Kassen-Nachschau: Das müssen Sie beachten

Die zum 1.1.2018 neu eingeführte Kassen-Nachschau hat bereits bei den ersten Betrieben stattgefunden.
Aktualisiert am: 31.08.2018

Die zum 1.1.2018 neu eingeführte Kassen-Nachschau hat bereits bei zahlreichen Betrieben stattgefunden. Doch wer muss mit einer Kassenprüfung rechnen? Welche Strafen drohen? Und wie können Sie sich als Unternehmer darauf vorbereiten? Dieser Artikel gibt Antworten auf die brennendsten Fragen zur Kassen-Nachschau.

Worum geht es bei der neuen Kassen-Nachschau?

Bei der zum 1.1.2018 neu eingeführten Kassen-Nachschau nach § 146b Abgabenordnung kann ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt vor der Tür stehen, die Herausgabe der Kassenbuchführung und den Zugriff auf die Kasse verlangen. Damit soll gegen Kassenmanipulationen vorgegangen werden. Dem Unternehmer soll durch den Überraschungsbesuch die Möglichkeit genommen werden, seine Kassendaten für den Prüfer des Finanzamts zu „schönen“.

Wer muss eine Kassen-Nachschau fürchten?

Mit einer Kassen-Nachschau müssen vor allem in Deutschland steuerlich erfasste Betriebe in bargeldintensiven Branchen rechnen, bei denen Kassen zum Einsatz kommen (wie Bäckereien, Restaurants, Apotheken, Friseure, Diskotheken, Metzgereien). Dabei spielt es keine Rolle, ob im Betrieb eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder eine offene Ladenkasse verwendet wird. Die neue Kassen-Nachschau 2018 macht hier keine Unterschiede.

Zudem soll die Kassen-Nachschau insbesondere bei Betrieben durchgeführt werden, bei denen sowieso eine Betriebsprüfung geplant ist. Die Kassen-Nachschau verfolgt hier folgende zwei Ziele:

  • Verhinderung von nachträglichen Manipulationen: Soll eine Betriebsprüfung bei einem Betrieb starten, kommt es häufig vor, dass kurz vor Prüfungsbeginn die Kassenbuchführung „frisiert“ wird. Diese Manipulationen sollen künftig durch die Kassen-Nachschau 2018 verhindert werden.
  • Vorprüfung im Rahmen des Risikomanagements: Wirft der Finanzamts-Computer im Rahmen des Risikomanagements per Zufallsprinzip einen Steuerfall zur Betriebsprüfung aus, kann die Kassen-Nachschau 2018 Aufschlüsse darüber geben, ob sich tatsächlich eine Betriebsprüfung lohnt. Endet die Kassen-Nachschau 2018 ohne besondere Feststellungen, dürfte von einer Prüfung Abstand genommen werden.

Kann ich eine Kassen-Nachschau vorausahnen?

Das funktioniert in vielen Fällen tatsächlich. Zwar setzt das Finanzamt bei der Kassen-Nachschau 2018 auf den Überraschungseffekt. Doch plant das Finanzamt schon lange eine Betriebsprüfung bei einem Betrieb, verraten die Steuerbescheide möglicherweise den bevorstehenden Überraschungsbesuch. Denn steht in der Betreffzeile eines Einkommen-, Körperschaftsteuer- oder eines Gewerbesteuermessbescheids ohne nähere Begründung der Passus „Dieser Bescheid ergeht nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ und ist Ihr Betrieb als Kleinst-, Klein- oder Mittebetrieb beim Finanzamt eingestuft, deutet das auf eine Betriebsprüfung hin.

Eine Betriebsprüfung umfasst in der Regel drei Geschäftsjahre. Stehen also die Steuerbescheide der Jahre 2016 und 2017 bereits unter dem Vorbehalt der Nachprüfung, kann davon ausgegangen werden, dass das Finanzamt die Jahre 2016 bis 2018 prüfen wird. Dadurch kann mit 99%iger Sicherheit mit einer Kassen-Nachschau noch im Jahr 2018 gerechnet werden.

Praxis-Tipp:
Dieses Vorausahnen einer Kassen-Nachschau funktioniert übrigens leider nicht bei allen Betrieben. Denn wie bereits erwähnt, kann die zum 1.1.2018 eingeführte Kassen-Nachschau auch aufgrund des Risikomanagements erfolgen. Bei solchen Firmen fehlt der Vorbehalt der Nachprüfung im Steuerbescheid. 

