Wie sichere ich mir den Vorsteuerabzug?

Korrekte Rechnungen sichern Vorsteuerabzug
Aktualisiert am: 01.09.2015

Auch wenn Sie als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, heißt das leider noch lange nicht, dass Ihnen das Finanzamt die Umsatzsteuer kampflos erstattet. Wenn beispielsweise die Angaben in Ihren Rechnungen fehlerhaft oder unvollständig sind, verweigert das Finanzamt die Auszahlung.

Keine Vertrauensschutzregelung

Beim Vorsteuerabzug genießen Sie grundsätzlich keinen Vertrauensschutz; das bedeutet: Stellt das Finanzamt fest, dass die Rechnungsangaben in Eingangsrechnungen fehlerhaft oder unvollständig sind, ist der Vorsteuerabzug erst einmal zurückzuzahlen. Zwar können Sie vom Rechnungsaussteller eine berichtigte Rechnung anfordern, die einen Vorsteuerabzug ermöglicht. Das geht aber leider nicht rückwirkend.

In der Praxis bedeutet das: Müssen Sie beispielsweise anlässlich einer Umsatzsteuerprüfung im Jahr 2011 für das Jahr 2007 Umsatzsteuer zurückzahlen, werden neben dem Rückzahlungsbetrag zusätzlich Nachzahlungszinsen fällig. Die Vorsteuer wird Ihnen erst zu dem Zeitpunkt erstattet, in dem Ihnen die berichtigte Rechnung vorliegt. Doch bei fehlerhaften Eingangsrechnungen droht nicht nur das Zinsrisiko. Häufig kann die Rechnung wegen Insolvenz oder Geschäftsaufgage des Rechnungsausstellers nicht mehr berichtigt werden.

Praxis-Tipp: Aus diesem Grund macht es Sinn, wirklich jede Eingangsrechnung sofort bei Rechnungseingang auf die Vorgaben zum Vorsteuerabzug abzuklopfen.

Grundsätzliches zum Vorsteuerabzug

Um beim Vorsteuerabzug kein Risiko einzugehen, sollten Sie folgende Grundsätze beherzigen:

  • Vier-Augenprinzip: Lassen Sie die Eingangsrechnungen immer von zwei Personen auf die für den Vorsteuerabzug notwendigen Rechnungsinhalte überprüfen.
  • Aktiv werden: Erfüllt eine Eingangsrechnungen nicht die gesetzlichen Vorgaben für den Vorsteuerabzug, fordern Sie den Rechnungsaussteller auf, eine korrekte Rechnung zu stellen. Zahlen Sie die Rechnung erst, wenn alle Angaben enthalten sind.
  • Haben Sie Zweifel an der Richtigkeit der Rechnungsangaben, zahlen Sie erst, wenn diese Zweifel durch weitere Unterlagen ausgeräumt sind (z. B. Überprüfung der Rechnungsanschrift).

Diese Angaben muss eine Rechnung enthalten

Welche Inhalte eine Rechnung für den Vorsteuerabzug aufweisen muss, hängt von der Höhe der Rechnung ab. Sie müssen unterscheiden zwischen Rechnungen mit einem Bruttowert von mehr als 250 Euro und Rechnungen mit einem Bruttowert bis 250 Euro (so genannte Kleinbetragsrechnung).

Checkliste zur Prüfung einer Eingangsrechnung von mehr als 250 Euro brutto:

Notwendige Rechnungsangaben Zeichnung Mitarbeiter 1 Zeichnung Mitarbeiter 2
1 Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
2 Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
3 Der vollständigen Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
4 Ausstellungsdatum der Rechnung
5 Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
6 Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
7 Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
8 Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
9 Anzuwendender Steuersatz
10 Umsatzsteuerbetrag

Hier eine Checkliste zur Prüfung einer Eingangsrechnung bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnung:)

Notwendige Rechnungsangaben Zeichnung Mitarbeiter 1 Zeichnung Mitarbeiter 2
1 Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
2 Ausstellungsdatum der Rechnung
3 Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
4 Entgelt und darauf entfallender Umsatzsteuerbetrag in einer Summe
5 Anzuwendender Umsatzsteuersatz

Praxis-Tipp: Erteilen Sie einem anderen Unternehmer eine Gutschrift, gilt eine Besonderheit. Anstelle Ihrer Steuernummer müssen Sie in diesem Fall die Steuernummer des Gutschriftsempfängers in dem Abrechnungspapier vermerken. Wird die Steuernummer des Gutschriftsempfängers in der Gutschrift nicht vermerkt, steht Ihnen aus der Gutschrift kein Vorsteuerabzug zu.

Praxisbeispiele

Hier zwei typische Beispiele für Rechnungen, bei denen Ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern würde – obwohl sie auf den ersten Blick korrekt zu sein scheinen; rechts daneben sehen Sie jeweils, wie der Rechnungsinhalt richtig lauten müsste.

Praxisfall 1: Falsche Steuernummer

Rechnung 1:
Rechnung 1: Rechnung 2:
Wv 123/124 Wv 123/124
Da die Steuernummer vom üblichen Format abweicht, hätten Sie erkennen müssen, dass diese Steuernummer offensichtlich falsch ist. Folge: Kein Vorsteuerabzug. Hat die Steuernummer ein übliches Format (vergleichen Sie mit Ihrer Steuernummer), ist stets ein Vorsteuerabzug zulässig. Das gilt selbst, wenn sich herausstellen würde, dass die Steuernummer gefälscht ist.

Praxisfall 2: Nicht aussagekräftige Leistungsbeschreibung

Rechnung 1:
Rechnung 1: Rechnung 2:
Beratungsleistungen Beratungsleistungen für EDV-Umstellung (s. Auftragsnummer .... und Stundenzettel)
Da hier nicht nachvollzogen werden kann, welche Leistung eigentlich erbracht wurde, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Da hier anhand der vermerkten Unterlagen schnell nachgeprüft werden kann, für welche Leistungen abgerechnet wird, ist der Vorsteuerabzug zulässig.
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