Suche  |  Mein Konto Anmelden  | Warenkorb

Jahresabschluss erstellen: Fristen, Steuertipps und Fallen

Das Vorbereiten und Erstellen des Jahresabschlusses ist jedes Jahr aufs Neue eine komplexe Aufgabe. Um Sie dabei zu unterstützen, erhalten Sie exklusiv auf dieser Seite leicht verständliches Wissen und hilfreiche Experten-Tipps. Erfahren Sie zum Beispiel, wie Sie den Jahresabschluss zeitsparend vorbereiten und welche Fristen und Vorschriften Sie beachten müssen. Profitieren Sie von den besten Steuertipps zur EÜR und Bilanz und lesen Sie, welche Besonderheiten beim Jahresabschluss der GmbH bestehen.

1. So bereiten Sie den Jahresabschluss optimal vor

Bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses sollten Sie möglichst strukturiert vorgehen. So können Sie Zeit und Geld sparen. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie den Jahresabschluss effizient vorbereiten und Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren.

Was gehört zum Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist der rechnerische Abschluss eines kaufmännischen Geschäftsjahres. Er hat verschiedene Funktionen. So stellt er die finanzielle Lage und den Erfolg eines Unternehmens fest. Außerdem beinhaltet er den Abschluss der Buchhaltung, die Zusammenstellung von Dokumenten zur Rechnungslegung sowie deren Prüfung, Bestätigung und Veröffentlichung. Spricht man steuerlich vom Jahresabschluss, ist damit nicht nur die Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu verstehen, sondern auch die Gewinnermittlung im Rahmen der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Prinzipiell muss laut HGB jeder Kaufmann einen Jahresabschluss mit Bilanz erstellen. Eine Ausnahmeregelung gilt für Einzelkaufleute, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen Umsatzerlöse von 600.000 EUR und einen Jahresüberschuss von 60.000 EUR nicht überschreiten. Diese Kleingewerbetreibenden müssen wie Freiberufler für den Jahresabschluss das Betriebsergebnis des Geschäftsjahres lediglich per EÜR ermitteln. Dafür ist eine einfache Buchführung mit Belegsammlung nötig.

Diese Fristen müssen Sie einhalten!

Die Finanzämter verknüpfen die Frist zur Erstellung des Jahresabschlusses mit der Abgabe der Steuererklärung. Ohne Fristverlängerung erwarten die Finanzämter die elektronische Übermittlung der Steuererklärungen 2018 inklusive Jahresabschluss 2018 bis spätestens 31. Juli 2019. Wer das zeitlich nicht schafft, sollte eine Fristverlängerung beantragen. Lassen Sie die Steuererklärung 2018 von einem Steuerberater erstellen, haben Sie gar keinen Stress. Denn hier gilt eine automatische Fristverlängerung bis Ende Februar 2020.

Jahresabschluss vorbereiten und erstellen

Bevor es an die Vorbereitung des Jahresabschlusses geht, stehen Unternehmer vor der grundsätzlichen Frage, ob Sie die Buchführung selbst übernehmen und auch den Jahresabschluss im Haus erstellen wollen oder ob sie dafür einen Steuerberater einschalten wollen. Viele Unternehmer schalten spätestens für die Erstellung des Jahresabschlusses den Steuerberater ein. Dabei ist es mit der richtigen Vorbereitung und der richtigen Buchhaltungssoftware kein Hexenwerk, den Jahresabschluss selbst zu erstellen.

Mit den Vorbereitungen sollten Sie jedoch möglichst früh anfangen. Denn die Zusammenstellung der nötigen Dokumente dauert seine Zeit. Dazu gehören u. a. der Gesellschaftsvertrag, ein Handelsregisterauszug, Leasingverträge, Miet- und Pachtverträge, Rechnungskopien und Spendenquittungen.

Die wichtigsten Vorarbeiten, um den Jahresabschluss zu erstellen, sind:

• Anlagevermögen erfassen

• Vorräte erfassen

• Verträge erfassen

• Fahrtenbuch prüfen

• Buchungsbelege erfassen und sortieren

• Abschreibungen ermitteln und verbuchen

• Rechnungsabgrenzung durchführen

• Forderungen erfassen und prüfen

• Rückstellungen bilden

• Fehlende Belege ersetzen

Laden Sie sich gleich unsere Checkliste zur Vorbereitung des Jahresabschlusses herunter! Darin werden die einzelnen Punkte ausführlich beschrieben.

CHECKLISTE:

Vorbereitung Jahresabschluss

Bereiten Sie sich rechtzeitig auf den Jahresabschluss vor, um das Ergebnis noch steuerlich zu optimieren. Wie Sie dabei am besten vorgehen, zeigt Ihnen diese Checkliste.

