Als Unternehmer haben Sie Aufbewahrungspflichten und Aufzeichnungspflichten, wenn es um Ihre Buchhaltung geht. Rechnungen, Kassenzettel, Quittungen, Kaufverträge, Spendenbescheinigungen, Fahrkarten…all das sind Belege, die Sie aufbewahren sollten. Auch Nachweise über Fortbildungen oder Atteste können relevant sein. Je genauer Ihre Ausgaben sich nachvollziehen lassen, desto eher werden sie vom Finanzamt anerkannt. Hier finden Sie unter anderem eine Checkliste, damit Ihnen keine Steuerrückzahlungen mehr entgehen.
Aber nicht nur bei der Steuererklärung werden Ihre Belege wichtig. Gerade bei der Umsatzsteuer schauen die Finanzbehörden genau hin und Fehler können Sie teuer zu stehen kommen. Werden Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht vernichtet, drohen ebenfalls Strafen. Eine Umsatzsteuerprüfung lässt sich vermeiden, wenn Sie möglichst detaillierte Angaben machen und Fristen einhalten. Lesen Sie hier wie Sie Ungereimtheiten schon im Vorfeld dezimieren.
Für alle, in der Buchhaltung erfassten Belege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Arbeiten Sie mit einer Buchhaltungssoftware, müssen Programm und Datensicherung ebenfalls 10 Jahre gespeichert werden. Andere Schriftstücke wie Briefe oder E-Mails, die für das Finanzamt von Bedeutung sind, müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils am Ende des Ausstellungsjahres. Bei Jahresabschlüssen beginnt die Frist im Jahr der Fertigstellung und nicht im betreffenden Wirtschaftsjahr.
Da E-Mails heute nicht mehr aus dem Geschäftsalltag wegzudenken sind, gilt es auch hier die gesonderte Aufbewahrungspflicht zu beachten. Wurden Belege oder Rechnungen digital verschickt, müssen die E-Mails ebenfalls 10 Jahre zur Verfügung stehen. Relevant ist außerdem jede Form des Schriftverkehrs, der Jahresabschlüsse, Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Lageberichte oder sonstiges, das steuerlich relevant ist, zum Inhalt hat. Da hier jedoch nicht klar geregelt ist, was unter diese sonstigen Mails fällt, fahren Sie besser damit zu viel als zu wenig zu archivieren und sich auch beim Thema Datenschutz abzusichern. Die wichtigsten Informationen und Tipps sind hier für Sie zusammengefasst.
