Definition
Was bedeuten Vorsteuer und Vorsteuerabzug?
Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen an ihre Lieferanten oder Dienstleister zahlen. Da aber nur der Endverbraucher mit Umsatzsteuer belastet wird, kann sich der Geschäftspartner die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen bzw. in Rechnung stellen; vorausgesetzt, er ist zum sog. Vorsteuerabzug berechtigt und es liegt ihm eine ordnungsgemäße Rechnung vor. Deshalb melden Unternehmen in regelmäßigen Abständen die Differenz zwischen der Umsatz- und der Vorsteuer beim Finanzamt. Die Vorsteuererstattung erfolgt dann über das Finanzamt.
Durch die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs können Sie als Unternehmer folglich eingekaufte Waren, genutzte Leistungen oder Güter des Anlagevermögens ohne Belastung durch die Umsatzsteuer in Anspruch nehmen. Zwar müssen Sie, wenn Sie bestimmte Leistungen empfangen, zunächst die Umsatzsteuer an den jeweiligen Leistungsgeber zahlen, die gezahlten Beträge werden Ihnen jedoch in Form der Vorsteuer durch das Finanzamt wieder zurückerstattet. Dadurch wirkt sich die Umsatzsteuer auf ihren Betrieb erfolgsneutral aus. In Ihrer Buchhaltung werden diese Beträge auf den Vorsteuerkonten erfasst, wodurch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der abzugsfähigen Steuern sicherstellt wird. Auf diese Weise gleichen sich die an den Leistungsgeber gezahlte Umsatzsteuer und die vom Finanzamt wieder erstattete Vorsteuer aus.
Vorsteuerabzüge in der Rechtsprechung:
Es gibt grundlegende Stellen und Anweisungen darüber, welche Bedeutung die Vorsteuerabzugsberechtigung hat, die sich zum Nachschlagen eignen. Dazu zählen unter anderem folgende:
- § 14, 14 a UStG
- 15 UStG
- 35 UStDV
- § 40 und 43 UStDV
- Abschnitte 15.1 bis 15.22 UStAE
Berechnung der Vorsteuer
Die Vorsteuer wird grundsätzlich vom Nettobetrag in der Rechnungausgehend berechnet. Ist die Umsatzsteuer in einer Rechnung zu hoch ausgewiesen (falsch berechnet oder 19 % Umsatzsteuer anstatt 7 %), gibt es den Vorsteuerabzug nur in der gesetzlich vorgesehenen Höhe.
Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer
In der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. in der Umsatzsteuerjahreserklärung erfassen Sie die in einem Kalenderjahr in Ihren Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer, die Sie ans Finanzamt abführen. Doch von der Umsatzsteuer ist die aus Eingangsrechnungen anderer Unternehmer (= Vorsteuer) abzuziehen. Die Differenzbesteuerung ist die geschuldete Umsatzsteuer (Umsatzsteuerschuld) oder ein Erstattungsbetrag. Das Ergebnis ist, dass die Vorsteuer die Umsatzsteuer ist, die Sie selbst von anderen berechnet bekommen.
Info
Wie hoch ist die Vorsteuer?
Da die Vorsteuer im Grunde die Kehrseite der Umsatzsteuer darstellt, gelten hier dieselben Steuersätze. So gelten bei der Vorsteuer diese Prozente:
- Regelsteuersatz von 19 %
- Ermäßigter Steuersatz von 7 %
Vorsteuerabzug: Wie können Sie sich die Vorsteuer zurückholen?
Die Vorsteuer können Sie sich vom Finanzamt über die Umsatzsteuervoranmeldung zurückholen. Sie gehen also auf das Finanzamt zu und teilen ihm auf der Umsatzanmeldung mit, welchen Umsatzsteuerbetrag Sie nach Abzug der Vorsteuer im bezeichneten Voranmeldezeitraum eingenommen haben, bzw. welcher Umsatzsteuerbetrag dem Voranmeldezeitraum zuzurechnen ist. Das ist aber nur dann möglich, wenn Sie einen Vorsteuerüberhang haben – also mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuer eingenommen haben.
