Handlungsvollmacht: Das sollten Sie für Ihr Unternehmen wissen
Der Erfolg eines Unternehmens ist von vielen Faktoren abhängig. Dazu gehört auch, dass es im täglichen Geschäft reibungslos läuft und jeder weiß, was zu tun ist. Eine Handlungsvollmacht erleichtert das Ganze. Geschäftsleitung und Führungskräfte verlassen sich auf ihre Mitarbeiter und geben ihnen Befugnisse über ausgewählte Geschäftsaktivitäten. Wie steht es rechtlich um die Handlungsvollmacht? Was umfasst sie und wo sind ihre Grenzen? All das und noch mehr Wissenswertes zur Handlungsmacht erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Was ist eine Handlungsvollmacht?
Die Handlungsvollmacht beschreibt die Möglichkeit im Namen des Kaufmanns bestimmte Geschäfts- und Rechtshandlungen vorzunehmen. Voraussetzung ist, dass in der Branche diese Handlungen typisch sind. Die Rechtsgrundlage der Handlungsvollmacht ist das HGB (Handelsgesetzbuch) nach § 54. Als Kaufmann werden Personen mit einem Handelsgewerbe bezeichnet. Demnach können sie ihrem Personal eine begrenzte Vertretungsmacht erteilen, die keine Prokura ist.
Die Handlungsvollmacht gilt für einen spezifischen Arbeitsbereich. Damit stellen Unternehmen einen nahtlosen Geschäftsalltag sicher und entlasten ihre Führungskräfte. Mitarbeiter müssen nicht für jedes Rechtsgeschäft die Erlaubnis ihrer Geschäftsführer oder Vorgesetzten einholen.
| Beispiele für reguläre Handlungsvollmachten | Beispiele für nicht-reguläre Handlungsvollmachten |
|---|---|
| Einkäufer ordern Waren | Kauf und Verkauf von Grundstücken |
| Personaler stellen Mitarbeiter ein | Begründung von Wechselverbindlichkeiten |
Welche Arten der Handlungsvollmacht gibt es?
Es gibt drei Arten der Handlungsvollmacht:
1. Generalhandlungsvollmacht:
Auch: allgemeine Handlungsvollmacht – sie ist die bedeutendste. Dadurch erhalten die bevollmächtigten Mitarbeiter die Befugnis, alle für den Betrieb typischen Rechtsgeschäfte auszuführen. Davon ausgeschlossen sind Entscheidungen über den Bestand des Unternehmens, etwa die Kreditaufnahme oder Büroanmietung. Angesichts der wenigen Beschränkungen geht selbst bei Abwesenheit der Geschäftsleitung das Tagesgeschäft nahtlos weiter. Die Generalhandlungsvollmacht erlischt in folgenden Szenarien: Die Vollmachtgeber entziehen die Vertretungsmacht oder nehmen die Urkunde zurück, der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen oder es kommt zur Insolvenz.
Ein Kfz-Mechaniker mit einer Generalvollmacht darf Ware für die Autowerkstatt bestellen und neue Kunden aufnehmen.
2. Arthandlungsvollmacht:
Die Mitarbeiter erhalten eine Vollmacht in ihrem konkreten Geschäftsbereich. Die kann wiederum je nach Betrieb im Umfang und in der Gestaltung variieren. In der Regel präzisiert der Vollmachtgeber im Vorfeld, wie breit der Handlungsbereich ist. Die Arthandlungsvollmacht erlischt auf gleiche Weise wie die Generalhandlungsvollmacht.
Beispiel für die Arthandlungsvollmacht:Eine Personalerin stellt einen qualifizierten Mitarbeiter im Marketing ein. Bei der Gehaltsverhandlung hat sie beim Jahresbruttogehalt einen Spielraum von 15.000 Euro.
Eine Personalerin stellt einen qualifizierten Mitarbeiter im Marketing ein. Bei der Gehaltsverhandlung hat sie beim Jahresbruttogehalt einen Spielraum von 15.000 Euro.
3. Spezialhandlungsvollmacht:
Mithilfe dieser Handlungsbevollmächtigung können Unternehmen einer Person die Durchführung eines einmaligen Geschäfts gestatten. Die Spezialhandlungsvollmacht definiert genau, um welches Geschäft es sich handelt. Da diese Vollmacht zeitlich und inhaltlich begrenzt ist, erlischt sie nach Geschäftsabwicklung.
