Wichtig
Hinweis (10/2025): Die Online-Prüfmöglichkeit für Umstatzsteuer Identifikationsnummern, die das Bundeszentralamt für Steuern bereitstellt und die Lexware nutzt, wird zum 30.11.2025 eingestellt. Prüfnachweise müssen daher vorübergehend manuell erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie hier.
Hintergrund
Der Service der kostenlosen Versendung eines Bestätigungsschreibens über eine durchgeführte USt-IdNr.-Prüfung beim BZSt wird seit dem 01.01.2021 nicht mehr angeboten. Mit dem April Update 2021 können Sie sich den Nachweis nun bequem per Knopfdruck erstellen und für Ihre Unterlagen ausdrucken. Die Prüfung wird zudem als Kontakt beim Kunden gespeichert.
Vorgehen
Um sich die USt-IdNr.-Prüfung bestätigen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie in den Kunden auf und klicken ins 'Kontextmenü (Klick rechts) - Bearbeiten':
(Screenshot aus warenwirtschaft)
2. Gehen Sie in den Reiter 'Rechnungsstellung'. Dort können Sie einsehen, ob und wann der letzte Prüfnachweis erstellt wurde. Klicken Sie auf 'Prüfen' um die USt-IdNr.-Prüfung über das BZSt durchzuführen:
3. Anschließend können Sie sich einen Nachweis über die erfolgreiche Prüfung per Knopfdruck erstellen:
4. Es öffnet sich ein PDF-Dokument, das Ihre Prüfung mit Datum dokumentiert:
5. Nach der abgeschlossenen Prüfung ist der gespeicherte Nachweis über den Kundenassistenten aufrufbar. Mit Klick auf den kleinen Button (rechts neben der Schaltfläche 'Prüfen') öffnet sich der letzte erfolgreiche Prüfnachweis:
6. Zusätzlich wird jede erfolgreiche Prüfung in den Kontakten dokumentiert. Klicken Sie in der Kunden-Ansicht auf 'Kontakte' - dort ist die USt-IdNr.-Prüfung aufgelistet. Blenden Sie die Spalte 'Dokument' in der Listenansicht ('Rechtsklick - Listeneinstellungen') ein, um in Zukunft direkt auf den Nachweis zugreifen zu können:
7. Sie können den Datensatz bearbeiten und mit einem Text (z.B. zugehörige Belegnummer) versehen. Auch der Ablage-Pfad ist hier einzusehen:
Im Bereich Lieferanten, können Sie die USt-IdNr.-Prüfung ebenfalls durchführen. Die Dokumente der erfolgreichen Prüfung werden in der jeweiligen Firma im Ordner Dokument abgelegt oder können an einem anderen Ort Ihrer Wahl gespeichert werden. Die letzte erfolgreiche Prüfung kann über die Schaltfläche rechts neben der 'Prüfen'-Schaltfläche aufgerufen werden.
Wichtig: Achten Sie darauf, dass eine Prüfung der USt-IdNr. vor jeder Rechnungsstellung an steuerfreie EU-Kunden durchgeführt werden muss. Die Prüfung muss bei Anfragen vom Finanzamt belegbar sein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Finanzamt.
Weitere Informationen rund um die USt-IdNr. Prüfung und die benötigten Unterlagen gibt es auf der Seite des Bundeszentralamt für Steuern:
Informationen zur Bestätigung ausländischer USt-ID Nummern