Info
Beispiel: Ermittlung der endgültigen Umsatzsteuerzahllast
Sie haben im Kalenderjahr Rechnungen über 100.000 Euro zzgl. 19.000 Euro Umsatzsteuer an Ihre Kunden ausgestellt. In Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung bzw. in Ihrer Umsatzsteuerjahreserklärung müssen Sie diese 19.000 Euro Umsatzsteuer als Umsatzsteuerzahllast erfassen. Im selben Kalenderjahr haben Sie allerdings Rechnungen erhalten in Höhe von:
- a) 50.000 Euro zzgl. 9.500 Euro Umsatzsteuer
- b) 130.000 Euro zzgl. 24.700 Euro
Dies hat zur Folge:
- Bei Variante a) beträgt die Umsatzsteuerzahllast für das Kalenderjahr 9.500 Euro (Umsatzsteuer 19.000 Euro abzgl. Vorsteuer 9.500 Euro).
- Bei Variante b) haben Sie einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt in Höhe von 5.700 Euro (Umsatzsteuer 19.000 Euro abzgl. Vorsteuer 24.700 Euro).
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Vorsteuerabzug: Allgemeine Durchschnittssätze
Für bestimmte Gruppen von Unternehmern ist es möglich, den Vorsteuerabzug nach allgemeinen Durchschnittssätzen zu berechnen – die Vorsteuerpauschalierung. Dadurch wird das Besteuerungsverfahren vereinfacht.
Die Berechnung des Vorsteuerabzugs erfolgt durch die Multiplikation Ihres Umsatzes mit einem Faktor, der einer Anlage der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung zu entnehmen ist.
Berechtigung für den Vorsteuerabzug
Grundsätzlich gilt Folgendes. Alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, sind auch vorsteuerberechtigt - wer Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichtet, kann auch gezahlte Vorsteuer geltend machen. Je nachdem, um welche Art der Ware oder Dienstleistung es sich handelt, fallen für diese 19 % oder 7 % Umsatzsteuer an. Dies ist im UStG verankert. Der Umsatzsteuersatz ergibt sich aus der jeweiligen Eingangsrechnung.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Sie sind zum Abzug der Vorsteuer aus Eingangsrechnungen berechtigt, wenn Sie folgende Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllen. Sie müssen beim Verkauf Ihrer Güter und Dienstleistungen selbst Umsatzsteuer ausweisen und erheben.
Außerdem erfüllen Sie in diesen Fällen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug:
- Gesetzliche Steuern, die für Lieferungen oder andere Leistungen angefallen sind, die Sie bei anderen Betrieben in Anspruch genommen haben
- Für alle Leistungen im Sinne von § 13b Abs. 1 UStG, die für Ihre Firma getätigt wurden und wodurch Steuern angefallen sind (Reverse Charge)
- Umsatzsteuerzahlungen, die in Folge von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften entstanden sind
- Steuerschulden für Umsätze nach § 13a Abs. 1 Nr. 6 UStG, die ebenfalls für Ihren Betrieb ausgeführt wurden
- Die fällige Einfuhrumsatzsteuer für Gegenstände oder Waren ist als Vorsteuer abziehbar, die Unternehmen im Sinne von § 1 Abs. 1 Nr. 4 UStG einführen ließen
- Steuern, die im Rahmen eines innergemeinschaftlichen Erwerbs von Gegenständen für das Unternehmen angefallen sind. Voraussetzung hierbei ist, dass der innergemeinschaftliche Erwerb gemäß § 3d Satz 1 UStG vom Inland aus in Auftrag gegeben wird.
Da die Vorsteuer nur bei abzugsfähigen Betriebsausgaben geltend gemacht und verrechnet werden darf, gibt es Ausgaben, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind. Dazu gehören zum Beispiel Geldstrafen für Strafverfahren, Geschenke, Haushalt und Lebensführung sowie die Einkommensteuer. Außerdem sind Personen des öffentlichen Rechts und juristische Personen vom Abzug der Vorsteuer ausgeschlossen.
(Mehr zum Thema Vorsteuerabzugsberechtigung erfahren Sie in unserem Beitrag „Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?“).
Auch folgende Situationen gehören dazu:
- Sie kaufen ein Produkt/eine Dienstleistung nicht für Ihren Betrieb, sondern für den privaten Gebrauch (z. B. Renovierung der Terrasse im Wohnhaus).
- Sie erbringen nur umsatzsteuerfreie Leistungen (z. B. Einnahmen aus Vermietung an Privatpersonen, Umsätze als Arzt).
- Sie werden als Kleinunternehmer nach § 19 UStG geführt (Kleinunternehmerregelung; Umsatz Vorjahr max. 25.000 Euro). Sie können dann selbst entscheiden, ob Sie zum Regelversteuerer werden möchten, dass Ihnen der Vorsteuerabzug genehmigt wird.
