Unter elektronischer Archivierung verstehen Finanz- und Steuerexperten die unveränderbare, dauerhafte Ablage und Aufbewahrung steuerlich relevanter Belege und Geschäftsunterlagen in elektronischer Form für das Finanzamt. Das Bundesfinanzministerium hat zur elektronischen Archivierung einige Richtlinien erarbeitet und unter dem Namen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht. Diese sind seit 1.1.2015 für alle Unternehmen verbindlich.
Für die durchgängig elektronische Archivierung haben Sie als Unternehmer heute die Auswahl aus einer Vielzahl elektronischer Archivsysteme und Dienstleistungen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre individuellen Anforderungen möglichst genau identifizieren, um die für Sie optimale Archivierungssoftware oder -dienstleistung zu finden.
Zudem gibt es einige wichtige Dinge zu berücksichtigen, wenn Sie eine Archivierungssoftware für die Erstellung eines digitalen Archivs nutzen. Nur unter Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien und mit Hilfe eines GoBD-konformen Archivierungsprogramms wie Lexware archivierung gelingt Ihnen eine revisionssichere Archivierung, die weder Steuerprüfung noch Betriebsprüfung fürchten muss.
Die Vorteile elektronischer Archivierung
Worauf sollte ich bei der Einführung elektronischer Archivierung achten?
Ein System zur elektronischen Archivierung besteht aus mehreren Komponenten. Zunächst müssen alle Dokumente einheitlich erfasst (z. B. Papierbelege einscannen), indexiert und mit den notwendigen Metainformationen (z. B. Abteilung, Dokumententyp, Verschlagwortung für spätere Suche) versehen werden. Erst danach werden sie im eigentlichen Archiv abgelegt. Das Archivsystem selbst besteht meist aus einem eigenen Server, an den ein Massenspeicher angeschlossen ist.
Bei der Entscheidung für ein digitales bzw. elektronisches Archiv sollten Sie darauf achten, dass es sowohl den rechtlichen Anforderungen der Finanzbehörden bzw. Finanzamt als auch den organisatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Die wesentlichen Merkmale eines GoBD-konformen elektronischen Archivs sind:
- Archivierte Informationen können nicht mehr geändert werden.
- Alle Änderungen werden dokumentiert.
- Es gibt ein Autorisierungskonzept zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
- Die Informationsobjekte können über einen datenbankgestützten Index recherchiert werden (z. B. per Volltextsuche im Archivsystem).
- Das Archiv bietet eine standardisierte Schnittstelle, über die andere Anwendungen auf das Archivsystem zugreifen können und mit der ggf. auch alle Daten migriert werden können (beispielsweise bei einem Systemwechsel bzw. Wechsel des Anbieters).