Was muss ich bei einer Kassen-Nachschau beachten?

Liest man im Gesetz den Wortlaut des § 146b der Abgabenordnung, könnte man meinen, dass eine Kassen-Nachschau nur im Beisein des Unternehmers stattfinden darf. Doch einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums ist genau das Gegenteil zu entnehmen. Die Kassen-Nachschau muss während der Geschäftszeiten stattfinden. Ist der Unternehmer beim Überraschungsbesuch des Finanzamts selbst nicht anwesend, kann sich der Prüfer an Mitarbeiter des Betriebs wenden und diese dazu auffordern, ihm die gewünschten Kassendaten auszuhändigen.

Praxis-Tipp: Risiko Auskunftsperson
In der Praxis stellt sich hier die Frage, was steuerlich passiert, wenn sich der Prüfer an einen Mitarbeiter wendet und diesen zur Herausgabe der Kassendaten auffordert, obwohl dieser Mitarbeiter gar keine Kassenberechtigung besitzt. In der Praxis sollten Unternehmer bei fehlerhaften Auskünften des Mitarbeiters auf ein Verwertungsverbot pochen. Mit anderen Worten: Die Feststellungen einer Kassen-Nachschau dürfen dann nicht ausgewertet werden.

Ist ein Unternehmer nur selten in seinem Betrieb anzutreffen, hat er die beiden folgenden Möglichkeiten, sich auf eine mögliche Kassen-Nachschau 2018 vorzubereiten:

  • Personalbestimmung: Er sucht sich geeignete Mitarbeiter aus und verrät diesen, wie die Kassenführung funktioniert, nennt Ihnen Passwörter zum Zugriff auf die digitalen Kassendaten und zeigt Ihnen, wo sich die Kassendaten (Journale, Bedienungsanleitung für Kasse, Protokolle über Änderungen der Kasseneinstellungen) befinden.
  • Steuerberater: Soll das Personal nicht zu viel Einblick bekommen, sollte im Vorfeld bereits geklärt werden, dass bei einer möglichen Kassen-Nachschau stets der Steuerberater vor Ort ist und die Prüfung begleitet.

Praxis-Tipp: Die Variante mit dem Steuerberater ist sicherlich nicht die Günstigste, aber dafür die Sicherste. Denn nur ein Steuerprofi weiß, wie er mit dem Prüfer des Finanzamts umgehen muss, um Schlimmeres zu verhindern. Im Vorfeld sollte daher die Honorarfrage für die Begleitung der möglichen Kassen-Nachschau 2018 durch den Steuerberater geklärt werden.

Beispiel: Sie sind Inhaber mehrerer Restaurants. In einem Restaurant sind Sie dauerhaft tätig, in den anderen Restaurants kümmern sich ausgewählte Mitarbeiter um das Wohl der Gäste. In diesem Fall müssen Sie Vorkehrungen für den Fall treffen, dass in einem der Restaurants, in denen Sie so gut wie nie anzutreffen sind, eine Kassen-Nachschau stattfindet.

Können Prüfungshandlungen im Rahmen der Kassen-Nachschau 2018 verzögert werden?

Grundsätzlich kann der Unternehmer dem Prüfer im Rahmen einer Kassen-Nachschau die Türe vor der Nase zuschlagen und den Zugriff auf die Kassendaten verweigern. Denn der Prüfer hat keine Rechte, gewaltsam in die Geschäftsräume einzudringen und die Kassendaten an sich zu nehmen. Doch diese Vorgehensweise ist natürlich zu vermeiden, weil dadurch mit 100%iger Sicherheit eine sehr kleinliche Betriebs- oder sogar Fahndungsprüfung starten wird.

Praxis-Tipp: Abbruch der Kassen-Nachschau denkbar
Es ist jedoch auch der Abbruch der Kassen-Nachschau denkbar, weil der Unternehmer nicht zugegen ist und aus welchen Gründen auch immer nicht kommen kann und weil auch kein Mitarbeiter über Zugriffs- und Benutzungsrechte verfügt. Die bloße Ermächtigung zur Abwicklung von Kassiervorgängen reicht nicht aus, um unterstellen zu können, dass ein Mitarbeiter vom Prüfer zur Auskunftsperson bei einer Kassen-Nachschau herangezogen werden darf.

