Downgrade von Lexware financial office auf ein Einzelprogramm ist nur per Export/Import möglich

Wichtiger Hinweis vorab: Ein direktes Downgrade von Lexware financial office basis/plus auf ein Einzelprodukt

• Lexware buchhaltung basis/plus
• Lexware faktura und auftrag basis/plus
• und Lexware lohn und gehalt basis/plus

ist nicht möglich! Lexware financial office/plus ist eine integrierte Komplettlösung mit einer übergreifenden Stammdatenverwaltung. Die Datenstruktur ist nicht kompatibel mit den Einzelprodukten der Standard-Reihe. Daher kann ein Downgrade niemals direkt durchgeführt werden:

• Upgrade auf eine höhere Produktreihe (Plus, Pro, Premium): Direkt möglich – alle Daten werden automatisch übernommen.
• Downgrade auf ein Einzelprodukt der Standard-Reihe: Nicht direkt möglich – ausschließlich über den aufwändigen Weg per Export/Import realisierbar.

Option 1: Downgrade – Übernahme der Daten nur per Export / Import

Da ein direktes Downgrade technisch nicht möglich ist, bleibt als einziger Weg der manuelle Export aus Lexware financial office/plus und der anschließende Import in das Einzelprodukt. 

Nachteile

• Firmenstammdaten müssen vollständig neu eingegeben werden (kein Import möglich)
• Die Übernahme von Bewegungsdaten ist nur teilweise möglich – nicht alle Daten lassen sich importieren
• Das Verfahren ist aufwändig und erfordert sorgfältige Planung

Vorteile

• Start mit einer neuen, sauberen Firma/Datenbank
• Reduzierte Kosten durch Umstieg auf ein Einzelprogramm der Standard-Reihe

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Export / Import

Schritt 1 – Daten aus Lexware financial office/plus exportieren

1. Wechseln Sie in die gewünschte Firma und Programmkomponente.
2. Führen Sie den Export der Daten durch.
3. Je nach Programmkomponente und Art der zu exportierenden Daten geht das wie folgt:
   1. Über das Menü Datei - Export und – soweit vorhanden – den Unterpunkt Text/ASCII. Ein Assistent begleitet den Export Schritt für Schritt.
   2. Und/oder über das Menü Berichte: In den Druckdialogen können Sie im Bereich Einstellungen bei Zielgerät auf Export umstellen.
      Wichtig: Wählen Sie immer das Format Datei aus. Alle übrigen Ausgabeformate lassen sich später nicht importieren.
4. Jeder Exportvorgang wird in einer eigenen Datei vom Typ TXT gespeichert.
5. Vor der Erstellung werden Sie aufgefordert, Namen und Speicherort festzulegen.
   Hinweis: Nicht alle Daten, die sich im Textformat exportieren lassen, können später wieder importiert werden – z. B. Aufträge aus Lexware faktura+auftrag/plus.
6. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Programmbereiche Jahre, Firmen und/oder Programmkomponenten.
7. Drucken Sie die Stammdaten einer Firma aus über Menü Datei - Drucken. Das erleichtert später die manuelle Neuanlage.
   Hinweis: Stammdaten lassen sich nicht importieren und müssen zwingend manuell neu angelegt werden.

Schritt 2 – Vorbereitung vor der Deinstallation

1. Erstellen Sie über Datei - Datensicherung - Sicherung eine vollständige Datensicherung Ihrer Daten.
2. Stellen Sie den Pfad zu Ihren Daten fest (wichtig im weiteren Verlauf). Wie das geht, lesen Sie hier.

Schritt 3 – Deinstallation und Datenvorbereitung

1. Wenn Sie das Einzelprogramm auf dem selben Rechner installieren möchten, wie zuvor das Programm Lexware financial office basis/plus, dann deinstallieren Sie Lexware financial office basis/plus – andernfalls können die Einzelprogramme nicht installiert werden. Wenn Sie das Einzelprogramm auf einem neuen Rechner installieren, dann fahren Sie mit Schritt 4 fort.
2. Benennen Sie nach der Deinstallation das Datenverzeichnis im Windows Explorer unbedingt um – z. B. von Daten in Altdaten. Standardmäßig finden Sie den Datenpfad unter C:\ProgramData\Lexware\office.
   Achtung: Wenn Sie das Datenverzeichnis nicht umbenennen, werden bei der Installation des Einzelprogramms die vorhandenen Daten aus Lexware financial office/plus automatisch weitergeführt. Da die Datenstruktur nicht kompatibel ist - betrifft vor allem die Steuersätze in Lexware buchhaltung/plus - wird dieses Vorgehen von Lexware weder empfohlen noch supportet und geschieht auf Ihr eigenes Risiko!

