Ab 01.01.2025 besteht die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen

Die Pflicht gilt für alle, die Rechnungen mit Unternehmen und/oder öffentlichen Institutionen austauschen. 
Rechnungen über steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten sind ausgenommen.

Umsetzung in Lexware büro easy plus
Lexware büro easy plus kann ab Version 38.2D Release R245 E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) versenden.
Die Formate ZUGFeRD basic und ZUGFeRD EN16931 sind mit Lexware büro easy plus möglich. 
ZUGFeRD extended ist nicht im Lieferumfang von Lexware büro easy plus enthalten. 

Voraussetzungen

Ein aktiver Account zum Versand von E-Rechnungen muss vorhanden sein. 

Wie Sie diesen Account erstellen und aktivieren können, erfahren Sie hier.

Vorgehen

Aktivieren Sie die Funktion 'eRechnung/Poststelle' 

Gehen Sie zu 'Firma - Einstellungen - Verkauf & Kunden - Firmeneinstellungen'.

Aktivieren Sie die Funktion 'eRechnung / Poststelle'.

Bearbeiten Sie die Kundendaten 

1. Gehen Sie zu 'Kunden - Kunden-/Projektverwaltung'.
   
2. Öffnen Sie den Kunden mit einem Doppelklick. 
3. Kontrollieren Sie, ob der Kunde eine Kundennummer hat. 
   
   Die Kundennummer ist ein Pflichtfeld. 
   Hinweis:
   Wenn das Feld 'Kunden-Nr.' nicht vorhanden ist, muss die Funktion aktiviert werden.
   Gehen Sie zu 'Firma - Einstellungen - 123 Nummernkreise - Firmeneinstellungen'.
   Aktivieren Sie das Feld 'Kundennummer verwenden'.
    
4. Wechseln Sie auf die Seite 'Rechng.- Info'. 
   
   Bei dem Kunden 'Behörde' sind folgende Felder verpflichtend einzugeben, damit die Angaben in die Rechnung übernommen werden: 
   

Wählen Sie zwischen:

• Geschäftskunden: Format ZUGFeRD 2.3 Basic oder ZUGFeRD 2.3 EN16931
• Behörde: Format XRechnung. Geben Sie hier ihre Leitweg-ID ein. 
  • Die Leitweg-ID erhalten sie von der auftraggebenden Behörde. 

Erstellen Sie eine Lexware büro easy Vorlage

1. Gehen Sie zu 'Firma - Vorlagen - büro easy-Vorlagen'.
   
2. Öffnen Sie die 'Angepasste Kundenrechnung' mit einem Doppelklick zur Bearbeitung.
3. Geben Sie im Feld 'Vorlagenname' eine aussagekräftige Bezeichnung ein. 
4. Gehen Sie die einzelnen Seiten durch und aktivieren alle Felder entsprechend der Pflichtfelder: 

• Rechnungsnummer: Eindeutige Identifikationsnummer der Rechnung.
• Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung der Rechnung.
• Leistungszeitraum: Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde.
• Steuernummer/USt-IdNr.: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten.
• Bankverbindung: IBAN und BIC des Zahlungsempfängers.
• Adress- und Firmendaten des Rechnungsempfängers: Vollständige Adresse und Firmenname des Rechnungsempfängers.
• Adress- und Firmendaten des Rechnungsausstellers: Vollständige Adresse und Firmenname des Rechnungserstellers.
• Beträge: Rechnungsbetrag, Umsatzsteuerbetrag, ggf. weitere Beträge.
• Zahlungsbedingungen: Informationen zu Zahlungsmodalitäten.
• Währung: Angabe der Währung, in der die Rechnung ausgestellt ist.

Hinweis: 

Um eine XRechnung zu versenden, sind die Felder 'Leitweg-ID' und 'Verkäufer' Pflichtfelder.

Erstellen Sie die Rechnung

1. Gehen Sie zu 'Kunden - Rechnungen an Kunden erstellen'.
   
2. Wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus. 
3. Erstellen Sie die Rechnung mit allen erforderlichen Feldern: 

• Rechnungsnummer: Eindeutige Identifikationsnummer der Rechnung.
• Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung der Rechnung.
• Leistungszeitraum: Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde.
• Steuernummer/USt-IdNr.: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten.
• Bankverbindung: IBAN und BIC des Zahlungsempfängers.
• Adress- und Firmendaten des Rechnungsempfängers: Vollständige Adresse und Firmenname des Rechnungsempfängers.
• Adress- und Firmendaten des Rechnungsausstellers: Vollständige Adresse und Firmenname des Rechnungserstellers.
• Beträge: Rechnungsbetrag, Umsatzsteuerbetrag, ggf. weitere Beträge.
• Zahlungsbedingungen: Informationen zu Zahlungsmodalitäten.
• Währung: Angabe der Währung, in der die Rechnung ausgestellt ist.

3. Gehen Sie zu 'eRechnung/Poststelle'.
   
   1. In dem Feld 'E-Mail' kann die Absender Emailadresse angepasst werden.
4. Klicken Sie auf 'Senden'.
   
5. Bestätigen Sie die Meldung mit 'Ja'.
   
6. Der Versand und die Verarbeitung werden im Protokoll angekündigt. 
7. Klicken Sie auf 'Status aktualisieren'.
   
8. Die Rechnung wurde (an den Empfänger) weitergeleitet. 
9. Gleichzeitig wurde Ihre Ausfertigung abgespeichert unter: 'C:\Users\Public\Documents\Lexware\bueroeasy\Daten\eRechnung\signed'
   

Hinweis: 

Die Bezeichnung der Rechnung setzt sich zusammen aus: 

Wenn Sie zusätzlich zu der obigen Anleitung noch Fragen zu dem Themahaben,  gibt es zwei Möglichkeiten: 

Unser kostenloses User helfen User Forum: Forum büro easy

Die Anforderung eines kostenpflichtigen Rückrufes unseres Supportes: Kostenpflichtiger Rückruf

Ausblick

01.01.2027-31.12.2027
Die Möglichkeit, an andere Unternehmer Papierrechnungen und sonstige Rechnungen zu verschicken, besteht auch im Jahr 2027 weiter.
Allerdings gilt diese Erleichterung nur für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr 800.000,00 € nicht überschritten hat.

Ab 01.01.2028
Alle Rechnungen im B2B-Bereich (ausgenommen Rechnungen für steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Fahrkarten) müssen als E-Rechnungen im Standard CEN-Norm EN16931 (ZUGFeRD, XRechnung) verschickt werden.
Es gibt keine Ausnahmeregelung mehr.