Unter elektronischer Archivierung verstehen Finanz- und Steuerexperten die unveränderbare, dauerhafte Aufbewahrung steuerlich relevanter Belege und Geschäftsunterlagen in elektronischer Form. Das Bundesfinanzministerium hat zur elektronischen Archivierung einige Vorgaben und Richtlinien erarbeitet und unter dem Namen GoBD veröffentlicht. Diese sind seit 1.1.2015 für alle Unternehmen verbindlich. Für die durchgängig elektronische Archivierung haben Sie als Unternehmer heute die Auswahl aus einer Vielzahl elektronischer Archivsysteme und Dienstleistungen in beinahe beliebiger Ausprägung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre individuellen Anforderungen möglichst genau identifizieren, um die für Sie optimale Archivierungssoftware oder -dienstleistung zu finden.
Die Vor- und Nachteile elektronischer Archivierung
Zugegeben: Die Spielregeln für eine durchgängig elektronische bzw. digitale Buchhaltung, die das Bundesfinanzministerium in Form der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufgestellt hat, sind umfangreich und komplex. Allerdings gibt es auch für die analoge Aufbewahrung steuerlich relevanter Geschäftsunterlagen strenge Aufbewahrungspflichten und Archivierungsfristen, die Sie als Unternehmer kennen und erfüllen müssen. Vor diesem Hintergrund sind die GoBD daher nur die logische Erweiterung dieser Vorschriften auf eine zunehmend digitalisierte und vernetzte Welt.
Und abgesehen von den digitalen Kontrollmöglichkeiten durch das Finanzamt (beispielsweise durch die Prüfersoftware IDEA), hat eine durchgängig elektronische Archivierung für Unternehmer auch viele Vorteile: Sie sparen Kosten für Porto, Papier und Drucker, der personelle Aufwand (z. B. bei der Archivierung) ist geringer; außerdem bekommt der Rechnungsempfänger eine elektronische Rechnung erheblich früher als auf dem Postweg, was den Unternehmen in der Regel Liquiditätsvorteile bringt. Und Sie müssen bei Rückfragen (z. B. von Rechnungsempfängern) die Rechnung nicht erst umständlich in einem Ordner suchen, sondern können diese komfortabel per Mausklick am PC aufrufen.
Worauf sollte ich bei der Einführung elektronischer Archivierung achten?
Ein System zur elektronischen Archivierung besteht aus mehreren Komponenten. Zunächst müssen alle Dokumente einheitlich erfasst (z. B. Papierbelege einscannen), indexiert und mit den notwendigen Metainformationen (z. B. Abteilung, Dokumententyp, Verschlagwortung für spätere Suche) versehen werden. Erst danach werden sie im eigentlichen Archiv abgelegt. Das Archivsystem selbst besteht meist aus einem eigenen Server, an den ein Massenspeicher angeschlossen ist. Bei der Entscheidung für ein digitales bzw. elektronisches Archiv sollten Sie darauf achten, dass es sowohl den rechtlichen Anforderungen der Finanzbehörden als auch den organisatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Die wesentlichen Merkmale eines elektronischen Archivs sind:
- Archivierte Informationen können nicht mehr geändert werden.
- Es gibt ein Autorisierungskonzept zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
- Die Archivdaten können über einen datenbankgestützten Index recherchiert werden.
- Das Archiv bietet eine standardisierte Schnittstelle, über die andere Anwendungen auf das Archiv zugreifen können und mit der ggfs. auch alle Daten migriert werden können (beispielsweise bei einem Systemwechsel bzw. Wechsel des Anbieters).
Abgesehen von diesen grundsätzlichen Anforderungen gilt es bei der Einführung eines Systems zur elektronischen Archivierung auch, neue Organisationsstrukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren bzw. vorhandene Strukturen anzupassen. Das ist umso einfacher, je mehr Sie schon bei der Auswahl eines Systems zur elektronischen Archivierung auf die Kompatibilität zu den bereits vorhandenen Prozessen achten. Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang Schnittstellen zu der bereits im Unternehmen eingesetzten Software, z. B. in den Bereichen Buchführung, Warenwirtschaft oder Zahlungsverkehr. Einige Hersteller von Unternehmenssoftware haben auch bereits auf die GoBD-Vorschriften reagiert und bieten zusätzlich zu ihrer Software einen GoBD-konformen Archivierungsservice an.