Datenübernahme nicht möglich: Daten manuell aus Lexware buchhaltung basis/plus in Lexware buchhaltung pro übernehmen

Starten Sie den Firmenassistenten im Menü 'Datei - Neu - Firma'.
Information zu den einzelnen Angaben finden Sie über die Schaltfläche '? - Hilfe'.

Die Seiten des Firmenassistenten sind im Folgenden beschrieben.

Allgemein
Geben Sie die Adressdaten ein.

• Steuer-ID: Sie können hier Ihre Steuer-ID (nur für natürliche Personen) hinterlegen. 
  Die Steuernummer tragen Sie auf der Seite 'Finanzamt' ein.
• Gläubiger-ID: Wenn Sie den Lastschrifteinzug nutzen wollen, hinterlegen Sie Ihre Gläubiger-ID.

Finanzamt Umsatzsteuer
Tragen Sie die Daten Ihres zuständigen Finanzamtes ein.
Diese Angaben sind notwendig, wenn Sie über die Funktion 'ELSTER' die elektronische Abgabe an das Finanzamt nutzen wollen.

Rechnungswesen
Hier wählen Sie die Einstellungen zum Kontenrahmen und zum Beginn des Wirtschaftsjahres.
Diese Angaben sind nachträglich nicht mehr änderbar.
Außerdem legen Sie die Kontonummerlänge Ihres Kontenrahmens fest.

Gewinnermittlungsart

Hier machen Sie Angaben zur Gewinnermittlungsart (Bilanzierung oder Einnahmen-Überschussrechnung) und zur Art der Besteuerung (Sollbesteuerung oder Istbesteuerung).
Außerdem legen Sie die Anzahl der Buchungsperioden fest.

Mahnwesen
Auf der Seite 'Mahnwesen' finden Sie folgende Einstellungen:

DATEV (optional)

Die DATEV-Angaben bekommen Sie von Ihrem Steuerberater.

• Beraternummer: Die Beraternummer wird von der DATEV eG für jeden Steuerberater mit dem Eintritt in die Genossenschaft vergeben.
  Wenn Ihr Steuerberater für Sie eine eigene Nummer beantragt hat, dann tragen Sie die eigene Nummer ein.
• Beratername: Name des Steuerberaters.
• Mandantennummer: Ihre Mandantennummer.

Buchhaltung - Einstellungen
Auf dieser Seite wählen Sie weitere Einstellungen für Ihre Firma.

Personenkonten exportieren

Der Export von Personenkonten wird hier am Beispiel der Debitoren (Kunden) beschrieben.

1. Öffnen Sie in Lexware buchhaltung/plus das Menü 'Datei - Export - Text/ASCII'.
2. Markieren Sie 'Kunden (Debitoren)' und klicken Sie auf 'Weiter'.
   
3. Klicken Sie auf 'Durchsuchen'und wählen Sie das Exportverzeichnis.
   
4. Vergeben Sie einen Dateinamen und klicken Sie auf 'Speichern'.
5. Klicken Sie auf 'Weiter'.
6. Die Einstellungen zur Feldwahl übernehmen Sie unverändert.
   
7. Klicken Sie auf 'Weiter'.
8. Wählen Sie das Feld-Trennzeichen und den Text-Kennzeichner.
   Wichtig: Wenn Sie die vorgeschlagenen Zeichen in Kontobezeichnungen hinterlegt haben, dann verwenden Sie andere Zeichen.
   
9. Aktivieren Sie die Option 'Feldnamen in den ersten Datensatz'. Diese Einstellung erleichtert den Import der Personenkonten.
   
10. Um die Exportdatei zu erstellen, klicken Sie auf 'Fertig stellen'.
11. Bestätigen Sie die Meldung 'Der Daten-Export wurde erfolgreich durchgeführt'.

Personenkonten importieren

1. Öffnen Sie das Menü 'Datei - Import - Text/ASCII'.
2. Markieren Sie 'Kunden (Debitoren)' und klicken Sie auf 'Weiter'.
   
3. Klicken Sie auf 'Durchsuchen' und öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdatei gespeichert haben.
   
4. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf 'Öffnen'.
5. Im Bereich 'Optionen' können Sie wählen, ob und wie Duplikate importiert werden sollen.
   Duplikate sind Personenkonten, die in der Firma schon mit der gleichen Kontonummer angelegt sind.
   

