Hintergrund
Bei einer Beschäftigung im Ausland gelten grundsätzlich die Vorschriften über die soziale Sicherheit des Landes, in welchem die Beschäftigung ausgeübt wird.
Bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen können Arbeitnehmer, die im Rahmen eines deutschen Beschäftigungsverhältnisses in einem der Mitgliedsstaaten
- der EU,
- des EWR (Island, Lichtenstein, Norwegen)
- oder der Schweiz für einen vorübergehenden Zeitraum eingesetzt werden, in der deutschen Sozialversicherung verbleiben.
Dazu ist eine A1-Entsendebescheinigung (kurz: Bescheinigung) erforderlich. Im Folgenden werden die genannten Länder vereinfachend als "Mitgliedsstaat(en)" bezeichnet.
Auch bei kurzwährenden Auslandseinsätzen in oben genannte Länder ist eine Bescheinigung erforderlich. Eine Mindestdauer für den Auslandseinsatz ist nicht vorgesehen. Grundsätzlich muss für jede geschäftliche Reise, bei der eine Beschäftigung ausgeübt wird, ein Antrag gestellt werden.
Beachten Sie: Wenn der Arbeitnehmer die Bescheinigung nicht vorzeigen kann, drohen empfindliche Bußgelder. Die A1-Bescheinigung wird Ihnen elektronisch über die Antwortzentrale zur Verfügung gestellt. Ein Ausdruck der Bescheinigung auf Papier ist nicht mehr erforderlich.
Leiten Sie die Bescheinigung an Ihren Mitarbeiter weiter.
Tipp:
Übermitteln Sie dem Arbeitnehmer die Bescheinigung elektronisch.(*.pdf-Datei) z. B. auf dessen Smartphone, Tablet etc. Damit erleichtern Sie dem Arbeitnehmer die Erfüllung der Mitführungspflicht.
Voraussetzungen für die Ausstellung einer A1 Bescheinigung:
Die Bescheinigung wird in der Regel bei Vorliegen folgender Voraussetzungen ausgestellt:
- Die Entsendung findet in einen Mitgliedsstaat statt.
- Die voraussichtliche Entsendedauer beträgt nicht mehr als 24 Monate.
- Die arbeitsrechtliche Bindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bleibt bestehen.
- Der Arbeitgeber übt eine nennenswerte Tätigkeit in Deutschland aus.
- Es findet keine Ablösung einer anderen Person im Beschäftigungsland statt.
Die detaillierten Voraussetzungen finden Sie im "Praktischen Leitfaden über die anzuwendenden Rechtsvorschriften".
Ausnahmen- keine A1-Bescheinigung erforderlich:
- Der Mitarbeiter ist nicht im Inland sozialversicherungspflichtig (z. B. ausländischer Mitarbeiter, der den Rechtsvorschriften eines anderen Landes unterliegt).
- Kein Ortswechsel (z. B. eine in Frankreich lebende Person wird von einem deutschen Unternehmen in Frankreich angestellt, Einsatzort ist Frankreich).
- Die entsandte Person ist im Beschäftigungsland bereits sozialversicherungspflichtig angemeldet.
- Die entsandte Person wird unbefristet ins Ausland versetzt.
- Die entsandte Person hat keine arbeitsrechtliche Bindung zum entsendeten Unternehmen (beendetes oder ruhendes Arbeitsverhältnis).
- Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten erwerbstätig sind (betrifft z. B. Fernfahrer, hier ist ein A1-Antrag Ausnahmevereinbarung bei der DVKA - Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland in Bonn zu stellen).
- Personen, die im Rahmen eines bilateralen Sozialversicherungsabkommens entsandt werden.
- Reise in ein Land außerhalb der EU/EWR oder der Schweiz.
- Incentive- oder Urlaubsreisen (sofern keine Erwerbstätigkeit ausgeübt wird).
Keine Entsendung liegt vor
- Bei Arbeitnehmerüberlassung im Beschäftigungsland d.h. das Unternehmen im Beschäftigungsland verleiht den Arbeitnehmer an ein anderes Unternehmen.
- Drittstaatentsendung d.h. ein im Inland von einem ausländischen Unternehmen angestellter Arbeitnehmer wird in einen dritten Mitgliedsstaat entsandt.
- Arbeitgeber (mit Sitz in einem anderen Mitgliedsstaat) verlegt die Tätigkeit des Arbeitnehmers in das Mitgliedsland, in welchem der Arbeitgeber seinen Sitz hat.
Beispiel: Ein deutscher Arbeitnehmer, der von einem deutschen Unternehmen mit Sitz in der Schweiz eingestellt wurde, wird in die Schweiz versetzt.
Antragstellung:
Der Antrag auf Ausstellung einer A1-Entsendebescheinigung muss im Voraus elektronisch beim zuständigen Träger gestellt werden.
Zunächst sind vier Antragsverfahren zu unterscheiden:
- A1-Antrag für Entsendungen innerhalb der EU/EWR oder Schweiz nach Art. 12 Absatz 1 Verordnung (EG) Nr. 883/2004.
