Digitale Belege buchen (Lexware buchhaltung pro)

Mit der Funktion 'Digitale Belege' können Sie digitale Belege mit einer Buchung verknüpfen. Die Buchungsmaske für digitale Belege umfasst einen Belegeingangskorb, eine Navigationsleiste und eine Beleganzeige.

Neuerungen in Version 2022

Neuerungen im Update Juni (Version 22.03)
  • Übernahme der digitalen Belege bei Upgrade: Wenn Sie Ihre Software von einer Basis- auf eine Pro- oder Premium-Version umstellen, ist sichergestellt, dass auch die digitalen Belege in die Pro- oder Premium-Version überführt werden.
  • Anzeige der Buchung und des Belegs im Stapel und im Journal: Sie können sich jetzt im Buchungsstapel und im Journal durch Doppelklick auf eine Buchung den Beleg und die Buchung gleichzeitig anzeigen lassen. Dies unterstützt Sie bei der Kontrolle Ihrer Buchhaltung.
Neuerungen im Update Juli (Version 22.04)
  • Copy & Paste: Kopieren von Texten aus PDF-, Word-, Excel- und Grafikdateien sowie Einfügen in die Buchungsmaske mit digitalen Belegen
  • Direkte Ansicht der gängigen Dateiformate
  • Anzeige von X-Rechnungen im HTML-Format
  • Miniaturansicht für Grafik- und PDF-Dateien
  • Herunterladen der Belege
  • Passworteingabe direkt in der Beleganzeige
Neuerungen im Update August (Version 22.05)
  • Belege aus gelöschten Stapelbuchungen können mit diesem Update wieder weiterverwendet werden. 
  • Ab sofort können Sie auch den Betrag aus der Beleganzeige in die Buchungsmaske mit digitalen Belegen kopieren.
  • Darüber hinaus haben wir die Darstellung der Beleganzeige für Sie optimiert.

 


Video zum Thema

In diesem 8-minütigen Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre digitalen Belege in Lexware buchhaltung buchen.

Alle Informationen finden Sie auch in der nachfolgenden Anleitung.

 


Buchungsmaske für digitale Belege

Sie können die Belegfunktion im Menü 'Extras - Optionen' auf der Seite 'Notizen/Beleg' aktivieren bzw. deaktivieren. Standardmäßig ist die Belegfunktion aktiviert.

Die Buchungsmaske für digitale Belege öffnen Sie über das Menü 'Buchen'.

Alternativ können Sie die Buchungsmasken über die Kachel 'Digitale Belege' auf der Startseite öffnen. Hier sehen Sie in der Klammer die Anzahl der digitalen Belege, die sich im Eingangskorb befinden.

In den Buchungsmasken gibt es zusätzlich den Belegeingangskorb, die Navigationsleiste und die Beleganzeige.

BestandteilBeschreibung
EingangskorbIm Belegeingangskorb liegen die digitalen Belege.
Der Eingangskorb wird immer links angezeigt und kann in der Größe nicht individuell verändert werden.
Über die Schaltfläche 'Liste einklappen' können Sie den Eingangskorb minimieren.
BeleganzeigeIn der Beleganzeige sehen Sie den markierten digitalen Beleg.
Sie können die Größe und Position der Beleganzeige ändern und z. B. auch auf einen zweiten Bildschirm schieben. Die individuellen Einstellungen werden gespeichert.

In den Buchungslisten (Buchungsmaske, Stapel, Journal) können Sie die Beleganzeige jederzeit über das Symbol 'Belege' in der Symbolleiste öffnen und schließen:
NavigationsleisteIn der Navigationsleiste haben Sie die Möglichkeit, in den Modus 'Ohne digitale Belege' zu wechseln.

Über die Schaltflächen 'Zum Stapel' oder 'Zum Journal' wechseln Sie direkt in den Stapel oder das Journal.
BuchungsmaskeDie Buchungsmaske ist weitgehend identisch mit der Dialog- oder Stapelbuchungsmaske.
Zusätzlich steht die Funktion 'Beleg für weitere Buchungen verwenden' zur Verfügung.

