Umsatzsteuer-ID beantragen: Antrag, Dauer und Tipps
Als Unternehmer oder Selbständiger sind Sie in Deutschland gleich mit mehreren Steuernummern konfrontiert – eine davon ist die Umsatzsteuer-ID. Weisen Sie diese nicht korrekt auf Ihren Rechnungen aus, kann das schnell teuer werden. Lesen Sie hier, für welche Geschäfte die Umsatzsteuer-ID notwendig ist, wie Sie die USt-ID-Nummer schnell sowie einfach beantragen können und wie sie sich von anderen Steuernummern unterscheidet.
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Definition
Was ist eine Umsatzsteuer-ID?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, auch bekannt als Umsatzsteuer-ID oder USt-IdNr., ist eine Steuernummer, die Unternehmen in der Europäischen Union erhalten. Mit ihr kann jedes Unternehmen innerhalb der EU eindeutig identifiziert werden und sie ermöglicht die steuerlich korrekte Abwicklung von Geschäften innerhalb der EU-Länder. Die USt-IdNr. muss dabei zusätzlich zur Steuernummer oder Steuer-ID beantragt werden und ist insbesondere für die Rechnungserstellung wichtig.
Die Umsatzbesteuerung in der EU
Nur mithilfe der Umsatzsteuer-ID kann die nicht ganz einfache Umsatzbesteuerung zwischen EU-Ländern korrekt abgewickelt werden. Hintergrund ist, dass die Umsatzsteuer grundsätzlich in dem Land abgeführt wird, in dem die Ware an den Endverbraucher ausgeliefert wird, beziehungsweise eine Leistung erbracht wird (sog. Bestimmungslandprinzip). Zudem greift in bestimmten Fällen das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Das bedeutet, dass Ihre Kunden (Unternehmereigenschaft vorausgesetzt), nicht Sie, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen. Das ist beispielsweise der Fall bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen, die Sie von einem im Ausland ansässigen Unternehmen beziehen. In diesem Fall schulden Sie an Stelle des Leistenden die Umsatzsteuer und müssen diese an das Finanzamt abführen. Gleichzeitig sind Sie als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt.
USt-ID anfordern: Wer braucht eine Umsatzsteuer-ID Nummer?
Eine USt-IdNr. benötigen Sie immer dann, sobald Sie als Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmer Ihre Geschäfte von Deutschland auf andere EU-Länder ausweiten. Allerdings gilt dies nur für Geschäftsbeziehungen zwischen zwei Unternehmen (B2B) innerhalb der EU – also bei den bereits erwähnten innergemeinschaftlichen Lieferungen. Verkaufen Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen außerhalb der eigenen Landesgrenze, müssen Sie diese nicht ausweisen.
Auch Kleinunternehmer, welche die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sind von der Pflicht zur Verwendung einer USt-IdNr. ausgenommen. Trotzdem können auch Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beantragen – nötig ist das beispielsweise seit dem 1. Juli 2021 im Onlinehandel. Wollen Sie als Kleinunternehmer Ihre Waren auf einen elektronischen Marktplatz anbieten, werden Sie aufgefordert Ihre USt-ID anzugeben. Grund hierfür ist, dass solche Marktplätze seit Juli 2021 neben haftungsbedingten Gründen dazu verpflichtet sind Daten aufzuzeichnen zu denen unter anderem auch die USt-ID gehört. Zudem haben Sie als Kleinunternehmer laut § 1 Absatz 3 UStG keinen Anspruch auf umsatzsteuerfreie Rechnungen von anderen EU-Unternehmen. Eine weitere Ausnahme gilt für Kleinstbeträge: Liegt der Rechnungsbetrag für das Produkt unter 250 Euro, so kann eine Rechnung auch ohne Angabe der USt-IdNr. ausgestellt werden.
Unterschied zwischen Steuer-ID, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID
Als Unternehmer sollte Ihnen der Unterschied zwischen den drei wichtigsten Steuernummern in Deutschland bewusst sein.
Steueridentifikationsnummer
Das Bundeszentralamt für Steuern teilt jeder Privatperson bei ihrer Geburt eine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) zu. Sie dient dazu, Steuerzahlende eindeutig zu identifizieren und bleibt ein Leben lang gleich. Das Format einer Steuer-ID ist folgendermaßen aufgebaut: 11 111 111 111.
Ihre Steuernummer können Sie beispielsweise auf dem Schreiben vom Bundeszentralamt für Steuern, auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung oder auf Ihrem Einkommensteuerbescheid zu finden.
Die Steuer-ID ist wichtig für das Finanzamt und für Ihre Steuererklärungen, aber sie gehört nicht auf die Rechnungen Ihres Unternehmens. Dafür ist die Steuernummer und unter Umständen auch die Umsatzsteuer-ID wichtig.
Steuernummer
Selbstständigen, Freiberuflern und Unternehmen wird bei Gründung zusätzlich zur Steuer-ID eine Steuernummer zugeteilt, über die Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer abgerechnet wird. Im Gegensatz zur Steuer-ID kann sich die Steuernummer verändern, beispielsweise bei einem Umzug oder nach dem Anmelden einer selbstständigen Tätigkeit. Eine Steuernummer sieht in der Regel so aus: 22/222/22222.
Der Unterschied zur Umsatzsteuer-ID-Nummer
Sowohl USt-IdNr. als auch Steuernummer dienen zur Identifizierung Ihres Unternehmens und werden auf Ihren Rechnungen angegeben. Der Unterschied ist ganz einfach: Die Steuernummer wird immer dann auf den Rechnungen ausgewiesen, wenn Sie Geschäfte innerhalb von Deutschland tätigen. Weiten Sie jedoch Ihre Geschäfte auf andere EU-Länder aus, müssen Sie statt der Steuernummer die Umsatzsteuer-ID angeben.
