Definition
Was ist eine Digitalisierungsstrategie?
Eine Digitalisierungsstrategie gestaltet und modernisiert die Strukturen und Prozesse Ihres Unternehmens durch die Integration digitaler Technologien. Dabei handelt es sich nicht um Einzelmaßnahmen, sondern um einen strategischen Veränderungsprozess, der sämtliche Unternehmensbereiche umfasst und verändert.
Sie ermöglicht es Ihnen, die digitale Transformation schrittweise, zielgerichtet und kontrollierbar umzusetzen. Eine durchdachte Digitalstrategie hilft Ihnen außerdem, Ihr Unternehmen erfolgreich im Markt neu zu positionieren.
Warum bzw. wann sollte ein Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie entwickeln?
Die Digitalisierung schreitet in der Gesellschaft und der Wirtschaft immer schneller voran und stellt Unternehmen dabei in einer Vielzahl von Handlungsfeldern vor verschiedene Herausforderungen. Ein gutes Beispiel hierfür bietet der Rechnungsversand. So dürfen Bundesbehörden inzwischen nur noch Rechnungen in elektronischer Form annehmen. Auch immer mehr Unternehmen der freien Wirtschaft steigen auf die E-Rechnung um, da sie deutlich kostengünstiger ist als der klassische Rechnungsversand.
Außerdem steigen die Ansprüche der Kunden, die sich eine möglichst reibungslose und einfache Kommunikation und Auftragsabwicklung von Ihnen wünschen. So gehört es für viele inzwischen zur Normalität, dass sie Termine im Internet vereinbaren können. Unternehmen, die dies nicht anbieten, haben hier einen klaren Wettbewerbsnachteil. Lassen Sie Kundenbedürfnisse also nicht außer Acht.
Die Digitalisierung bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche wirtschaftliche Vorteile. Hier nur ein paar Beispiele in unterschiedlichen Handlungsfeldern:
- Durch die Digitalisierung von Abläufen (z. B. Freigabeverfahren oder das Forderungsmanagement) können Sie Prozesse beschleunigen und vereinfachen. Zusätzlich wirkt sich die Digitalisierungsstrategie positiv auf die Fehlerkultur aus, denn durch sie passieren weniger Fehler.
- Sie können Ihren Mitarbeitern alle gewünschten Informationen per Knopfdruck verfügbar machen (z. B. die Bestellhistorie ihrer Kunden). Ihre Mitarbeiter können dann von jedem beliebigen Ort aus darauf zugreifen (z. B. im Verkaufsgespräch).
- Online-Marketingmaßnahmen wie die eigene Firmenwebsite, E-Mailings oder Facebook und Co. können viel mehr potenzielle Kunden erreichen als dies über klassisches Marketing (Flyer, Printanzeigen etc.) möglich ist. Darüber hinaus sind sie deutlich kostengünstiger.
- Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, sparen Sie Papier- und Druckerkosten.
Angesichts dieser und weiterer offensichtlicher Vorteile sowie der steigenden digitalen Anforderungen ihrer (potenziellen) Kunden, sollten sich Unternehmen aller Art und Größe schnellstens mit möglichen Digitalisierungsmaßnahmen vertraut machen und eine langfristig angelegte Digitalisierungsstrategie erstellen. Dabei kann es von Vorteil sein, externe Berater als Experten hinzuzuziehen, deren Expertise zu berücksichtigen und von ihnen zu lernen.
Wenn Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben möchten, gilt es, planvoll und mit festgelegten Zielen vorzugehen. Überstürzte und halbherzig ausgedachte Konzepte bringen keinen Nutzen, sondern machen nur unnötige Arbeit. Bevor Sie mit der Umsetzung starten, sollten Sie also zunächst eine digitale Strategie entwickeln.
Tipp
Wir machen Sie fit für das Thema Digitalisierung im Unternehmen!