Nachweis der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug haben Sie aufzuzeichnen (zu buchen) und durch Belege nachzuweisen. Als ausreichender Beleg ist anzusehen
- für die von einem anderen Unternehmer gesondert in Rechnung gestellten Steuern eine Rechnung i. S. v. §§ 14 UStG und 14 a UStG i. V. m. §§ 31–34 UStDV.
- für die Einfuhrumsatzsteuer ein zollamtlicher Beleg – z. B. der Abgabenbescheid – oder ein vom zuständigen Zollamt bescheinigter Ersatzbeleg – z. B. eine Abschrift der Zollquittung oder ein Ersatzbeleg für den Vorsteuerabzug nach amtlich vorgeschriebenem Muster.
Info
Alternative Nachweise
Geht die Originalrechnung verloren, können Sie den Nachweis darüber, dass Ihnen ein anderer Unternehmer Steuern für Lieferungen oder sonstige Leistungen gesondert in Rechnung gestellt hat, nicht allein durch Vorlage der Originalrechnung, sondern mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln führen. In Einzelfällen ist auch die Zweitschrift einer Rechnung oder eines Einfuhrbelegs ausreichend.
Vorsteuerabzug: Fahrzeuge
Wird ein Pkw sowohl unternehmerisch als auch für nicht-unternehmerische (private) Zwecke genutzt, ist für die Zuordnung zum Unternehmensvermögen Voraussetzung, dass das Fahrzeug zu mindestens 10 % für das Unternehmen genutzt wird. Maßgebend ist hierbei das Verhältnis der Kilometer unternehmerischer Fahrten zu den Jahreskilometern des Fahrzeugs. Wenn danach die 10-prozentige Mindestnutzung für unternehmerische Zwecke nicht erreicht wird, kann das Fahrzeug nicht dem Unternehmen zugeordnet werden. In Zweifelsfällen müssen Sie dem Finanzamt die mindestens 10-prozentige unternehmerische Nutzung glaubhaft machen. Dies ist beispielsweise durch Aufzeichnung der Jahreskilometer des betreffenden Fahrzeugs und der unternehmerischen Fahrten (mit Fahrtziel und gefahrenen Kilometern) möglich (Fahrtenbuch).
Achtung
Zweit- oder Drittfahrzeuge
Bei sogenannten Zweit- oder Drittfahrzeugen von Einzelunternehmern oder sogenannten Alleinfahrzeugen bei einer nebenberuflichen Unternehmertätigkeit ist regelmäßig davon auszugehen, dass diese Fahrzeuge zu weniger als 10 % unternehmerisch genutzt werden. Das Gleiche gilt bei Personengesellschaften, wenn ein Gesellschafter mehr als ein Fahrzeug privat nutzt, für die weiteren privat genutzten Fahrzeuge.
Nicht abziehbare Vorsteuerbeträge nach § 15 Abs. 1a UStG
Zu nicht abziehbaren Vorsteuerbeträgen zählen außerdem nach § 15 Abs. 1a UStG die Aufwendungen, für die das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1-4, 7 oder des § 12 Nr. 1 EStG gilt, entfallen.
Achtung
Keine Einschränkung für angemessene Bewirtungsaufwendungen
Das Abzugsverbot gilt nicht für Bewirtungsaufwendungen, soweit § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG einen Abzug angemessener und nachgewiesener Aufwendungen ausschließt.
Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG sind Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nicht als Betriebsausgabe abziehbar, soweit sie 70 % der Aufwendungen übersteigen. Diese Prozentzahl ist nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen, und deren Höhe sowie betriebliche Veranlassung sind nachgewiesen.
Achtung
Wohnungswechsel des Unternehmers
Sie können – unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG – die Vorsteuerbeträge geltend machen, die im Zusammenhang mit einem unternehmerisch veranlassten Wohnungswechsel entstehen. Eine gesetzliche Einschränkung besteht nicht.
Soweit die Umzugskosten im Zusammenhang mit Umzügen von Arbeitnehmern stehen, kann ebenfalls ein Vorsteuerabzug in Betracht kommen. Voraussetzung hierbei ist, dass Sie selbst Leistungsempfänger und im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung sind, die auf Sie lautet. Nach § 15 Abs. 1a UStG sind Vorsteuerbeträge, die auf Kosten der privaten Lebensführung (§ 12 Abs. 1 EStG) entfallen, nicht abziehbar.