Info
Wie ist die Umsatzsteuer-ID Nummer aufgebaut?
In den EU-Mitgliedstaaten folgt der Aufbau der Umsatzsteuer-ID einem einheitlichen Muster, damit die Zuordnung eindeutig funktionieren kann. Der Aufbau besteht aus einem Länderkürzel aus zwei Buchstaben (beispielsweise DE für Deutschland oder ES für Spanien) und acht bis zwölf weiteren Stellen.
Wo muss die Umsatzsteuer-ID angegeben werden?
Damit die Zahlung der Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren ordnungsgemäß abgewickelt wird, sind folgende Angaben auf der Rechnung erforderlich:
- Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers
Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren beziehungsweise Hinweis darauf, dass die Steuerschuldnerschaft bei dem Leistungsempfänger liegt.
Achtung
Umsatzsteuer-ID auch im Impressum
Laut § 5 Telemediengesetz müssen Sie die Umsatzsteuer-ID auch im Impressum Ihrer Unternehmenswebsite aufführen, ansonsten droht Ihnen eine Abmahnung.
Wie kann ich eine USt-ID beantragen?
Die Beantragung der USt-ID ist in der Regel schnell erledigt und erfolgt immer kostenlos.
Für die Vergabe der USt-IdNr. ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zuständig, der Antrag wird wie folgt gestellt:
- Bei der Firmengründung: Gründen Sie ein Unternehmen und melden sich dafür beim zuständigen Finanzamt, können Sie die USt-IdNr. direkt mit beantragen. Kreuzen Sie im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” einfach das Kästchen für die Umsatzsteuer in Deutschland an, anschließend erhalten Sie diese automatisch.
- Nach der Firmengründung: Haben Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens keine Umsatzsteuer-ID beantragt, können Sie diese jederzeit beim Bundesfinanzamt beantragen.
Den Antrag können Sie zudem postalisch stellen oder die Umsatzsteuer-ID online beantragen:
- Postalisch: Schicken Sie den Antrag für die USt-ID-Nummer zusammen mit den Angaben über Ihre Umsatzsteuer-Zwecke sowie unter Angabe Ihres Namens, der Anschrift, des zuständigen Finanzamtes und Ihrer Steuernummer an das Bundeszentralamt für Steuern, um die USt-ID zu beantragen. Die Adresse lautet:
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis - Online: Die USt-IdNr. lässt sich auch online beantragen. Um die Umsatzsteuer-ID zu beantragen, müssen Sie das entsprechende Formular auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums ausfüllen.
Nachdem alle Angaben geprüft wurden, wird Ihnen die USt-IdNr. auf dem Postweg zugeschickt.
Tipp
Umsatzsteuerpflicht in Deutschland auch für ausländische Unternehmen
Auch ausländische Unternehmen, welche in Deutschland Umsatz erzielen, unterliegen der deutschen Umsatzsteuerpflicht. Hierfür muss sich das ausländische Unternehmen, sobald es seine Produkte oder Dienstleistungen auf dem deutschen Markt verkauft, bei der zuständigen Finanzbehörde für eine Umsatzsteuer-ID registrieren.
Wie lange dauert es, eine USt-IdNr. zu beantragen?
Im Durchschnitt dauert es ein bis zwei Monate, bis eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erteilt wird. Wobei es jedoch erhebliche Unterschiede zwischen den Standorten und der Auslastung der für die Erstellung zuständigen Finanzämter gibt.
Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung angeben
Wichtig ist, dass Sie bei Geschäften innerhalb der EU sowohl Ihre eigene USt-IdNr. als auch die Ihrer Geschäftspartner auf der Rechnung vermerken. Nur so kann das Reverse-Charge-Verfahren angewandt werden und Sie geben die Umsatzsteuer an den Leistungsempfänger weiter. Sind die Angaben nicht korrekt oder fehlen, kann das Finanzamt die Transaktion nicht nachvollziehen. Im ungünstigsten Fall fällt die Zahlung der Umsatzsteuer dann auf Sie zurück.
Umsatzsteuer-ID finden und prüfen
Ihre eigene USt-IdNr. finden Sie auf dem Mitteilungsschreiben des Bundeszentralamts für Steuern. Die Umsatzsteuer-ID Ihrer ausländischen Geschäftspartner wiederum können Sie auf deren Rechnung oder auf der Unternehmenswebsite einsehen.
Achtung: Als Unternehmer sind Sie selbst dafür verantwortlich, die Umsatzsteuer-ID Ihrer Kundschaft auf ihre Korrektheit und Gültigkeit zu überprüfen. Mithilfe des Bestätigungsverfahrens vom Bundeszentralamt für Steuern können Sie diese zudem kostenlos prüfen lassen.
Zusammenfassung
Umsatzsteuer beantragen: Das Wichtigste in Kürze
- Tätigen Sie als Unternehmer Geschäfte mit anderen Unternehmen der EU, benötigen Sie eine Umsatzsteuer-ID und müssen diese anfordern.
- Schließen Sie Geschäfte mit Privatpersonen innerhalb der EU ab oder beträgt der Rechnungsbetrag nicht mehr als 250 Euro, benötigen Sie keine USt-IdNr. und müssen dementsprechend auch keine Umsatzidentnummer beantragen.
- Auch Kleinunternehmen benötigen keine USt-IdNr. Und brauchen somit keine Umsatzsteuer-ID beantragen.
