Unter elektronischer Archivierung verstehen Finanz- und Steuerexperten die unveränderbare, dauerhafte Aufbewahrung steuerlich relevanter Belege und Geschäftsunterlagen in elektronischer Form für das Finanzamt. Das Bundesfinanzministerium hat zur elektronischen Archivierung einige Richtlinien erarbeitet und unter dem Namen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht. Diese sind seit 1.1.2015 für alle Unternehmen verbindlich.
Für die durchgängig elektronische Archivierung haben Sie als Unternehmer heute die Auswahl aus einer Vielzahl elektronischer Archivsysteme und Dienstleistungen in beinahe beliebiger Ausprägung und Umfang. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre individuellen Anforderungen möglichst genau identifizieren, um die für Sie optimale Archivierungssoftware oder -dienstleistung zu finden.
Zudem gibt es einige wichtige Dinge zu berücksichtigen, wenn Sie eine Archivierungssoftware für die Erstellung eines digitalen Archivs nutzen. Nur unter Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien und mit Hilfe eines GoBD-konformen Archivierungsprogramms wie Lexware archivierung gelingt Ihnen eine revisionssichere Archivierung, die weder Steuerprüfung noch Betriebsprüfung fürchten muss.
Die Vorteile elektronischer Archivierung
Zugegeben: Die Spielregeln für eine durchgängig elektronische bzw. digitale Buchhaltung, die das Bundesfinanzministerium in Form der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufgestellt hat, sind umfangreich und komplex. Allerdings gibt es auch für die analoge Aufbewahrung steuerlich relevanter Geschäftsunterlagen strenge Aufbewahrungspflichten, die Sie als Unternehmer kennen und erfüllen müssen. Vor diesem Hintergrund sind die GoBD daher nur die logische Erweiterung dieser Vorschriften auf eine zunehmend digitalisierte und vernetzte Welt.
Und abgesehen von den digitalen Kontrollmöglichkeiten durch das Finanzamt (beispielsweise durch die Prüfersoftware IDEA), hat eine durchgängig elektronische Archivierung für Unternehmer auch viele Vorteile:
- Sie sparen Kosten für Porto, Papier und Drucker.
- Der personelle Aufwand (z. B. bei der Archivierung) ist geringer.
- Sie müssen bei Rückfragen (z. B. von Rechnungsempfängern) die Rechnung nicht umständlich in einem Ordner suchen, sondern können diese komfortabel direkt am PC oder je nach Software auch direkt in der passenden App auf Ihrem Smartphone aufrufen.
Worauf sollte ich bei der Einführung elektronischer Archivierung achten?
Ein System zur elektronischen Archivierung besteht aus mehreren Komponenten. Zunächst müssen alle Dokumente einheitlich erfasst (z. B. Papierbelege einscannen), indexiert und mit den notwendigen Metainformationen (z. B. Abteilung, Dokumententyp, Verschlagwortung für spätere Suche) versehen werden. Erst danach werden sie im eigentlichen Archiv abgelegt. Das Archivsystem selbst besteht meist aus einem eigenen Server, an den ein Massenspeicher angeschlossen ist.
Bei der Entscheidung für ein digitales bzw. elektronisches Archiv sollten Sie darauf achten, dass es sowohl den rechtlichen Anforderungen der Finanzbehörden bzw. Finanzamt als auch den organisatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Die wesentlichen Merkmale eines GoBD-konformen elektronischen Archivs sind:
- Archivierte Informationen können nicht mehr geändert werden.
- Alle Änderungen werden dokumentiert.
- Es gibt ein Autorisierungskonzept zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
- Die Archivdaten können über einen datenbankgestützten Index recherchiert werden (z. B. per Volltextsuche).
- Das Archiv bietet eine standardisierte Schnittstelle, über die andere Anwendungen auf das Archiv zugreifen können und mit der ggf. auch alle Daten migriert werden können (beispielsweise bei einem Systemwechsel bzw. Wechsel des Anbieters).
Abgesehen von diesen grundsätzlichen Anforderungen gilt es bei der Einführung eines Systems zur elektronischen Archivierung, neue Organisationsstrukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren bzw. vorhandene Strukturen zu optimieren und anzupassen. Je mehr Sie bereits bei der Auswahl eines Systems zur elektronischen Archivierung auf die Kompatibilität zu den vorhandenen Prozessen achten, desto einfacher ist später die Arbeit mit dem Archivierungssystem.
Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang Schnittstellen zu der bereits im Unternehmen eingesetzten Software, z. B. in den Bereichen Buchführung, Warenwirtschaft oder Zahlungsverkehr. Lexware hat bereits auf die GoBD-Vorschriften reagiert und bietet eine GoBD-konforme Archivierungssoftware an, mit der Sie automatisch die gesetzliche Archivierungspflicht erfüllen und revisionssicher arbeiten.
Das bedeutet: Jede Änderung an einem Dokument wird automatisch in einem Aktivitätenprotokoll dokumentiert und jeder Übertragungs- und Änderungsstatus kann mit einem Klick eingesehen werden. Dabei ist natürlich Ihre Datensicherheit garantiert: Lexware archivierung sichert Ihre Dateien mehrfach in deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren und unterliegt somit deutschen Datenschutz-Richtlinien. Ihre Dokumente sind vor Hackerangriffen, Datencrash oder Feuer geschützt und Sie sparen Zeit und Nerven dank optimierter und automatisierter Prozesse.