- A1-Antrag für Ausnahmevereinbarungen nach Art. 16 Absatz 1 Verordnung (EG) Nr. 883/2004 (z. B. wenn die Beschäftigung im Ausland länger als 24 Monate dauert).
- A1-Antrag für gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte. In der verlinkten FAQ finden Sie eine Gegenüberstellung der 'Entsendung ./. Gewöhnliche Beschäftigung in mehreren Mitgliedsstaaten.
- Neu ab 2025: A1-Antrag für Grenzgänger (Arbeitnehmer, die in Deutschland arbeiten und sozialversicherungspflichtig sind sowie deren Wohnsitz sich im EU-Ausland befindet)
Anträge auf Ausnahmevereinbarungen und für gewöhnlich in mehreren Mitgliedsstaaten Beschäftigte sind bei dem GKV-Spitzenverband, DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland) elektronisch zu beantragen.
Je nach sozialversicherungsrechtlichem Status des Arbeitnehmers sind unterschiedliche Stellen für die Genehmigung zuständig. Sofern der SV-Status aus den in Lexware lohn+gehalt hinterlegten Stammdaten erkennbar ist, wird die zuständige Annahmestelle automatisch im elektronischen Antrag berücksichtigt.
Bei geringfügig / kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmern müssen Sie die zuständige Stelle im Assistenten selbst ergänzen.
| Gesetzlich oder freiwillig Krankenversicherte | Krankenkasse, bei welcher der Arbeitnehmer versichert ist. |
| Privat Krankenversicherte (auch Selbstständige und Gewerbetreibende) | Deutsche Rentenversicherung, DRV Knappschaft Bahn-See oder zuständigen Regionalträger der DRV |
| Berufsständisch Versicherte (ohne gesetzl./freiw. Krankenversicherung, Befreiung von Rentenversicherungspflicht) | Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen |
Beherrschender | Der A1-Antrag kann schriftlich bei den o.g. Annahmestellen eingereicht oder elektronisch mit sv.net übermittelt werden. Den A1-Antrag finden Sie auf den Seiten der DVKA zum Download. |
| Geringfügig / kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer | Die Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) erteilt keine A1-Entsendebescheinigung. Für den Antrag gelten die o.g. Annahmestellen (häufig die gesetzliche Krankenkasse des Mitarbeiters). |
Die zuständige Stelle prüft,
- ob eine Entsendung im Sinne der Verordnung EG 883/2004 vorliegt und
- ob die deutschen Rechtsvorschriften für die Zeit der Auslandsbeschäftigung weiterhin anzuwenden sind.
Ablehnung:
Die zuständige Stelle kann den Antrag ablehnen, wenn z. B. die Voraussetzungen für eine Bescheinigung nicht vorliegen. Eine Ablehnung wird Ihnen über die Antwortzentrale in Lexware lohn+gehalt elektronisch übermittelt.
Vorgehen im Programm
Schritt 1: A1-Antrag erstellen:
- Rufen Sie das Menü 'Extras - Entsendung (A1-Bescheinigung) - Antragsassistent' auf.
- Wählen Sie die Schaltfläche 'Neu'.
Hinweis: Erstellte aber noch nicht gesendete Anträge sind auf dieser Seite dokumentiert.
Nach der Genehmigung (oder Ablehnung) des Antrags, stehen Ihnen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Auf der nächsten Seite werden alle im aktuellen Abrechnungsmonat beschäftigten Arbeitnehmer aufgelistet.
Beachten Sie- kein Antrag für Personengruppe 997:
Für nicht 'abhängig Beschäftigte' (im Sinne der Sozialversicherung) kann seit dem 1. Januar 2022 ein elektronischer Antrag gestellt werden. Dies betrifft im wesentlichen Selbständige (Freiberufler), Gewerbetreibende und GmbH-Gesellschafter Geschäftsführer.
Die A1-Anträge für diese Personengruppen können Sie elektronisch über das SV-Meldeportal https://app.sv-meldeportal.de/de/login stellen.
Das papiergebundene Formular finden Sie hier zum Download. - Wählen Sie den Mitarbeiter aus und klicken auf die Schaltfläche 'Erstellen'.
- Der Formular-Assistent startet. Das Programm übernimmt die Mitarbeiterstammdaten in den A1-Antrag.
- Vervollständigen Sie die Angaben im Assistenten.
Hinweise:
- In der linken Navigationsleiste werden Ihnen alle Seiten angezeigt. Seiten mit unvollständigen Eingaben sind markiert.
- Wenn in den 'Angaben Arbeitnehmer' Eingabefelder rot umrandet sind, speichern Sie den Antrag, um zunächst die fehlenden Angaben im Mitarbeiterassistenten zu ergänzen.
- Wechseln Sie in die Stammdaten des Mitarbeiters.
- Ergänzen Sie die fehlenden Angaben. Klicken Sie auf 'Speichern'. Öffnen Sie den Antrag erneut über 'Bearbeiten'. Die fehlenden Informationen sind im Antrag ergänzt.
