Elektronische Rechnungen (2): Diese rechtlichen Anforderungen sollten Sie beachten

Diese rechtlichen Anforderungen müssen kleine Unternehmen beachten
Aktualisiert am: 10.10.2017

Die Nutzung elektronischer Rechnungen wird immer wichtiger. Seit mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 deutliche Erleichterungen bei der Erstellung elektronischer Rechnungen umgesetzt wurden, profitieren auch kleinere Betriebe von den Vorteilen. Unter anderen können Zeit und Kosten für Erstellung und Bearbeitung gespart werden. Damit elektronische Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden und die Vorsteuer geltend gemacht werden kann, sind aber einige rechtliche Bedingungen zu beachten.

Bis vor einigen Jahren gab es im Umsatzsteuergesetz noch hohe technische Anforderungen an elektronische Rechnungen, etwa das Vorhandensein einer qualifizierten elektronischen Signatur oder die Anbindung an das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange, elektronische Datenanbindung von Unternehmen). Für viele kleine Betriebe oder Selbstständige war der Aufwand für die Nutzung elektronischer Rechnungen deshalb zu groß. Das hat sich grundlegend geändert, seit die Anforderungen mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 deutlich reduziert wurden. Rechtlich ist jetzt jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, eine Rechnung – egal ob elektronisch oder in Papierform. Eine Signatur oder Anbindung an EDI ist nicht mehr erforderlich, aber nach wie vor möglich. Rechnungen können u.a. als E-Mail mit und ohne Anhang oder Web-Download übermittelt werden, ohne dass der Vorsteuerabzug gefährdet ist.

Wichtige rechtliche und organisatorische Voraussetzungen

Dennoch müssen Unternehmen einige Punkte beachten, damit die steuerliche Anerkennung möglich ist:

  • Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung bzw. dem Übermittlungsverfahren zustimmen. Die Zustimmung kann explizit eingeholt werden, indem beim Geschäftspartner nachgefragt wird. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, indem ein Kunde z.B. eine elektronische Rechnung einfach bezahlt.
  • Die Echtheit der Rechnung muss gewährleistet sein, d.h., der Empfänger muss sicherstellen, dass die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig und sicher ist. Auch die Unversehrtheit des Inhalts muss gewährleistet sein, d.h., es muss sichergestellt werden, dass die gesetzlich erforderlichen Angaben nicht verändert wurden.
  • Zudem muss eine elektronische Rechnung mit aktuellen elektronischen Medien gelesen werden können.
  • Speziell um die Anforderungen der Punkte 2 und 3 erfüllen zu können, muss im Unternehmen sichergestellt sein, dass es ein betriebliches Kontrollverfahren (Prüfpfad) gibt. Grundsätzlich ist es wünschenswert, das Kontrollverfahren so weit möglich elektronisch durchzuführen, da so Medienbrüche vermieden werden können und eine schnellere Prüfung möglich ist. Es ist auch eine manuelle Kontrolle (wie bisher) zulässig, z.B. durch den Abgleich mit vorhandenen Dokumenten (Auftrag, Vertrag oder Bestellung). In der Praxis sollte dieser Punkt für jeden Betrieb leicht umzusetzen sein, da ja auch bei Papierrechnungen sichergestellt sein muss, dass diese in Punkto Gesetz und Inhalt korrekt sind. Änderungen am Prüfprozess sollten daher zumindest zu Beginn der Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht notwendig sein.

Tipp: Zunächst sollte möglichst kein separates Kontrollsystem eingeführt werden. Stattdessen empfiehlt es sich, die aktuell genutzte Methode, z.B. manuelle Prüfung von rechnungsbegründenden Unterlagen, weiter anzuwenden, um unnötigen Zusatzaufwand zu vermeiden. Über eine Veränderung oder Anpassung der Abläufe sollte erst nachgedacht werden, wenn man Geschäftsbeziehungen mit Großunternehmen eingeht, die z.B. eine Anbindung an die eigene EDV fordern. Dann ist eine sorgfältige Prüfung der Anforderungen, z.B. Abgleich der Datenformate oder Investition in neue Programme, erforderlich.

  • Zum Nachweis des Rechnungseingangs müssen die E-Mails oder anderen Daten abgespeichert werden.

Tipp: Hierzu sollte ein separates Verzeichnis mit Ein- bzw. Ausgangsrechnungen angelegt werden. Die Verzeichnisse können dann ggf. noch um Jahre und/oder Geschäftspartner erweitert werden.

  • Bei Dokumenten-Management-Systemen (DMS) werden elektronische Dokumente automatisch erfasst und erhalten einen elektronischen Zeitstempel, sodass der elektronische Rechnungseingang genau nachweisbar ist und eine E-Mail nicht unbedingt archiviert werden muss. Aus Dokumentationsgründen, z.B. gegenüber dem Rechnungsaussteller, sollte aber von einer Löschung der Mails abgesehen werden. Außerdem enthalten E-Mails mit Rechnungen ggf. weitere Informationen, die zu Dokumentations- oder anderen Zwecken notwendig sind.
  • Auch beim Web-Download, etwa, wenn eine Telefonrechnung heruntergeladen wird, muss der Eingang dokumentiert werden. Das ist dann der Fall, wenn die für den Empfang bestimmte Einrichtung, etwa das E-Mail-Programm, es in einer für den Empfänger bearbeitbarer Weise aufgezeichnet hat (Näheres in § 87a Abgabenordnung). Eine reine E-Mail-Benachrichtigung über das Vorhandensein einer elektronischen Rechnung genügt nicht.
  • Bei der Archivierung der Rechnungen muss sichergestellt werden, dass diese mindestens 10 Jahre (beginnend vom Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses, also im Zweifel auch mehr als 10 Jahre), jederzeit ohne größeren Aufwand gelesen und ausgewertet werden können. Elektronische Rechnungen müssen digital in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Ein Ausdrucken und eine Aufbewahrung in Papierform genügt nicht!
  • Elektronische Rechnungen dürfen unter anderen Namen gespeichert werden, etwa, wenn dies für eine bessere innerbetriebliche Ablage und Archivierung erforderlich ist.
  • Jede Rechnung, egal ob elektronisch oder in Papierform, muss alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, vor allem die Kriterien des § 14 (4) Umsatzsteuer-Gesetzes.
  • Falls die Buchhaltung außer Haus erledigt wird, z.B. durch den Steuerberater, muss dieser über das Vorgehen informiert und nach evtl. zusätzlich erforderlichen Maßnahmen gefragt werden.
  • Bei der Verbuchung elektronischer Rechnungen sind keine Besonderheiten zu beachten. Sie werden wie Papierrechnungen behandelt. Beachten Sie: Elektronische Rechnungen und Papierrechnungen sollten kontenmäßig getrennt werden, um den Zugriff und die Auswertungen zu erleichtern.
  • Fehlende oder unrichtige Rechnungsangaben dürfen ausschließlich vom Aussteller der Rechnung ergänzt oder geändert werden. Verändert der Empfänger Daten, erfüllt er den Straftatbestand der Urkundenfälschung.
  • Bei der Verbuchung elektronischer Rechnungen gibt es keine Unterschiede zu Papierrechnungen. Es sind die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchhaltungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) einzuhalten.

Hier geht's zu Teil 3 der Serie: Elektronische Rechnungen (3): Tipps für die Einführung

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