Jahresergebnis steuerlich optimieren

Je höher Ihr Gewinn ausfällt, umso mehr Geld überweisen Sie an das Finanzamt. Bevor Sie den eigentlichen Jahresabschluss erstellen, sollten Sie daher überlegen, wie Sie Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren können. Das bedeutet: Sie „rechnen“ Ihren Gewinn möglichst klein.

Drei Beispiele:

  • Ziehen Sie anstehende Investitionen vor: Wenn Sie ohnehin demnächst einen neuen Schreibtisch oder ein Hochregal brauchen, tätigen Sie die Investition noch vor Jahresende. Damit drücken Sie den Gewinn und reduzieren die Abgaben. Planen Sie einen zeitlichen Vorlauf ein (weil z. B. die Ware nicht sofort geliefert werden kann oder Sie einen Kredit brauchen).
  • Verschieben Sie Einnahmen ins nächste Jahr: Nehmen Sie Kontakt zu Kunden auf, die Ihre Rechnung noch nicht beglichen haben – und bitten Sie diese, später zu bezahlen. Der Grund: Wenn Sie Einnahmen in das nächste Jahr verschieben, mindert das ebenfalls den Gewinn, den Sie im Jahresabschluss ausweisen.
  • Begleichen Sie Rechnungen noch in diesem Jahr: Bezahlen Sie alle Rechnungen vor Jahresfrist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihre Lieferanten oder Dienstleister, Ihnen kurzfristig eine Rechnung zu stellen. Ein weiteres Instrument: Vereinbaren Sie Teilzahlungen (beispielsweise wenn sich die Ausstattung des neuen Büros von Dezember bis Februar hinzieht). Wenn dafür zum Beispiel ein Vertrag angepasst werden muss, sollten Sie auch hier genug Zeit einplanen, um vor Ablauf des Jahres zu einem Ergebnis zu gelangen.



Tipps für bilanzierende Unternehmen

Da die Bilanzierung etwas komplizierter ist, empfiehlt sich bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses eine strukturierte Vorgehensweise. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Steuerberater und klären Sie mit ihm, wie Sie spezielle Geschäftsvorfälle buchen sollen, damit er bei den finalen Jahresabschlussarbeiten keine Rückfragen mehr hat.

Bewahren Sie die Buchhaltungsunterlagen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge etc.) gleich so auf, dass diese problemlos den einzelnen Buchungen zugeordnet werden können. Dazu gehört auch eine plausible Kontierung der Belege.

Es ist in jedem Fall ratsam, den Jahresabschluss mit einer Buchhaltungssoftware anzufertigen, da es damit schneller und einfacher geht. Lassen Sie optimalerweise 1-2 Mitarbeiter in der Anwendung der Software schulen.


Tipps für Einnahmen-Überschussrechner

EÜR-Rechner sollten ihre Buchhaltung ebenfalls so führen, dass sie bei Bedarf ihren Gewinn zu jeder Zeit ermitteln können. Auch hier empfiehlt sich der Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Unternehmer müssen ihre Gewinnermittlung ohnehin digital ans Finanzamt senden. Wer also schon während des Jahres seine Belege in einer Software erfasst, spart sich am Jahresende das Aufsummieren und die Übertragung in die elektronische Form.

Erstellen Sie den Jahresabschluss ohne Software, sollten Sie ein Ablage- und Aufzeichnungssystem nutzen, das Ihnen bei der finalen Gewinnermittlung möglichst wenig Nacharbeiten beschert. Am besten besorgen Sie sich das EÜR-Formular und legen in einem Ordner für jede Zeile dieses Formulars eine extra Rubrik an. Legen Sie alle Belege über das Jahr hinweg in der richtigen Rubrik ab. Am Jahresende müssen Sie dann nur die Belege aufaddieren und in der jeweiligen Zeile des Formulars EÜR eintragen.


