Digitale Kommunikation

Für Unternehmer und Unternehmerinnen hat Kommunikation einen hohen Stellenwert: Sie ermöglicht die Kooperation mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern und somit das tägliche Wirtschaften. Beispiele für digitale Kommunikation sind E-Mails, Webseiten oder soziale Netzwerke, also Kommunikation, die sich den digitalen Medien bedient. In diesem Beitrag geht es um digitale interne Kommunikation, also den Austausch innerhalb eines Unternehmens.

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Info

Axiome der Kommunikation

Schließlich gibt es einen Unterschied zwischen digitaler und analoger Kommunikation, den Paul Watzlawick in den 1960er-Jahren im vierten der fünf Axiome der Kommunikation darlegte:

  • Digitale Kommunikation: Laut Watzlawick vermitteln die digitalen Modalitäten der Kommunikation den Inhalt eines Zusammenhanges. Dafür verwenden sie Sprache, Schriftzeichen und Symbolik.
  • Analoge Kommunikation: Die analoge Kommunikation verleiht der Botschaft eine Bedeutung oder Wertung. Beispiele für analoge Kommunikation sind die Gestik, Mimik und Tonalität als auch das Verhalten einer Person im Allgemeinen.

Definition

Was ist externe Kommunikation?

Während es bei interner Kommunikation um die Verständigung innerhalb eines Unternehmens oder zwischen Geschäftspartnern geht, gehören zur externen Kommunikation Bereiche wie PR und Marketing. Hier geht es darum, Reichweite zu generieren, Unternehmen und Personen bekannt zu machen sowie Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen.

Wie beeinflusst digitale Kommunikation unsere Sprache?

Kommunikation im digitalen Zeitalter steht nicht nur für die Verschiebung des Austausches auf elektronische Kommunikationsmedien. Die Digitalisierung der Unternehmenskommunikation hat auch Auswirkungen auf unsere Sprache:

Abkürzungen

Abkürzungen wie „LG“ für „Liebe Grüße“ nutzen Sie vielleicht auch selbst. Da digitale Kommunikationsmittel wie Instant-Messaging-Dienste beliebter werden, werden dort auch Abkürzungen immer häufiger verwendet.

Floskeln

Digitale Kommunikationskanäle bewirken eine ständige Erreichbarkeit. Das geht mit Floskeln wie „Hast du mal ´ne Minute?“ einher: Chatnachrichten und E-Mails können Arbeits- und Gedankenprozesse jederzeit unterbrechen.

Anglizismen

Anglizismen sind Wörter oder Phrasen, die aus dem Englischen ins Deutsche übernommen wurden. In der digitalen Unternehmenskommunikation finden sich typische Anglizismen wie Feedback, Brainstorming oder Mindset.

Wortneuschöpfungen

Zusammen mit Anglizismen entstehen auch immer mehr Wortneuschöpfungen. In der digitalen Kommunikation und im Marketing sind das beispielsweise Begriffe wie „twittern“ oder „googeln“.

Veränderung der Grammatik und Rechtschreibung

Kommunikation, die digital abläuft, resultiert meist in kürzeren, vereinfachten Sätzen. Abhängig vom Gesprächspartner wird auf Instant-Messaging-Diensten die korrekte Grammatik, Rechtschreibung und Interpunktion oft nicht beachtet. Grund dafür ist der schnelle Nachrichtenaustausch.

Informellerer Umgangston

All diese Veränderungen bewirken, dass Kommunikation informeller wird. Entscheidend ist letztlich aber, auf welcher Ebene der Austausch stattfindet: Sicherlich ist die Kommunikation mit einem Neukunden formeller als mit einem Mitarbeiter. Zudem sind einige Branchen traditioneller als andere: beispielsweise ein Versicherungsunternehmen im Vergleich zu einer Marketingagentur. Schließlich wird der informellere Umgangston dadurch gefördert, dass sich im geschäftlichen Kontext häufiger geduzt wird.

Digitale Kommunikation in Unternehmen: Das sind die Vor- und Nachteile

Digitale Technologien haben den Austausch innerhalb eines Unternehmens und zwischen Geschäftspartnern radikal verändert. Doch welche Chancen und Risiken birgt diese Entwicklung? Eine Gegenüberstellung der Vorteile und Nachteile der digitalen Kommunikation gibt Aufschluss:

Vorteile der digitalen Kommunikation

Schnellerer Informationsaustausch und bessere Erreichbarkeit

Mit digitalen Kommunikationstools – wie Microsoft Teams oder anderen Lösungen -  können Sie Informationen und Daten schneller austauschen. Das erleichtert Geschäftsprozesse und ermöglicht nahtlose Abläufe.

Microsoft Teams und Slack sind Beispiele für digitale Kommunikationskanäle, die die Erreichbarkeit verbessern. Neben Telefonaten haben Sie auch die Möglichkeit, digitale Kommunikationsformen wie Instant-Messaging-Dienste oder Videotelefonie zu nutzen.

