer ab. Diese Belastung ergibt sich aus der Differenz zwischen der ermittelten Umsatzsteuer und der abziehbaren Vorsteuer. Als Regel gilt: Je mehr Umsatzsteuer Sie zahlen, desto häufiger müssen Sie melden:

  • Mehr als 7.500 EUR Zahllast: monatliche Voranmeldung der Umsatzsteuer
  • 1.000 - 7.500 EUR Zahllast: vierteljährliche Voranmeldung
  • bis 1.000 EUR Zahllast: keine Voranmeldung; es genügt eine Jahresumsatzsteuererklärung

Sonderfall:Im Jahr der Existenzgründung und im Folgejahr müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung stets  monatlich einreichen, unabhängig von der Zahllast.

Zu Jahresbeginn des dritten Jahres Ihrer unternehmerischen Tätigkeit sollten Sie zügig den Umsatz des Vorjahres bestimmen. Dann können Sie gegebenenfalls einen Antrag auf Umstellung des Voranmeldungszeitraums stellen.

Beispiel: Mussten Sie im Vorjahr 20.000 EUR Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen und bekamen 15.000 EUR davon als Vorsteuer erstattet (z. B. wegen hoher, nicht umsatzsteuerpflichtiger Investitionen), liegt die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahrs bei 5.000 EUR. In diesem Fall können Sie von der monatlichen zur vierteljährlichen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen wechseln (s. o.).

Wann Sie die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen

Egal, welcher Voranmeldungszeitraum für Sie gilt: Sie müssen bis zum 10. Tag nach Ende jedes Erfassungszeitraums eine Voranmeldung abgeben. Bei einer Umsatzsteuervoranmeldung für Februar ist sie also spätestens bis zum 10. März fällig. Fällt der 10. Tag auf einen Feiertag oder auf das Wochenende, so gilt der nächste Arbeitstag.

Tipp: Verlängerung des Abgabetermins. Wenn Ihnen die Frist von zehn Tagen zu knapp ist und Sie regelmäßig in Zeitnot kommen, können Sie einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen. Ihr Vorteil: Sie müssen die Voranmeldung jeweils erst einen Monat später übermitteln – und auch erst einen Monat später zahlen. Für den Monat April zum Beispiel geben Sie die Voranmeldung dann erst am 10. Juni ab. 

Wenn Sie monatlich die Voranmeldung übermitteln, müssen Sie für die Genehmigung der Dauerfristverlängerung Folgendes beachten: 

  • Der Antrag zur Dauerfristverlängerung muss elektronisch bis 10. Februar beim Finanzamt eingehen.
  • 1/11 der letztjährigen Zahllast muss ebenfalls bis zum 10. Februar ans Finanzamt überwiesen werden (Sondervorauszahlung). Diese Sondervorauszahlung wird mit der Umsatzsteuervoranmeldung im Dezember wieder verrechnet.

Bei vierteljährlicher Übermittlung ist der Stichtag für die Dauerfristverlängerung der 10. April.

Für die Umsatzsteuerjahreserklärung ist kein Antrag auf Dauerfristverlängerung möglich.

Tipp für Einnahme-Überschussrechner: Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung, sollten Sie die letzte Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres unbedingt bis zum 10. Januar des Folgejahres ans Finanzamt übermitteln und dem Finanzamt eine Lastschrifteinzugsermächtigung geben. Denn sogar wenn das Finanzamt die Umsatzsteuer-Zahllast für Dezember oder das vierte Quartal des Vorjahres erst am 15. Januar abbucht, dürfen Sie die Umsatzsteuer noch bei den Betriebsausgaben des Vorjahres gewinnmindernd abziehen.

Wichtige Hinweise

Vorsteuererstattung   

Beantragen Sie – zum Beispiel wegen größerer Investitionen – hohe Vorsteuererstattungen, sind Rückfragen des Finanzamts oder sogar der Besuch eines Prüfers wahrscheinlich. Um möglichst schnell an Ihr Geld zu kommen und Rückfragen zu vermeiden, sollten Sie der Umsatzsteuervoranmeldungs-Stelle im Finanzamt unaufgefordert Kopien der betreffenden Rechnungen zusenden.

