Elektronische Rechnung: schneller, einfacher, günstiger

Erleichterungen bei den Anforderungen an die elektronische Rechnung nutzen
Aktualisiert am: 10.10.2017

Früher waren die Anforderungen an elektronische Rechnungen so hoch, dass kleine Unternehmen sie kaum erfüllen konnten. Die gute Nachricht: Das ist schon länger nicht mehr so. Sie müssen den Nachweis über die "Echtheit der Herkunft" und die "Unversehrtheit des Inhalts" nicht mehr teuer und umständlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erbringen. Nutzen Sie die vereinfachte elektronische Rechnung und sparen Sie Zeit und Geld.

Wichtige Erleichterungen auf einen Blick

Seit 1.7.2011 muss der Nachweis über die „Echtheit der Herkunft“ und der „Unversehrtheit des Inhalts“ nicht mehr derart aufwendig belegt werden wie bisher. Eine Rechnung gilt als echt, wenn der Versender der Rechnung bei Ankunft der Rechnung immer noch derselbe ist. Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass sich der Inhalt einer elektronischen Rechnung auf dem Übermittlungsweg nicht verändern darf.

Im Folgenden stellen wir Ihnen nun die wichtigsten Erleichterungen für Sie vor:

Es sind vielfältige Übermittlungswege möglich

Die Übermittlung elektronischer Rechnungen kann auf verschiedensten Wegen erfolgen. Sie können als E-Mail mit und ohne PDF- oder Textanhang, über Computer-Fax, über Fax-Server oder per Web-Download übermittelt werden. Auch die neuen Übertragungswege wie De-Mail oder E-Post sind geeignet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu erhalten.

Rechnungen von Standard- oder Computer-Fax an Standard-Faxgeräte gelten nicht als elektronische, sondern als Papierrechnungen. Dies ist für die Form der Aufbewahrung relevant. Umsatzsteuerlich werden elektronische und Papierrechnungen gleich behandelt.

Wie auch bisher muss der Empfänger der elektronischen Rechnung zustimmen. Die Zustimmung kann allerdings auch durch eine stillschweigende Willenserklärung, also durch Bezahlung, erfolgen. Besser ist es aber, die Zustimmung vorab – am besten schriftlich – einzuholen.

Ein verlässlicher Prüfpfad ist in der Regel bereits vorhanden.

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren muss sicherstellen, dass ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung vorhanden ist. Das bedeutet eine Kontrolle vom Eingang der Leistung bis zur Bezahlung der Rechnung. Solche Prüfungsstrukturen sind in der Regel in jedem Unternehmen enthalten. Wenn kein kaufmännisches Rechnungswesen im Unternehmen vorhanden ist, geschieht dies im einfachsten Falle manuell durch Abgleich der Rechnung/des Lieferscheins mit dem Zahlungseingang.

Es ist keine elektronische Signatur mehr erforderlich.

Für das Versenden elektronischer Rechnungen ist keine elektronische Signatur mehr erforderlich. Wenn Sie bislang die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts mit einer solchen qualifizierten elektronischen Signatur belegt haben, können Sie dieses Verfahren auch künftig weiter verwenden.

Wenn Sie (weiterhin) eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden, entfällt die Anforderung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens mit verlässlichem Prüfpfad.

Anforderungen für den Vorsteuerabzug

Für den Vorsteuerabzug gelten für Papier- und elektronische Rechnungen dieselben Regeln:

  • Echtheit der Herkunft
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen einer Rechnung

Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich.

Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts muss gegeben sein

Den Nachweis über Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts führt der Unternehmer mithilfe eines verlässlichen Prüfpfads. Ein verlässlicher Prüfpfad ist eine Art innerbetriebliche Kontrolle. Dabei überprüfen Sie im Unternehmen, ob die erhaltene Leistung mit der in der Rechnung fakturierten Leistung identisch ist.

Im Klartext bedeutet das:

  • (Leistungs-)Eingangskontrolle
  • Vergleich von Lieferschein und erhaltener Rechnung
  • Prüfung der Kontenverbindung auf der Rechnung

Dies können Sie mit einem kaufmännischen Rechnungswesen sicherstellen oder in kleinen Unternehmen im einfachsten Fall durch manuellen Abgleich. Es muss sich nicht um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln.

Rechnung muss lesbar sein

Die Rechnung muss innerhalb der steuerlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit ohne größeren Aufwand gelesen und ausgewertet werden können. Wichtig wird dies vor allem dann, wenn im Unternehmen eine Umstellung der EDV erfolgt. Außerdem sollten Archivierungsmedien die gespeicherten Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist einwandfrei wiedergeben können.

Korrekte Verbuchung

An der Art und Weise der buchhalterischen Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen ändert sich grundsätzlich nichts. Elektronische Rechnungen werden wie Papierrechnungen verbucht. Aus praktischen Gründen ist es jedoch empfehlenswert, elektronische Vorgänge von Papiervorgängen in der Buchhaltung kontenmäßig zu trennen. Das erleichtert den Zugriff von den Aufzeichnungen zur Ablage der Rechnungen.

Aufbewahrungspflicht wie bei Papierbelegen

Elektronische Belege müssen Sie -  ebenso wie Papierbelege - 10 Jahre lang archivieren. Hier ist wichtig: Elektronische Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Sie müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es ist nicht erlaubt, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Die elektronischen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müssen Sie folgende - bislang schon bekannte - Grundsätze beachten:

  • Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
  • Datenzugriff
  • Prüfbarkeit digitaler Belege: Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt. Dafür eignen sich beispielsweise die marktgängigen einmal beschreibbaren Speichermedien.

Wenn Sie eine Rechnung als Anhang zu einer E-Mail erhalten, z. B. als PDF-Datei, ist es ausreichend, den Anhang elektronisch zu archivieren. Der Grund: Die E-Mail dient in diesem Fall nur als "Transportmittel" (vergleichbar dem Briefumschlag).

Checkliste: Umgang mit elektronischer Rechnung

Ereignis
Ereignis Was ist zu tun?
Einführung elektronischer Fakturierung Prüfen Sie den Ablauf in Ihrem Betrieb, ob dieser als Prüfpfad den kritischen Betrachtungen eines Umsatzsteuerprüfers standhält.
Im Zweifel Optimierung des Prüfpfads
Elektronische Fakturierung an eigene Kunden Anfrage, ob Zustimmung zur elektronischen Fakturierung erteilt wird (am besten schriftliche Zustimmung!)
Aufzeigen der Vorteile von elektronischer Fakturierung
Rücksprache wegen Datenformat
Ggf. Prüfung, inwieweit Unterstützung beim Kunden erforderlich ist und ggf. erfolgen kann.
Anfrage eines Lieferanten, ob Sie mit elektronischer Rechnung einverstanden sind Kann das Datenformat in Ihrem Betrieb gelesen und archiviert werden?
Ist zusätzliche Software notwendig?
Reicht die Speicherkapazität des bisherigen Systems?
Kann der bisherige Prüfpfad für Papierrechnungen übernommen werden?
Müssen Sie am bisherigen Prüfpfad Veränderungen vornehmen (z. B. Informationsfluss, EDV-Zugriffsberechtigungen)?
Reicht die vorhandene Hardware aus, um Verarbeitung und Archivierung vorzunehmen?
Falls die Buchführung beim Steuerberater gefertigt wird: Rückfrage beim Steuerberater bezüglich elektronischem Rechnungserhalt und zusätzlich erforderlicher Maßnahmen
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