Für die Herbstkollektion beauftragt der Geschäftsführer einen Einkäufer mit der Auswahl der Farben und Stoffe sowie der Warenbestellung. Da der Einkäufer noch in der Probezeit ist, entscheidet sich das Unternehmen für eine einmalige, befristete Spezialhandlungsvollmacht.
Info
Was ist eine Untervollmacht?
Die Untervollmacht ist eine spezielle Form der Handlungsvollmacht. Sie kommt zum Tragen, wenn eine Person ihre Vollmacht auf einen Dritten überträgt. Der eigentliche Vollmachtgeber muss damit aber einverstanden ist. Eine Untervollmacht kommt sowohl im Privaten bei familiären Gesundheitsfragen als auch unter Anwälten bei der Übernahme von Rechtsfällen zum Einsatz.
Die Erteilung der Handlungsvollmacht
Zur Erteilung einer Handlungsvollmacht berechtigt sind beispielsweise Geschäftsinhaber, Geschäftsführer, Prokuristen und weitere bevollmächtigte Personen. Eine Handlungsvollmacht muss nicht ins Handelsregister eingetragen werden. Allerdings ist es üblich, die Handlungsvollmacht mit der Unterschrift offenzulegen – in der Regel durch den Zusatz „im Auftrag“ (i. A.) oder „in Vollmacht“ (i. V.).
Die Vollmachtgeber können die Vertretungsmacht ausdrücklich oder konkludent erteilen. Wichtig ist, dass der bevollmächtigten Person die Art und der Umfang der Handlungsvollmacht bewusst sind. Weder das Handelsgesetzbuch noch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) schreiben hier etwas vor. Für eine bessere Absicherung ist es ratsam, die Erteilung der Vollmacht zu verschriftlichen. Dadurch wissen auch Geschäftspartner Bescheid, mit wem sie Geschäfte abschließen dürfen.
- Arbeitsvertrag: Hier definieren Sie ohnehin die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche des jeweiligen Mitarbeiters. Daher ist es praktisch, an dieser Stelle die Handlungsvollmacht zu integrieren.
- Urkunde: Alternativ können Sie eine Urkunde anfertigen. Darin bestimmen Sie die Art der Vollmacht und den genauen Umfang.
Tipp
Nutzen Sie unsere Handlungsvollmacht-Muster
Benötigen Sie ein Muster für eine Arthandlungsvollmacht, Spezialhandlungsvollmacht oder Generalhandlungsvollmacht? Dann nutzen Sie gerne unsere Muster und passen Sie die Vorlage individuell an Ihr Unternehmen an.
Was ist der Unterschied zwischen einer Handlungsvollmacht und Prokura?
Auf den ersten Blick ähneln sich die Handlungsvollmacht und die Prokura. Allerdings unterscheiden sie sich in einigen wesentlichen Punkten:
| Handlungsvollmacht | Prokura | |
|---|---|---|
| Umfang | Gibt dem Kaufmann die Freiheit, über den genauen Umfang und die Handlungsbereiche | Gibt dem Kaufmann die Freiheit, über den genauen Umfang und die Handlungsbereiche Kaufmann darf Prokuristen seiner Wahl ernennen, aber nicht in seinen Tätigkeiten einschränken. |
| Handlungsspielraum des Bevollmächtigten | Selbst eine Generalhandlungsvollmacht begrenzt sich auf die typischen Geschäfte des jeweiligen Betriebs. | Befähigt zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen. Diese werden nicht von der Art des Betriebs definiert, sondern beziehen sich auf das gesamte Handelsgewerbe. |
| Erteilung | Kann mündlich oder konkludent erteilt werden. | Es ist eine ausdrückliche Erklärung notwendig. Außerdem wird die Prokura ins Handelsregister eingetragen. |
| Übertragbarkeit | Mit ausdrücklicher Zustimmung des Vollmachtgebers ist eine Übertragung der Handlungsvollmacht problemlos möglich. | Ist gesetzlich bei der Prokura verboten. |
Info
Wer haftet bei einer Handlungsvollmacht?
Grundsätzlich haftet der Vollmachtgeber für alle Geschäfte in seinem Unternehmen. Voraussetzung dafür ist, dass der Handlungsbevollmächtigte sich nicht außerhalb der Grenzen seiner Vollmacht bewegt. Die Haftung liegt erst beim Handlungsbevollmächtigten, wenn er seine Kompetenzen überschritten hat.