Zeitliche und örtliche Unabhängigkeit

Auch im Homeoffice steht effizienten Kooperationen nichts im Wege. Digitale Kommunikationsformen machen die Notwendigkeit der physischen Anwesenheit obsolet.

Schnellere Terminabstimmung und effizientere Zeiteinteilung

Tools zur Online-Terminvergabe ermöglichen eine geordnete und schnelle Terminabstimmung. Dank dieser Software-Applikationen müssen Sie Terminkalender nicht mehr manuell abgleichen und die Terminabstimmung nicht mehr absprechen.

Viele Kommunikationsprozesse wie Beratungen oder Strategieplanungen müssen nicht zwingend vor Ort stattfinden. Da lange Anfahrten und der Berufsverkehr wegfallen, können Sie Ihre Zeit besser einteilen – Stichwort: Work-Life-Balance. Lange Arbeitswege fallen weg und es bleibt mehr Zeit für andere Dinge, wie das Privatleben.

Nachteile der digitalen Kommunikation

Fehlen der persönlichen Kommunikation und unvollständige Informationen

In E-Mails und Chats fehlen analoge Kommunikationsmerkmale wie Gestik und Mimik, wodurch es einfacher zu Missverständnissen und Auseinandersetzungen kommen kann.

Eine besondere Eigenschaft der digitalen Kommunikation ist, dass Inhalte meist kürzer sind. In persönlichen Gesprächen können Sie mehr Fragen stellen und Sachverhalte detaillierter besprechen. Wenn Sie digital kommunizieren, besteht die Gefahr, dass Informationen nur unvollständig und unpräzise sind.

Störung der Work-Life-Balance

Die Chancen der digitalen Kommunikation können auch die Work-Life-Balance stören: Durch die ständige Erreichbarkeit tendieren Sie dazu, Ihre E-Mails auch am Wochenende zu lesen und zu beantworten.

Tipp

Klare Regeln kommunizieren

Ganz gleich, ob Sie mit Ihrem Team oder mit Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren: Sie sollten Grundlagen für Ihre Kooperationen definieren, damit die digitale Kommunikation keine negativen Auswirkungen auf Ihr Stresslevel oder Privatleben hat. Dazu gehören beispielsweise Kernarbeitszeiten und gelegentliche persönliche Treffen, um die menschliche Verbindung zu stärken.

Digitale Kommunikation umsetzen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sie sehen, dass digitale Kommunikation sowohl Vor- als auch Nachteile hat. Schwachstellen können Sie mithilfe von Strukturen, die effiziente und reibungslose Prozesse ermöglichen, ausbessern. Möchten Sie beispielsweise ein neues Kommunikationstool in einem mittelständischen Unternehmen einführen, sollten Sie alle Mitarbeiter und Führungskräfte in die Etablierung einbeziehen.

Wie schnell ein Team mit neuen Technologien umgehen kann, hängt oft von der Altersstruktur der Mitarbeiter ab. Daher sollten Sie auch bei technischen Schwierigkeiten oder fehlendem Know-how motivieren und stets Ihre Unterstützung anbieten. Wie das geht, zeigen wir Ihnen in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Langsam anfangen

Nehmen Sie sich zu Beginn nicht zu viel vor. Starten Sie am besten mit nur einem neuen Kommunikationstool, mit dem sich beispielsweise die Marketingabteilung über neue Angebote austauschen kann. Nach erfolgreicher Integration können Sie die digitale Kommunikationsstrategie allmählich auf weitere Kanäle ausweiten.

Selbstbestimmtheit und Verantwortungsgefühl fördern

Es ist wichtig, Mitarbeitern genügend Freiräume zu gewähren, um ein neues Kommunikationstool auszutesten: Demnach sollten Ihre Mitarbeiter selbst entscheiden können, in welchen Arbeitsabläufen und auf welche Weise sie das neue Tool einsetzen möchten. Koppeln Sie außerdem die Nutzung des Tools an Ziele und Chancen: Beispielsweise, dass das neue Verwaltungsprogramm mehr Neukunden einbringen und im Umkehrschluss die Provisionen erhöhen könnte – das fördert das Verantwortungsgefühl.

Schulungen organisieren

Abhängig von der Komplexität des neuen Kommunikationstools und dem Umgang der Mitarbeiter mit digitalen Technologien könnten Sie Schulungen anbieten: Hilfestellungen in Form von Demo-Versionen, Webinaren oder Präsentationen beschleunigen die Implementierung.

Technische Ausstattung gewährleisten

Bleiben wir beim Beispiel des mittelständischen Versicherungsunternehmens: Erwarten Sie von Ihrem Team mehr Videocalls mit Interessenten zu führen, muss die technische Ausstattung bereitstehen – funktionelle Laptops und PCs mit einer qualitativen Webcam sind hier das Minimum.

