Was ist eine DEÜV-Meldung?
Die Abkürzung DEÜV steht für „Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung“. Klingt sperrig, bedeutet aber im Kern schlicht Folgendes: Die DEÜV ist die Grundlage, auf der Daten zur Sozialversicherung und zu Beitragsnachweisen elektronisch an die Sozialversicherungsträger gemeldet werden.
Sie als Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, eine DEÜV-Meldung zu erstellen oder einen Dritten, z. B. ein Steuerbüro, damit zu beauftragen. Meldepflichtig sind alle Beschäftigten, die in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versicherungspflichtig sind. Eine Meldepflicht besteht aber auch für die Angestellten, die zwar in allen Zweigen der Sozialversicherung versicherungsfrei sind, für die Sie als Arbeitgeber aber den Arbeitgeberanteil entrichten müssen.
Achtung
Dritte beauftragen: Das ist wichtig
Wenn Sie als Arbeitgeber zum Beispiel ein Steuerbüro damit beauftragen, die Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter abzurechnen und alle Meldepflichten zu übernehmen, haften Sie dennoch weiterhin dafür, dass diese Pflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern erfüllt werden.
Wie funktioniert das elektronische Meldeverfahren nach DEÜV?
Die Datensätze werden im Meldeverfahren hauptsächlich elektronisch übermittelt. Das geschieht über Lohnprogramme wie Lexware Office Lohn & Gehalt oder elektronische Ausfüllhilfen wie dem SV-Meldeportal. Wichtig ist, dass die Lohnsoftware oder die Ausfüllhilfe ITSG-zertifiziert, also von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH zugelassen ist.
Die Einzugsstelle der DEÜV-Meldung ist in der Regel die Krankenkasse des jeweiligen Beschäftigten. Für Privatversicherte läuft die Meldung über die gesetzliche Krankenkasse, bei der er oder sie zuletzt versichert war. Die DEÜV-Meldung für Mitarbeiter, die geringfügig bei Ihnen beschäftigt sind, läuft über die Minijob-Zentrale.
Info
Meldeschlüssel
Der Meldeschlüssel (DEÜV-Schlüssel) gibt Auskunft darüber, aus welchem Grund die Meldung erfolgt. Ebenso wird dadurch die Art der Beschäftigung übermittelt. Daher sind folgende Angaben Bestandteil einer DEÜV-Meldung:
- Abgabegrund
- Personengruppenschlüssel
- Beitragsgruppenschlüssel
- Tätigkeitsschlüssel
Was steht in einer DEÜV-Meldung?
In einer DEÜV-Meldung werden verschiedene personenbezogene und beschäftigungsbezogene Daten übermittelt. Der genaue Inhalt ergibt sich aus dem Anlass der Meldung. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Meldegründe:
- Anmeldung: Bei Beginn einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung, einer Ausbildung oder Altersteilzeit erfolgt eine Anmeldung.
- Abmeldung: Bei Beendigung einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung, Ausbildung oder Altersteilzeit erfolgt eine Abmeldung.
- Geringfügige Beschäftigung: Die Meldung einer geringfügigen Beschäftigung geht an die Minijob-Zentrale.
- Unterbrechungsmeldung: Bei Unterbrechung der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung für mindestens einen Monat muss diese gemeldet werden.
- Elternzeit: Die Meldung muss darüber informieren, wann und wie lange eine Person in Elternzeit geht.
- Sondermeldung: Eine Sondermeldung muss z. B. bei Einmalzahlungen erfolgen.
- Sonstige Meldungen: Zum Beispiel Änderungsmeldungen zu Personengruppenschlüssel, Beitragsgruppenschlüssel oder Krankenkasse.
- GKV-Monatsmeldung: Meldung, wenn das beitragspflichtige Entgelt des Arbeitnehmers die Beitragsbemessungsgrenze übersteigt.
- Jahresmeldung: Die Jahresmeldung ist für die versicherungspflichtigen Arbeitnehmer abzugeben, die über den Jahreswechsel hinaus beschäftigt bleiben.
Info
Meldebescheinigung zur Sozialversicherung für Beschäftigte
Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, Ihren Beschäftigten mindestens einmal jährlich und bis spätestens 30. April eine digitale Meldebescheinigung auszustellen. Diese muss alle Daten enthalten, die Sie im Vorjahr an die Sozialversicherungsträger gemeldet haben.
Welche Fristen gelten für die DEÜV-Meldung?
So unterschiedlich der Abgabegrund, so unterschiedlich sind auch die Fristen, die für bestimmte DEÜV-Meldegründe gelten. Hier finden Sie einen Überblick:
- Anmeldung: Innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung, Ausbildung oder Altersteilzeit.
- Abmeldung: Innerhalb von sechs Wochen nach Ende der Beschäftigung, Ausbildung oder Altersteilzeit.
- Geringfügige Beschäftigung: Innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung.
- Unterbrechungsmeldung: Innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalendermonats nach der Unterbrechung.
- GKV-Monatsmeldung: Nach Anforderung der Einzugsstelle mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung (spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Anforderung).
- Sondermeldung für einmalig gezahltes Arbeitsentgelt: Innerhalb von sechs Wochen nach der Auszahlung.
- Jahresmeldung: Bis 15. Februar des Folgejahres.
Gut zu wissen: Fällt die Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sie sich auf den nächsten Werktag.
Fazit: Gesetzlich vorgeschrieben, aber gut handhabbar
Die DEÜV-Meldung ist für Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben und es führt kein Weg daran vorbei, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen. Mit einer ITSG-zertifizierten Lohnsoftware wie Lexware Office Lohn & Gehalt lässt sich der Aufwand jedoch reduzieren: Sie erstellt und versendet Meldungen automatisch – Sie verpassen keine Fristen und sparen wertvolle Zeit. Unser Lohnprogramm stellt Ihnen neben den DEÜV-Meldungen auch alle anderen wichtigen Dokumente zur Lohnabrechnung direkt in der Software zur Verfügung. So können Sie die Lohnabrechnung ganz entspannt selbst angehen.