Säumniszuschlag   

Damit keine Säumniszuschläge wegen verspäteter Zahlung anfallen, sollten Sie dem Finanzamt eine Lastschrifteinzugsermächtigung geben. Ein weiterer Vorteil: Das Finanzamt selbst bucht die Zahlung meist erst 4 bis 5 Tage nach Fälligkeit ab. Das bringt kurzfristig mehr Liquidität.

Gründer   

Ist der Zweijahreszeitraum für Existenzgründer abgelaufen, endet die Verpflichtung zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung nicht automatisch. Sie müssen beim Finanzamt bei Vorliegen der Voraussetzungen einen Antrag auf Umstellung für die Quartalsabgabe bzw. die jährliche Abgabe  stellen.

Ist-Versteuerung    

Als Gewerbetreibender müssen Sie Ihre Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, sobald Sie eine Rechnung gestellt haben. Lag Ihr Vorjahresumsatz jedoch nicht über 500.000 EUR, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Ist-Versteuerung stellen. Vorteil: Die Umsatzsteuer wird bei der Ist-Versteuerung erst dann fällig, wenn Ihr Kunde seine Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Kombiniert mit ener Dauerfristverlängerung wird die Umsatzsteuer im Vergleich zur gesetzlichen Fälligkeit ohne diese beiden Vergünstigungen Monate später fällig.

Verrechnet   

Es passiert schon mal, dass ein Beleg vergessen wurde oder man die Steuer falsch berechnet hat. Dafür gibt es die Funktion „berichtigte Voranmeldung“. Es ist besser, die Korrekturen nicht erst mit der Umsatzsteuerjahreserklärung richtigzustellen, sondern das zeitnah mit einer berichtigten Umsatzsteuervoranmeldung zu erledigen.

Umsatzsteuerbefreiung    

Sie sind in der Pflicht. Waren Sie bisher von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung befreit und erfüllen aufgrund zu hoher Umsätze die Bedingungen dafür nicht mehr, dann reden Sie zu Beginn des Folgejahres mit Ihrem Finanzamt. Warten Sie nicht ab, bis die Änderung durch die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung sichtbar wird. Denn das Finanzamt fordert sonst gegebenenfalls die Steuern von Ihnen nach.

Das erste Mal „elstern“    

Das Ausfüllen des elektronischen Vordrucks ist nicht schwierig. Sie brauchen Daten wie Steuernummer, Adresse des Finanzamts, Adresse Ihres Unternehmens, den Zeitraum, den Sie melden müssen, und die Beträge für die Vorsteuer und Umsatzsteuer. Durch die authentifizierte Übermittlung mit Zertifikat werden die Daten mit einer Art digitalem Schlüssel übertragen, was die Datensicherheit erhöht.

Beispiel aus der Praxis

So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung

Zimmerei Huber hat im Dezember 4 Tische, 25 Bistrostühle, 20 Barhocker und 40 Betten für 15.000 EUR zzgl. 2.850 EUR Umsatzsteuer verkauft. Aus Investitionen im Dezember steht dem Unternehmen ein Vorsteuerabzug von 950 EUR zu. Die Zimmerei Huber ist zur monatlichen Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Beim Ausfüllen und Übermitteln der Umsatzsteuer- und Vorsteuerdaten ist Folgendes zu beachten:

  • Die Zimmerei Huber muss für den Monat Dezember bis spätestens 10. Januar eine Umsatzsteuervoranmeldung in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln.
  • Neben dem Namen und der Anschrift muss die Zimmerei Huber mitteilen, dass es sich um die Umsatzsteuervoranmeldung 12 handelt.
  • Der Nettoumsatz von 15.000 EUR ist in Zeile 26 und Kennziffer 81 ohne Centbeträge einzutragen. Elster rechnet die Umsatzsteuer dann automatisch aus.
  • Den Vorsteuerabzug in Höhe von 950 EUR muss die Zimmerei Huber in Zeile 56 und Kennziffer 66 mit Centbeträgen eintragen.
  • Die Umsatzsteuer-Zahllast aus dieser Dezember-Umsatzsteuervoranmeldung beträgt für die Zimmerei Huber 1.900 EUR (2.850 EUR Umsatzsteuer minus 950 EUR Vorsteuerabzug).

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