Wöchentliche Gesprächsrunden anbieten

Besonders im Anfangsstadium bieten sich wöchentliche Gesprächsrunden an, in denen die Mitarbeiter über ihre Erfahrungen und Herausforderungen mit dem neuen Kommunikationstool sprechen. Das ist eine gute Gelegenheit, um Fragen zu klären und Schwachstellen zu erkennen.

Gemeinsame Lösungen schaffen

Bei Problemen mit dem Kommunikationstool sollten Sie gemeinsame Lösungen wie spezifische Workshops finden. Es könnte sich auch herausstellen, dass das Tool nicht zum Unternehmen passt, da beispielsweise bestimmte Funktionen fehlen oder Prozesse verkompliziert werden. In diesem Fall sollten Sie Ihre Strategie überdenken und zu einem anderen Tool greifen.

Info

Projektmanager für digitale Kommunikation einsetzen

Die Einführung eines neuen Kommunikationstools muss wie ein Projekt geplant und begleitet werden. Um den Prozess zu vereinfachen, könnten Sie für eine begrenzte Zeit einen externen Projektmanager oder jemandem aus Ihrem Team engagieren. Stehen Ihnen genügend Ressourcen zur Verfügung, ist es auch praktisch, einen dauerhaften Projektmanager für digitale Kommunikation zu haben, der neue Anforderungen berücksichtigt und umsetzt.

Digitale Unternehmenskommunikation: Tools im Überblick

Nach der Einsicht, dass digitale Unternehmenskommunikation notwendig ist, folgt die Suche nach den richtigen Tools. Im Folgenden haben wir Ihnen eine Übersicht der beliebtesten kostenlosen und kostenpflichtigen Kommunikationstools zusammengestellt.

Kostenlose Kommunikationstools

Kostenlose Kommunikationstools eignen sich gut für den Einstieg, da sie häufig einfacher in der Handhabung sind und keine finanziellen Ressourcen vereinnahmen.

  • Slack: Slack ist ein Instant-Messaging-Dienst, bei dem Sie Nachrichten und Dokumente sowie Bilder und Videos in privaten und gemeinsamen Chats teilen. Sie können die einzelnen Chats nach Projekten oder Abteilungen sortieren und die Software beispielsweise mit Ihrem Kalender oder Tools zur Aufgabenplanung verbinden.
  • Google Meet: Mit Google Meet können Sie über eine App oder direkt über den Browser Telefonate und Videocalls mit mehreren Personen gleichzeitig führen. Es eignet sich ideal für regelmäßige Meetings, digitale Workshops oder Präsentationen.
  • Microsoft Teams: Auf Microsoft Teams tauschen Sie Nachrichten aus und führen Telefonate und Videocalls. Gleichzeitig erlaubt das Tool seinen Nutzern, parallel an Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen zu arbeiten und sie in gemeinsamen Ordnern zu organisieren.
  • Trello: Trello ist ein Tool zur Planung, Erstellung und Zuweisung von Aufgaben. Sie können darin ganze Projekte verwalten, To-dos verteilen und fortlaufend den Bearbeitungsstatus aktualisieren.

Kostenpflichtige Kommunikationstools: Die Allround-Talente

Sind Sie mit den kostenlosen Tools warm geworden und brauchen mehr Funktionen, gibt es auch eine Reihe von praktischen kostenpflichtigen Kommunikationstools.

  • Connectteam: Connectteam vereint zahlreiche Funktionen wie die Schichtplanung, Aufgabenverwaltung und Chatfunktion in einer Anwendung. Es gibt eine kostenlose Basis-Version, während die Preise der kostenpflichtigen Pakete je nach Funktionsumfang variieren.
  • Microsoft Teams: Benötigen Sie mehr Speicherplatz oder möchten mehrstündige Webinare halten, müssen Sie auf die kostenpflichtigen Versionen von Microsoft Teams zurückgreifen. Je nach Paket erhalten Sie auch alle Office-Programme in der Premium-Version.
  • Workplace von Meta: Zu Meta gehören bekannte soziale Netzwerke wie Facebook und Instagram. Workplace ist ein Kommunikationstool, mit dem Sie mit Ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern über Nachrichten, Telefonate und Videoanrufe in Kontakt bleiben. Wie auch in sozialen Netzwerken gibt es hier eine Art Feed, in denen Updates, Informationen oder Fragen gepostet werden können.
  • Staffbase: Staffbase ist ein Kommunikationstool und gleichzeitig Intranet für Mitarbeiter. Es eignet sich für größere Unternehmen, die nicht nur eine interne Kommunikation ermöglichen, sondern ihre Mitarbeiter gleichzeitig auf dem Laufenden halten wollen.