Zeit und Geld sparen durch ganzjährige Vorbereitungen

Es lohnt sich, dem Thema Jahresabschluss das ganze Jahr über Aufmerksamkeit zu widmen. Ihr Steuerberater, das Finanzamt und nicht zuletzt Ihre eigenen Nerven werden es Ihnen danken. Außerdem winken Ihnen folgende Vorteile und Erleichterungen:

  • Sie sparen viel Zeit bei der Erstellung des Jahresabschlusses, wenn Sie bereits unter dem Jahr so buchen und alle Steuerbelege so ablegen, dass der Jahresabschluss quasi auf Knopfdruck erfolgen kann.
  • Sind Sie steuerlich beraten und übergeben dem Steuerberater eine während des Jahres bereits vorbildlich geführte Buchführung, wird er deutlich weniger Energie in die Auf- und Nachbereitung stecken müssen. Dadurch wird er entweder deutlich weniger Honorar berechnen oder sich (erstmals) auf die steuerlichen Besonderheiten für Ihr Unternehmen und die steuerlichen Gestaltungen konzentrieren können.
  • Können Sie durch gute Buchführung jederzeit einen vorläufigen Jahresabschluss erstellen, kann die steuerliche Buchhaltung als Frühwarnsystem dienen. Sie sehen durch den Vergleich mit dem vorherigen Zwischenabschluss sehr schnell, ob und wo es hakt.
  • Brauchen Sie dringend ein Darlehen von der Bank, machen sich die ganzjährigen Tätigkeiten zur Vorbereitung des Jahresabschlusses meist ebenfalls bezahlt. Denn die Bank möchte zum Zeitpunkt der Darlehensanfrage einen finanziellen und steuerlichen Status Quo sehen. Da ist es natürlich praktisch, wenn die Vorarbeiten für einen solchen vorläufigen Jahresabschluss bereits stehen.

 

BWA-Analyse: Unternehmensentwicklungen sofort erkennen

Nutzen Sie dieses praktische Werkzeug, um monatlich anhand einer BWA die wirtschaftliche Lage und Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu überblicken. So erkennen Sie Entwicklungen frühzeitig und können entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Jetzt herunterladen und langfristig profitieren!

2. Steuerspartipps und Fallen zum Jahresabschluss

Der Jahresabschluss ist für viele Unternehmen eine lästige Pflicht. Wenn Sie die richtigen Kniffe kennen, können Sie dabei allerdings auch Steuern sparen, sich für eine anstehende Betriebsprüfung wappnen oder für die Bank einen bonitätsversprechenden Jahresabschluss liefern. Wir geben Ihnen in diesem Abschnitt jede Menge Tipps, wie Sie als Bilanzierer oder EÜR-Rechner Geld sparen und zeigen Ihnen gleichzeitig, auf welche Fallstricke Sie achten müssen.

Steuerspartipps zum Jahresabschluss

Papier ist tabu beim Jahresabschluss 2018

Als Unternehmer erzielen Sie Gewinneinkünfte und müssen infolge dessen Ihre Steuererklärungen samt Einnahmen-Überschussrechnung oder Bilanz in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln. Papiererklärungen sind grundsätzlich tabu. Für Kleinstunternehmer ohne PC, Internetanschluss und ohne Steuerberater gibt es jedoch eine Härtefallregelung. Sind die Einnahmen sehr niedrig, kann der Kleinunternehmer beim Finanzamt nach § 150 Abs. 8 Abgabenordnung beantragen, dass er von der elektronischen Übermittlungspflicht befreit wird.

Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung 2018 vorziehen

Auch wenn Sie eine Fristverlängerung beantragt haben, kann es gute Gründe dafür geben, zumindest die Umsatzsteuerjahreserklärung 2018 bis spätestens 31. Juli ans Finanzamt zu übermitteln.

Hintergrund: Wird ein Gegenstand mindestens zu 10 Prozent unternehmerisch genutzt und ertragsteuerlich als Privatvermögen behandelt, können Sie diesen Gegenstand trotzdem Ihrem umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen zuordnen und eine Vorsteuererstattung beantragen. Und genau diese Zuordnung zum umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen im Jahr 2018 muss dem Finanzamt bis spätestens 31. Juli 2019 mitgeteilt werden. Wer diese Zuordnungsfrist verschläft, verschenkt den Vorsteuerabzug.

Schaffen Sie es nicht, die Umsatzsteuerjahreserklärung bis zum 31. Juli beim Finanzamt einzureichen, können Sie dem Finanzamt die Zuordnung von mindestens 10 Prozent unternehmerisch genutzter Privatgegenstände zum umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen auch mit einem formlosen Schreiben mitteilen.

Beispiel

Sie kauften 2018 privat einen Pkw, den Sie 2018 zu 12 Prozent für Ihr Unternehmen genutzt haben. In der Gewinnermittlung taucht der Pkw nicht auf. Sie ordnen den Pkw allerdings Ihrem umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen zu. In den Voranmeldungen 2018 haben Sie bislang noch keine Vorsteuererstattung beantragt, weil nicht klar war, ob der Pkw mindestens 10 Prozent unternehmerisch genutzt würde.

