Elektronische Rechnungen (1): So profitieren kleine Unternehmen

So profitieren kleine Unternehmen von der elektonischen Rechnung
Aktualisiert am: 28.08.2015

Elektronische Rechnungen sind bereits seit ein paar Jahren den klassischen Papierrechnungen grundsätzlich gleichgestellt. Dank einiger Erleichterungen in der jüngeren Vergangenheit - besonders in Bezug auf Echtheitsnachweis und Übermittlungsform - lohnt sich die Umstellung auf einen elektronischen Rechnungsworkflow heute aber mehr denn je auch für Kleinunternehmer. Der Grund: Elektronische Rechnungen vereinfachen Geschäftsprozesse und senken die Ausgaben für Porto, Archivierung und Buchhaltung. In unserer dreiteiligen Serie erfahren Sie alles zu den Vor- und Nachteilen, den rechtlichen Rahmenbedingungen und der praktischen Umstellung auf elektronische Rechnungen.

Die Erleichterungen und Vereinfachungen bieten jetzt auch kleinen Betrieben, Selbstständigen und Freiberuflern Vorteile, etwa Kostenersparnis und Prozessverbesserungen. Ein weiteres Argument für die Umstellung: Es ist damit zu rechnen, dass elektronische Rechnungen in wenigen Jahren zumindest im gewerblichen Bereich Standard sein werden. Bereits heute bestehen viele Unternehmen schon darauf, dass ihnen Geschäftspartner Rechnungen elektronisch zusenden oder dass sie selbst Rechnungen elektronisch stellen dürfen.

Vielfältige Übersendungsformen möglich

Mit den Neuregelungen haben sich auch die Bedingungen für elektronische Rechnungen vereinfacht, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Eine aufwändige qualifizierte elektronische Signatur oder eine Anbindung an EDV-Systeme von Geschäftspartnern ist demnach nicht mehr erforderlich. Die elektronische Rechnung kann seit Juli 2011 einfach direkt im Textfeld einer E-Mail oder im Anhang (z. B. PDF-Rechnung) übermittelt werden. Auch eine Übersendung mittels e-Post, De-Mail, Web-Download oder Computeraustausch ist möglich.

Achtung: Rechnungen von Computer- oder Standard-Fax an Faxgeräte gelten als Papierrechnungen. Das hat zur Folge, dass diese Rechnungen auch in Papierform archiviert werden müssen.

Selbstverständlich können Rechnungen mit qualifizierter Signatur oder via EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange, elektronische Datenanbindung von Unternehmen) weiterhin versendet werden. Allerdings werden von dieser Form der Rechnungserstellung vor allem größere Betriebe und Konzerne Gebrauch machen.

Tipp: weitere Informationen, v.a. zur Initiative "Forum elektronische Rechnung Deutschland" des Bundeswirtschaftsministeriums finden Sie hier.

Rechtlich gesehen ist damit jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, eine Rechnung, egal ob elektronisch oder in Papierform. Alle Rechnungen werden zudem gleich behandelt, müssen aber, damit die Abziehbarkeit der Vorsteuer möglich ist, verschiedene rechtliche und andere Anforderungen erfüllen.

Tipp: Auch bereits in Papierform vorliegende Rechnungen dürfen digitalisiert (gescannt) aufbewahrt werden. Die Dateien, z. B. im PDF- oder TIFF-Format, treten dann an die Stelle der ursprünglichen Papierrechnungen. Diese können dann sogar vernichtet werden, auch wenn dies nicht unbedingt empfehlenswert ist. Allerdings können die Anforderungen an die Papierablage herabgesetzt werden, da z. B. eine chronologische Sortierung nicht mehr zwingend ist.