   Option	Erläuterung
   Duplikate überschreiben vorhandene Daten.	Um bereits vorhandene Daten zu aktualisieren, aktivieren Sie diese Auswahl,
   Abfrage, ob Duplikate vorhandene Daten überschreiben sollen.	Aktivieren Sie diese Auswahl, wenn Sie zu jeder vorhandenen Kontonummer eine Abfrage wollen. Sie können dann jedes Duplikat einzeln prüfen.
   Duplikate werden ignoriert, vorhandene Daten bleiben erhalten.	Aktivieren Sie diese Auswahl, wenn Sie nur neue Personenkonten anlegen wollen. Vorhandene Daten werden bei dieser Auswahl nicht aktualisiert.

6. Klicken Sie auf Weiter.
7. Wählen Sie die Einstellungen zum 'Feld-Trennzeichen' und 'Text-Kennzeichner' entsprechend den Einstellungen beim Export.
   
8. Aktivieren Sie 'Erster Datensatz enthält Feldnamen' und klicken Sie auf 'Weiter'.
   
9. Auf der Seite 'Feldwahl' können Sie alle Voreinstellungen unverändert übernehmen.
10. Klicken Sie auf 'Weiter'.
11. Auf der Seite 'Übersicht' sehen Sie eine Vorschau der Daten.
12. Um die Personenkonten zu importieren, klicken Sie auf 'Fertig stellen'.

Wenn Sie individuelle Sachkonten anlegen wollen, können Sie ein bestehendes Konto kopieren, oder das Konto neu anlegen.

Konto kopieren

1. Öffnen Sie den Menüpunkt 'Verwaltung - Kontenverwaltung'.
2. Markieren Sie das Konto, dessen Einstellungen Sie kopieren wollen.
3. Klicken Sie auf 'Kopieren'. Der Kontenassistent startet mit der Seite 'Allgemein'.
   Beispiel: SKR-03, Konto 8400
   
4. Hinterlegen Sie die neue Kontonummer und die Kontobezeichnung.
   Wichtig: Die Kontonummer kann nach dem Speichern des Kontos nicht mehr geändert werden.
5. Klicken Sie auf 'Weiter'.
6. Auf der Seite 'Eigenschaften' finden Sie bei Konten mit Steuerautomatik die Steuerangaben.
   DATEV-Automatikkonto: Die Angabe 'DATEV-Automatikkonto' (angehakt/nicht angehakt) ist wichtig beim Export und Import von Buchungsdaten. 
   Wenn Sie individuelle Konten anlegen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob es sich bei dem Konto um ein DATEV-Automatikkonto handelt.
   
7. Klicken Sie auf 'Weiter'.
8. Die Angaben auf den Seiten 'Auswertung' und 'BWA' übernehmen Sie unverändert.
9. Schließen Sie den Assistenten über 'Speichern'.

Konto neu anlegen

Beispiel: DATEV SKR-03, Anlage eines neuen Erlöskontos mit 19 % USt.

1. Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung - Kontenverwaltung'
2. Klicken Sie auf 'Neu'.
3. Lexware buchhaltung/plus: Aktivieren Sie 'Sachkonto' und klicken Sie auf 'OK'.
   
4. Wählen Sie in der Kontenliste ein passendes Konto als Kopiervorlage aus. Die Kategorie und die Kontoart werden von dem Vorlagenkonto übernommen.
   
5. Als Kontonummer wird die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Sie können die vorgeschlagene Kontonummer überschreiben.
6. Ändern Sie den Kontonamen. Die Kontobezeichnung sollte eindeutig sein.
   
7. Klicken Sie zweimal auf 'Weiter'.
8. Die Einstellung 'DATEV-Automatikkonto' benötigen Sie für den Export und Import von Buchungsdaten. Angaben zu dieser Einstellung erfragen Sie bei Ihrem Steuerberater.
   
9. Übernehmen Sie die Einstellungen auf den Assistentenseiten 'Auswertung' und 'BWA' unverändert.
10. Wenn Sie mit Budgets (Sollwerten) arbeiten, wird zusätzlich die Assistentenseite 'Budget' angezeigt. Hinterlegen Sie hier die Sollwerte.
11. Klicken Sie auf 'Speichern'.

Steuersatz anlegen

Prüfen Sie vor dem Anlegen des Steuersatzes, ob das Umsatzsteuerkonto oder Vorsteuerkonto im Kontenplan vorhanden ist. Legen Sie dann den Steuersatz an.