Corona hat die Digitalisierung in Unternehmen weiter beschleunigt. Damit auch Sie von den Vorteilen der digitalen Transformation profitieren, unterstützen wir Sie mit geballtem Fachwissen sowie kostenlosen Online-Schulungen und geben Antworten auf Ihre Fragen. Sie erfahren u. a.:
- Wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren
- Worauf Sie bei der E-Rechnung achten müssen
- Wie Sie Ihre Abläufe beschleunigen und Ihre Website optimieren
- Wie Sie bis zu 50.000 Euro Förderung für Ihr Digitalisierungsprojekt erhalten
Digitalisierungsstrategie erstellen: Wie gehe ich am besten vor?
Grundlage der Digitalisierungsstrategie sollte eine genaue und umfassende Analyse der Ausgangslage sein:
- Wie sehen die vorhandenen Prozesse und Abläufe aus?
- Was davon ist bereits digitalisiert?
Ist der aktuelle Zustand geklärt, müssen Sie die Potenziale der digitalen Transformation untersuchen:
- Was lässt sich zusätzlich oder anders digitalisieren?
- Welche Prozesse müssen sich ändern?
- Welche neuen oder zusätzlichen Kompetenzen werden benötigt?
- Welche zusätzlichen Geschäftsmodelle sind möglich?
- Welche Hard- und Software muss angeschafft oder angemietet werden?
Aus den Potenzialen können Sie nun klare Unternehmensziele formulieren:
- Welche Bereiche und Abläufe sollen in Zukunft digitalisiert werden?
- Welche technischen Voraussetzungen müssen zukünftig geschaffen werden?
- Welche Prozesse werden geändert, welche Kompetenzen benötigt, welche neuen Geschäftsmodelle verfolgt?
Sind die Details geklärt, können Sie nun eine Digitalisierungsstrategie entwickeln. Diese legt fest, in welcher Reihenfolge, nach welchem Zeitplan und mit welchen Verantwortlichkeiten die Unternehmensziele umgesetzt werden.
Tipp
Informationsquellen und Förderprogramme nutzen
Umfassende Informationen sind unerlässlich: Qualifizierte Auskünfte, Beratungen und Seminare zur Digitalisierung gibt es bei Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern und anderen Branchenvereinigungen.
Wenn es um die Entwicklung der konkreten Digitalisierungsstrategie geht, sollten Sie die Zusammenarbeit mit einer branchenspezifischen Unternehmungsberatung einplanen. Über das Förderprogramm unternehmensWert:Mensch plus (uWM plus) übernimmt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) die Kosten zu 80 Prozent.
Worauf Sie unbedingt achten sollten
Achten Sie von Anfang an darauf, dass sämtliche Digitalisierungsmaßnahmen aufeinander abgestimmt sind und ineinandergreifen. Das erspart eine Menge Arbeit, wenn z.B. Informationen nur einmal erfasst und nahtlos auf unterschiedlichste Weise genutzt werden können. Noch entscheidender ist aber, dass Sie die digitale Transformation nicht als rein technisches Problem sehen und vermitteln. Vielmehr handelt es sich dabei um eine ganzheitliche Maßnahme, die alle Unternehmensabläufe und -prozesse in unterschiedlichsten Handlungsfeldern und letztendlich auch die Unternehmenskultur betrifft.
Was sind die Ziele einer Digitalisierungsstrategie?
Haben Sie sich für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen entschieden und bereits ein Konzept ausgearbeitet, sollten Sie sich immer Ihre Ziele vor Augen halten. Was genau wollen Sie mit der Digitalisierungsstrategie erreichen? Denn klar ist: Aus der Umsetzung möchten Sie Verbesserungen in Ihren Betriebsabläufen feststellen.
Häufige Ziele sind:
- Arbeitsabläufe automatisieren
- Projektzusammenhänge und Netzwerke kombinieren
- Datenablage zentralisieren
- Produktivität intensivieren
- Kundenzufriedenheit optimieren
- Datensicherheit garantieren
Welche Fehler sollten Sie vermeiden?
Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung und die Folgen des digitalen Wandels mit seinen Innovationen. Digitalisierungsmaßnahmen werden, wenn überhaupt, nur anlassbezogen und punktuell durchgeführt und haben keinerlei Auswirkungen auf vorhandene Geschäftsprozesse und Strukturen. Dadurch bleiben Chancen ungenutzt und die Maßnahmen eine zusätzliche ständige Belastung.
Unternehmen, die eine Digitalisierungsstrategie entwickelt haben, scheitern bei deren Umsetzung besonders daran, dass diese nicht konsequent genug vorbereitet und begleitet wird. Die Folge ist: Mitarbeitern fehlt die notwendige digitale Kompetenz oder sie sind durch zusätzliche Aufgaben überlastet, weil die Änderung der Anforderungsprofile durch die Digitalisierung nicht angemessen berücksichtigt wird. Es ist entscheidend, die Digitalisierungsstrategie konsequent zu pflegen.
Der Transformationsprozess kann nur gelingen, wenn sich alle Mitarbeiter aktiv daran beteiligen: Transparenz, Qualifizierung, Weiterbildung und angemessene Ressourcenplanung sind die Voraussetzungen für den Erfolg.
Erfolgreiche Digitalisierungsstrategien: Beispiele aus dem Handwerk
Verschiedene Bereiche benötigen individuell konzipierte Digitalstrategien. Diese Beispiele zeigen Ihnen, wie die Digitalisierung in Unternehmen aussehen kann.
1. Digitale Warenprozesse einer Bäckerei
Eine traditionelle bayerische Bäckerei mit gut 90 Mitarbeitenden und mehreren Filialen hat es nicht nur geschafft, den Backshops der Discounter Paroli zu bieten, sondern auch Nachwuchsprobleme zu lösen und durch alternative Vertriebswege neue Geschäftsfelder zu erschließen. Basis dafür war eine digitale Unternehmensstrategie, die darauf ausgerichtet ist, mit maximal möglicher Effizienz zu arbeiten.
Auf Grundlage einer Ist-Analyse des gesamten Unternehmens in sämtlichen Bereichen wurde eine digitale Gesamtstrategie entwickelt. Die Bäckerei hat diese schrittweise unter Einbeziehung aller Mitarbeiter umgesetzt und fortlaufend weiter angepasst.
Kern der Digitalisierungsstrategie waren die Einführung digitaler Prozesse in der Warenannahme und Wareneingangskontrolle, der Personaleinsatzplanung, der Verkaufs- und Bestelloptimierung der Produkte und allen möglichen anderen Bereichen. Die betriebsinterne Team-Kommunikation erfolgt über ein eigenes Videochatsystem und es gibt E-Learning-Kurse für Mitarbeiter.
Die Prozessoptimierung hat unter anderem dazu geführt, dass 70 Prozent der gesamten Nachtarbeit auf den Tag verlegt werden konnte. Als neues Geschäftsfeld werden bedruckbare Gebäcke für den B2B-Bereich auf einem eigenen Internetsystem angeboten. An dieses sind mehr als 3.000 Werbemittelhändler und Agenturen angebunden.
2. Messenger-System eines Elektroinstallateurs
Die Digitalstrategie eines mittelständischen Elektroinstallationsunternehmens mit 85 Mitarbeitern sah unter anderem vor, die Team-Kommunikation mit einem eigenen Messenger-System für Mobilgeräte und PCs zu optimieren. Da die Kommunikation per E-Mail oder Telefon viel zu umständlich war, hatten Mitarbeitende von sich aus WhatsApp für die Kommunikation untereinander und mit Kunden eingesetzt.
Aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit hat sich die Firmenleitung gegen WhatsApp entschieden und als Alternative ein eigenes Messenger-System entwickeln lassen. Dieses arbeitet DSGVO-konform, greift nicht auf vorhandene Kontaktdaten zu, zeigt interne Dokumente und Anleitungen an, protokolliert die Kommunikation, läuft auf eigenen Servern und verfügt auf Wunsch der Mitarbeitenden über eine „Feierabendfunktion“. Das Messenger-System war am Ende so erfolgreich, dass es nun unter dem Namen „BiCo“ als eigenständige Lösung anderen Firmen zum Kauf angeboten wird.
