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Wie kann ich Einmalzahlungen richtig vereinbaren und abrechnen?

Mitarbeiter freuen sich über Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 10.04.2018

Mit einer Extra-Zahlung zum normalen Gehalt motivieren Sie als Unternehmer Ihre Mitarbeiter und stärken die Bindung an Ihre Firma. Einmalzahlungen sind eine schöne Sache und ganz simpel, wenn Sie die Regeln kennen. Sonst zahlen Sie bis in alle Ewigkeit mehr Gehalt, obwohl Sie das nicht wollen, oder an Mitarbeiter, die ohnehin schon auf dem Absprung sind.

Einmalzahlungen: Tücken kennen und Fallen vermeiden

Ob Sie Ihren Mitarbeitern eine Sonderzahlung über das übliche Arbeitsentgelt hinaus zukommen lassen, ist allein Ihre Entscheidung. Auch hier lauern jedoch einige Fallstricke: Wie beim Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld können Sie sich ungewollt verpflichten, wenn Sie 3 Mal hintereinander zahlen, ohne die Freiwilligkeit klarzustellen (sog. betriebliche Übung).

Tipp: Jeden Mitarbeiter informieren
Jeder Mitarbeiter muss darüber informiert werden, dass die Zahlung freiwillig erfolgt. Am besten teilen Sie es jedem einzelnen Mitarbeiter schriftlich mit.

Sie müssen auch in Sachen Einmalzahlungen Ihre Mitarbeiter grundsätzlich gleich behandeln. Für eine unterschiedliche Behandlung brauchen Sie einen sog. sachlichen Grund. Wollen Sie mit der Sonderzahlung die Betriebstreue belohnen, dürfen Sie z. B. nicht nur an die Mitarbeiter zahlen, die in einer betrieblichen Notlage einer unbezahlten Arbeitszeiterhöhung zugestimmt haben. Sie dürfen keinen Mitarbeiter von der Einmalzahlung ausschließen, nur weil er seine Rechte wahrgenommen hat.

Einschränkungen sind möglich

Mitarbeiter, die das ganze Jahr krank oder in Elternzeit waren, dürfen Sie von der Einmalzahlung ausnehmen. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag Entgeltfortzahlung: Wann müssen Sie Gehalt zahlen, obwohl Ihr Mitarbeiter nicht arbeitet? Sie können die Sonderzahlung davon abhängig machen, dass das Arbeitsverhältnis an einem bestimmten Stichtag ungekündigt ist. Wie beim Weihnachtsgeld dürfen Sie eine Rückzahlung für den Fall vorsehen, dass der Arbeitnehmer den Betrieb innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlässt. Das Rückzahlungsverlangen darf den Mitarbeiter nur nicht unangemessen lange binden.

Gehaltsabrechnung: So rechnen Sie Einmalzahlungen ab

Die einmalige Sonderzahlung ist als sog. sonstiger Bezug nach der Jahreslohnsteuertabelle mit einer besonderen Berechnungsmethode zu versteuern. In der Sozialversicherung ist sie als „Einmalzahlung“ zu berücksichtigen.

Beispiel aus der Praxis

Zu gut gemeint

Fall: Unternehmer U. möchte seinen Mitarbeitern eine Einmalzahlung zusätzlich zum eigentlichen Arbeitsentgelt zukommen lassen. Er hat gehört, dass er sich vorsehen muss, wenn er sich nicht auf Dauer dazu verpflichten will. Er meint sich zu erinnern, dass man die Freiwilligkeit betonen oder sich den Widerspruch vorbehalten muss. Am besten, denkt er, wird wohl beides sein. Er schreibt:

„Die Zahlung der Einmalzahlung erfolgt freiwillig und ohne rechtliche Verpflichtung. Sie kann jederzeit und ohne Einhaltung einer bestimmten Frist widerrufen werden.“

Ist er damit auf der sicheren Seite?

Lösung: Nein. Erhalten die Mitarbeiter die Einmalzahlung mit dieser Formulierung 3 Jahre hintereinander, muss er sie immer zahlen (betriebliche Übung). Mit der „Freiwilligkeit“ allein hätte er einen zukünftigen Anspruch ausschließen können. Ein Widerruf setzt aber gerade voraus, dass ein Anspruch besteht. Seine Formulierung ist unklar und zweideutig und damit rechtlich wirkungslos (z. B. BAG, Urteil v. 8.12.2010, 10 AZR 671/09).