1. Öffnen Sie 'Verwaltung - Steuersätze'.
2. Klicken Sie in die unterste leere Zeile.
3. Tragen Sie die Angaben zum Steuersatz ein. Einzelheiten zu den Eingabefeldern finden Sie in den nachfolgenden Tabellen.
4. Wenn Sie alle Eingaben erfasst haben, schließen Sie den Assistenten mit 'Speichern'.

Angaben zum Steuersatz

DATEV-Steuerschlüssel

Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung - Belegnummern'.

Der Belegnummernkreis 'Standard' ist vom Programm fest vorgegeben.
Dieser Belegnummernkreis hat kein Kürzel und die Bezeichnung kann nicht verändert werden.

Erfassen Sie Ihre Eingaben zu einem neuen Belegnummernkreis in der untersten leeren Zeile.

Eingabefelder
Die Belegnummer setzt sich aus dem Kürzel und der fortlaufenden Nummer zusammen.
Zur Identifikation der Belegnummernkreise vergeben Sie zusätzlich eine Bezeichnung.

Speichern Sie Ihre Eingaben.

Belegnummerkreise beim Jahresabschluss in Lexware buchhaltung pro

Wenn das Folgejahr nicht angelegt ist, werden die Belegnummernkreise des aktiven Jahres im Assistenten für den Jahresabschluss angeboten.

Wenn Sie das Folgejahr bereits angelegt haben, werden die Belegnummernkreise des Folgejahres im Assistenten für den Jahresabschluss angeboten.

1. Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung - Buchungsvorlagen'.
2. Klicken Sie auf 'Neu'.
3. Geben Sie die Daten der Buchungsvorlage ein. Wenn Sie für die Buchungsvorlage die Buchungsautomatik einrichten wollen, muss der Buchungssatz vollständig sein.
   Beispiel: SKR-03
   
   In der folgenden Tabelle finden Sie Hinweise zu wichtigen Eingabefeldern:

   Eingabefeld	Hinweise
   Suchnummer	Die Suchnummer unterstützt die Auswahl der Buchungsvorlage in der Buchungsmaske.
   Belegnummer	Belegnummernkreise legen Sie im Menü 'Verwaltung - Belegnummern' an.
   Splitt im Soll- oder Habenkonto	Wenn Sie den Buchungsbetrag im Soll oder Haben auf mehrere Konten aufteilen wollen, nutzen Sie die Funktion 'Splitten'. Bei Splittbuchungen ist die Eingabe des Gegenkontos im Basiseintrag erforderlich.
   Steuer	Die Steuerinformation wird aus den Kontoeigenschaften übernommen.

4. Wenn Sie alle Angaben erfasst haben, klicken Sie auf 'Speichern'.

Automatik einrichten

Sie können Buchungsvorlagen als Aufgabe einrichten und mit einem Serientermin versehen. Die Aufgaben werden im Bereich 'Termine + Aufgaben' angezeigt und können dort ausgeführt werden.

1. Markieren Sie die Buchungsvorlage.
2. Klicken Sie auf 'Aufgabe'.
   
3. Geben Sie die Daten für die wiederkehrende Buchung ein.
   
    

   Eingabe	Beschreibung
   Betreff	Der Betreff wird im Bereich 'Termine + Aufgaben' angezeigt und als Buchungstext übernommen.
   Aufgabe zuordnen	Wenn Sie mit mehreren Benutzern arbeiten, beachten Sie die Voraussetzungen für das Bearbeiten, Ausführen und Löschen: Benutzer A legt eine Vorlage an und richtet den Serientyp für Benutzer B ein. Benutzer A sieht die Aufgabe in den Terminen und Aufgaben und kann diese Aufgaben ändern und löschen. Benutzer B sieht die Aufgabe in den Terminen und Aufgaben kann diese Aufgaben nur ändern.
   Serientyp	Hier legen Sie folgende Angaben fest: Serienmuster: Die Abstände, in denen die Aufgabe wiederholt wird. Den Beginn und ggf. ein festes Enddatum oder die Anzahl der Wiederholungen.
   Status	Wenn die Aufgabe noch nicht ausgeführt ist, wird der Status 'Offen' angezeigt. Wenn die Aufgabe ausgeführt ist, wird der Status 'Erledigt' angezeigt.
   Erinnerung	Legen Sie fest, wann die Erinnerungsfunktion starten soll.

