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Elektronische Rechnungen (3): Tipps für die Einführung

So führen kleine Unternehmen die elektronische Rechnung ein
Von Jörgen Erichsen
Aktualisiert am: 28.08.2015

Immer mehr Betriebe wollen elektronische Rechnungen nutzen, um Kosten zu sparen und Prozesse zu vereinfachen. Damit das klappt, sollten Unternehmen und Verantwortliche einige wesentliche Punkte beachten, und einen überschaubaren Prozess bzw. Workflow für elektronische Rechnungen installieren. Im letzten Teil unserer Serie haben wir einige praktische Tipps für die Einführung elektronischer Rechnungen zusammengestellt.

Elektronische Rechnungen: Neun Schritte zur Einführung

Damit die Umstellung auf elektronische Rechnungen bzw. deren Handhabung funktioniert, ist ein eigener kurzer Workflow unverzichtbar. Im Kern kann man sich an dem Ablauf orientieren, den es für Papierrechnungen gibt. Allerdings gibt es auch ein paar Besonderheiten. In der Praxis hat sich dieser beispielhafte Workflow bewährt:

Umfrage: Schreiben Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?

Wir möchten Ihnen zukünftig noch bessere Produkte bieten. Dazu möchten wir gerne von Ihnen wissen, ob und wie oft Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) schreiben. Hierfür würden wir Sie bitten, 6 kurze Fragen zu beantworten. Die Umfrage dauert ca. 3 Minuten. Alle Angaben werden anonym erfasst.

  • Im ersten Schritt erfolgt die Rechnungseingangsbearbeitung. Es muss sichergestellt werden, dass alle Rechnungen zeitnah geprüft werden (können). Das kann z. B. dadurch geschehen, dass ein spezielles E-Mail-Postfach nur für den Rechnungseingang eingerichtet wird; dieses muss dann auch täglich kontrolliert werden. Soll kein separates Postfach eingerichtet werden, muss der gesamte Mail-Eingang täglich überprüft werden. Wichtig: Auch der Spam-Ordner muss täglich durchgesehen werden, falls Rechnungen unbeabsichtigt hierhin verschoben wurden (Grund: Zahlungsverzögerungen vermeiden). Bei der Prüfung sollte immer auch die Lesbarkeit kontrolliert werden. Derzeit ist es empfehlenswert, auf Rechnungen im PDF-Format zu bestehen. Andere Formate sollten zurückgeschickt und der Empfänger um eine entsprechend korrigierte Zusendung gebeten werden. Lesbare und im richtigen Format erstellte Rechnungen sollten täglich in einen als „Rechnungseingang“ oder „Eingangsrechnungen“ bezeichneten Ordner verschoben werden, um den Eingang sauber und schnell nachvollziehbar dokumentieren zu können. Bei einer Vielzahl Rechnungen und Geschäftspartnern sollte ggfs. für jedes Jahr und jeden Partner ein eigener Ordner eingerichtet werden.
  • Anschließend (bei einer überschaubaren Rechnungsanzahl auch parallel) erfolgt die inhaltliche Rechnungsprüfung. Hierbei wird geprüft, ob tatsächlich eine Zahlungsverpflichtung besteht und ob die Rechnung in Bezug auf Herkunft, Inhalt, erbrachte Leistung, rechtliche Bestandteile etc. korrekt ist. Dieser Prozessschritt entspricht im Wesentlichen der Vorgehensweise bei Papierrechnungen. Es muss allerdings kontrolliert werden, ob Absender und Rechnungsaussteller identisch sind. Inhaltlich kann die Prüfung durch den Vergleich mit Verträgen oder anderen rechnungsbegründenden Unterlagen erfolgen, ebenso wie die Prüfung auf richtige Mengen und Preise. Zudem muss festgelegt werden, wie mit fehlerhaften Rechnungen umgegangen werden soll. Beispielsweise kann bestimmt werden, dass fehlerhafte Rechnungen unter Angabe der Beanstandungen an den Absender umgehend zurückgeschickt werden. Fehlerhafte bzw. zurückgesendete Rechnungen sollten separat in einem eigenen Verzeichnis zwischengespeichert und als offener Vorgang gekennzeichnet werden.
  • Zeitgleich mit der inhaltlichen Prüfung erfolgt die Prüfung der formellen Anforderungen des Umsatzsteuerrechts. Zunächst sollte geprüft werden, ob eine Rechnung nicht schon einmal geschickt wurde. Dann werden die Angaben des § 14 Umsatzsteuergesetz geprüft. Dabei muss u.a. geprüft werden, ob sich der Gesamtbetrag der Rechnung richtig zusammensetzt (u.a. Summe der einzelnen Positionen, korrekte Höhe der Umsatzsteuer und des Brutto-Betrages). Geprüfte und richtige Rechnungen sollten in einem Ordner, z.B. mit der Bezeichnung „geprüfte Rechnungen“ abgelegt werden. Bei Bedarf können Unterverzeichnisse angelegt werden, z.B. Rechnungen Monat Jan, Feb usw. und/oder nach Lieferanten. Bei fehlerhaften Rechnungen wird wie bei Punkt 2 verfahren.
  • Nach der Rechnungsprüfung erfolgt die zeitnahe und unveränderte Buchung. Geprüfte elektronische Rechnungen sollten möglichst täglich an Buchhaltung oder Steuerberater mit einem entsprechenden Kontierungshinweis weitergeleitet werden. Hier kann der gleiche Prozess wie bei Papierrechnungen genutzt werden.
  • Bei der Bezahlung gilt es, auf einen fristgerechten Ausgleich unter Beachtung von Skonto zu achten. Auf der Überweisung sollten Rechnungsdatum und -nummer angegeben werden, damit jederzeit ein Bezug zwischen Rechnung und Zahlung hergestellt werden kann. Gezahlte Rechnungen sollten in einen mit „Bezahlte (Eingangs-) Rechnungen“ überschriebenen Ordner verschoben werden. Bei Bedarf können auch hier Unterverzeichnisse erstellt werden.
  • Geprüfte und gebuchte Rechnungen werden im Anschluss elektronisch archiviert und mindestens 10 Jahre lesbar aufbewahrt. Alle elektronischen Rechnungen müssen unverändert nach einem einheitlichen Schema abgelegt werden. Es sollte eine durchgängige Systematik genutzt werden, z.B. nach Eingangsdatum und Rechnungsnummer sowie ggf. Name des Geschäftspartners. Bei vielen Rechnungen (mehr als 120-150 Rechnungen/Jahr) sollte ein Rechnungseingangsbuch geführt werden. Zudem sollten die Mails mit den Rechnungen archiviert werden, wenn sie im Eingangsverzeichnis gelöscht werden. Rechnungen sind so zu archivieren, dass Veränderungen nicht möglich sind oder protokolliert werden. Von den Archiven sollten in regelmäßigen Abständen Sicherungskopien gemacht werden, die auch in 10 Jahren noch lesbar sein müssen (Auf Auswahl richtiger (Buchhaltungs-)Software achten).
  • Überprüfung, ob das „ZUGFeRD-Format“ als übergreifendes Format für elektronische Rechnungen genutzt werden soll, statt individuelle Lösungen zu entwickeln. Der Standard erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln, und diese ohne weitere Hilfen auszulesen und weiter zu verarbeiten –  Mehr hierzu lesen Sie hier.
  • Bei Ausgangsrechnungen sollte analog verfahren werden. Auch hier sollten separate Verzeichnisse, z.B. nach Jahren und Kunden erstellt und ggf. weitere Verzeichnisse mit Bezeichnungen wie „Bezahlte (Ausgangs-)Rechnungen erstellt werden. Die Anforderungen an formelle und inhaltliche Aspekte sowie Archivierung gelten analog der Eingangsrechnungen.
  • Alle Geschäftspartner sollten über die Voraussetzungen der elektronischen Rechnungsstellung schriftlich informiert werden.

