E-Rechnung: Was gilt für dich und wie stellst du sicher um?

Ja. Du darfst E-Rechnungen per E-Mail verschicken. Es kommt nur auf den Anhang an. Befindet sich hier eine reine PDF-Datei, ist das im B2B keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Erst mit einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD wird daraus eine E-Rechnung. Der Versand per E-Mail bleibt also erlaubt. Nur die Datei im Anhang muss die richtige sein.

Eine klassische PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung. Sie ist ein Bild der Rechnung und enthält keine strukturierten Daten. Das heißt, ein Buchhaltungssystem liest sie nicht automatisch aus. Eine Ausnahme ist das ZUGFeRD-Format: Dies sieht aus wie eine PDF-Datei, trägt die Rechnungsdaten aber maschinenlesbar in sich. So eine Hybrid-Datei ist eine gültige E-Rechnung. Ein gewöhnliches PDF ohne eingebettete Daten nicht.

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und fürs Auge zunächst nur Code. Lesbar machst du sie mit einem sogenannten Viewer oder einer Software, die die Daten in eine sichtbare Rechnung übersetzt. Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office stellen eingehende XRechnungen automatisch lesbar dar. Öffnest du die Datei nur im Browser oder Texteditor, siehst du die Rohdaten, aber keine übersichtliche Rechnung.

Beide sind zulässige E-Rechnungsformate. Sie unterscheiden sich im Aufbau. Die XRechnung ist ein reiner Datensatz ohne sichtbare Rechnung. Sie wird vor allem im Austausch mit Behörden genutzt. ZUGFeRD ist ein Hybrid: eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten. Für dich heißt das: Mit ZUGFeRD erhält dein Kunde eine lesbare Rechnung, die gleichzeitg die maschinenlesbaren Daten enthält. Welches Format du nutzt, stimmst du am besten mit deinem Geschäftspartner ab.

Kurz zur Grenze: Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen. Diese müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden, sondern können weiterhin z.B. als Papierbeleg, PDF oder Kassenbon ausgegeben werden.

Bei Rechnungen über dieser Grenze ist entscheidend, ob es sich um einen Vorgang zwischen Unternehmen (B2B) oder mit Privatpersonen (B2C) handelt und wie abgerechnet wird: 

• Bei Verkäufen an Privatpersonen besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.
• Erbringst du jedoch eine Leistung für ein anderes Unternehmen, ist grundsätzlich eine E-Rechnung mit strukturierten Daten erforderlich, sofern keine Ausnahme (z.B. Kleinbetragsrechnung) vorliegt.

In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, zunächst vor Ort eine sonstige Rechnung auszustellen, etwa in Form eines Kassenbelegs, die im Nachgang durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers lässt sich direkt bei der Leistungserbringung erfragen, sodass die E-Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt per E-Mail übermittelt werden kann. 

Sobald Freiberufler für andere Unternehmen oder Selbstständige tätig sind, gelten für sie dieselben Regeln wie für alle – inklusive der Übergangsfristen fürs Ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen schon jetzt. 
Bei Vermietern kommt es darauf an, ob sie unternehmerisch tätig sind. Wer nur privat vermietet und kein Unternehmer ist, fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht. 

Nein. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Du schreibst weiter eine normale Rechnung oder eine Papierrechnung. Eine Sache gilt aber ohne Ausnahme auch für dich: Empfangen können musst du E-Rechnungen. Ein Geschäftskunde darf dir eine schicken, und die solltest du öffnen, prüfen und richtig ablegen. 

Eine schon versendete E-Rechnung überschreibst du nicht. Du stornierst die falsche Rechnung und stellst eine korrigierte neu aus. So bleiben Nummernfolge und Nachweis erhalten. Wichtig: Sowohl die Stornierung als auch die neue Rechnung müssen wieder als E-Rechnung im gültigen Format vorliegen. Mit Lexware Office kannst du ganz einfach Stornorechnungen erstellen.

Vereine sind betroffen, soweit sie unternehmerisch tätig sind – etwa über einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Für diesen Teil gelten dieselben Regeln wie für jede Firma. Der rein ideelle Bereich zählt getrennt davon. Im Zweifel klärt der Steuerberater, welche Tätigkeiten als unternehmerisch gelten. 

Nein. Eine E-Rechnung ist ohne Unterschrift rechtlich gültig und heute gängig. Auch eine elektronische Signatur ist nicht nötig.  

Zulässig sind Formate gemäß der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Beide werden von den Finanzbehörden akzeptiert. Ein selbst gebautes oder abweichendes Format erfüllt die Anforderung nicht. Welches der beiden du wählst, hängt davon ab, an wen du E-Rechnungen stellst.

Alte Papier- oder PDF-Rechnungen musst du nicht nachträglich umwandeln. Für sie gilt das Recht zum Zeitpunkt ihrer Ausstellung. Digitalisieren und digital archivieren darfst du sie aber, solange du die GoBD einhältst. Dann reicht die digitale Kopie – vorausgesetzt, das Verfahren ist dokumentiert. Zur E-Rechnung im Sinne der Pflicht wird ein eingescanntes Papier dadurch trotzdem nicht.

An Privatkunden kannst du weiter deine Rechnungen in Word oder Excel erstellen. Im B2B-Bereich, also im Geschäft mit anderen Unternehmen oder Selbstständigen, reicht das nicht mehr. Eine Word- oder Excel-Datei ist auch als PDF keine strukturierte E-Rechnung. Den Aufbau deiner Rechnung kannst du beibehalten. Du brauchst nur einen Weg, die Rechnung in ein zulässiges Format wie XRechnung oder ZUGFeRD umzuwandeln. Das gelingt dir zum Beispiel mit einer Software. Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft das Format, nicht deine Arbeitsweise beim Schreiben.

Die inländische E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich greift, wenn beide Unternehmen in Deutschland sitzen. Für Kunden im EU-Ausland gelten die dortigen Regeln und teils eigene EU-Vorgaben. Ein strukturiertes Format ist auch über die Grenze oft sinnvoll. Ob es Pflicht ist, hängt vom Einzelfall ab. 

Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Rechnung. Damit fällt sie unter dieselben Regeln. Stellst du im B2B eine Gutschrift aus, muss sie im selben strukturierten Format vorliegen wie eine E-Rechnung. Für die Korrektur einer fehlerhaften E-Rechnung gilt derselbe Grundsatz: stornieren und korrekt im zulässigen Format neu ausstellen.