4. Speichern Sie die Buchungsvorlage.

Aufgabe ausführen

Bei Fälligkeit wird die Aufgabe im Menü 'Ansicht - Termine und Aufgaben' angezeigt und kann automatisch ausgeführt werden.

Voreinstellungen
Bestimmen Sie, ob die Verbuchung der Aufgaben in den Buchungsstapel oder das Journal erfolgen soll.

1. Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung - Konfigurationsassistent'.
2. Um Aufgaben als Stapelbuchungen zu buchen, setzen Sie den Haken bei 'Buchen ... in den Stapel'.
   
3. Speichern Sie die Einstellung.

Vorgehen

1. Schließen Sie alle Buchungsmasken.
2. Öffnen Sie das Menü 'Ansicht - Termine+Aufgaben'.
3. Im rechten Fensterbereich sind die Aufgaben aufgelistet.
   
4. Öffnen Sie die Aufgabe durch Doppelklick.
5. Klicken Sie auf 'Ausführen'.
6. Die Aufgabe wird automatisch verbucht.

Wenn nach dem Ausführen einer Aufgabe der nächste Fälligkeitstermin nicht automatisch angezeigt wird, klicken Sie auf 'Ansicht - Aktualisieren'.

Übernahme zum 01.01.2026

Drucken Sie in der bestehenden Firma in Lexware buchhaltung/plus die Schlussbilanz zum Stichtag des Vorjahres.
Buchen Sie in der neuen Firma in Lexware buchhaltung pro die Anfangsbestände. 

1. Öffnen Sie das Menü 'Buchen - Summen- und Saldenvortrag in den Stapel'.
2. Erfassen Sie die Saldenvorträge in der Buchungstabelle.
   
3. Wenn Sie alle Saldenvorträge eingegeben haben, klicken Sie auf 'Prüfsumme aktualisieren'. Bei ausgeglichener Eröffnungsbilanz beträgt die Prüfsumme 0,00 EUR.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Buchen'.
5. Hinterlegen Sie die Saldenvortragskonten.
   
6. Wählen Sie optional einen Belegnummernkreis und die Belegnummer. Sie können einen Nummernkreis eintippen oder bereits angelegte Nummernkreise aus der Liste auswählen.
7. Schließen Sie den Vortragsassistenten mit 'OK'.

Die Anfangsbestände werden in den Buchungsstapel gebucht.

Unterjährige Übernahme im Jahr 2026

Nutzen Sie zur Erfassung der Salden die Buchungsmaske 'Summen- und Saldenvortrag in den Stapel'. Erfassen Sie in dieser Buchungsmaske die Salden der Bestandskonten, Erfolgskonten (GuV-Konten) und Personenkonten (Debitoren, Kreditoren).

Beispiel: Sie beginnen die Buchhaltung mit Lexware buchhaltung innerhalb des Geschäftsjahres 2026 zum Stichtag 01.04.2026.

Bestandskonten buchen

Beispiel:

• Sie beginnen die Buchhaltung zum 01.04.2026.
• Der Kassenbestand zum 01.01. beträgt laut Summen- und Saldenliste 1.000 EUR.
• Zum 31.03. beträgt der Kassensaldo 1.600 EUR.

Buchungssätze SKR-03 / SKR-04:

Saldenvorträge und Summenvorträge erfassen

Öffnen Sie die Erfassungsmaske 'Buchen - Summen- und Saldenvortrag in den Stapel'. Die Buchungsmaske gliedert sich in die Bereiche 'Saldovortrag' und 'Summenvortrag'.

1. Erfassen Sie die Salden der Bestandskonten zum 01.01. in den Spalten 'Saldenvortrag Aktiva' bzw. 'Saldenvortrag Passiva'.
2. Erfassen Sie die Saldendifferenz der Bestandskonten zum 31.03. in den Spalten 'Summenvortrag Soll' bzw. 'Summenvortrag Haben'.
   Beispiel: Konto 1000 Kasse
   
3. Erfassen Sie die Salden der Erfolgskonten zum 31.03. in den Spalten 'Summenvortrag Soll' bzw. 'Summenvortrag Haben'.
4. Wechseln Sie links auf die Seite 'Debitoren'.
5. Erfassen Sie den Saldo der offenen Posten Debitoren zum 01.01. in den Spalten 'Saldenvortrag' und die Saldendifferenz zum 31.03 in den Spalten 'Summenvortrag'.
6. Wechseln Sie links auf die Seite 'Kreditoren'.
7. Erfassen Sie den Saldo der offenen Posten Kreditoren zum 01.01. in den Spalten 'Saldenvortrag' und die Saldendifferenz zum 31.03 in den Spalten 'Summenvortrag'.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Prüfsumme aktualisieren'.
9. Wenn die Bilanzsummen von Aktiva und Passiva ausgeglichen sind, ist die Prüfsumme 0,00.
10. Beenden Sie die Erfassung mit Klick auf 'Buchen'.

Gegenkonten und Belegnummern hinterlegen

1. Hinterlegen Sie die Vortragskonten. Konten in den Standardkontenrahmen: Sachkonten 9000, Debitoren 9008, Kreditoren 9009.
   
2. Hinterlegen Sie das 'Summenvortragskonto'. Konto in den Standardkontenrahmen: 9090.
3. Wählen Sie optional einen Belegnummernkreis und die Belegnummer. Sie können einen Nummernkreis eintippen oder bereits angelegte Nummernkreise aus der Liste auswählen.
4. Hinterlegen Sie das Belegdatum 31.03. für Summenvorträge.
5. Schließen Sie die Buchungsmaske mit 'OK'.

Die Salden der Bestands- und Erfolgskonten sind in den Buchungsstapel übernommen. Ab 01.04. buchen Sie die laufenden Geschäftsfälle in Lexware buchhaltung.

Offene Forderungen erfassen

Offene Forderungen buchen
Erfassen Sie die offenen Forderungen (Ausgangsrechnungen) im Vorjahr. Die korrekte Umbuchung der Steuer bei Zahlungseingängen von nicht fälliger zu fälliger Umsatzsteuer erfolgt nur, wenn Sie die bestehenden offenen Posten im Vorjahr einbuchen. Bei offenen Posten, die über die Saldenvortragsbuchung erfasst werden, fehlt die Kennung zur Umbuchung.

Die offenen Posten des Vorjahres werden jahresübergreifend verwaltet und stehen deshalb im Mahnwesen und im Zahlungsverkehr des neuen Jahres zur Verfügung.

* Automatische Steuerbuchung

Hinweis: Das Vorjahr dient nur der Erfassung von Forderungen über Personenkonten (Kontokorrent). Alle anderen Eröffnungsbuchungen erfassen Sie im aktuellen Jahr.

Jahresabschluss durchführen
Wenn Sie alle Forderungen des Vorjahres gebucht haben, schließen Sie das Buchungsjahr ab. Mit dem Jahresabschluss wird das Folgejahr automatisch angelegt.

1. Öffnen Sie das Menü 'Extras - Jahresabschluss'.
2. Wechseln Sie auf die Seite 'Einstellungen'.
3. Aktivieren Sie die Einstellung 'Erzeugen der Eröffnungsbuchungen für das nächste Jahr'.
4. Wählen Sie die Auswahl 'Journal'.
5. Hinterlegen Sie die Saldovortragskonten und die Gegenkonten.
6. Schließen Sie das Jahr ab.

Saldenvorträge buchen

Erfassen Sie die übrigen Saldenvorträge gemäß der gegebenen Auswertung (Bilanz/EÜ des Vorjahres). Die Einnahmen-Überschussrechnung kennt in der Regel keine Bestandskonten. Trotzdem sind die Bestände von Kasse/Bank über das Saldenvortragskonto (9000) zu buchen.

Für die Buchung der Saldenvorträge steht im Menü 'Buchen - Summen- und Saldenvortrag in den Stapel' eine eigene Buchungsmaske zur Verfügung.

Zahlungseingänge buchen

Bearbeiten Sie die fortlaufende Buchhaltung nach Vorgabe der Belege. Bei Zahlungseingang zu bestehenden offenen Posten erkennt Lexware buchhaltung automatisch die jetzt fällige Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung entspricht den gesetzlichen Anforderungen.

* Automatische Steuerumbuchung

Schließen Sie die Buchungen über die Schaltfläche 'OP' ab und buchen Sie den offenen Posten aus. Die Umbuchung vom Konto 'Umsatzsteuer nicht fällig' auf das Konto 'Umsatzsteuer 19% USt.' wird automatisch durch den Ausgleich des offenen Postens ausgelöst.