Die Vorsteuerbeträge für Ihre Reisekosten und Ihr Personal, soweit es sich um Verpflegungskosten, Übernachtungskosten oder um Fahrtkosten für Fahrzeuge des Personals handelt, sind grundsätzlich abziehbar. Hierzu gilt Folgendes:
- Übernachtungskosten: Aus Rechnungen für Übernachtungen anlässlich Ihrer Geschäftsreise oder einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit, doppelte Haushaltsführung) kann der Vorsteuersatz in Anspruch genommen werden. Die Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass Sie als Empfänger der Übernachtungsleistungen anzusehen und die Rechnung mit dem gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer dementsprechend auf Ihren Namen ausgestellt sind.
- Verpflegungskosten: Aus Verpflegungskosten anlässlich Ihrer kann die Vorsteuer zurückgefordert werden. Empfängt der Arbeitnehmer anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit von Ihnen Verpflegungsleistungen und trägt diese in voller Höhe, können Sie den Vorsteuerabzug hieraus in Anspruch nehmen. In beiden Fällen gilt dies nur, wenn die Aufwendungen durch Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer auf Ihren Namen oder durch Kleinbetragsrechnungen i. S. v. § 33 UStDV belegt sind.
Nicht abziehbare Vorsteuern nach § 15 Abs. 1b UStG
Nutzen Sie ein Grundstück für Unternehmenszwecke und zugleich für anderweitige Zwecke oder für den privaten Bedarf Ihres Personals, kann nach § 15 Abs. 1b UStG ein Vorsteuerabzug nicht erfolgen. Diese Vorschrift beeinflusst jedoch nicht Ihr Zuordnungswahlrecht nach § 15 Abs. 1 UStG. Wenn sich die Verwendung des teil-unternehmerisch genutzten Grundstücks ändert, ändern sich die Verhältnisse i. S. d. § 15a UStG vor (§ 15a Abs. 6a UStG). Die Möglichkeit der Berechtigung für den Vorsteuerabzug besteht nach § 15a UStG nur dann, solange das Grundstück dem Unternehmensvermögen zugeordnet worden ist.
Aufzeichnungspflichten
Grundsätzlich sind Sie als Unternehmer zur Führung von Aufzeichnungen verpflichtet. Auch für Vorsteuern gilt diese Pflicht. Das bedeutet, Sie müssen die Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, die an Sie für Ihr Unternehmen ausgeführt wurden, sowie die darauf fallende Steuer aufzeichnen.
Außerdem müssen Sie Folgendes aufzeichnen:
- Die Entgelte und Vorsteuerbeträgeaus Vorauszahlungen – im Rahmen der Mindest-Ist-Versteuerung
- Die Bemessungsgrundlagen für die Einfuhr von Gegenständen und die Einfuhrumsatzsteuer
- Die Bemessungsgrundlagen aus innergemeinschaftlichen Erwerben und die Erwerbssteuer
- in den Fällen des § 13b Abs. 1 UStG beim Leistungsempfänger die Angaben, die ansonsten der Leistungsgeber machen muss
Sind Sie nur teilweise vorsteuerabzugsberechtigt, müssen aus den Aufzeichnungen die Vorsteuerbeträge eindeutig und leicht nachprüfbar zu ersehen sein, die den zum Vorsteuerabzug berechtigenden Umsätzen ganz oder teilweise zuzurechnen sind.
Inhalte einer Eingangsrechnung für den Vorsteuerabzug
Sind Sie zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, weil Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, ist das nur die halbe Miete für die Erstattung vom Finanzamt. Zusätzlich müssen die Eingangsrechnungen für den Vorsteuerabzug ganz bestimmte Inhalte aufweisen.
Welche Inhalte eine Rechnung für den Vorsteuerabzug aufweisen muss, hängt von der Höhe der Rechnung ab. Sie als Steuerpflichtiger müssen zwischen Rechnungen mit einem Bruttowert von mehr als250 Euro und Rechnungen mit einem Bruttowert bis 250 Euro (sogenannte Kleinbetragsrechnung) unterscheiden.
Tipp
Vier-Augen-Prinzip sichert Vorsteuererstattung
Eine Eingangsrechnung sollte am besten nach dem Vier-Augen-Prinzip durch zwei Mitarbeiter auf die Vorgaben zum Vorsteuerabzug abgeklopft werden. Nur wenn beide Mitarbeiter grünes Licht geben, enthält die Eingangsrechnung alle für den Vorsteuerabzug notwendigen Rechnungsinhalte. Erfüllt eine Eingangsrechnung nicht die gesetzlichen Vorgaben für den Vorsteuerabzug, fordern Sie den Rechnungsaussteller auf, eine korrekte Rechnung zu stellen. Zahlen Sie die Rechnung erst, wenn alle Angaben enthalten sind.