Die Vorteile elektronischer Rechnungen auf einen Blick

Wesentliche Vorteile elektronischer Rechnungen sind:

  • Kostensenkung (z. B. weniger Bearbeitungs-, Papier-, Druck-, Kopier- und Portokosten. Auch der Aufwand und die Kosten für Archivierung werden reduziert, weil weniger Lagerplatz und Archivierungsordner benötigt werden)
  • Einfachere interne Prüfung (da elektronische Rechnungen sofort allen Fachabteilungen zur Verfügung stehen; interne Laufzeiten sowie ggf. das Kopieren von Rechnungen entfallen)
  • Schnellere Zustellung als auf dem Postweg, daher im Schnitt schnellerer Geldeingang mit positiven Liquiditätsauswirkungen. Die höhere Liquidität kann z. B. zur Reduzierung der Kreditlinie oder zum Ziehen von Skonto genutzt werden.
  • Verbesserungen der Abläufe (z. B. Kuvertierung, Frankierung, Laufzeiten zu Post oder Briefkasten entfallen; schnellerer Zugriff auf Rechnungen bei Rückfragen; leichtere und platzsparende Archivierung)
  • Darüber hinaus generelle Zeitersparnis (da Rechnungen z. B. nicht mehr gescannt werden müssen und direkt im Betrieb weiterverarbeitet werden können)
  • Möglichkeit, als Lieferant oder Kunde Zugang zu größeren Märkten bzw. größeren Geschäftspartnern zu bekommen (da diese Partner bevorzugen, die zentrale Teile ihrer Prozesse elektronisch abwickeln)

Beispiel aus der Praxis

Peter Müller hat einen Bauzulieferbetrieb mit 12 Mitarbeitern, davon eine Buchhalterin. Zu seinen Kunden gehören größtenteils mittelständische Unternehmen. Bislang erstellt Müller seine Rechnungen klassisch in Papierform und schreibt ca. 900 Rechnungen pro Jahr. Kürzlich hat ein Lieferant angefragt, ob Müller auch elektronische Rechnungen akzeptiert, wie dies inzwischen viele Firmen tun. Der Lieferant hat angedeutet, dass er künftig nur noch mit Firmen zusammenarbeiten möchte, die mit elektronischen Rechnungen arbeiten. Eine Signatur oder Anbindung an die EDV-Systeme des Lieferanten seien nicht erforderlich.

Da sich Müller mit dem Thema bislang noch nicht befasst hat, führt er ein längeres Gespräch mit dem Lieferanten und erfährt, welche Vorteile die Umstellung auf elektronische Rechnungen für ihn haben kann, zumal er keine nennenswerten Umstellungen oder Änderungen im Betrieb oder seinen Abläufen vornehmen muss. Im Anschluss überschlägt er, welche Kosten er sparen kann, wenn er einen Großteil der Rechnungen – er geht aktuell von rund 700 Rechnungen pro Jahr aus – elektronisch versenden würde.

Allein die Portokosten könnte er mindestens 500 EUR jährlich senken. Zudem benötigt er u. a. weniger Papier, Kuverts und Druckertinte. Und auch die Kosten für die Archivierung können reduziert werden. Zwar kann Müller keinen Platz einsparen, wohl aber Ordner und anderes Büromaterial. Er schätzt, dass die Einsparungen hier noch einmal rund 250 EUR pro Jahr betragen werden. Zudem reduziert sich der Zeitaufwand, da Kuvertierung und Frankierung sowie die Wege zur Post entfallen. Mit direkten Einsparungen rechnet Müller auch hier nicht, da er das Personal weiter benötigt. Aber er möchte seine Buchhalterin künftig stärker damit betrauen, ihm zeitnah Informationen zur Unternehmensentwicklung zu liefern und auch das Mahnwesen zu intensivieren. Von diesen Maßnahmen verspricht sich Müller einen im Schnitt um 2 Tage schnelleren Geldeingang, was sich positiv auf seine Liquidität auswirken wird.

Genaue Zahlen wird er hier zwar erst in ein paar Monaten haben, aber er hofft, dass er es schafft, seine Kreditlinie um durchschnittlich rund 3.000 EUR weniger in Anspruch zu nehmen. Bei Zinsen in Höhe von aktuell 8,5 % kann er somit noch einmal mit Einsparungen von etwa 250 EUR im Jahr rechnen. Insgesamt kann Müller damit, selbst bei konservativen Schätzung, also mit unmittelbaren Einsparungen von fast 1.000 EUR pro Jahr rechnen und sich zusätzlich noch zeitliche Freiräume für andere wichtige Arbeiten schaffen.

Hier geht's zu Teil 2 der Serie: Elektronische Rechnungen (2): Diese rechtlichen Anforderungen sollten Sie beachten

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