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ELStAM: Ersatzbescheinigung wird zum Jahreswechsel ungültig

Nach dem Jahreswechsel wird ein in der Checkbox 'Ersatzbescheinigung' gesetzter Haken automatisch entfernt. Was ist der Grund und wie ist weiter vorzugehen um eine Abrechnung mit Steuerklasse 6 zu vermeiden?

Hintergrund:

Die Finanzämter stellen auf Antrag des Arbeitnehmers eine Ersatzbescheinigung aus.
Gründe hierfür können sein:

  • Dem Arbeitnehmer wurde bislang keine Identifikationsnummer zugeteilt.
    Nähere Informationen zur persönlichen SteuerID
  • Die vom Arbeitgeber abgerufenen ELStAM stimmen nicht mit den tatsächlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers überein.
    Der Arbeitnehmer hat deshalb einen Antrag auf Klärung abweichender ELStAM gestellt. Die Abweichungen der ELStAM können von der Finanzverwaltung nicht zeitnah geklärt werden.(Den Antrag zur Klärung abweichender ELStAM finden Sie auf elster.de)

Beachten Sie:

  • Die Ersatzbescheinigung gilt längstens bis zum Ende eines Kalenderjahres. 
  • Weil die Ersatzbescheinigung grundsätzlich maximal bis zum Ende eines Kalenderjahres gilt, wird nach dem Jahreswechsel ein in der Check-Box 'Ersatzbescheinigung liegt vor' gesetzter Haken automatisch entfernt.
    Es wird automatisch mit Steuerklasse 6 abgerechnet.

Vorgehen

  1. Übernehmen Sie für im ELStAM Verfahren angemeldete Mitarbeiter unbedingt die in der Antwortzentrale aufgeführten ELStAM.
  2. Wenn auch für das neue Kalenderjahr eine Ersatzbescheinigung vorliegt, setzen Sie erneut den Haken in der Check-Box. Erfassen Sie die auf der Ersatzbescheinigung ausgewiesenen Steuerabzugsmerkmale.

Wenn für das neue Kalenderjahr keine Ersatzbescheinigung vorliegt, sind folgende Fälle zu unterscheiden:  

 

Fall 1: Der Mitarbeiter ist bisher nicht im ELStAM Verfahren angemeldet

Die Steuer ID liegt inzwischen vor:

  1. Erfassen Sie die Steuer ID in den Mitarbeiterstammdaten auf der Seite Steuerdaten.
  2. Versenden Sie die von Lexware lohn+gehalt erzeugte Anmeldung.
    Hinweis:
    Versenden Sie die Anmeldung nach Möglichkeit einige Tage, bevor Sie die Abrechnungen erstellen.
    Es kann 2-5 Tage dauern, bis Sie die Anmeldebestätigung mit den ELStAM des Mitarbeiters erhalten.
  3. Holen Sie die Änderungslisten (Anmeldebestätigung mit den ELStAM) über Extras- ELStAM Änderungslisten ab.
  4. Übernehmen Sie die von der Finanzverwaltung übermittelten ELStAM nach Prüfung in die Mitarbeiterstammdaten.

Fall 2: Die ELStAM liegen (noch) nicht vor oder weichen von den tatsächlichen Verhältnissen ab

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen mit nach persönlichen Daten selbst gebildeten Steuerabzugsmerkmalen abrechnen (§ 39c Absatz 1 und 2 EStG).

Fall 3: Der Mitarbeiter ist bereits im ELStAM-Verfahren angemeldet

Sie hatten die ELStAM im Vorjahr aus der Antwortzentrale in die Stammdaten übernommen und danach das Vorliegen einer Ersatzbescheinigung bejaht.

  • Weil die ELStAM nicht mit den persönlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers übereinstimmten, hat dieser beim Finanzamt einen Antrag auf Korrektur der 'Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)' gestellt.
  • Die ELStAM-Datenbank liefert nach Klärung korrigierte ELStAM-Meldungen zurück.
    Sollte die Klärung nicht zeitnah durchgeführt werden können, erstellt die Finanzverwaltung eine Ersatzbescheinigung.
  • Wenn keine Ersatzbescheinigung für das neue Kalenderjahr vorliegt, sind Sie an die ursprünglich übernommenen ELStAM gebunden.

Vorgehen:

Hinweise:

  • Die bereits aus der Antwortzentrale übernommenen ELStAM werden von Lexware lohn+gehalt für die Berechnung der Lohnsteuer herangezogen. Sie müssen nichts weiter tun.
  • Liegen geänderte ELStAM vor, erhalten Sie diese über die monatlichen Änderungslisten.
    Übernehmen Sie die Änderungen aus der Antwortzentrale in die Mitarbeiterstammdaten.
    Beachten Sie: Ggf. werden die ELStAM des Arbeitnehmers rückwirkend geändert. Bei Abweichungen zu den bisher zugrunde gelegten Lohnsteuerabzugsmerkmalen kann dies zu Korrekturabrechnungen führen.