Checkliste zur Prüfung einer Eingangsrechnung von mehr als 250 Euro brutto:
| Notwendige Rechnungsangaben | Zeichnung Mitarbeiter 1 | |
|---|---|---|
| 1 | Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers | |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens | |
| 3 | Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers | |
| 4 | Ausstellungsdatum der Rechnung | |
| 5 | Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) | |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung | |
| 7 | Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung | |
| 8 | Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist | |
| 9 | Anzuwendender Steuersatz | |
| 10 | Umsatzsteuerbetrag |
Checkliste zur Prüfung einer Eingangsrechnung bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnung:)
| Notwendige Rechnungsangaben | Zeichnung Mitarbeiter 1 | |
|---|---|---|
| 1 | Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers | |
| 2 | Ausstellungsdatum der Rechnung | |
| 3 | Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung | |
| 4 | Entgelt und darauf entfallender Umsatzsteuerbetrag in einer Summe | |
| 5 | Anzuwendender Umsatzsteuersatz |
Erteilen Sie einem anderen Unternehmer eine Gutschrift, gilt eine Besonderheit. Anstelle der Steuernummer des Gutschriftausstellers muss in diesem Fall die Steuernummer des Gutschriftempfängers in dem Abrechnungspapier vermerkt werden. Wird die Steuernummer des Gutschriftempfängers in der Gutschrift nicht vermerkt, steht dem Aussteller aus der Gutschrift kein Vorsteuerabzug zu.
Das Verfahren des Vorsteuerabzugs
Wenn Sie in einer Steueranmeldung auf amtlichem Vordruck die in den jeweiligen Besteuerungszeitraum entfallenden abziehbaren Vorsteuerbeträge von der berechneten Steuer für Ihre Umsätze abziehen, machen Sie Ihren Anspruch auf Vorsteuerabzug geltend. Dabei kann es sich um die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Umsatzsteuererklärung handeln. Dabei ergibt sich der Saldo, der bei höherer Umsatzsteuer die Umsatzsteuer-Zahllast und bei höherer Vorsteuer die Vorsteuerüberhöhung bildet. Sind Sie als Unternehmer nicht im Inland ansässig, so ist ein besonderes Verfahren in den §§ 59–61a UStDV zur Vergütung der Vorsteuerbeträge festgehalten – die Vorsteuervergütung.
Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs
Die Vorsteuer dürfen Sie abziehen, sobald die Leistung erfolgt ist und Sie eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhalten haben. Der Zeitpunkt der Bezahlung spielt dabei keine Rolle – es geht lediglich um den Besteuerungszeitraum (Monat/Kalendervierteljahr/Kalenderjahr). Falls die Voraussetzungen nicht zeitgleich erfüllt sind, so ist der Vorsteuerabzug möglich, sobald erstmals beide vorliegen.
Info
Beispiel: Vorsteuerabzug bei erstmals zeitgleicher Erfüllung der Voraussetzungen
Haben Sie zum Beispiel im März eines Jahres eine Vorausrechnung bekommen, im Mai die Lieferung erhalten und die Bezahlung im Juni vorgenommen, liegen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug – Leistungsbezug und Rechnung – erstmals im Mai vor. Die Vorsteuer ist im Voranmeldungszeitraum Mai abziehbar.
Eine Ausnahme gilt allerdings bei Anzahlungen. Hier wird die Vorsteuer abgezogen, sobald die Zahlung geleistet wurde.
Info
Beispiel: Abzug der Vorsteuer bei geleisteter Zahlung
Sie erhielten im November eines Jahres eine Vorausrechnung, die Sie noch im selben Monat beglichen. Erst im Januar des darauffolgenden Jahres wurde allerdings der Umsatz an Sie ausgeführt.
Der Vorsteuerabzug kann bereits im November erfolgen. Würden Sie im November nur einen Teil der Vorausrechnung begleichen, hätten Sie im November nur insoweit einen Vorsteuerabzug. Erst im Januar wäre dann der restliche Vorsteuerabzug möglich – wenn Sie den Umsatz erhalten haben.