Folge: Mit der Vorsteuererstattung aus dem Kaufpreis und aus den laufenden Pkw-Kosten 2018 klappt es nur, wenn Sie dem Finanzamt die Zuordnung dieses Pkws zum umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen durch Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung 2018 bis spätestens 31. Juli 2019 unmissverständlich mitteilen.

 


Frühzeitige Erstellung des Jahresabschlusses auch aus steuerlicher Sicht sinnvoll

Selbst wenn der Jahresabschluss nicht sofort am 1.1.2019 beim Finanzamt liegen muss, sollten Sie frühzeitig mit der Aufstellung des Jahresabschlusses 2018 beginnen bzw. den Gewinn für 2018 ermitteln. Das hat folgende steuerliche Vorteile:

  • Sie können beim Finanzamt bei gesunkenen Gewinnen 2018 und bei einem zu erwartenden gleichbleibenden Gewinn 2019 für 2019 die Herabsetzung von Einkommen- und Körperschaftsteuervorauszahlungen ab dem 10.3. bzw. ab dem 10.6.2019 beantragen.
  • Sie sind sofort nach Abschluss des Jahres 2018 im Bilde darüber, ob Sie Steuernachzahlungen für 2018 leisten und dafür Rücklagen bilden müssen oder ob Steuererstattungen winken, die für betriebliche Investitionen eingeplant werden können.

Die besten Steuertipps für Bilanz und EÜR

Erstmaliger Wechsel zur Bilanzierung

Haben Sie 2018 erstmals eine Bilanz aufgestellt, weil Sie das Finanzamt wegen Überschreitung der Buchführungsgrenzen zum Wechsel von der Einnahmen-Überschussrechnung zur Bilanzierung aufgefordert hat? Dann müssen Sie durch diesen Wechsel 2018 in aller Regel noch einen Übergangsgewinn versteuern. Dieser ergibt sich wegen der systembedingten Unterschiede zwischen der Einnahmen-Überschussrechnung und der Bilanzierung. Sie können beim Finanzamt allerdings einen Antrag stellen, dass dieser Übergangsgewinn verteilt auf drei Jahre versteuert wird. Sie bekommen also eine zinslose Steuerstundung und sparen sich durch niedrigere Steuersätze meist noch einen Teil der Steuerzahlungen.

Weitere wirksame Steuertipps für Bilanzierer finden Sie im nebenstehenden Whitepaper, das Sie kostenlos herunterladen können.

Whitepaper:

Die besten Steuertipps zur Bilanzierung

Diese 15 legalen Tipps zur Bilanz 2018 ermöglichen es Ihnen u.a., Steuern zu sparen und sich für eine anstehende Betriebsprüfung zu wappnen.


Steuerrisiko Leasing-Sonderzahlung

Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung und haben in den Vorjahren eine Leasing-Sonderzahlung beim Kauf eines Firmenwagens geleistet, durften Sie diese Leasing-Sonderzahlung im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgaben vom Gewinn abziehen.

Achten Sie unbedingt darauf, dass die betriebliche Nutzung für diesen Firmenwagen niemals unter 10 Prozent rutscht. Andernfalls kann das Finanzamt rückwirkend für einen Teil der Leasing-Sonderzahlung den Betriebsausgabenabzug kippen. Dieser Sonderfall kann einer Kurzinfo der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen entnommen werden.

Weitere wirksame Steuertipps für EÜR-Rechner finden Sie im nebenstehenden Whitepaper, das kostenlos heruntergeladen werden kann.

Whitepaper:

Die besten Steuertipps zur EÜR

Schenken Sie dem Finanzamt kein Geld! Diese 15 Tipps zur EÜR 2018 sind besonders effektiv zum Steuern sparen und vor allem legal sowie betriebsprüfungssicher.

Buchführung, Bilanz, Jahresabschluss: Die 3 häufigsten Fallen

Fahren Sie mit der Maus über das jeweilige Bild und erfahren Sie, welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten!

Falle #1

Falsche Bewertung der Unternehmensgröße

Geschäftsführer müssen für eine ordnungsgemäße Buchführung sorgen. Dazu gehört unter anderem die regelmäßige Bewertung der Unternehmensgröße. Denn diese entscheidet darüber, wie eine Bilanz aussehen muss. 

Das heißt: Wenn z.B. der Geschäftsführer einer GmbH die Bilanz nicht auf die korrekte Unternehmensgröße ausrichtet, verstößt er gegen den Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung und seine Sorgfaltspflicht als Geschäftsführer. 

 

Falle #2

Unqualifizierte Buchhaltungskräfte

Wenn Sie eine Buchhaltungskraft beauftragen, müssen Sie Folgendes sicherstellen:

  • Die beauftragte Person ist objektiv (Qualifikation) und subjektiv (Handeln zum Wohl der Gesellschaft) geeignet, die Buchführung durchzuführen.
  • Sie überprüfen regelmäßig deren Qualifikation.
  • Sie kontrollieren laufend Buchführung und Prüfungsergebnisse auf Plausibilität. 

Der Grund: Wenn Sie diese Prüfungs- und Überwachungsstandards nicht einhalten, haften Sie für Verstöße, als hätten Sie den Bilanzierungsfehler selbst verursacht.

Falle #3

Verletzung der Aufbewahrungspflichten

Viele Buchführungsunterlagen müssen 10 Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden. Die 10-Jahres-Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen die Unterlagen vernichtet werden. Ansonsten verstoßen Sie gegen Ihre Aufbewahrungspflichten. 

Beispiel: Auf Geheiß von Geschäftsführer A werden kurz nach ordnungsgemäßer Rechnungslegung die zugrunde liegenden Bilanzierungsdokumente zwecks Entlastung zerstört. Damit verstößt dieser eklatant gegen die Aufbewahrungspflichten.

3. Jahresabschluss in der GmbH

Als Geschäftsführer einer GmbH oder einer anderen Kapitalgesellschaft müssen Sie gemäß HGB dafür sorgen, dass der Jahresabschluss ordnungsgemäß geprüft und den Gesellschaftern zur Feststellung vorgelegt wird. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie dabei achten müssen und welche Vorteile eine freiwillige Prüfung für kleine GmbHs bringt. Außerdem erfahren Sie, von welchen Erleichterungen Kleinst-GmbHs beim Jahresabschluss profitieren.

Prüfung des Jahresabschlusses

Ist der Jahresabschluss erstellt, muss er je nach Firmengröße noch durch einen Abschlussprüfer geprüft werden. Hierzu sind mittelgroße und große GmbHs gesetzlich verpflichtet. Falls ein nicht geprüfter Jahresabschluss von den Gesellschaftern beschlossen wird, ist dieser ungültig. Die Jahresabschlussprüfung hat verschiedene Funktionen:

  • Kontrolle der Geschäftsführung
  • Aufdeckung von Schwachstellen im Unternehmen
  • Sicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit des Jahresabschlusses
  • Motivation der Mitarbeiter zu gewissenhafter und korrekter Pflichterfüllung

Für kleine GmbHs gilt die Pflicht zur Jahresabschlussprüfung zwar nicht, doch kann sie sich unter Umständen dennoch lohnen. Was Sie als Geschäftsführer über die Prüfung des Jahresabschlusses wissen sollten und welche Vorteile eine freiwillige Prüfung für kleine GmbHs bieten kann, erfahren Sie in nebenstehendem Artikel.

Feststellung des Jahresabschlusses

Erst durch die Feststellung wird der Jahresabschluss rechtlich verbindlich. Der Geschäftsführer muss hierfür der Gesellschafterversammlung den gegebenenfalls geprüften Jahresabschluss mitsamt Lagebericht und Prüfungsbericht zur Begutachtung vorlegen.

Die Gesellschafterversammlung entscheidet in der Folge über die Genehmigung des Jahresabschlusses und kann gegebenenfalls Ansätze ändern. Nur wenn die Gesellschafter die Entlastung der Geschäftsführung beschlossen haben, können keine Ersatzansprüche gegen den Geschäftsführer durchgesetzt werden.

Der Geschäftsführer ist für die fristgerechte Feststellung des Jahresabschlusses zuständig und muss rechtzeitig zur Gesellschafterversammlung einladen. Welche Fristen Sie bei der Feststellung im Blick behalten müssen und was Sie als Geschäftsführer sonst noch beachten sollten, lesen Sie in nebenstehendem Artikel.

Sonderregeln für Kleinst-GmbHs

Bei der Erstellung und der Veröffentlichung des Jahresabschlusses gelten für Kleinst-GmbHs weniger strenge Vorgaben. Zu den Erleichterungen gehören u. a.:

  • Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) muss weniger Posten ausweisen.
  • Kleinste Kapitalgesellschaften können eine sehr stark reduzierte Bilanz aufstellen.
  • Sie müssen keinen Anhang einreichen, wenn Sie bestimmte Angaben unter der Bilanz ausweisen.
  • Der Jahresabschluss muss nicht veröffentlicht, sondern nur im Bundesanzeiger hinterlegt werden.
  • Bei Fristversäumnissen gibt es nachsichtige Regelungen.

Welche Erleichterungen es für Kleinst-GmbHs im Detail gibt und wie Sie den Jahresabschluss ganz einfach veröffentlichen, erfahren Sie in nebenstehendem Artikel.