Praxisbeispiel: Bauzulieferer stellt auf elektronische Rechnungen um

Bauzulieferer Peter Müller möchte künftig so viele Rechnungen wie möglich elektronisch bearbeiten, um Kosten- und Zeitvorteile zu erreichen. Müller weiß, dass er bei elektronischen Rechnungen einige Besonderheiten zu beachten hat, damit der Prozess funktioniert. Zusammen mit der Buchhalterin bespricht er die notwendigen Arbeiten.

Zunächst wird der Rechnungseingang organisiert. Müller möchte kein separates Postfach für Rechnungen einrichten, da er glaubt, dass dies die Geschäftspartner verwirren könnte und nicht alle Rechnungen in diesem Postfach eingehen würden. Er entscheidet sich dafür, das aktuelle Postfach auch für den Rechnungseingang zu nutzen. Allerdings richtet er zwei Unterverzeichnisse ein, eins für Eingangs-, das andere für Ausgangsrechnungen. Innerhalb dieser Verzeichnisse werden wiederum zwei Unterverzeichnisse mit Jahreszahlen erstellt. Die Unterteilung genügt Müller, da er nicht so viele Rechnungen erhält bzw. erstellt. Mit der Buchhalterin vereinbart er, dass diese die Posteingangs- und Spamordner täglich auf den Rechnungseingang überprüft.

Müller will nur PDF-Dateien akzeptieren; Rechnungen in anderen Formaten soll die Buchhalterin mit einer Korrekturbitte zurücksenden. Lesbare Rechnungen werden von ihr täglich auf inhaltliche und formale Richtigkeit geprüft. Fehlerhafte Rechnungen werden mit entsprechenden Anmerkungen an die Aussteller zurückgeschickt; die falschen Rechnungen werden in einem separaten Verzeichnis als offene Vorgänge festgehalten. Fehlerfreie Rechnungen werden im Ordner „Geprüfte Rechnungen“ abgelegt, Müller zur Freigabe vorgelegt, mit einem Kontierungsvermerk versehen verbucht und anschließend entsprechend den Zahlungsbedingungen mit dem Geschäftspartner zum Ausgleich vorgesehen.

Gebuchte und bezahlte Rechnungen werden abschließend elektronisch archiviert, wobei jede Rechnung Eingangsdatum, Rechnungsnummer und Name des Geschäftspartners erhält, um ein einheitliches Ablagesystem sicherzustellen. Bei den Ausgangsrechnungen verfährt Müller ähnlich. Jede Rechnung erhält von ihm bzw. der Buchhalterin eine individuelle Nummer und gesendeten Rechnungen werden von ihm in einem separaten Ordner „Ausgangsrechnungen“ gespeichert und zusätzlich anschließend wie die Eingangsrechnungen archiviert. Der Zahlungseingang wird wie bisher mit der offenen Posten Liste überwacht.

Über die Möglichkeit, Rechnungen im PDF-Format elektronisch zu versenden, informiert Müller alle Geschäftspartner schriftlich und fügt beim nächsten Druckauftrag auf den Geschäftspapieren eine Ergänzung ein, die auf die Möglichkeit der elektronischen Rechnungsstellung hinweist. Der Umsetzungsaufwand ist begrenzt und schon nach kurzer Zeit kann Müller die gewünschte Kosten- und Zeiteinsparung realisieren.

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