Betriebsprüfung und Vorsteuerkürzung
Im Rahmen einer Umsatzsteuersonderprüfung bzw. einer Betriebsprüfung suchen die Prüfer gezielt in Eingangsrechnungen danach, ob nicht vielleicht für den Vorsteuerabzug notwendige Angaben fehlen. Wird das Finanzamt fündig, erhalten Sie für die Vorsteuer keine Rückerstattung. Das Fatale an der Vorsteuerkürzung ist, dass hohe Nachzahlungszinsen anfallen – derzeit noch 0,5 % pro Monat (= 6 % Zinsen pro Jahr ab dem 15. Monat nach Ablauf des Jahres, in die eine Vorsteuerkürzung erfolgt).
Vorsteuerkürzung bei Betriebsprüfung: auf rückwirkende Rechnungsberichtigung pochen
Enthält die fehlerhafte Eingangsrechnung jedoch bestimmte Mindestangaben, können Sie dem Prüfer noch vor Ende der Prüfung eine berichtigte Rechnung aushändigen und die rückwirkende Rechnungsberichtigung beantragen. In diesem Fall besagt ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs, dass das Finanzamt keine Kürzung der Vorsteuer vornehmen darf. Damit sind die lästigen Nachzahlungszinsen vom Tisch.
Eine rückwirkende Rechnungsberichtigung ist jedoch nur zulässig, wenn die fehlerhafte Eingangsrechnung folgende Mindestangaben enthalten hat:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- eine aussagekräftige Leistungsbeschreibung
- das Entgelt (= Nettorechnungsbetrag)
- die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer
Gründungskosten und Vorsteuerabzug
Selbst Existenzgründer, die ihr Gewerbe noch nicht bei der Gemeinde angemeldet haben, können bereits in der Vorbereitungsphase beim Finanzamt einen Vorsteuerabzug für alle Ausgaben im Zusammenhang mit der künftigen Betätigung beantragen.
Möchten Sie ein Unternehmen gründen, sollten Sie sich mit diesem Thema intensiv auseinandersetzen. Grundsätzlich fallen Sie als Gründer dann unter die Kleinunternehmerregelung – vorausgesetzt, das ist Ihre erste unternehmerische Tätigkeit. Es lohnt sich jedoch in vielen Fällen, freiwillig zur Umsatzsteuerabführung zu optimieren, um die Vorsteuer auf Einkäufe für das Unternehmen ziehen zu dürfen, denn im Zusammenhang mit einer Gründung sind einige Anfangsinvestitionen notwendig, auf die Umsatzsteuer zu zahlen ist. Für Sie als Existenzgründer verbirgt sich hier bares Geld, wenn Sie über die Geltendmachung der Vorsteuer ein Umsatzsteuerguthaben erhalten. Auch die vorweggenommenen Betriebsausgaben sind in Bezug auf die Optimierung zur Umsatzsteuer bzw. den Vorsteuerabzug ein interessantes Thema.
Vor allem für folgende Kosten während der Vorbereitung der Existenzgründung gewährt das Finanzamt meist problemlos einen Vorsteuerabzug:
- Ausgaben für Fachliteratur zur Gründung
- Eintrittspreise für Gründermessen
- Honorare für Unternehmens- oder Steuerberater
- Telefon- und Portokosten
- Ausgaben für Büromaterial
- Kauf eines Computers
Tipp
Nachweispflicht trägt der Unternehmer
Den Vorsteuerabzug für Betriebsausgaben vor dem eigentlichen Start in die Selbstständigkeit erhalten Sie als Gründer nur dann, wenn Sie zu jeder Rechnung detailliert notieren, warum diese Kosten für die künftige selbstständige Tätigkeit angefallen sind. Eine weitere Voraussetzung ist, dass Sie später zum Vorsteuerabzug berechtigt sein müssen.
Abzugsfähige Betriebsausgaben: Was ist vorsteuerabzugsfähig?
Die Vorsteuer wird auch als Mehrwertsteuer bezeichnet. Wenn Sie die Vorsteuer abführen wollen, müssen Sie allerdings darauf achten, dass nicht alle Kosten Ihres Unternehmens auch wirklich vorsteuerabzugsfähig sind! Es gibt beispielsweise steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug.
- Gekaufte Dienstleistungen und Waren, sofern die Steuer auf der Rechnung korrekt ausgewiesen ist
- Einfuhrumsatzsteuer
- Anschaffungen im Rahmen der Erwerbssteuer
Nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind zudem alle Ausgaben, die in das Abzugsverbot fallen. Das sind zum Beispiel Bewirtungskosten. Eine weitere wichtige Ausnahme stellt der Arbeitsweg dar. Während Sie diese in der Einkommenssteuererklärung beschränkt absetzen können, sind die Beträge nicht abzugsfähige Vorsteuer. Sie können diese demnach nicht geltend machen.
