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Kleinunternehmer: Rechnungen korrekt erstellen - so geht's

Das Wichtigste zur Rechnung für Kleinunternehmer auf einen Blick
Von Cecilia Hardenberg, Diplom-Wirtschaftsjuristin, M.I.Tax und Fachjournalistin
Aktualisiert am: 10.09.2020

Kleinunternehmer stellen Rechnungen meist "nebenbei". Deshalb sollten gerade sie die Regeln für die Rechnungsstellung genau kennen und sorgfältig anwenden. Umso mehr, da Fehler in einer Rechnung besonders lästig sind: Die Korrektur kostet Zeit, die Buchhaltung stimmt nicht mehr und die Fehler werden meist auch noch in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernommen. Mit diesen 5 Tipps gelingt Ihnen die korrekte Rechnungserstellung.

Weshalb Kleinunternehmer Rechnungen lieber korrekt erstellen sollten

Während es für die meisten Konzerne keine allzu große Rolle spielt, wenn einmal ein paar Kunden in Zahlungsverzug sind, sieht dies bei Kleinunternehmern oft ganz anders aus. Sie haben in der Regel keinen großen finanziellen Spielraum und sind deshalb häufig auf einen raschen Zahlungseingang angewiesen.

Umso wichtiger ist es deshalb für Kleinunternehmer, dass sie ihre Rechnungen möglichst zeitnah und vor allem fehlerfrei stellen. Denn nur so kommt es zu keinen Verzögerungen bei der Zahlung ihrer Kunden.

Ein weiterer Grund für eine korrekte Rechnungsstellung: Wenn Sie einen Fehler bei einer Pflichtangabe in der Rechnung machen, verlieren Sie unter Umständen das Recht auf den Vorsteuerabzug(§ 15 Abs. 1 i. V. m. § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz - UStG).

Fehlerhafte Rechnungen dürfen Sie zwar korrigieren, allerdings kostet das wiederum wichtige Zeit, die Ihnen an anderer Stelle fehlt. Deshalb sollten Kleinunternehmer bei Rechnungen immer genau darauf achten, diese korrekt zu erstellen. So vermeiden Sie eine Menge Aufwand und Kosten.

Tipp 1: Die Rechnung richtig übermitteln

Rechnungen können in Papierform, per Fax und auch elektronisch versandt werden. Seit 2011 sind alle Übermittlungsformen umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Egal, welchen Übermittlungsweg Sie wählen, alle Rechnungen werden umsatzsteuerlich nur dann anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Die Rechnung ist echt (s.u.).
  • Der Rechnungsinhalt ist unversehrt, das heißt er ist offenkundig nicht geändert worden.
  • Die Rechnung muss lesbar sein.

Tipp 2: Bei der Rechnungsstellung keine Pflichtangaben vergessen

Wenn Sie als Kleinunternehmer ein Produkt verkaufen oder eine Leistung erbringen, müssen Sie innerhalb Deutschlands spätestens nach 6 Monaten Ihre Rechnung darüber stellen. Der Leistungsmonat wird nicht mitgerechnet. Wenn Sie beispielsweise im Januar das Bad eines Kunden sanieren, müssen Sie ihm spätestens im Juli die Rechnung schicken.

Die Rechnung sollte dabei folgende Angaben enthalten:

  • Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Ihre vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Ihre vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), wenn keine Steuerbefreiung vorliegt,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung beziehungsweise Leistung
  • Netto-Entgelt und gegebenenfalls die im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (Nachlass, Skonto)
  • Anzuwendender Umsatzsteuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (wenn keine Steuerbefreiung vorliegt)
  • Bei Steuerbefreiung: einen Hinweis auf die Steuerbefreiung (siehe Punkt 3)

Tipp 3: Die Kleinunternehmerregelung bei der Rechnung beachten

Für Kleinunternehmer und Gründer, die geringe Umsätze erzielen, gibt es einige Erleichterungen bei der Rechnungsstellung. Nach der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung zählen Sie als Kleinunternehmer, wenn der Umsatz (inkl. Umsatzsteuer)

  • im Vorjahr nicht größer als 22.000 EUR (bis 2019: 17.500 EUR) war und
  • im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 EUR nicht übersteigen wird

Existiert – beispielsweise bei Gründern – kein Umsatz aus dem Vorjahr, wird der Umsatz des laufenden Jahres geschätzt und im Betriebseröffnungsbogen vom Finanzamt erfasst.

Wenn Sie unterhalb dieser Grenzen liegen, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit und werden wie ein Verbraucher behandelt. Dieser Status als Kleinunternehmer wird vom Finanzamt jedes Jahr aufs Neue geprüft.

Sobald Sie die Grenzen überschreiten, sind Sie als Unternehmer umsatzsteuerpflichtig. Als Kleinunternehmer müssen Sie hingegen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sofern Sie folgende Punkte bei Ihren Rechnungen beachten:

  • Sie weisen in der Rechnung keine Umsatzsteuer aus.
  • Sie weisen in Ihrer Rechnung auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hin (Formulierungsbeispiel: "Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“ oder „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“).
  • Sie geben keine Steuer-Identifikationsnummer in der Rechnung an.

Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung ist eine Option und muss nicht angewandt werden. Sie können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und stattdessen monatlich bzw. bei geringem Umsatz i.d.R. vierteljährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Beachten Sie aber: Entscheiden Sie sich gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, sind Sie 5 Jahre lang an Ihre Entscheidung gebunden und müssen Umsatzsteuer abführen. Erst danach können Sie wieder einen Antrag auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung stellen. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass Sie, wenn Sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, im Gegenzug natürlich auch keine Vorsteuer für eigene Investitionen etc. geltend machen können. Es ist daher sorgfältig zu überlegen, welche Option gewählt wird.

Tipp 4: Sonderregelung bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU kennen

Rechnung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land

Zwischen den EU-Staaten gelangen gewerblich gelieferte Waren zunächst unversteuert über die Staatsgrenzen. Die Umsatzsteuer wird erst im Bestimmungsland fällig. Sind Sie als Kleinunternehmer derjenige, der Waren ins Ausland liefert, muss in diesem Fall Ihre Rechnung neben den oben genannten allgemeinen Rechnungsangaben zusätzlich folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Es liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor (Beteiligung zweier EU-Staaten).
  • Sie geben Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die USt-IdNr. des Rechnungsempfängers an. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: UStIdNr) können Sie auch als Kleinunternehmer kostenlos beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Sie beweist Ihrem Geschäftspartner, dass Sie tatsächlich als Unternehmer agieren.
  • Sie weisen in der Rechnung keine Umsatzsteuer aus, sondern nur den Nettobetrag, da Ihr Kunde die Umsatzsteuer in seinem Land abführt. Dieser Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld auf den Rechnungsempfänger muss ausdrücklich die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. Die Finanzverwaltung akzeptiert inzwischen aber auch die Verwendung des englischen Begriffes "Reverse-Charge".

Wichtig: Umsätze mit Geschäftspartnern in anderen EU-Ländern werden bei der Ermittlung der Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen nicht berücksichtigt.

Rechnung von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land

Rechnet hingegen ein im Euroraum ansässiges Unternehmen gegenüber Ihnen – einem in Deutschland ansässigen Kleinunternehmer – eine Lieferung oder Leistung ab, muss es die Rechnung nach den Vorschriften seines eigenen EU-Mitgliedstaates stellen. Sie haben dann auch keinen Anspruch auf eine Rechnung in Ihrer Landes- oder Unternehmenssprache.

In der Regel erhalten Sie die ausländische Rechnung dann aber auch ohne Ausweis der Umsatzsteuer und müssen den deutschen Umsatzsteuersatz selbst auf den Rechnungsbetrag aufschlagen und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Denn: Die Kleinunternehmerregelung greift bei Umsätzen mit Geschäftspartnern/Kunden in anderen EU-Ländern nicht.

Im Klartext: Sie unterliegen in solchen Fällen auch als Kleinunternehmer der Erwerbsbesteuerung und müssen für Zeiträume, in denen Sie unter Angabe Ihrer UStIdNr. aus anderen EU-Ländern Waren oder Dienstleistungen bezogen haben, unaufgefordert Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Ein Voranmeldezeitraum ist dabei grundsätzlich das Quartal. Wenn Sie sich unsicher damit fühlen, bitten Sie einfach das Finanzamt um Hilfe.

Hinweis: Bei Gutschriften gelten Sonderregelungen.

Tipp 5: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen berücksichtigen

Alle Eingangsrechnungen, die Sie als Unternehmer erhalten, müssen Sie im Original 10 Jahre lang aufbewahren. Von jeder Ausgangsrechnung müssen Sie eine Kopie anfertigen und diese ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahren. Sie sollten daher getrennte Ordner für Ein- und Ausgangsrechnungen anlegen und die Rechnungen nach Monaten und Jahren sortieren. Dasselbe gilt auch für Buchungs- und andere Papierbelege.

Achtung: Elektronische Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden und zwar in dem Format, in dem sie eingegangen sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt auch hier 10 Jahre. Die Rechnungen müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Der Datenträger darf keine nachträgliche Veränderung zulassen. Die Speicherung auf Festplatte, USB-Stick und Co. ist damit also nicht revisionssicher.

Eine einfache Online-Lösung für die revisionssichere Archivierung bietet Lexware an: Mit Lexware archivierung werden elektronische Rechnungen schnell erfasst und sicher archiviert - professionell und GoBD-konform.

Beispiel aus der Praxis: Kleinunternehmer stellt Rechnung mit unberechtigtem Umsatzsteuerausweis

Fall: Herr Schwarz stellt als Kleinunternehmer eine Rechnung über 1.000 EUR zuzüglich 19 % Umsatzsteuer.

Folge: Die Rechnung enthält zwar die Mindestangaben, aber Herr Schwarz hätte als Kleinunternehmer eine solche Rechnung gar nicht ausstellen dürfen. Es handelt sich deshalb um einen unberechtigten Steuerausweis. Da er die Umsatzsteuer angibt, muss er den Betrag von 190 EUR an das Finanzamt zahlen – sogar dann, wenn der Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Lösung: Herr Schwarz muss die unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer nicht ans Finanzamt zahlen, wenn er die Rechnung berichtigt.

Vorlage: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Rechnungserstellung leicht gemacht: Mit der Lexware Rechnungsvorlage können Sie zeitsparend und bequem Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellen. Dank bereits enthaltenen Pflichtangaben sind Sie als Kleinunternehmer dabei stets auf der sicheren Seite.

 

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