Lokalisiert der Prüfer eine Auskunftsperson für die Kassen-Nachschau können zumindest während des laufenden Geschäftsbetriebs die Prüfungshandlungen hinauszögert werden. Sie könnten den Prüfer beispielsweise darum bitten, die Kassendaten erst nach Ladenschluss durchzuführen. Insbesondere aus folgenden Gründen dürfte das möglich sein:

  • Kassensturz: Möchte der Prüfer im Rahmen einer Kassen-Nachschau 2018 einen Kassensturz durchführen, obwohl an einem Tag mehrere hundert Kunden bar bezahlen, ist die Verschiebung des Kassensturzes gerechtfertigt, um den Geschäftsbetrieb nicht zu stören bzw. zu unterbrechen.
  • Rufschädigung: Soll beispielsweise in einem Restaurant oder ein einem Friseursalon eine Kassen-Nachschau stattfinden und die Kunden sitzen nur wenige Zentimeter von den Kassen entfernt, dürfte es sich auch anbieten, die Kassen-Nachschau auf den Feierabend zu verschieben.

Sollte der Prüfer mit dem Wunsch nach Verschiebung der Kassen-Nachschau auf die Zeit nach Geschäftsschluss nicht einverstanden sein, sollte er auf den Entwurf des BMF-Schreibens zur Kassen-Nachschau 2018 hingewiesen werden. Gleich in Textziffer 1 steht, dass beispielsweise ein Kassensturz durchgeführt werden darf, es sei denn, dass wäre unangemessen.

Praxis-Tipp: Wird dem Prüfer des Finanzamts bei einer Kassen-Nachschau also während des Geschäftsbetriebs der Kassensturz verwehrt, weil das wegen der vielen Kunden unangemessen ist, sollte das schriftlich begründet und dem Prüfer zur schriftlichen Stellungnahme vorgelegt werden.

Einspruch gegen die Kassen-Nachschau möglich?

Unternehmer, die eine Kassen-Nachschau über sich ergehen lassen müssen, stellen sich häufig die Frage, ob sie einen Einspruch gegen die Prüfungshandlungen einlegen können? Das funktioniert tatsächlich. Obwohl sich der Prüfer nur mit seinem Ausweis ausweist, also Ihnen keine Prüfungsanordnung aushändigt, können Sie Einspruch einlegen. Die Aufforderung zur Duldung der Kassen-Nachschau ist der mündliche Verwaltungsakt, der angefochten werden kann.

Praxis-Tipp: Einspruch wirklich sinnvoll
Der Einspruch wird die Prüfungshandlungen nicht aufhalten können. Kommt es jedoch aufgrund der Kassen-Nachschau zu so erheblichen Differenzen, die nur gerichtlich geklärt werden können, kann der Einspruch gegen die Kassen-Nachschau helfen. Die Richter könnten im Zweifel ein Verwertungsverbot aussprechen. Ist der Unternehmer bei der Kassen-Nachschau nicht da und der Prüfer bestimmt einen Mitarbeiter als Vertreter, müsste dieser nach § 35 AO auch berechtigt sein, für seinen Arbeitgeber vorsichtshalber Einspruch gegen die Kassen-Nachschau einzulegen.

Darf der Prüfer bei der Kassen-Nachschau 2018 Steuern in bar eintreiben?

Sollte ein Prüfer im Rahmen einer Kassen-Nachschau 2018 Bargeld von Ihnen für eventuelle Verstöße in der Kassenführung fordern, können Sie davon ausgehen, dass Sie einem Betrüger gegenüberstehen und keinem Finanzbeamten. Denn der Prüfer des Finanzamts ist im Rahmen einer Kassen-Nachschau weder dazu befugt, Steuern festzusetzen, noch einzutreiben. Lassen Sie sich die Geldforderung schriftlich aushändigen und rufen Sie umgehend die Polizei.

Solche Fälle sind schon bei Einführung der Umsatzsteuer- und der Lohnsteuernachschau passiert. Die vermeintlichen Prüfer haben vor allem nicht deutsch sprechende Unternehmer aufgesucht und mit deren Ängsten vor Ordnungsgeldern und Betriebsschließungen gespielt. Bei der Kassen-Nachschau 2018 dürften ähnliche Fälle zu erwarten sein.


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