Erfolgreiche Digitalisierungsstrategien: Beispiele aus der Dienstleistungsbranche
Auch in der Dienstleistungsbranche kann die Digitalisierung enormen Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg einer Unternehmensstrategie haben.
1. Intelligente Müllcontainer eines Abfallunternehmens
Ein Kölner Abfallunternehmen, das auf die Müllentsorgung von Wohnanlagen mit mehreren Mietparteien spezialisiert ist, hat bei der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie als Alleinstellungsmerkmal gewichtsbezogene Abrechnungsmöglichkeiten entdeckt. Diese werden jetzt erstmals angeboten und der Müll wird gewichtsbezogen abgerechnet.
Das funktioniert so: Mieter öffnen den „intelligenten“ Müllcontainer über eine App, die mit einem Wiegesystem und einer Internetverbindung ausgestattet ist. Das Cloudsystem, mit dem die App verbunden ist, registriert das Differenzgewicht und summiert die individuelle Müllmenge zwischen den Leerungen für die monatliche oder jährliche Abrechnung.
Über die App können Nutzer dem Entsorgungsunternehmen auch Nachrichten und Fotos schicken, sodass Verunreinigungen, Beschädigungen oder Fehlfunktionen direkt gemeldet und unverzüglich beseitigt werden können. Da Sensoren dem Unternehmen die Auslastung der Müllbehälter melden, lässt sich deren Leerung nun wesentlich effektiver planen.
2. Automatisierte Planung und Abrechnung bei einem Taxiunternehmen
Ein großes Münchener Taxiunternehmen hat in den vergangenen zwei Jahren nach und nach seine Buchungs-, Abrechnungs-, Buchhaltungs- und Planungssysteme konsequent digitalisiert und zusammengeführt. Zuvor hatte das Unternehmen separate Systeme für die Online-Buchung von Taxen per App oder Internetbrowser und die telefonische Bestellung genutzt. Fahrten wurden individuell von den Fahrern mit dem Unternehmen abgerechnet. Inzwischen erfolgt dies automatisch über ein integriertes System, das gleichzeitig mit der Buchhaltung und einem Einsatzplanungssystem gekoppelt ist.
Der Abrechnungs- und Planungsaufwand konnte dadurch drastisch reduziert werden. Das neue System arbeitet zudem wesentlich zuverlässiger. Es liefert zusätzliche Daten über z. B. Fahrzeugauslastungen und ermöglicht als Ausgleich auch die kurzfristige Einplanung des Transports von Arzneimitteln oder Laborproben.
Künstliche Intelligenz für die Digitalisierung nutzen
Die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) hält in immer mehr Bereichen Einzug. Auch im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie kann die KI sinnvoll sein.
Sie ermöglicht es, Prozesse zu automatisieren, effizienter zu gestalten und schneller auf Veränderungen zu reagieren. Im Rahmen einer solchen Strategie helfen KI-Lösungen Ihnen dabei, große Datenmengen zu analysieren und daraus wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Moderne KI-Technologien eröffnen Ihnen zudem neue Wege, um Kundenbedürfnisse besser zu verstehen und individuelle Angebote unter Berücksichtigung Ihrer Digitalisierungsstrategie zu erstellen.
Ein weiterer Vorteil ist die Unterstützung bei Routineaufgaben, wie der Optimierung von Lagerbeständen oder der Dateneingabe. Mit klar definierten Schritten zur Implementierung der passenden KI-Systeme können Sie diese Technologien effektiv nutzen. Dadurch profitieren Sie langfristig von einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit und einer verbesserten Digitalisierung.
Tipp
Gute Planung als Basis
Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie basiert auf klar definierten Schritten und der Auswahl passender Lösungen. Dabei spielen moderne Technologien eine Schlüsselrolle, um Prozesse effizienter zu gestalten und neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen.