 


Belege hochladen

Um digitale Belege hochzuladen, klicken Sie links unten auf die Schaltfläche 'Neue Belege'.
Im Dialog 'Beleg einfügen' wählen Sie entweder 'Alle Dateien' oder Sie selektieren einen bestimmten Dateityp.

Für die digitalen Belege gelten folgende Einschränkungen:

Zulässige DateiformateIm Eingangskorb werden nur die Dateiformate unterstützt, die in der Auswahlliste angezeigt werden.
Wenn ein nicht unterstütztes Format importiert werden soll, kommt folgende Meldung:
'Die von Ihnen ausgewählte Datei ... kann nicht als digitaler Beleg verwendet werden.'
Maximale DateigrößeDie maximale Dateigröße ist 2 MB(Megabyte). 
Wählen Sie beim Scannen von Belegen die Auflösung so, dass die Dateigröße unter 2 MB liegt.
Beim Import größerer Dateien kommt folgende Meldung:
'Die von Ihnen ausgewählte Datei ... ist größer als 2 MB und kann nicht importiert werden.'

Nach dem Hochladen sehen Sie die digitalen Belege im Eingangskorb.

Sortierung der Belege im Belegeingangskorb
Die Standardsortierung im Eingangskorb ist 'nach Datum - absteigend', der neueste Beleg wird oben angezeigt. 
Aus Platzgründen sind der Name und das Datum zweizeilig in der ersten Spalte dargestellt. Sie können die erste Spalte durch Klick auf die Spaltenüberschrift nach Name oder nach Datum sortieren. Das Feld 'Name' ist alphanumerisch und wird immer nach dem ersten Zeichen sortiert. Mehrstellige Zahlen können deshalb bei der Sortierung nicht berücksichtigt werden.

Speicherung der digitalen Belege
Beim Belegimport verbleiben Ihre Originalbelege im jeweiligen Verzeichnis. 
Im Belegeingangskorb wird eine Kopie des Originalbeleges erstellt.
Die Kopien werden im Datenverzeichnis gespeichert und sind damit Bestandteil der Datensicherung.

Digitale Belege im Eingangskorb löschen
Es kann nur ein Beleg gelöscht werden, die Mehrfachmarkierung ist nicht möglich.

 


Belege buchen

  1. Markieren Sie den digitalen Beleg im Eingangskorb. Der Beleg wird in der Beleganzeige angezeigt.
  2. Erfassen Sie den Beleg in der Buchungsmaske.
    Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit, Belegdaten per Kopieren und Einfügen in die Buchungsmaske zu übernehmen.
  3. Standardmäßig wird der digitale Beleg nach dem Buchen aus dem Eingangskorb entfernt. Um den digitalen Beleg nach dem Buchen im Eingangskorb stehen zu lassen, setzen Sie den Haken bei dieser Option:
  4. Klicken Sie auf 'Buchen'.

Wichtig: Journalbuchungen sind nach dem Buchen unveränderbar. Das gilt auch für den zugeordneten digitalen Beleg. Die Zuordnung des digitalen Belegs kann bei einer Journalbuchung nicht gelöscht werden. Um die Zuordnung zu entfernen, stornieren Sie die Buchung. Einzelheiten zur Vorgehensweise finden Sie im Abschnitt 'Buchung mit digitalem Beleg stornieren oder löschen'.

Ohne digitale Belege buchen
Um ohne Zuordnung eines Belegs zu buchen, wechseln Sie in das Register 'Ohne Digitale Belege'. Alle Funktionen der digitalen Belege sind dann inaktiv.

Buchen bei Netzwerkinstallation
Bei Netzwerkinstallation kann nicht parallel im Journal gebucht werden.
Deshalb kann es beim Journalbuchen mit digitalen Belegen auch nicht zu gleichzeitigen Zugriffen auf einen digitalen Beleg kommen.
Anders ist es beim Buchen in den Stapel. Hier muss verhindert werden, dass ein digitaler Beleg auf zwei Arbeitsplätzen parallel gebucht wird. Das ist folgendermaßen geregelt:

  • Benutzer A bucht auf Client A den Beleg X im Stapel.
  • Der Beleg X wird auf Client A aus dem Eingangskorb entfernt.
  • Benutzer B verwendet auf Client B ebenfalls den Beleg X.
  • Bei Klick auf 'Buchen' kommt folgende Meldung:
     
  • Nach Klick auf 'OK' wird der Beleg X aus dem Eingangskorb von Client B entfernt.
  • Die Buchung bleibt unverändert in der Buchungsmaske stehen.