Urlaubsgeld: So entgehen Sie einem dauerhaften Anspruch

Die Einmalzahlung Urlaubsgeld wird oft mit dem Urlaubsentgelt verwechselt. Urlaubsentgelt ist das Gehalt, das dem Mitarbeiter während des Urlaubs fortgezahlt wird. Urlaubsgeld ist eine zusätzliche Leistung zum Arbeitsentgelt. Sie ist im Gesetz nicht vorgesehen. Ein Anspruch auf Urlaubsgeld kann sich ergeben aus

  • dem Arbeitsvertrag.
  • einem Tarifvertrag: Tarifverträge sehen je nach Branche Urlaubsgeld in sehr unterschiedlicher Höhe vor.
  • dem Gleichbehandlungsgrundsatz: Zahlen Sie mehreren Mitarbeitern Urlaubsgeld, können die anderen auch diese Einmalzahlung zusätzlich zu ihrem Arbeitsentgelt verlangen.
  • einer sog. betrieblichen Übung: Zahlen Sie 3 Jahre lang Urlaubsgeld, ohne darauf hinzuweisen, dass Sie sich nicht binden wollen, kann daraus eine Verpflichtung entstehen, weiter zu zahlen. Möchten Sie sich nicht auf Dauer zur Zahlung verpflichten, müssen Sie das von vornherein klarstellen.

Beispiel: Formulierung im Arbeitsvertrag
„Die Zahlung des Urlaubsgelds erfolgt freiwillig und begründet auch bei wiederholter Zahlung keinen Anspruch für die Zukunft.“

Gehaltsabrechnung: So rechnen Sie Urlaubsgeld ab

Meist wird das Urlaubsgeld als fester Betrag pro Urlaubstag vereinbart. Die Auszahlung der Einmalzahlung erfolgt dann für den gesamten Jahresurlaub zu vereinbarten Terminen, z. B. je zur Hälfte mit der Gehaltsabrechnung Juni und Dezember. Steuerlich gesehen ist das Urlaubsgeld ein sog. sonstiger Bezug. Es ist nach der Jahreslohnsteuertabelle und einer besonderen Berechnungsmethode zu versteuern. In der Sozialversicherung ist das Urlaubsgeld als „Einmalzahlung“ zu behandeln.

Einmalzahlung Weihnachtsgeld: kann an Bedingungen geknüpft werden

Eine gesetzliche Regelung zum Weihnachtsgeld gibt es nicht. Wie das Urlaubsgeld ist auch diese Einmalzahlung eine zusätzliche Leistung zum Arbeitsentgelt. Ein Anspruch darauf kann sich ergeben aus

  • dem Arbeitsvertrag
  • einem Tarifvertrag
  • dem Gleichbehandlungsgrundsatz: Grundsätzlich müssen Sie alle Mitarbeiter gleich behandeln. D. h., wenn Sie mehreren Mitarbeitern ein Weihnachtsgeld zahlen, können die anderen es auch verlangen. Sie dürfen jedoch Unterschiede machen, wenn Sie einen sog. sachlichen Grund dafür haben. Wenn Sie z. B. diese Einmalzahlung leisten, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, dürfen Sie die Arbeitnehmer ausnehmen, die an einem bestimmten Stichtag bereits gekündigt haben.
  • einer sog. betrieblichen Übung: Zahlen Sie 3 Jahre lang Weihnachtsgeld, ohne darauf hinzuweisen, dass Sie sich nicht binden wollen, kann daraus eine Verpflichtung entstehen, weiter zu zahlen. Möchten Sie sich nicht auf Dauer zur Zahlung verpflichten, müssen Sie das von vornherein klarstellen.

Bedingungen und Rückzahlungsverpflichtung

Die Zahlung des Weihnachtsgeldes kann an bestimmte Bedingungen geknüpft werden. Sie dürfen z. B. die Mitarbeiter von der Einmalzahlung ausschließen, die das ganze Jahr in Elternzeit oder krank waren. Sie können eine Rückzahlung vorsehen für den Fall, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlässt. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer durch das Rückzahlungsverlangen nicht unzumutbar lange gebunden wird. Die Höhe des Weihnachtsgeldes ist sehr unterschiedlich geregelt. Tarifverträge sehen zwischen 50 und 100 % eines Monatsgehalts vor.

Tipp: Rückzahlung von Weihnachtsgeld
Beträgt das Weihnachtsgeld zwischen 100 EUR und 1 Monatsgehalt, darf der Arbeitnehmer höchstens bis 31.3. des Folgejahres an den Betrieb gebunden werden (BAG, Urteil v. 25.4.2007, 10 AZR 634/06).

Gehaltsabrechnung: So rechnen Sie Weihnachtsgeld ab

Die Einmalzahlung Weihnachtsgeld wird üblicherweise mit dem Novembergehalt ausgezahlt. Es gehört zum steuerpflichtigen Arbeitsentgelt. Als sogenannter „sonstiger Bezug“ ist es nach der Jahreslohnsteuertabelle mit einer besonderen Berechnungsmethode zu versteuern. In der Sozialversicherung ist Weihnachtsgeld als „Einmalzahlung“ zu berücksichtigen.

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