Schritt 4 – Installation und Neuanlage

1. Installieren Sie das neue Einzelprogramm.
2. Legen Sie alle benötigten Firmen mit identischen Stammdaten manuell neu an.

Schritt 5 – Daten importieren

1. Der Daten-Import erfolgt über Datei - Import.
2. Der Ablauf ist ähnlich wie beim Export, nur in umgekehrter Reihenfolge.
   Hinweis: Teilweise muss eine logische Reihenfolge eingehalten werden.
   Beispiel: Bei Buchungen auf Personenkonten müssen zunächst die Personenkonten importiert werden, bevor Buchungsdaten importiert werden können.
3. Importierte Buchungen aus der Buchhaltung werden zunächst in den Buchungsstapel übernommen. Erst durch das Ausbuchen des Stapels werden die betroffenen Konten befüllt.
4. Weiterführende Hinweise finden Sie im Handbuch oder als FAQ über Mein Lexware - Online Support in Ihrem Programm.

Option 2: Upgrade – Umstieg auf eine Software aus einer höheren Programmreihe

Normalerweise ist ein Upgrade jederzeit direkt möglich! Alle vorhandenen Daten werden dabei automatisch per Datenübergabe/Datenübernahme übernommen – ohne manuellen Aufwand.
Momentan ist ein Umstieg von der Reihe Lexware Standard nach pro oder premium nur eingeschränkt möglich. Der Grund dafür liegt in der Einführung einer neuen Datenbankstruktur. Die entsprechende Anleitung finden Sie hier Anleitung - Upgrade auf Lexware pro oder premium: Datenübernahme erst ab Ende 2026 möglich

Vorteile

• Automatische Übernahme aller Daten per Datenübergabe/Datenübernahme / Ausnahme: Lohn + Gehalt – hier können nur das aktuelle Jahr und das Vorjahr übernommen werden
• Leistungsfähigere Programmarchitektur
• Potenzieller Mehrwert durch höheren Funktionsumfang

Nachteil

• Höhere Kosten als für ein Einzelprogramm der Standard-Reihe
• Empfohlene Software-Lösungen beim Upgrade
  • Einzelplatzversionen der Plus-Reihe
    • Lexware handwerk plus: Leistungen wie Lexware faktura+auftrag/plus, mit zusätzlichen Funktionen für das Handwerk
    • Lexware business plus: Kleine Komplettlösung bestehend aus Lexware buchhaltung und Lexware faktura+auftrag
  • Netzwerkversionen der Pro-Reihe (inkl. 3 Client-Lizenzen)
    • Lexware buchhaltung pro: Identischer Aufbau wie Lexware buchhaltung/plus, mit zusätzlichen Funktionen
    • Lexware lohn+gehalt pro: Identischer Aufbau wie Lexware lohn+gehalt/plus, mit zusätzlichen Funktionen
    • Lexware warenwirtschaft pro: Identischer Aufbau wie Lexware faktura+auftrag/plus, mit zusätzlichen Funktionen
    • Lexware business pro: Kleine Komplettlösung bestehend aus Lexware buchhaltung pro und Lexware warenwirtschaft pro
• Detailbeschreibungen und Preise finden Sie in unserem Onlineshop oder unter der kostenfreien Telefonnummer 0800 7234 273 (Verkaufsberatung).

Hinweis: Für die Datenübernahme muss die neue Software mindestens in der gleichen Jahresversion vorliegen wie Ihr Lexware financial office/plus-Programm. Die detaillierte Anleitung finden Sie hier Anleitung: Datenübernahme in ein Produkt der Reihe Lexware premium, professional oder plus

Weiterführende FAQs zum Thema Downgrade

1. Anleitung: 'Export und Import von Personenkonten innerhalb Lexware buchhaltung'
2. Anleitung: 'Export und Import von Buchungsdaten innerhalb Lexware buchhaltung/plus' 
3. Anleitung: 'Neuanlage einer bestehenden Firma mit Istbesteuerung und Debitorenbuchhaltung (Lexware buchhaltung/plus)'