Besonderheiten der Buchungsliste
In den Buchungsmasken für digitale Belege gibt es in den Buchungslisten unterhalb der Buchungsmaske wichtige Unterschiede zu den Buchungsmasken 'Stapelbuchen' und 'Dialogbuchen'.

BuchungsmaskeEigenschaften
Stapelbuchungsmaske
für digitale Belege
Eine Buchung in der Buchungsliste kann nicht durch Markieren in die Buchungsmaske übernommen werden.
Im Kontextmenü sind folgende Funktionen inaktiv: Löschen, Bearbeiten und Anzeigen.

Um eine Stapelbuchung zu ändern oder zu löschen, wechseln Sie in 'Ansicht - Buchungsstapel'.
Dialogbuchungsmaske
für digitale Belege
In der Buchungsliste sind diese Funktionen inaktiv: Stornieren und Anzeigen.
Um eine Journalbuchung zu stornieren, wechseln Sie in 'Ansicht - Buchungsstapel'.

 


Weitere Belege hinzufügen

Für das Hinzufügen weiterer Belege klicken Sie doppelt auf das Symbol 'Beleg' in der Buchungsliste.

In der Beleganzeige können Sie Belege anzeigen lassen, hinzufügen und löschen.
Außerdem können Sie das angezeigte Dokument drucken und als Kopie speichern.

 


Journalbuchungen mit Beleg stornieren

  1. Öffnen Sie 'Ansicht - Journal'.
    Tipp: Sie können sich durch Doppelklick auf eine Buchung den Beleg und die Buchung gleichzeitig anzeigen lassen.
  2. Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste.
  3. Klicken Sie auf 'Stornieren'.
  4. Geben Sie das Stornodatum ein.
  5. Die weitere Vorgehensweise ist abhängig davon, ob eine Neubuchung erfolgen soll:
Neubuchung ja/neinVorgehen
Neubuchung
  1. Bejahen Sie folgende Abfrage:
    'Soll die Buchung als Vorlage zur Neubuchung ... übertragen werden?
  2. Die Buchung wird in die Buchungsmaske übernommen. Angehängte digitale Belege sind der Buchung zugeordnet.
  3. Ändern Sie die Angaben in der Buchung. Über die Schaltfläche 'Beleg' können Sie zugeordnete Belege löschen oder neue Belege anhängen.
Keine Neubuchung
  1. Verneinen Sie die Abfrage:
    Soll die Buchung als Vorlage zur Neubuchung ... übertragen werden?
  2. Wählen Sie die gewünschte Alternative bei der folgenden Abfrage:
    'Möchten Sie die mit der Buchung verknüpften digitalen Belege ... in den Eingangskorb übernehmen?'

 


Stapelbuchung mit digitalem Beleg ändern

  1. Öffnen Sie 'Ansicht - Buchungsstapel'.
  2. Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste.
  3. Klicken Sie auf 'Bearbeiten'.
  4. Ändern Sie die Angaben zum Buchungssatz.
  5. Um Belege zu löschen oder hinzuzufügen, klicken Sie in der Buchungsliste auf das Symbol für Beleg. 
  6. In der Beleganzeige können Sie Belege löschen und hinzufügen.
  7. Wenn Sie alle Angaben geändert haben, klicken Sie auf 'Buchen'.

 


Stapelbuchung mit digitalem Beleg löschen

Wenn Sie eine Stapelbuchung löschen, können Sie die mit der Buchung verknüpften Belege wieder in den Eingangskorb übernehmen.

  1. Öffnen Sie 'Ansicht - Buchungsstapel'.
    Tipp: Sie können sich durch Doppelklick auf eine Buchung den Beleg und die Buchung gleichzeitig anzeigen lassen.
  2. Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste.
  3. Klicken Sie auf 'Löschen'.
  4. Um den zugeordneten Beleg wieder in den Eingangskorb zu übernehmen, bejahen Sie folgende Abfrage: