Die Finanzbuchhaltung ist neben der Betriebsbuchhaltung der wichtigste Bestandteil des Rechnungswesens im Unternehmen. Während die Betriebsbuchhaltung ausschließlich innerbetrieblichen Planungs- und Steuerungszwecken dient und keinen gesetzlichen Vorschriften unterliegt, hat die Finanzbuchhaltung vor allem Dokumentationsfunktion. So ist beispielsweise der Jahresabschluss eines Unternehmens - bestehend aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung - in der Regel der Abschluss und das Ergebnis der Finanzbuchhaltung.
Aus diesem Grund muss die Finanzbuchhaltung transparent sein und den Anforderungen der Steuerbehörden genügen. Sie muss zu Dokumentationszwecken auch noch nach Jahren vorgelegt werden können, beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Im Gegensatz zur Betriebsbuchhaltung (bzw. Kosten- und Leistungsrechnung) ermittelt die Finanzbuchhaltung das Gesamtergebnis eines Unternehmens. Während die Kosten- und Leistungsrechnung vor allem die entstanden Kosten und erbrachten Leistungen ermittelt und zuordnet, werden in der Finanzbuchhaltung alle Aufwände und Erträge erfasst und schließlich das Unternehmensergebnis in einer Gewinn und Verlust-Rechnung (GuV) ermittelt.
In der Finanzbuchhaltung werden daher alle Güter-, Dienstleistungs- und Geldströme eines Unternehmens mit anderen Unternehmen abgebildet. Jeden einzelnen dieser Vorgänge bezeichnet man als einen Geschäftsvorfall. Jeder Geschäftsvorfall, der die wirtschaftliche Situation eines Kaufmanns oder die finanzielle Struktur eines Unternehmens verändert, muss also in der Finanzbuchhaltung dokumentiert werden. Das gilt auch für innerbetriebliche Geschäftsvorfälle, wenn diese Einfluss auf Vermögen, Schulden oder Eigenkapital des betreffenden Unternehmens haben.