Entsendebescheinigung - elektronischer Antrag für Seeleute auf Hochseeschiffen
Auf der Seite 'Angaben zur Beschäftigung im Ausland' ist in der Auswahlbox 'Art der Beschäftigungsstelle' die Auswahl 'Schiff' ergänzt worden.
- 'Flaggenstaat' ist das europäische Land, unter dessen Flagge das Schiff fährt.
- Im Feld 'Name des Schiffs' tragen Sie den Schiffs-/Bootsnamen ein.
- Die 'IMO-Nummer' (International Maritime Organization) ist die Kennung für Schiffe, Reedereien und Schiffseigentümer. Die IMO-Nummer besteht aus den drei Buchstaben „IMO“ gefolgt von einer siebenstelligen Zahl. Die siebte Ziffer ist eine Prüfziffer. - Seite 'Erklärung zur Informationspflicht':
- Lesen Sie auf der letzten Seite die 'Erklärung zur Informationspflicht' aufmerksam durch.
- Bestätigen Sie die einzelnen Punkte. - Prüfen Sie, ob die Angaben vollständig sind (die Formularseiten sind mit '✓' markiert).
- Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche 'Fertigstellen'
- Klicken Sie auf 'Ok' um den Assistenten zu schließen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'OK' um den Assistenten zu schließen.
Hinweis: Wenn sich während der Bearbeitung herausstellen sollte, dass der Antrag nicht mehr benötigt wird, können Sie den Antrag über die Schaltfläche 'Löschen' aus der Übersicht entfernen.
Schritt 2: A1- Antrag senden
Rufen Sie das Menü Extras 'meldecenter- meldecenter Sendeassistent' auf. Nach dem Versand können Sie den Antrag ansehen oder stornieren.
Schritt 3: A1-Antrag drucken
Unmittelbar nach dem Versand des Antrags können Sie sich die 'Bestätigung der Antragsstellung' ansehen und bei Bedarf ausdrucken.
- Rufen Sie dazu das Menü 'Extras - Entsendung (A1-Bescheinigung) – Gesendete Anträge' auf.
- Anträge für einzelne Mitarbeiter können Sie drucken, indem Sie den Mitarbeiter auswählen und über 'Vorschau' drucken.
Schritt 4: A1- Entsendebescheinigung drucken
Wenn Ihr Antrag von der zuständigen Stelle bewilligt worden ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung in der Antwortzentrale.
- Klicken Sie auf den Link 'Anzeigen'.
- Drucken Sie die Bescheinigung aus bzw. speichern die Bescheinigung als Datei.
- Händigen Sie die A1 Bescheinigung Ihrem Mitarbeiter aus.
Tipp:
Übermitteln Sie dem Arbeitnehmer die Bescheinigung elektronisch.(*.pdf-Datei) z.B. auf dessen Smartphone, Tablet etc. Damit erleichtern Sie dem Arbeitnehmer die Erfüllung der Mitführungspflicht.
Archivierte Bescheinigungen, sind in der Rubrik 'erledigte Einträge' aufgeführt. Klicken Sie hierzu auf '+ Filter einblenden'.
Hinweis: Ein Antrag kann auch abgelehnt werden. Den Ablehnungsgrund sehen Sie in der Detailansicht der Rückmeldung.
Vorlage für künftige A1-Anträge erstellen:
A1-Anträge können Sie als Vorlage für eine neue Entsendung verwenden.
- Öffnen Sie den Assistenten über 'Extras - Entsendung (A1-Bescheinigung) - Antragsassistent'
- Wählen Sie den Antrag, den Sie als Vorlage für einen neuen A1-Antrag verwenden wollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Als Vorlage'
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie einen A1-Antrag erstellen wollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'erstellen'.
Beachten Sie: Die Angaben zum Mitarbeiter werden aus den Stammdaten übernommen und die Entsendedaten aus dem ursprünglichen Antrag kopiert.
Passen Sie die Entsendedaten an. - Bestätigen Sie die 'Erklärung zur Informationspflicht'.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Fertigstellen'.
Der Antrag steht für den Versand bereit.
A1-Antrag stornieren
Der A1-Antrag ist vom Arbeitgeber zu stornieren, wenn er
- nicht zu stellen war (z. B. die Entsendung für den im Antrag genannten Arbeitnehmer findet nicht statt).
- einem Träger übermittelt wurde, der nicht zuständig ist oder
- unzutreffende Angaben enthält
- bzw. sich Angaben in der Zwischenzeit geändert haben (Reisedaten, Beschäftigungsort).
Über 'Extras - Entsendung (A1-Bescheigung) - Antragsassistent' können Sie versendete Anträge stornieren. Versenden Sie anschließend den Storno-Antrag.
Erfolgt die Stornierung, weil der Antrag an eine unzuständige Stelle übermittelt wurde oder unzutreffende Angaben enthielt, müssen Sie einen neuen Antrag stellen.
